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Tipps zur Einführung von Office 365 Business in kleinem Unternehmen
Hallo in die Office 365-Experten-Runde.
Bei uns im ca. 20 Mann/Frau-Büro werden wir jetzt nach und nach alle Kollegen auf Office 365 Business (kein Premium!) umgestellt werden. Schön ist, jeder hat 1 TB-Onlinespeicher. Praktisch auch für Unterwegs-Jobs.
Alle genutzten Systeme sind iMacs der siebten oder achten Generation (Mojave bzw. wohl jetzt bald auch Catalina) und ein paar Mac-Books für unterwegs, bislang ausgerüstet mit Microsoft Office for Mac 2011 bzw. einige mit Microsoft Office 2016 for Mac. Ist historisch so gewachsen
Der Dateiserver unseres Büro-LAN ist ein Mac Mini (näheres unbekannt) mit zwei 5 TB-Thunderbold-Platten dran und einer rotierenden USB-HDD-Sicherung als Backup außer Haus.
Wir nutzen aus Office überwiegend PowerPoint und Excel für unsere Kundenjobs, abgelegt alles nach Kunden sortiert in Ordnern auf dem MacMini-Datei-Server.
Die Kollegen arbeiten in mehreren projektbezogenen Teams zusammen. PPTX/XLSX-Dateien werden wechselweise aufgerufen, bearbeitet und geschlossen, an die Kunden zur Freigabe (z.T. als PDF) gemailt.
Kommunikation mit dem Kunden findet per Mail mit Apple Mail und die eigene Terminplanung mit dem Apple eigenen Kalender-Programm statt. Telefoniert wird recht wenig, es gibt keine IT-gestütze Telefonanwahl oder ähnlich (auch nicht wirklich notwendig).
Es gibt derzeit keine zentrale Kontaktdaten-Datenbank. Es gibt auch keinen eigenen Firmen-Mailserver, jeder hat ein eigenes Postfach bei einem großen dt. Provider. Nunja, historisch gewachsen… Funktioniert im Workflow aber soweit.
Zum Koordinieren der Kundenprojekte nutzen wir derzeit Trello (https://trello.com/). Gibt es da was als Tool aus dem Office 365 Business, weil erst im Office 365 Business _Premium_ SharePoint dabei ist. Wäre Outlook OHNE Exchange-Server dazu tauglich?
Ein schneller, stabiler Telekom-Internetzugang 100MBit/s rein, 40MBit/s raus, netto 80 rein/30 raus ist vorhanden, via Lancom R883+ Router.
Einen wirklich IT-affinen und verantwortlichen IT-Mitarbeiter gab/gibt es bis dato noch nicht, macht einer der jungen Chefs seit jeher "nebenbei". Bitte DAS hier NICHT diskutieren, ist andere Baustelle!!
Mein Punkt: Der junge Chef hat nun bereits sieben MA auf Office 365 Business-Abo umgestellt (_kein_ Premium, also OHNE Sharepoint, Exchange oder Teams).
Er will das jetzt weiter auf alle 20 MA ausrollen und hat mir das in die Hand gegeben zur Umsetzung, weil er zu wenig Zeit dafür habe.
Mein Chef hätte gern die Dateien (bzw. Teile davon) des Datei-Servers in der "Cloud", weil das halt "gut" sei, von überall aus erreichbar, "99,9%" Ausfallsicherheit etc. Nunja.
(mein Gedanke dazu ist, von Teilen des Datenbestandes einen Sync zwischen Online-Speicher und dem Datei-Server einzurichten).
Beim näher damit auseinandersetzen entstand für mich die Frage, ob das mit dem Produkt Office 365 Business (NICHT Premium) und dem Speichern in der Cloud in Verbindung mit dem bestehenden Mac Mini als "einfacher" Datei-Server im LAN ein sinnvoller Weg ist. Braucht es zwingend ein anderes Konzept oder ist es (einigermaßen) praktikabel?
So, genug getextet.
Was sind die Fragestellungen, die ich noch abzuklären habe? Wo finde ich diese z.B. als Fragenkatalog?
Was habe ich zu beachten? Wo finde ich "Erklärbär"-Tutorials etc.
Bin für jegliche Tipps dankbar. Bitte nicht den Tipp: "Hohl Dir nen Pofi". Das ist halt mal wieder das Dauerthema mit Chefs… Kenne das bereits…
Ich bin erst seit Kurzem in dem Büro tätig, muss halt erstmal tun, was Chefs mir auftragen.
Vielen Dank für's Lesen und ggf. Eure Hinweise & Tipps.
Jörg
Bei uns im ca. 20 Mann/Frau-Büro werden wir jetzt nach und nach alle Kollegen auf Office 365 Business (kein Premium!) umgestellt werden. Schön ist, jeder hat 1 TB-Onlinespeicher. Praktisch auch für Unterwegs-Jobs.
Alle genutzten Systeme sind iMacs der siebten oder achten Generation (Mojave bzw. wohl jetzt bald auch Catalina) und ein paar Mac-Books für unterwegs, bislang ausgerüstet mit Microsoft Office for Mac 2011 bzw. einige mit Microsoft Office 2016 for Mac. Ist historisch so gewachsen
Der Dateiserver unseres Büro-LAN ist ein Mac Mini (näheres unbekannt) mit zwei 5 TB-Thunderbold-Platten dran und einer rotierenden USB-HDD-Sicherung als Backup außer Haus.
Wir nutzen aus Office überwiegend PowerPoint und Excel für unsere Kundenjobs, abgelegt alles nach Kunden sortiert in Ordnern auf dem MacMini-Datei-Server.
Die Kollegen arbeiten in mehreren projektbezogenen Teams zusammen. PPTX/XLSX-Dateien werden wechselweise aufgerufen, bearbeitet und geschlossen, an die Kunden zur Freigabe (z.T. als PDF) gemailt.
Kommunikation mit dem Kunden findet per Mail mit Apple Mail und die eigene Terminplanung mit dem Apple eigenen Kalender-Programm statt. Telefoniert wird recht wenig, es gibt keine IT-gestütze Telefonanwahl oder ähnlich (auch nicht wirklich notwendig).
Es gibt derzeit keine zentrale Kontaktdaten-Datenbank. Es gibt auch keinen eigenen Firmen-Mailserver, jeder hat ein eigenes Postfach bei einem großen dt. Provider. Nunja, historisch gewachsen… Funktioniert im Workflow aber soweit.
Zum Koordinieren der Kundenprojekte nutzen wir derzeit Trello (https://trello.com/). Gibt es da was als Tool aus dem Office 365 Business, weil erst im Office 365 Business _Premium_ SharePoint dabei ist. Wäre Outlook OHNE Exchange-Server dazu tauglich?
Ein schneller, stabiler Telekom-Internetzugang 100MBit/s rein, 40MBit/s raus, netto 80 rein/30 raus ist vorhanden, via Lancom R883+ Router.
Einen wirklich IT-affinen und verantwortlichen IT-Mitarbeiter gab/gibt es bis dato noch nicht, macht einer der jungen Chefs seit jeher "nebenbei". Bitte DAS hier NICHT diskutieren, ist andere Baustelle!!
Mein Punkt: Der junge Chef hat nun bereits sieben MA auf Office 365 Business-Abo umgestellt (_kein_ Premium, also OHNE Sharepoint, Exchange oder Teams).
Er will das jetzt weiter auf alle 20 MA ausrollen und hat mir das in die Hand gegeben zur Umsetzung, weil er zu wenig Zeit dafür habe.
Mein Chef hätte gern die Dateien (bzw. Teile davon) des Datei-Servers in der "Cloud", weil das halt "gut" sei, von überall aus erreichbar, "99,9%" Ausfallsicherheit etc. Nunja.
(mein Gedanke dazu ist, von Teilen des Datenbestandes einen Sync zwischen Online-Speicher und dem Datei-Server einzurichten).
Beim näher damit auseinandersetzen entstand für mich die Frage, ob das mit dem Produkt Office 365 Business (NICHT Premium) und dem Speichern in der Cloud in Verbindung mit dem bestehenden Mac Mini als "einfacher" Datei-Server im LAN ein sinnvoller Weg ist. Braucht es zwingend ein anderes Konzept oder ist es (einigermaßen) praktikabel?
So, genug getextet.
Was sind die Fragestellungen, die ich noch abzuklären habe? Wo finde ich diese z.B. als Fragenkatalog?
Was habe ich zu beachten? Wo finde ich "Erklärbär"-Tutorials etc.
Bin für jegliche Tipps dankbar. Bitte nicht den Tipp: "Hohl Dir nen Pofi". Das ist halt mal wieder das Dauerthema mit Chefs… Kenne das bereits…
Ich bin erst seit Kurzem in dem Büro tätig, muss halt erstmal tun, was Chefs mir auftragen.
Vielen Dank für's Lesen und ggf. Eure Hinweise & Tipps.
Jörg
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Ausgedruckt am: 04.11.2024 um 18:11 Uhr
4 Kommentare
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Uiii, lauter Macs ... muss ne schöne Arbeitsumgebung sein
Ich würde am Mac kein(!) Outlook einsetzen ... schon zweimal nicht, wenn kein Exchange-Account angesteuert wird. Ich gehe mal davon aus, Ihr nutzt IMAP als Mailserver? IMAP ist nie so richtig in Outlook "angekommen".
Und ... ich würde - wenn ich schon Office365 mache - dann auch die Premium-Edition buchen und die Vorteile von Exchange mitnehmen. Ist ja nicht so, also ob IMAP-Postfächer in hinreichender Größe kostenlos sind. Das funktioniert am Mac ... mit den Mac-Apps (Kalender, Mail, Kontakte) ganz vorzüglich. Und Du bist am Ende sehr plattformunabhängig. Nur die Portierung der lokalen Mailfiles müsstest Du vorher ggfs. mal durchspielen.
Damit hättet Ihr dann auch Sharepoint (und Teams). Das sollte Eure Filesharing-Needs doch vollumfänglich abdecken?! (habe ich aber selber aber noch nicht getestet). Die OneDrive-Funktion alleine ist dafür eher nicht geeignet:
https://support.office.com/en-us/article/should-i-save-files-to-onedrive ...
Und wenn die Daten dann dort "gehostet" sind ... in der Cloud, könnte der MacMini für ein lokales Backup sorgen.
Wo habt Ihr das Office365 lizensiert?
Ich würde am Mac kein(!) Outlook einsetzen ... schon zweimal nicht, wenn kein Exchange-Account angesteuert wird. Ich gehe mal davon aus, Ihr nutzt IMAP als Mailserver? IMAP ist nie so richtig in Outlook "angekommen".
Und ... ich würde - wenn ich schon Office365 mache - dann auch die Premium-Edition buchen und die Vorteile von Exchange mitnehmen. Ist ja nicht so, also ob IMAP-Postfächer in hinreichender Größe kostenlos sind. Das funktioniert am Mac ... mit den Mac-Apps (Kalender, Mail, Kontakte) ganz vorzüglich. Und Du bist am Ende sehr plattformunabhängig. Nur die Portierung der lokalen Mailfiles müsstest Du vorher ggfs. mal durchspielen.
Damit hättet Ihr dann auch Sharepoint (und Teams). Das sollte Eure Filesharing-Needs doch vollumfänglich abdecken?! (habe ich aber selber aber noch nicht getestet). Die OneDrive-Funktion alleine ist dafür eher nicht geeignet:
https://support.office.com/en-us/article/should-i-save-files-to-onedrive ...
Und wenn die Daten dann dort "gehostet" sind ... in der Cloud, könnte der MacMini für ein lokales Backup sorgen.
Wo habt Ihr das Office365 lizensiert?
Danke für die schnelle Rückmeldung.
https://products.office.com/de-de/compare-all-microsoft-office-products? ...
Uiii, lauter Macs ... muss ne schöne Arbeitsumgebung sein
Ja nun, ist auch nur nen Bildschirm und ne Tastatur & Maus, an der man arbeitet Ich würde am Mac kein(!) Outlook einsetzen ... schon zweimal nicht, wenn kein Exchange-Account angesteuert wird. Ich gehe mal davon aus, Ihr nutzt IMAP als Mailserver? IMAP ist nie so richtig in Outlook "angekommen".
Hm, nee, POP3, weil die einzelnen Postfächer der einzelnen Mitarbeiter beim Provider wohl (hörensagen) nur 250 MB umfassen.Und ... ich würde - wenn ich schon Office365 mache - dann auch die Premium-Edition buchen und die Vorteile von Exchange mitnehmen. Ist ja nicht so, also ob IMAP-Postfächer in hinreichender Größe kostenlos sind. Das funktioniert am Mac ... mit den Mac-Apps (Kalender, Mail, Kontakte) ganz vorzüglich. Und Du bist am Ende sehr plattformunabhängig. Nur die Portierung der lokalen Mailfiles müsstest Du vorher ggfs. mal durchspielen.
Das war auch mein Gedanke. Der Nutzen via Exchange und auch gemeinschaftlich genutzter, projektbezogener Postfächer wäre sinnvoll. Allein schon bei Vertretung untereinander und Zugriff auf gemailte Infos.Damit hättet Ihr dann auch Sharepoint (und Teams). Das sollte Eure Filesharing-Needs doch vollumfänglich abdecken?! (habe ich aber selber aber noch nicht getestet). Die OneDrive-Funktion alleine ist dafür eher nicht geeignet:
https://support.office.com/en-us/article/should-i-save-files-to-onedrive ...
Und wenn die Daten dann dort "gehostet" sind ... in der Cloud, könnte der MacMini für ein lokales Backup sorgen.
Wo habt Ihr das Office365 lizensiert?
Direkt bei Microsoft (office.com, dort logge ich mich ein)https://support.office.com/en-us/article/should-i-save-files-to-onedrive ...
Und wenn die Daten dann dort "gehostet" sind ... in der Cloud, könnte der MacMini für ein lokales Backup sorgen.
Wo habt Ihr das Office365 lizensiert?
https://products.office.com/de-de/compare-all-microsoft-office-products? ...
Ja nun, ist auch nur nen Bildschirm und ne Tastatur & Maus, an der man arbeitet
Banause! Aber bei der fehlt der Zahlenblock Hm, nee, POP3, weil die einzelnen Postfächer der einzelnen Mitarbeiter beim Provider wohl (hörensagen) nur 250 MB umfassen.
Interessant! Liest man hier ja immer mal wieder. Kann ich in Zeiten - in denen man mit mehreren Endgeräten auf Mails zugreift nicht mehr nachvollziehen. Wenn man die Daten vom Provider "weg haben möchte", dann würde ich einen eigenen Mailserver erwarten.Wie sind die denn dann auf den lokalen Maschinen gesichert?! (wobei die "gesendeten" ja getrennt nach Endgerät liegen?!)
Das war auch mein Gedanke. Der Nutzen via Exchange und auch gemeinschaftlich genutzter, projektbezogener Postfächer wäre sinnvoll. Allein schon bei Vertretung untereinander und Zugriff auf gemailte Infos.
Jupp. Und auch wenn ich sonst kein MS-Fan bin. Aber das ganze Setup "funktioniert einfach" - out of the box. Und mein Eindruck ist - desto umfänglicher Du es nutzt, desto weniger Probleme hast Du. Dazu: Weniger Gefrickel mit der iCloud. Die ist für sowas mMn. auch nicht geschaffen worden.Direkt bei Microsoft (office.com, dort logge ich mich ein)
Das habe ich - beim ersten Mal (vor einigen Jahren) auch mal so gemacht. Dann durfte ich mich bei meinen ersten "MX-Records" mit irgendwelchen Indern an der Hotline rumärgern Früher musste man auch noch den "Erstaccount" als Administrator-Account möglichst neutral halten - und erst danach wurden die Chefs und MAs angelegt (mit den Lizenzkosten). Das macht die Weitergabe der Admin-Rechte einfacher, sonst hättest Du jetzt nämlich Zugang zum Exchange Deines Chefs
Heute mache ich das über "https://www.qualityhosting.de". Ich habe einen freundlichen, kompetenten Ansprechpartner, den ich in "Deutsch" erreiche, der mich beim 3. Mal kennt und das ganze (fast) ohne Wartezeit. Die Kosten sind bei 24 Monaten - so mein Eindruck - recht verträglich und die machen z.B. das Thema Admin-Account automatisch. Bin nicht verwandt/verschwägert!
Könntest ja einfach mal das Business Premium dort 30 Tage unverbindlich testen, mit denen die "Problemchen" und Fragen klären und im Anschluss evtl. die "Altaccounts" von Euch übertragen - sofern gewünscht.
Zitat von @Visucius:
Wieso? Ist ne externe Funktastatur mit Ziffernblock, hihi!Ja nun, ist auch nur nen Bildschirm und ne Tastatur & Maus, an der man arbeitet
Banause! Aber bei der fehlt der Zahlenblock Hm, nee, POP3, weil die einzelnen Postfächer der einzelnen Mitarbeiter beim Provider wohl (hörensagen) nur 250 MB umfassen.
Interessant! Liest man hier ja immer mal wieder. Kann ich in Zeiten - in denen man mit mehreren Endgeräten auf Mails zugreift nicht mehr nachvollziehen. Wenn man die Daten vom Provider "weg haben möchte", dann würde ich einen eigenen Mailserver erwarten.Wie sind die denn dann auf den lokalen Maschinen gesichert?! (wobei die "gesendeten" ja getrennt nach Endgerät liegen?!)
M.W. gibt es keine Sicherung der Mails der lokalen iMacs. Muss ich aber prüfen.
Das war auch mein Gedanke. Der Nutzen via Exchange und auch gemeinschaftlich genutzter, projektbezogener Postfächer wäre sinnvoll. Allein schon bei Vertretung untereinander und Zugriff auf gemailte Infos.
Jupp. Und auch wenn ich sonst kein MS-Fan bin. Aber das ganze Setup "funktioniert einfach" - out of the box. Und mein Eindruck ist - desto umfänglicher Du es nutzt, desto weniger Probleme hast Du. Dazu: Weniger Gefrickel mit der iCloud. Die ist für sowas mMn. auch nicht geschaffen worden.Muss mal ne Bestandsaufnahme der Geräte samt Apple-Konten/iClouds anregen für die Übersicht.
Direkt bei Microsoft (office.com, dort logge ich mich ein)
Das habe ich - beim ersten Mal (vor einigen Jahren) auch mal so gemacht. Dann durfte ich mich bei meinen ersten "MX-Records" mit irgendwelchen Indern an der Hotline rumärgern Früher musste man auch noch den "Erstaccount" als Administrator-Account möglichst neutral halten - und erst danach wurden die Chefs und MAs angelegt (mit den Lizenzkosten). Das macht die Weitergabe der Admin-Rechte einfacher, sonst hättest Du jetzt nämlich Zugang zum Exchange Deines Chefs
Heute mache ich das über "https://www.qualityhosting.de". Ich habe einen freundlichen, kompetenten Ansprechpartner, den ich in "Deutsch" erreiche, der mich beim 3. Mal kennt und das ganze (fast) ohne Wartezeit. Die Kosten sind bei 24 Monaten - so mein Eindruck - recht verträglich und die machen z.B. das Thema Admin-Account automatisch. Bin nicht verwandt/verschwägert!
Könntest ja einfach mal das Business Premium dort 30 Tage unverbindlich testen, mit denen die "Problemchen" und Fragen klären und im Anschluss evtl. die "Altaccounts" von Euch übertragen - sofern gewünscht.
Könntest ja einfach mal das Business Premium dort 30 Tage unverbindlich testen, mit denen die "Problemchen" und Fragen klären und im Anschluss evtl. die "Altaccounts" von Euch übertragen - sofern gewünscht.
Das schaue ich mir mal an.
Generell erst einmal ein großes Dankeschön für Deine Zeit und den fachlichen Input.
@all: Gibt es noch zustimmende/abweichende Stimmen aus den Reihen der Office 365-Experten?
Schönes Rest-Wochenende
Jörg
