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Umgang mit Postfächer für mehrere Benutzer?
Hallo zusammen,
wie geht ihr den am besten mit Postfächern um, die mehrere Benutzer bearbeiten sollen. Z.b. ein Info oder sales Postfach.
Aktuell ist noch ein Exchange 2013 mit Outlook2013 im Einsatz.
Ich habe das bisher immer relativ einfach gemacht. Ich habe einfach ein Konto "info@firma.de" angelegt und bei den jeweiligen Benutzern manuell hinzugefügt. Das funktioniert eigentlich ganz gut.
Nachteil:
- Bei manchen Updates ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass das Outlook von heute auf morgen nicht mehr funktioniert. Dann muss ich das Profil löschen und neu anlegen, dann ist alles wieder gut.
- Der Abwesenheitsassistent kann komischerweise aus dem Outlook 2013 nicht mehraufgerufen werden.
- Sonst fallen mir keine Nachteile ein.
Ich habe jetzt bei einer andere Office 365 Installation gesehen (die habe nicht ich gemacht), dass sich der Benutzer nur mit seinem Konto anmeldet und erhält dann das Postfach automatisch. Ich schätze das wurde über Postfachstellvertreter Regelung gemacht. Was mich hier aber irritiert bei dieser Installation ist, dass gelöschte E-Mails z.b. immer in das Hauptpostfach verschoben werden.
Wie macht ihr das?
Vielen Dank,
Grüße
Leon
wie geht ihr den am besten mit Postfächern um, die mehrere Benutzer bearbeiten sollen. Z.b. ein Info oder sales Postfach.
Aktuell ist noch ein Exchange 2013 mit Outlook2013 im Einsatz.
Ich habe das bisher immer relativ einfach gemacht. Ich habe einfach ein Konto "info@firma.de" angelegt und bei den jeweiligen Benutzern manuell hinzugefügt. Das funktioniert eigentlich ganz gut.
Nachteil:
- Bei manchen Updates ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass das Outlook von heute auf morgen nicht mehr funktioniert. Dann muss ich das Profil löschen und neu anlegen, dann ist alles wieder gut.
- Der Abwesenheitsassistent kann komischerweise aus dem Outlook 2013 nicht mehraufgerufen werden.
- Sonst fallen mir keine Nachteile ein.
Ich habe jetzt bei einer andere Office 365 Installation gesehen (die habe nicht ich gemacht), dass sich der Benutzer nur mit seinem Konto anmeldet und erhält dann das Postfach automatisch. Ich schätze das wurde über Postfachstellvertreter Regelung gemacht. Was mich hier aber irritiert bei dieser Installation ist, dass gelöschte E-Mails z.b. immer in das Hauptpostfach verschoben werden.
Wie macht ihr das?
Vielen Dank,
Grüße
Leon
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17 Comments
Latest comment
Ich mache es genauso. Wir nutzen aber Outlook 2010 zusammen mit Exchange 2013.
Was heißt "- Der Abwesenheitsassistent kann komischerweise aus dem Outlook 2013 nicht mehraufgerufen werden." ?
Für die Sammelpostfächer "info@..." oder "verkauf@..." ist er unnötig. Bei den Einzelpostfächern geht er bei uns bis auf gelegentliche Ausfälle. Dann geht aber neben dem Abwesenheitsassistenten auch der Zugriff auf das Sammelpostfach nicht mehr. Die Ausfälle gibt es sporadisch ohne nachvollziehbare Ursache, sind eher selten, 1 oder 2 Fälle im Monat bei 50 Usern. Hier habe ich einem Workaround zum Reaktivieren gefunden der ohne Löschen und Neuanlegen des Profils geht.
Was heißt "- Der Abwesenheitsassistent kann komischerweise aus dem Outlook 2013 nicht mehraufgerufen werden." ?
Für die Sammelpostfächer "info@..." oder "verkauf@..." ist er unnötig. Bei den Einzelpostfächern geht er bei uns bis auf gelegentliche Ausfälle. Dann geht aber neben dem Abwesenheitsassistenten auch der Zugriff auf das Sammelpostfach nicht mehr. Die Ausfälle gibt es sporadisch ohne nachvollziehbare Ursache, sind eher selten, 1 oder 2 Fälle im Monat bei 50 Usern. Hier habe ich einem Workaround zum Reaktivieren gefunden der ohne Löschen und Neuanlegen des Profils geht.
Stichwort: Gruppenpostfach bzw. Freigabe
Bei Office 365 BP ist auch noch der Vorteil, daß solche Freigaben keine eigene Lizenz benötigen.
Bei Office 365 BP ist auch noch der Vorteil, daß solche Freigaben keine eigene Lizenz benötigen.
Zitat von @leon123:
Ich habe jetzt bei einer andere Office 365 Installation gesehen (die habe nicht ich gemacht), dass sich der Benutzer nur mit seinem Konto anmeldet und erhält dann das Postfach automatisch. Ich schätze das wurde über Postfachstellvertreter Regelung gemacht. Was mich hier aber irritiert bei dieser Installation ist, dass gelöschte E-Mails z.b. immer in das Hauptpostfach verschoben werden.
Vielen Dank,
Grüße
Leon
Ich habe jetzt bei einer andere Office 365 Installation gesehen (die habe nicht ich gemacht), dass sich der Benutzer nur mit seinem Konto anmeldet und erhält dann das Postfach automatisch. Ich schätze das wurde über Postfachstellvertreter Regelung gemacht. Was mich hier aber irritiert bei dieser Installation ist, dass gelöschte E-Mails z.b. immer in das Hauptpostfach verschoben werden.
Vielen Dank,
Grüße
Leon
Servus Leon,
es werden bei M365 freigegebene Postfächer automatisch in Outlook eingeblendet, wenn der User des Benutzerpostfachs auch entsprechende Rechte am freigegebenen Postfach hat. Das Verhalten für
gesendete und gelöschte Elemente kannst du anpassen. Siehe z.B. hier:
Freigebene Postfacher - Speicherort Gesendet / Gelöscht
Gruß NV
Gelöschte emails werden standardmäßig immer in den Papierkorb des Bearbeiters verschoben. Sollen Sie im Papierkorb des Sammelpostfachs bleiben so löst man das über entsprechende GPOs
https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/d ...
https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/d ...
Hallo,
das ist ein Thema was hier hin und wieder aufkommt und für das es, so sehe ich das, keine tolle Lösung gibt.
Das eigentliche Problem ist hierbei die Software Outlook.
Ich habe das bei verschiedenen Kunden auch so gelöst.
Pro Email-Adresse ein Exchange-Postfach was in Outlook von Hand konfiguriert wird.
Das hat viele Nachteile:
- Aufwand bei der Konfiguration
- Outlook fragt hin und wieder für Postfach A nach dem Kennwort und schlägt den Benutzer von Postfach B vor
- Die Suche funktioniert hin und wieder nicht
Die "richtig" Art sind eingebundene Postfächer.
Hier habe ich die perfekte Kombination noch nicht gefunden.
- Getrennte Signaturen für das Hauptpostfach und die eingebundene Postfächer
- Bei einer neuen Mail in einem eingebundenen Postfach automatisch den richtigen Absender und Signatur auswählen
- Beim antworten auf eine Mail in einem eingebundenen Postfach automatisch den richtigen Absender und Signatur auswählen
- Gesendete und gelöschte Mails in dem eingebundenen Postfach ablegen
Einzelne Punkte kann man per Zusatzsoftware regeln...
Für Microsoft gilt halt: 1 Person = 1 Firma = 1 Funktion = 1 Email-Adressen
Stefan
das ist ein Thema was hier hin und wieder aufkommt und für das es, so sehe ich das, keine tolle Lösung gibt.
Das eigentliche Problem ist hierbei die Software Outlook.
Ich habe das bei verschiedenen Kunden auch so gelöst.
Pro Email-Adresse ein Exchange-Postfach was in Outlook von Hand konfiguriert wird.
Das hat viele Nachteile:
- Aufwand bei der Konfiguration
- Outlook fragt hin und wieder für Postfach A nach dem Kennwort und schlägt den Benutzer von Postfach B vor
- Die Suche funktioniert hin und wieder nicht
Die "richtig" Art sind eingebundene Postfächer.
Hier habe ich die perfekte Kombination noch nicht gefunden.
- Getrennte Signaturen für das Hauptpostfach und die eingebundene Postfächer
- Bei einer neuen Mail in einem eingebundenen Postfach automatisch den richtigen Absender und Signatur auswählen
- Beim antworten auf eine Mail in einem eingebundenen Postfach automatisch den richtigen Absender und Signatur auswählen
- Gesendete und gelöschte Mails in dem eingebundenen Postfach ablegen
Einzelne Punkte kann man per Zusatzsoftware regeln...
Für Microsoft gilt halt: 1 Person = 1 Firma = 1 Funktion = 1 Email-Adressen
Stefan
Moin,
dafür erstelle ich ein freigegebenes Postfach (eigentlich auch relevant bzgl. CAL) und gebe darauf entsprechenden Vollzugriff.
Hat bisher immer funktioniert und werden auch automatisch in Outlook gemappt. Seit Exchange 2013 so, glaube ich.
Gruß
dafür erstelle ich ein freigegebenes Postfach (eigentlich auch relevant bzgl. CAL) und gebe darauf entsprechenden Vollzugriff.
Hat bisher immer funktioniert und werden auch automatisch in Outlook gemappt. Seit Exchange 2013 so, glaube ich.
Gruß
Moin,
je nach "Teamgröße" muss man abwägen ob Public Folder oder Shared Mailbox.
Hört sich für mich nach einer "Shared Mailbox" zu deutsch im ECP "Freigabe" an.
Vorteil: Diese Postfächer benötigen keine eigenständige CAL aus Lizenzsicht.
Vielmehr benötigt eine Shared Mailbox immer einen oder mehrere Benutzer (echte Mailbox) die das dann "Huckepack" nimmt.
Natürlich kannst Du auch eine "richtige" Mailbox inkl. AD User etc. vergeben. Hat imho aber mehr Nachteile als Vorteile - Alleine aus Lizenzsicht.
Die automatisch Einbindung bei den einzelnen Besuchern kannst Du über das Recht "Vollzugriff" erreichen. Sobald ein Benutzer "Vollzugriff" gewährt bekommen hat, erscheint mit einem gewissen Propahation Delay diese Mailbox dann als "eingebundene" Mailbox im Outloook Client.
Vergibst Du das Recht "Senden von", kann der Benutzer auch über dieses Postfach unter Nutzung des VON-Felds rausmailen.
Details wie Siganturen etc. hat Microsoft leider "übersehen" nicht so richtig bedacht in diesem Szenario.
Mit ein bisschen Trickerei, kann man solche SharedMailboxes auch auf Gruppen basierend verteilen. Hier kommt aber aber leider nicht ohne ein wenig Scripting herum, wenn diese dann auch je nach Gruppenmitgliedschaft eingebunden werden sollen.
je nach "Teamgröße" muss man abwägen ob Public Folder oder Shared Mailbox.
Hört sich für mich nach einer "Shared Mailbox" zu deutsch im ECP "Freigabe" an.
Vorteil: Diese Postfächer benötigen keine eigenständige CAL aus Lizenzsicht.
Vielmehr benötigt eine Shared Mailbox immer einen oder mehrere Benutzer (echte Mailbox) die das dann "Huckepack" nimmt.
Natürlich kannst Du auch eine "richtige" Mailbox inkl. AD User etc. vergeben. Hat imho aber mehr Nachteile als Vorteile - Alleine aus Lizenzsicht.
Die automatisch Einbindung bei den einzelnen Besuchern kannst Du über das Recht "Vollzugriff" erreichen. Sobald ein Benutzer "Vollzugriff" gewährt bekommen hat, erscheint mit einem gewissen Propahation Delay diese Mailbox dann als "eingebundene" Mailbox im Outloook Client.
Vergibst Du das Recht "Senden von", kann der Benutzer auch über dieses Postfach unter Nutzung des VON-Felds rausmailen.
Details wie Siganturen etc. hat Microsoft leider "übersehen" nicht so richtig bedacht in diesem Szenario.
Mit ein bisschen Trickerei, kann man solche SharedMailboxes auch auf Gruppen basierend verteilen. Hier kommt aber aber leider nicht ohne ein wenig Scripting herum, wenn diese dann auch je nach Gruppenmitgliedschaft eingebunden werden sollen.
Danke für die Antworten, ich hab das eben mit dem Shared Mailbox ausprobiert. Ich habe bei Vollzugriff und Senden als meinen Namen eingetragen.
Im Outlook erschien das Testpostfach nach kurzer Zeit. Im OWA allerdings bisher noch nicht. Kommt das hier überhaupt?
Außerdem hab ich noch folgendes:
1. Wenn ich auf neue E-mail gehe wird mir das Testpostfach nicht angezeigt.
2. Wenn ich eine E-Mail an das Testpostfachschicke, kann ich von der E-Mail auch Antworten. Der Absender ist dann auch das Testpostfach. Allerdings landet die E-Mail in meinem persönlichen "gesendet" Ordner. Ich hätte jetzt erwartet, dass das auch in das "gesendet" vom Testpostfach kommt.
Im Outlook erschien das Testpostfach nach kurzer Zeit. Im OWA allerdings bisher noch nicht. Kommt das hier überhaupt?
Außerdem hab ich noch folgendes:
1. Wenn ich auf neue E-mail gehe wird mir das Testpostfach nicht angezeigt.
2. Wenn ich eine E-Mail an das Testpostfachschicke, kann ich von der E-Mail auch Antworten. Der Absender ist dann auch das Testpostfach. Allerdings landet die E-Mail in meinem persönlichen "gesendet" Ordner. Ich hätte jetzt erwartet, dass das auch in das "gesendet" vom Testpostfach kommt.
Zitat von @leon123:
Im Outlook erschien das Testpostfach nach kurzer Zeit. Im OWA allerdings bisher noch nicht. Kommt das hier überhaupt?
Im Outlook erschien das Testpostfach nach kurzer Zeit. Im OWA allerdings bisher noch nicht. Kommt das hier überhaupt?
In OWA musst du dafür oben rechts auf Personen-Logo gehen und "Weiteres Postfach öffnen".
Außerdem hab ich noch folgendes:
1. Wenn ich auf neue E-mail gehe wird mir das Testpostfach nicht angezeigt.
1. Wenn ich auf neue E-mail gehe wird mir das Testpostfach nicht angezeigt.
Als Absender oder wie meinst du das?
Von-Feld einbelnden und dann den Absender eintragen.
2. Wenn ich eine E-Mail an das Testpostfachschicke, kann ich von der E-Mail auch Antworten. Der Absender ist dann auch das Testpostfach. Allerdings landet die E-Mail in meinem persönlichen "gesendet" Ordner. Ich hätte jetzt erwartet, dass das auch in das "gesendet" vom Testpostfach kommt.
Das ist normal so. Gibt Möglichkeiten das umzustellen. Musst dich eteas schlau machen.
Gruß
Im OWA kann man nur ein Postfach sehen. Man muss manuell zum anderen Postfach wechseln.
Zu 1: Im Versenden Feld einmal die neue email von Hand eintragen, dann hat er es. Bei O365 hat er es automatisch.
Zu 2: Siehe GPO "DelegateWastebasketStyle" die ich bereits erwähnt hatte.
Zu 1: Im Versenden Feld einmal die neue email von Hand eintragen, dann hat er es. Bei O365 hat er es automatisch.
Zu 2: Siehe GPO "DelegateWastebasketStyle" die ich bereits erwähnt hatte.
Ist das ne lokale Gpo, Exchange oder Domäne?
Stehe gerade bissel auf dem Schlauch.
Danke an alle für die vielen Informationen.
Stehe gerade bissel auf dem Schlauch.
Danke an alle für die vielen Informationen.
Hatte doch den Link gepostet...
https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/d ...
https://docs.microsoft.com/en-us/outlook/troubleshoot/email-management/d ...
Vielen Dank für die Antworten...
Ein weiteres Problem habe ich aber noch was ich nicht lösen kann.
Wenn ich auf eine E-Mail antworte, dann funktioniert das wunderbar. Da kann ich oben das Testpostfach auswählen und die E-Mail kommt auch an.
Wenn ich eine Neue E-mail schreibe und hier das Testpostfach dann bei VON: das erste mal manuell reinschreibe, dann steht da immer bei den gesendeten E-Mails: "Im Auftrag von..."und die E-Mail kommt nicht mal an.
Beim Verteilten Postfach erstellt Exchange ja ein deaktiviertes Konto in der AD. Ich habe das Konto aktivieren müssen, damit es vom Mailarchiv archiviert werden kann. Ist das evtl. ein Problem?
Zwischenzeitlich kam auch die Fehlermeldung:
Sie es später erneut, oder wenden Sie sich an den Netzwerkadministrator. Sie besitzen nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden.
Ich verstehe es nicht, ich hab das alles eingetragen im Exchange.
Ein weiteres Problem habe ich aber noch was ich nicht lösen kann.
Wenn ich auf eine E-Mail antworte, dann funktioniert das wunderbar. Da kann ich oben das Testpostfach auswählen und die E-Mail kommt auch an.
Wenn ich eine Neue E-mail schreibe und hier das Testpostfach dann bei VON: das erste mal manuell reinschreibe, dann steht da immer bei den gesendeten E-Mails: "Im Auftrag von..."und die E-Mail kommt nicht mal an.
Beim Verteilten Postfach erstellt Exchange ja ein deaktiviertes Konto in der AD. Ich habe das Konto aktivieren müssen, damit es vom Mailarchiv archiviert werden kann. Ist das evtl. ein Problem?
Zwischenzeitlich kam auch die Fehlermeldung:
Sie es später erneut, oder wenden Sie sich an den Netzwerkadministrator. Sie besitzen nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden.
Ich verstehe es nicht, ich hab das alles eingetragen im Exchange.
Hast du denn als "Senden als"-Berechtigungen gesetzt? Die sind nicht im Vollzugriff inkludiert.
Zitat von @ArnoNymous:
Hast du denn als "Senden als"-Berechtigungen gesetzt? Die sind nicht im Vollzugriff inkludiert.
Hast du denn als "Senden als"-Berechtigungen gesetzt? Die sind nicht im Vollzugriff inkludiert.
Ja hab ich eingetragen. Das ist ja direkt darunter.
Ich frag mich, warum da im Auftrag senden kommt.
Wenn ich auf eine Email antworte, dann steht da einfach nur der Name des Testpostfach.
Hallo
Die "senden von" Berechtigung wird primär im AD in den Sicherheitseinstellungen des Benutzers gesetzt.
Die "senden von" Berechtigung wird primär im AD in den Sicherheitseinstellungen des Benutzers gesetzt.
Irgendwas ist in dem Outlook falsch.
Ich habe das Outlook Profil gestern komplett gelöscht und neu eingerichtet. Danach war im Globalen Adressbuch das Testpostfach enthalten. Ich habe dann eine neue E-Mail geschrieben und das Testpostfach über die Globale Adressliste ausgewählt. Die E-mail konnte dann gesendet werden. Der Absender war dann auch wirklich das Testpostfach.
Heute ist der Eintrag aus dem Globalen Adressbuch wieder verschwunden und wenn ich eine E-Mail schicke dann steht das wieder "Leon im Auftrag vom "Testpostfach" und erhalte wieder die Nachricht vom Server. Fehler: [0x80070005-0x0004dc-0x000524].
An einem anderen PC wo Office 2016 Pro installiert ist, funktioniert es komischerweise.
Hat jemand eine Idee?
/EDIT
Ich bin gerade in den Online Modus gewechselt und hab das Caching beendet. Jetzt ist das Testpostfach in der Globalen Adressliste wieder da und auch das E-Mail versenden funktioniert wieder.
Irgendwie hat man mit Outlook schon immer die wildesten Fehler.
Ich habe das Outlook Profil gestern komplett gelöscht und neu eingerichtet. Danach war im Globalen Adressbuch das Testpostfach enthalten. Ich habe dann eine neue E-Mail geschrieben und das Testpostfach über die Globale Adressliste ausgewählt. Die E-mail konnte dann gesendet werden. Der Absender war dann auch wirklich das Testpostfach.
Heute ist der Eintrag aus dem Globalen Adressbuch wieder verschwunden und wenn ich eine E-Mail schicke dann steht das wieder "Leon im Auftrag vom "Testpostfach" und erhalte wieder die Nachricht vom Server. Fehler: [0x80070005-0x0004dc-0x000524].
An einem anderen PC wo Office 2016 Pro installiert ist, funktioniert es komischerweise.
Hat jemand eine Idee?
/EDIT
Ich bin gerade in den Online Modus gewechselt und hab das Caching beendet. Jetzt ist das Testpostfach in der Globalen Adressliste wieder da und auch das E-Mail versenden funktioniert wieder.
Irgendwie hat man mit Outlook schon immer die wildesten Fehler.
