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Viele Emailaccounts, übersichtlich in Outlook verwalten
Hallo Zusammen!
Bin neu hier, aber schon jahrelanger (mehr oder weniger erfahrener) PC-Nutzer.
Ich habe aktuell ein Problem bzw. würde mich Eure Meinung interessieren.
Seit Jahren nutze ich schon MS-Office / MS Outlook.
Aktuell bin ich dabei, meinen 10 Jahre alten PC zu ersetzen (WIN 10 Pro 64bit).
Die Gelegenheit möchte ich auch nutzen, meine Outlook-Einstellungen und Konfigurationen neu zu organisieren.
Aktuell arbeite ich noch mit einigen PST-Files (Überbleibsel aus alten Outlook-Versionen).
Diese möchte ich nun auf das aktuelle Format OST umstellen.
Soweit sollte das auch kein Problem sein.
Was jedoch noch hinzukommt.
Ich habe sehr viele Email-Accounts. (Sehr viele heißt, ca. 30 Stück).
Ja. Ich weiß. Ist extrem viel, hat sich aber über die Jahre so angesammelt.
Ich verwalte hier nicht nur meine eigenen Emailaccounts (man hat ja mehere Emailadressen), sondern auch die Accounts vom Rest meiner Familie (Frau, Kinder, Schwiegereltern, usw.), aber auch Vereinen usw.
Da kommt man tatsächlich irgendwann auf eine solche Anzahl.
Kurzum.
Aktuell organisiere ich diese Accounts in einer PST-Datei, als POP3-Konten.
Hier habe ich mir im Posteingang eine entsprechende Ordnerstruktur erschaffen (Ordner mit Namen der Emailadressen) und über div. Regeln, werden die ankommenden Emails in diese Ordner verschoben.
Funktioniert soweit ganz gut. Hab hier einen relativ guten Überblick über eingehende Emails usw.
Aber. Der Vorteil von IMAP (inzwischen hat ja jeder sein Smartphone usw.) geht hier natürlich verloren.
Deshalb möchte ich gerne mit der Zeit gehen und umsteigen. - Ist auch nicht zu früh.
Jedoch.
Wenn ich Outlook nun ganz "jungfräulich" neu aufsetze, und für jeden Emailaccount eine OST anlege, wird das ziemlich unübersichtlich.
Denn. Einen Sammel-Posteingang-Ordner (wie bei so manch anderen Programmen) gibt es in Outlook 365 ja leider nicht.
Und. Die Möglichkeit einen eigenen Ordner (z.B. über eine Suchabfrage - "Neue Emails") zu erzeugen geht ja leider nicht, da diese Suchabfragen ja nur in einem OST-Ordner funktionieren.
Somit müsste ich jeden OST-Ordner der untersch. Emailaccounts aufklappen und durchscrollen, ob denn irgendwo eine neue Email angekommen ist.
Deshalb nun die Frage.
Gibt es von Euch Tipps, wie man viele Emailaccounts, übersichtlich in Outlook verwalten kann?
Und dann hätte ich gleich noch eine Frage.
Wie geht Ihr mit Emailarchivierung um?
Erstellt Ihr hier dann einen PST-Ordner, in dem Ihr alle archivierten Emails ablegt?
Vielen Dank und schöne Grüße
Sigi-77
Bin neu hier, aber schon jahrelanger (mehr oder weniger erfahrener) PC-Nutzer.
Ich habe aktuell ein Problem bzw. würde mich Eure Meinung interessieren.
Seit Jahren nutze ich schon MS-Office / MS Outlook.
Aktuell bin ich dabei, meinen 10 Jahre alten PC zu ersetzen (WIN 10 Pro 64bit).
Die Gelegenheit möchte ich auch nutzen, meine Outlook-Einstellungen und Konfigurationen neu zu organisieren.
Aktuell arbeite ich noch mit einigen PST-Files (Überbleibsel aus alten Outlook-Versionen).
Diese möchte ich nun auf das aktuelle Format OST umstellen.
Soweit sollte das auch kein Problem sein.
Was jedoch noch hinzukommt.
Ich habe sehr viele Email-Accounts. (Sehr viele heißt, ca. 30 Stück).
Ja. Ich weiß. Ist extrem viel, hat sich aber über die Jahre so angesammelt.
Ich verwalte hier nicht nur meine eigenen Emailaccounts (man hat ja mehere Emailadressen), sondern auch die Accounts vom Rest meiner Familie (Frau, Kinder, Schwiegereltern, usw.), aber auch Vereinen usw.
Da kommt man tatsächlich irgendwann auf eine solche Anzahl.
Kurzum.
Aktuell organisiere ich diese Accounts in einer PST-Datei, als POP3-Konten.
Hier habe ich mir im Posteingang eine entsprechende Ordnerstruktur erschaffen (Ordner mit Namen der Emailadressen) und über div. Regeln, werden die ankommenden Emails in diese Ordner verschoben.
Funktioniert soweit ganz gut. Hab hier einen relativ guten Überblick über eingehende Emails usw.
Aber. Der Vorteil von IMAP (inzwischen hat ja jeder sein Smartphone usw.) geht hier natürlich verloren.
Deshalb möchte ich gerne mit der Zeit gehen und umsteigen. - Ist auch nicht zu früh.
Jedoch.
Wenn ich Outlook nun ganz "jungfräulich" neu aufsetze, und für jeden Emailaccount eine OST anlege, wird das ziemlich unübersichtlich.
Denn. Einen Sammel-Posteingang-Ordner (wie bei so manch anderen Programmen) gibt es in Outlook 365 ja leider nicht.
Und. Die Möglichkeit einen eigenen Ordner (z.B. über eine Suchabfrage - "Neue Emails") zu erzeugen geht ja leider nicht, da diese Suchabfragen ja nur in einem OST-Ordner funktionieren.
Somit müsste ich jeden OST-Ordner der untersch. Emailaccounts aufklappen und durchscrollen, ob denn irgendwo eine neue Email angekommen ist.
Deshalb nun die Frage.
Gibt es von Euch Tipps, wie man viele Emailaccounts, übersichtlich in Outlook verwalten kann?
Und dann hätte ich gleich noch eine Frage.
Wie geht Ihr mit Emailarchivierung um?
Erstellt Ihr hier dann einen PST-Ordner, in dem Ihr alle archivierten Emails ablegt?
Vielen Dank und schöne Grüße
Sigi-77
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Ausgedruckt am: 22.04.2025 um 00:04 Uhr
8 Kommentare
Neuester Kommentar
Du verwechselt da was mit OST und PST.
Ansonsten arbeite mit Umleitungen, Aliasen, Labeln und IMAP oder bessere Protokolle.
Mail Server spielen ist ein Missverständnis, dem du unterliegst.
Ansonsten arbeite mit Umleitungen, Aliasen, Labeln und IMAP oder bessere Protokolle.
Mail Server spielen ist ein Missverständnis, dem du unterliegst.
1
Hallo,
ich gebe zu bedenken, IMAP und Outlook sind nicht wirklich gute Freunde.....
Zum Thema Mailarchivierung findest du hier im Forum genug Threads Stichwort MailStore
grüße
ich gebe zu bedenken, IMAP und Outlook sind nicht wirklich gute Freunde.....
Zum Thema Mailarchivierung findest du hier im Forum genug Threads Stichwort MailStore
grüße
1
Wenn ich Outlook nun ganz "jungfräulich" neu aufsetze, und für jeden Emailaccount eine OST anlege
Du musst keine .OST Dateien "anlegen", das macht er automatisch. Du musst dich um irgendwelche Dateien gar nicht mehr kümmern. Für dich zählen nur die Konten, die im Outlook zu sehen sind, mit ihren Unterordnern.Somit müsste ich jeden OST-Ordner der untersch. Emailaccounts aufklappen und durchscrollen, ob denn irgendwo eine neue Email angekommen ist.
Ziehe dir den Posteingang von jedem Ordner / Konto nach oben in die Favoriten. Dann zeigt er dir gleich mit einer dunklen Zahl daneben an ob ungelesene Emails darin sind. Dann hast du halt 30 Favoriten in einer Liste, aber man sicht sie sofort ohne in den Ordnern aufklappen zu müssen.In den Favoriten ist per Default auch ein Gesendeter Ordner dabei, den kann man auch aus den Favoriten raus nehmen, damit nur die Posteingänge in den Favoriten brav untereinander stehen.
1
Hi!
Vielen Dank für die Rückmeldung.
Aber. Was meinst Du mit:
Und mit?
VG
Sigi-77
Vielen Dank für die Rückmeldung.
Aber. Was meinst Du mit:
Zitat von @2423392070:
Du verwechselt da was mit OST und PST.
Du verwechselt da was mit OST und PST.
Und mit?
Zitat von @2423392070:
Mail Server spielen ist ein Missverständnis, dem du unterliegst.
Mail Server spielen ist ein Missverständnis, dem du unterliegst.
VG
Sigi-77
Hi!
Vielen Dank für die Info.
Dann werde ich mich mal ein bisschen umsehen.
Danke.
Vielen Dank für die Info.
Zitat von @godlie:
Zum Thema Mailarchivierung findest du hier im Forum genug Threads Stichwort MailStore
Zum Thema Mailarchivierung findest du hier im Forum genug Threads Stichwort MailStore
Dann werde ich mich mal ein bisschen umsehen.
Danke.
Hi!
Danke für die Rückmeldung.
Ich muss die OST-Files nicht anlegen, sonder das System.
War ein guter Tipp. Habe ich schon so gemacht.
Auch wenn das leider nicht ganz so übersichtlich ist, wie meine "alte" Lösung.
--> gibt es denn hier irgendwie eine Lösung, dass ich hier dann schnell zu dem entsprechenden Posteingang springe?
So hätte ich dann auch schnell Zugriff auf die anderen Ordner "gesendete Elemente, Trash, usw."
So muss ich runterscrollen und den entsprechenden Ordner suchen.
Hab ich gemacht!
Danke für die Rückmeldung.
Zitat von @NordicMike:
Ja. Das habe ich schon verstanden. Vlt. habe ich mich da bisschen falsch ausgedrückt.Wenn ich Outlook nun ganz "jungfräulich" neu aufsetze, und für jeden Emailaccount eine OST anlege
Du musst keine .OST Dateien "anlegen", das macht er automatisch. Du musst dich um irgendwelche Dateien gar nicht mehr kümmern. Für dich zählen nur die Konten, die im Outlook zu sehen sind, mit ihren Unterordnern.Ich muss die OST-Files nicht anlegen, sonder das System.
Somit müsste ich jeden OST-Ordner der untersch. Emailaccounts aufklappen und durchscrollen, ob denn irgendwo eine neue Email angekommen ist.
Ziehe dir den Posteingang von jedem Ordner / Konto nach oben in die Favoriten. Dann zeigt er dir gleich mit einer dunklen Zahl daneben an ob ungelesene Emails darin sind. Dann hast du halt 30 Favoriten in einer Liste, aber man sicht sie sofort ohne in den Ordnern aufklappen zu müssen.War ein guter Tipp. Habe ich schon so gemacht.
Auch wenn das leider nicht ganz so übersichtlich ist, wie meine "alte" Lösung.
--> gibt es denn hier irgendwie eine Lösung, dass ich hier dann schnell zu dem entsprechenden Posteingang springe?
So hätte ich dann auch schnell Zugriff auf die anderen Ordner "gesendete Elemente, Trash, usw."
So muss ich runterscrollen und den entsprechenden Ordner suchen.
In den Favoriten ist per Default auch ein Gesendeter Ordner dabei, den kann man auch aus den Favoriten raus nehmen, damit nur die Posteingänge in den Favoriten brav untereinander stehen.
Hab ich gemacht!
Hallo Zusammen!
Habe ich gemacht und prinzipell auch okay.
Jedoch fällt mir nun auf, dass die Zahlen hinter den Ordnern (Anzahl ungelesener Emails) leider erst angezeigt werden, wenn ich jeweils den Emailordner in den Favoriten anklicken.
Ist natürlich auch nicht der Hit.
Dann könnte ich ja gleich jeden Ordner aufklappen.
Gibt es eine Einstellung, dass die Ordner beim Öffnen von Outlook quasi automatisch "aktualisiert" werden und die Zahl hinter den Ordnern automatisch angezeigt wird?
VG
Sigi-77
Zitat von @NordicMike:
Ziehe dir den Posteingang von jedem Ordner / Konto nach oben in die Favoriten. Dann zeigt er dir gleich mit einer dunklen Zahl daneben an ob ungelesene Emails darin sind. Dann hast du halt 30 Favoriten in einer Liste, aber man sicht sie sofort ohne in den Ordnern aufklappen zu müssen.
Habe ich gemacht und prinzipell auch okay.
Jedoch fällt mir nun auf, dass die Zahlen hinter den Ordnern (Anzahl ungelesener Emails) leider erst angezeigt werden, wenn ich jeweils den Emailordner in den Favoriten anklicken.
Ist natürlich auch nicht der Hit.
Dann könnte ich ja gleich jeden Ordner aufklappen.
Gibt es eine Einstellung, dass die Ordner beim Öffnen von Outlook quasi automatisch "aktualisiert" werden und die Zahl hinter den Ordnern automatisch angezeigt wird?
VG
Sigi-77
Du kannst die Häufigkeit der Aktualisierung der POP3 Konten einstellen. Aber nicht viele Freemail Anbieter unterstützten kurze Abholfrequenzen. Du kannst das Abholen aller Konten auch manuell mit einem Tastendruck antriggern (einzustellen unter „Senden und Empfangen“). Besser wäre es per IMAP Protokoll abzuholen, da kommen die Emails sofort rein, sobald sie den Mailserver erreicht haben.
Noch besser wäre es Ordnung in die Email Konten rein zu bringen, wie oben bereits erwähnt (Umleitungen, Weiterleitungen, Aliase). Ich habe ca 50 Email Adressen (für jeden Webshop und jedes Forum eine Eigene, z.B. gewinnspiel@meinedomain.de), sie landen alle in meinem (einzigen) Postfach. Wenn eine Email Adresse an Spamer bekannt geworden ist, weiß ich sofort von wo es kam (z.B. Die unseriöse Gewinnspielseite, die meine Email Adresse an Spamer weiter verkauft hat) und kann den Alias einfach löschen. Wenn ich zwischen den alias Adressen unterscheiden möchte, lege ich einen Ordner mit automatischer Verschieberegel oder einen Suchordner an.
Noch besser wäre es Ordnung in die Email Konten rein zu bringen, wie oben bereits erwähnt (Umleitungen, Weiterleitungen, Aliase). Ich habe ca 50 Email Adressen (für jeden Webshop und jedes Forum eine Eigene, z.B. gewinnspiel@meinedomain.de), sie landen alle in meinem (einzigen) Postfach. Wenn eine Email Adresse an Spamer bekannt geworden ist, weiß ich sofort von wo es kam (z.B. Die unseriöse Gewinnspielseite, die meine Email Adresse an Spamer weiter verkauft hat) und kann den Alias einfach löschen. Wenn ich zwischen den alias Adressen unterscheiden möchte, lege ich einen Ordner mit automatischer Verschieberegel oder einen Suchordner an.
