Dokumentationssoftware gesucht

falcon01
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Guten Morgen zusammen,
ich habe folgende Problematik:
Ich bin auf der Suche nach einer Dokumentationssoftware für unser Unternehmen. Das Unternehmen hat ca. 280 Mitarbeiter, davon rd. 150 PCs, ca. 55 (virtualisierte) Server, div. Smartphones. Dabei sollte es die bestehende, sehr schlechte Dokumentation auf ein neues Level bringen, sodass man auch das Gesuchte findet. Bisher wurden für so etwas (wenn überhaupt) nur Excel/Word benutzt. Monitoring wäre ein Bonus, allerdings (erstmal) nebensächlich, es soll erstmal nur die Dokumentation auf einen neuen Stand gebracht werden.

Ich bin nun schon seit ca. 2 Monaten auf der Suche, aber langsam schwirrt mein Kopf. Ich habe verschiedenste Software angeschaut, u.a. Docusnap. Von der Idee her hat dies mir auch sehr gefallen allerdings ist das doch sehr umfangreich und ich weiß nicht, ob es nicht evtl. zu umfangreich ist.

Da ich als Azubi nur 3x/Woche im Betrieb bin, finde ich leider auch nicht so viel Zeit mich am Stück mit dem Thema auseinander zu setzen, das Tagesgeschäft fällt ja trotzdem an…

Ich wollte mich nun einmal hier erkundigen, ob jemand einmal vor demselben Problem stand, bzw. welche Software er/sie empfehlen könnte.

Ich freue mich über jegliche Rückmeldung,
falcon01

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Mitglied: St-Andreas
St-Andreas 10.12.2021 um 10:28:38 Uhr
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Moin,

wie verwaltet Ihr die Geräte denn bisher?
Mitglied: Franz-Josef-II
Franz-Josef-II 10.12.2021 um 10:34:51 Uhr
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Guten Morgäähhhn

Ich habe schon meinen dritten Kaffee 😎

Zitat von @St-Andreas:
wie verwaltet Ihr die Geräte denn bisher?


Zitat von @falcon01:
Bisher wurden für so etwas (wenn überhaupt) nur Excel/Word benutzt.

Mitglied: St-Andreas
St-Andreas 10.12.2021 um 10:41:50 Uhr
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Ich bin bei der zweiten Kanne, aber ich verstehe nicht was Du sagen möchtest.
Mitglied: Franz-Josef-II
Franz-Josef-II 10.12.2021 um 10:43:52 Uhr
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Daß Deine Frage mit diesem Satz beantwortet wurde.
Mitglied: St-Andreas
St-Andreas 10.12.2021 um 10:48:36 Uhr
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Ok, verstehe was Du meinst.

Was ich meinte: Gibt es irgendwelche Tools mit denen die Geräte gemanagt werden. SCCM etc.
Mitglied: Franz-Josef-II
Franz-Josef-II 10.12.2021 um 10:54:01 Uhr
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Ok, so ergibt die Frage mehr Sinn. Bei 150 PCs und 55 Servern sollte(?) es schon irgendwas geben ..... außer der Chef kauft alle halben Jahre neue Laufschuhe für den Admin 😉
Mitglied: falcon01
falcon01 10.12.2021 um 10:55:03 Uhr
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Zitat von @St-Andreas:

Ok, verstehe was Du meinst.

Was ich meinte: Gibt es irgendwelche Tools mit denen die Geräte gemanagt werden. SCCM etc.

Nein, bishe rgibt es nichts in die Richtung.
Mitglied: St-Andreas
St-Andreas 10.12.2021 um 11:00:04 Uhr
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Wie arbeitet Ihr denn dann?
Dokumentation sollte sich in den Alltag gut einfügen.
Mitglied: jsysde
jsysde 10.12.2021 um 11:04:07 Uhr
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Moin.

Zitat von @falcon01:
[...]Ich wollte mich nun einmal hier erkundigen, ob jemand einmal vor demselben Problem stand, bzw. welche Software er/sie empfehlen könnte.
Vor diesem Problem steht beinah jedes Unternehmen, dabei spielt es kaum eine Rolle, ob "nur" die interne IT sauber dokumentiert werden soll oder ob man als Dienstleister die Dokus seiner Kundensysteme vorhalten muss/will.

Die Auswahl an Software ist genauso groß wie deren Pricing unterschiedlich ist. Für dein überschaubares Szenario wäre z.B. der LanSweeper geeignet, damit inventarisierst du alles, was eine IP-Adresse hat und ein bisschen mehr (angeschlossene Monitore z.B.). "Hirnlose" Assets wie z.B. Dockingstations, Headsets etc. kannst du manuell anlegen und hättest so eine komplette Dokumentation - wobei es hier darauf ankommt, wie man "Dokumentation" definiert.

Wenn dir SQL-Reports aus LanSweeper bzw. die damit verbundenen Outputs z.B. als Excel-Tabelle genügen, fine. Wenn du Prosa/Fließtext in deiner Dokumentation benötigst müsstest du zu anderen Produkten wie DokuSnap oder RiverSuite greifen. Natürlich musst du da auch (sehr wahrscheinlich) mehr Münzen einwerfen.

Ein Selbstläufer wird die Dokumentation durch keine Software, da ist immer hier und da noch ein wenig Handarbeit gefragt.

Cheers,
jsysde
Mitglied: em-pie
em-pie 10.12.2021 aktualisiert um 11:21:22 Uhr
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Moin,

die Frage ist, was willst du wie dokumentieren?
Willst du nur wissen, welcher Server/ welches Notebook/ welche Workstation wie ausgestattet ist oder willst du quasi einen Arbeitsplatz definieren, und dort sämtliche Ressourcen zuordnen?
Ressourcen sind dann Beispielsweise die Peripherie-Geräte, Mitarbeiter aber auch anhängende Wartungs-/ Lizenzverträge, ...

Ersteres kann automatisiert erfolgen, das übernimmt bei uns Kaspersky. Bei dem anderen musst du schauen, welche SOftware dir am ehesten zusagt. Ob nun DocuSnap, ein Wiki, oder oder oder, ist am Ende (finanzielle) Geschmackssache.


Gruß
em-pie
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 10.12.2021 um 11:31:54 Uhr
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Wir haben vor geraumer Zeit auch DocuSnap und IDoIt getestet, waren aber von beiden eher ernuüchtert was die Nützlichkeit der generierten Übersichten anging. Sind dann bei Excel und Word geblieben. Vor allem was die Patchüberischt angeht habe finde ich mich da einfach besser mit zurecht.

Allerdings haben wir auch nur "dumme" Clients die auf den Terminal Server gehen, lokal läuft nichts. Alle Windows Systeme sind im WSUS (habt ihr den?) und Inventar pflege ich bei Zugang in einer Datenbank.
Mitglied: jsysde
jsysde 10.12.2021 um 11:40:55 Uhr
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Moin.
Zitat von @ukulele-7:
Wir haben vor geraumer Zeit auch DocuSnap und IDoIt getestet, waren aber von beiden eher ernüchtert was die Nützlichkeit der generierten Übersichten anging.[...]
Naja, sind halt "Default-Reports", von denen sich irgendein Entwickler mal gedacht hat: Das, genau das, muss/will der Kunde haben. Ist afaik bei allen "Doku-Tools" out-of-the-box so, da ist immer ein gewisses Customizing angesagt. Glücklich kann sich dann derjenige schätzen, der dieses Customizing selbst machen kann und nicht den Hersteller gegen den Einwurf weiterer Münzen damit beauftragen muss.

Cheers,
jsysde
Mitglied: St-Andreas
St-Andreas 10.12.2021 um 11:53:33 Uhr
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Zitat von @ukulele-7:

Wir haben vor geraumer Zeit auch DocuSnap und IDoIt getestet, waren aber von beiden eher ernuüchtert was die Nützlichkeit der generierten Übersichten anging. Sind dann bei Excel und Word geblieben. Vor allem was die Patchüberischt angeht habe finde ich mich da einfach besser mit zurecht.

Allerdings haben wir auch nur "dumme" Clients die auf den Terminal Server gehen, lokal läuft nichts. Alle Windows Systeme sind im WSUS (habt ihr den?) und Inventar pflege ich bei Zugang in einer Datenbank.

Ihr solltet Euch mal den RemoteDesktopManager anschauen.
Damit kannst Du zum einen recht gut dokumentieren, zum anderen kannst Du darin auch direkt auf die dokumentierten Assets zugreifen und managen.
Patchübersicht etc. ist kein Thema der Dokumentation sondern des Reportings. Das solltest Du getrennt betrachten.
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 10.12.2021 aktualisiert um 12:50:08 Uhr
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Mahlzeit!

Weil ich leider schon lange genug diese Erfahrung habe, kann ich Dir sagen, dass ohne definierte und saubere Prozesse, sich jede Dokumentation in Schall und Rauch auflösen wird, ganz gleich welche Werkzeuge zur Erstellung und Pflege zum Einsatz kommen.

Eine gute Herangehensweise kann dafür sorgen, dass obiger Vorgang sich -wenn überhaupt- langsam(er) vollziehen wird.

VG
bdmvg
Mitglied: falcon01
falcon01 10.12.2021 um 13:12:52 Uhr
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Mahlzeit;
ich danke euch schonmal für diese Vielzahl an Antworten!

Zitat von @jsysde:

Vor diesem Problem steht beinah jedes Unternehmen, dabei spielt es kaum eine Rolle, ob "nur" die interne IT sauber dokumentiert werden soll oder ob man als Dienstleister die Dokus seiner Kundensysteme vorhalten muss/will.

Die Auswahl an Software ist genauso groß wie deren Pricing unterschiedlich ist. Für dein überschaubares Szenario wäre z.B. der LanSweeper geeignet, damit inventarisierst du alles, was eine IP-Adresse hat und ein bisschen mehr (angeschlossene Monitore z.B.). "Hirnlose" Assets wie z.B. Dockingstations, Headsets etc. kannst du manuell anlegen und hättest so eine komplette Dokumentation - wobei es hier darauf ankommt, wie man "Dokumentation" definiert.

Wenn dir SQL-Reports aus LanSweeper bzw. die damit verbundenen Outputs z.B. als Excel-Tabelle genügen, fine. Wenn du Prosa/Fließtext in deiner Dokumentation benötigst müsstest du zu anderen Produkten wie DokuSnap oder RiverSuite greifen. Natürlich musst du da auch (sehr wahrscheinlich) mehr Münzen einwerfen.
Ein Selbstläufer wird die Dokumentation durch keine Software, da ist immer hier und da noch ein wenig Handarbeit gefragt.



Danke schonmal für diese Hinweise, ich werde mir LanSweeper einmal genauers anschauen. Ja, das ist mir schon bewusst, dass die Doku kein Selbstläufer wird... Leider.


Zitat von @em-pie:
die Frage ist, was willst du wie dokumentieren?
Willst du nur wissen, welcher Server/ welches Notebook/ welche Workstation wie ausgestattet ist oder willst du quasi einen Arbeitsplatz definieren, und dort sämtliche Ressourcen zuordnen?
Ressourcen sind dann Beispielsweise die Peripherie-Geräte, Mitarbeiter aber auch anhängende Wartungs-/ Lizenzverträge, ...

Ersteres kann automatisiert erfolgen, das übernimmt bei uns Kaspersky. Bei dem anderen musst du schauen, welche Software dir am ehesten zusagt. Ob nun DocuSnap, ein Wiki, oder oder oder, ist am Ende (finanzielle) Geschmackssache.



Zum einen die Netzwerkstruktur selbst (Switche, Patches, Verkabelung etc.) aber auch bspw. welcher Mitarbeiter welche Ausstattung etc. hat. Im primären Fokus steht aber zunächst die Doku der Netzstruktur. Die ist nämlich grottig.

Zitat von @beidermachtvongreyscull:
Mahlzeit!
Weil ich leider schon lange genug diese Erfahrung habe, kann ich Dir sagen, dass ohne definierte und saubere Prozesse, sich jede Dokumentation in Schall und Rauch auflösen wird, ganz gleich welche Werkzeuge zur Erstellung und Pflege zum Einsatz kommen.

Eine gute Herangehensweise kann dafür sorgen, dass obiger Vorgang sich -wenn überhaupt- langsam(er) vollziehen wird.


Prozesse im Sinne der Dokumentation in Zukunft (bspw. Hardware direkt einpflegen) oder meinst du firmeninterne Prozesse?

Gruß
falcon01
Mitglied: beidermachtvongreyscull
beidermachtvongreyscull 10.12.2021 um 22:36:12 Uhr
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Zitat von @falcon01:
Prozesse im Sinne der Dokumentation in Zukunft (bspw. Hardware direkt einpflegen) oder meinst du firmeninterne Prozesse?

Beides!

Du musst von vorne herein definieren, welche Daten die Dokumentation widerspiegeln soll und zu welchem Zweck sie erstellt wird. Der Zweck kann als "Rahmenbedürfnis" an bestimmten Daten gesehen werden.

Dann kommt die Art der Erfassung, Abbildung und Alternierung der Daten.

Ein Beispiel:
Du möchtest erfassen, wo welcher Rechner wann aufgebaut ist.

1. Möglichkeit:
Du machst statisch, baust einen Arbeitsplatz auf und dokumentierst das. Der Eintrag bleibt so lange gültig, wie Du ihn pflegst, falls Du den Arbeitsplatz änderst. Das Gleiche gilt auch, wenn nicht der Endnutzer oder irgend ein anderer einfach den Computer abbaut und verlagert.
So kannst so sehr detailliert dokumentieren.

2. Möglichkeit:
Du beschränkst Dich auf wichtige, hinreichende Details und lässt zum Beispiel Dein Netzwerk für Dich arbeiten.
Angenommen Du definierst VLANs. Für jeden Büroraum ein eigenes. Dann könntest Du mit einem Ping auf den Rechnernamen schon feststellen, wo er sich im Haus befinden muss, da sich das VLAN ändert. Der Vorteil:
Das Schema gibst Du technisch vor. Es kann von niemandem außerhalb der IT kompromittiert werden.
Dann kannst Du ggfs. auf weniger menschliche Disziplin setzen. Das System ist fehlerfreier.

Gruß
bdmvg