puerto
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Dokumentenversand nachweisen

Moin allerseits.

Ein Bauunternehmer muss immer wieder umfangreiche (z. B. Ausschreibungs-)Unterlagen an Sub-Unternehmer senden, die dann später Vertragsbestandteil werden. Wie kann man mehrere GB an Daten, also hauptsächlich PDFs in einer verschachtelten Datei-Struktur für Dritte verfügbar machen und gleichzeitig nachweisen, dass zum Zeitpunkt X der Empfänger auch die Gesamtheit der Unterlagen bekommen hat. Habt ihr gute Ideen?

Liebe Grüße
puerto

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Printed on: February 23, 2024 at 19:02 o'clock

Member: its-gab
its-gab Nov 16, 2023 at 10:12:02 (UTC)
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Moin,
als Archiv packen und per Cryptshare versenden. Wenn man möchte bekommt man zu jeder kleinen Aktion des Empfängers eine Benachrichtigung.
Mitglied: 8030021182
8030021182 Nov 16, 2023 updated at 10:42:10 (UTC)
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Wenn rechtssicher, einen verschlüsselten Stick per Einschreiben mit Rückschein zustellen lassen Entschlüsselungs-Code auf separatem weg zustellen oder telefonisch mitteilen und Gespräch nach Hinweis aufzeichnen.
Oder Download-Seite bauen die den Abruf der Daten per Einmalcode zulässt und die Zugriffe/Datenabrufe auf WORM protokollieren lassen.

Gruß Katrin
Member: Th0mKa
Th0mKa Nov 16, 2023 at 10:44:29 (UTC)
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Quote from @8030021182:
Wenn rechtssicher, einen verschlüsselten Stick per Einschreiben mit Rückschein zustellen lassen Entschlüsselungs-Code auf separatem weg zustellen.

Moin,

damit kannst du nachweisen das ein USB Stick den Besitzer gewechselt hat, aber nicht was auf diesem drauf war. IMHO und IANAL kann man das wirklich rechtssicher nur durch schriftliche (sprich Brief ) Bestätigung des Empfängers erreichen. Alles andere läuft lediglich auf einen Anscheinsbeweis heraus.

Das ganze ist letztlich vergleichbar mit dem Schicken eines Einschreibens, da weiß man auch nur das ein Brief angekommen ist aber nicht was drin war. Lösung hier wäre üblicherweise Zustellung durhc Gerichtsvollzieher.

/Thomas
Member: LordGurke
LordGurke Nov 16, 2023 at 11:29:30 (UTC)
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Am einfachsten wohl so:
Das Archiv wird verschlüsselt und irgendwo zum Download bereitgestellt.
Der Empfänger muss sich dann bei dir melden und bestätigen dass er das Archiv mit Namen XYZ heruntergeladen hat und jetzt den Code zur Entschlüsselung haben möchte.
Member: marc-1303
marc-1303 Nov 16, 2023 at 12:25:31 (UTC)
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Hallo Puerto

Ich würde den Sub einen Vertrag mit Dokumentenverzeichnis unterzeichnen lassen. Er bestätigt, dass er die Dokumente erhalten, zur Kenntnis genommen und in seiner Kalkulation berücksichtigt hat. Keine digitale Lösung. Ich weiss. Aber sicher. Wir halten das immer so bei uns.

Grüsse
Marc
Member: it-frosch
it-frosch Nov 16, 2023 at 13:32:05 (UTC)
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Hallo Puerto,

du könntest eine Prüfsumme(md5sum) über die ausgelieferte Verzeichnisstruktur mit alle Dateien bilden und diese dem Empfänger bereitstellen. Er sollte dann prüfen, dass die Prüfsumme stimmt.
Damit wäre geklärt dass er genau das bekommen hat was ihr ausgeliefert habt.

grüße vom it-frosch
Member: TwistedAir
TwistedAir Nov 16, 2023 at 16:57:17 (UTC)
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Moin,

von unseren Ausschreibungen kenne ich es so, dass zu jedem Dokument - sowohl die Dokumente auf Seiten des Auftragsgebers als auch des Auftragsnehmers - Prüfsummen (MD5 und SHA512) gebildet werden. Der Dienstleister des Portal dokumentiert dann, wann welche Ausschreibung mit welchen Dokumenten veröffentlich wurde und welcher potentielle Auftragsnehmer sich diese wann angeschaut hat. Die Angebotsabgabe wird ebenso dokumentiert (welche Dateien mit Prüfsumme, fristgerechte Einreichung). Von daher kann kein Schmu gemacht werden.
Bei Interesse nach Vergabeportalen googlen. face-wink

Eine wenig beachtete Alternative ist die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Dieser kann gleichzeitig beglaubigen, was er wie wann zugestellt hat (also auch den Inhalt). Käme auf den Anwendungsfall an, ob dieser Weg praktikabel ist.

Gruß
TA