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E-Mail Archivierung - Software, Hardware?
Hallo zusammen.
Ich mache mir momentan Gedanken über E-Mail Archivierung und bin mir da gar nicht sicher was rechtlich nur richtig ist.
Ist die Archivierung der E-Mails gesetzlich vorgeschrieben?
Unsere Firma kommuniziert natürlich per Mail mit Kunden, hat aber alle Rechnungen und Dokumente die
steuerrechtlich relevant sind in einem eigenen Warenwirtschaftsystem & Dokumentenmanagement System.
Meine Fragen wären ob die Archivierung Pflicht ist und wenn ja welche
Hard- / Software Ihr im Einsatz habt.
Gibt es eine Auflistung der aktuellen Marktführer in dem Bereich?
Habt Ihr weitere interessante Informationen?
Danke für Eure Antworten im Voraus.
Ich mache mir momentan Gedanken über E-Mail Archivierung und bin mir da gar nicht sicher was rechtlich nur richtig ist.
Ist die Archivierung der E-Mails gesetzlich vorgeschrieben?
Unsere Firma kommuniziert natürlich per Mail mit Kunden, hat aber alle Rechnungen und Dokumente die
steuerrechtlich relevant sind in einem eigenen Warenwirtschaftsystem & Dokumentenmanagement System.
Meine Fragen wären ob die Archivierung Pflicht ist und wenn ja welche
Hard- / Software Ihr im Einsatz habt.
Gibt es eine Auflistung der aktuellen Marktführer in dem Bereich?
Habt Ihr weitere interessante Informationen?
Danke für Eure Antworten im Voraus.
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 07:11 Uhr
7 Kommentare
Neuester Kommentar
Mahlzeit @eduardp,
rechtlich gesehen ist es so, dass betriebliche Dokumente, egal ob es sich um ein Angebot, Lieferschein, Rechnung etc handelt, archiviert werden müssen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn es um einen Rechtsstreit geht. Anders ist es bei privaten Emails, die über Firmenaccounts geschrieben werden, diese dürfen nicht archiviert werden.
Bei einem Archivsystem solltest du unbedingt darauf achten, dass es revisionssicher archiviert (d.h. evtl bearbeitetet Dokumente, können bis zum Ursprung lückenlos nachverfolgt werden.) Softwaresysteme gibt es da eine ganze Menge.
Ich persönlich bin ein fan von EloOffice, da sich mit dieser Software nicht nur Mails sondern auch der gesamte "Paper Workflow" revisionssicher archivieren und automatisieren lässt. Einziges Mango ist der Preis. Für unser kleines Unternehmen war die Investition zu hoch, daher haben wir nur ein Mailarchivsystem von GFI. Funktionieren tut sie aber einwandfrei (Zumindest, wenn wirklich nur Mails archiviert werden (mehr kann die Software auch nicht)). Die Archivdatenbanken habe ich extern auf einer Terrastation, die jede Nacht auf eine andere repliziert.
Gruß, Knut
rechtlich gesehen ist es so, dass betriebliche Dokumente, egal ob es sich um ein Angebot, Lieferschein, Rechnung etc handelt, archiviert werden müssen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn es um einen Rechtsstreit geht. Anders ist es bei privaten Emails, die über Firmenaccounts geschrieben werden, diese dürfen nicht archiviert werden.
Bei einem Archivsystem solltest du unbedingt darauf achten, dass es revisionssicher archiviert (d.h. evtl bearbeitetet Dokumente, können bis zum Ursprung lückenlos nachverfolgt werden.) Softwaresysteme gibt es da eine ganze Menge.
Ich persönlich bin ein fan von EloOffice, da sich mit dieser Software nicht nur Mails sondern auch der gesamte "Paper Workflow" revisionssicher archivieren und automatisieren lässt. Einziges Mango ist der Preis. Für unser kleines Unternehmen war die Investition zu hoch, daher haben wir nur ein Mailarchivsystem von GFI. Funktionieren tut sie aber einwandfrei (Zumindest, wenn wirklich nur Mails archiviert werden (mehr kann die Software auch nicht)). Die Archivdatenbanken habe ich extern auf einer Terrastation, die jede Nacht auf eine andere repliziert.
Gruß, Knut
Hier noch mal eine kleine Bestätigung zu meiner Äußerung.
Auszug aus dem Gesetz:
Auszug aus dem Gesetz:
Grundsätzlich wichtig zu wissen: E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden im kaufmännischen Verkehr als Handelsbriefe (§ 257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit exakt den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe.
Hallo,
wie sind im Moment ebenfalls auf der Suche nach einer Archivierungslösung. Bisherige Kandidaten sind:
- Trend Micro Message Archiver (http://de.trendmicro.com/de/about/news/pr/article/20080312144645.html) )
- Symantec Enterprise Vault (http://www.symantec.com/de/de/business/enterprise-vault) )
- Barracuda Message Arciver (http://www.barracudanetworks.com/ns/products/archiver-overview.php?a=go ..)
- Wie ich gehört habe soll Microsoft Exchange 2010 ebenfalls einen Mail-Archivierer enthalten.
mfg
Harald
wie sind im Moment ebenfalls auf der Suche nach einer Archivierungslösung. Bisherige Kandidaten sind:
- Trend Micro Message Archiver (http://de.trendmicro.com/de/about/news/pr/article/20080312144645.html) )
- Symantec Enterprise Vault (http://www.symantec.com/de/de/business/enterprise-vault) )
- Barracuda Message Arciver (http://www.barracudanetworks.com/ns/products/archiver-overview.php?a=go ..)
- Wie ich gehört habe soll Microsoft Exchange 2010 ebenfalls einen Mail-Archivierer enthalten.
mfg
Harald
Danke für die Beispiele. Die aufgeführten Produkte werde ich mir auch mal näher anschauen.
Vielleicht gibt es noch andere Administratoren die das Theman bereits umgesetzt haben.
Über Empfehlung und Erfahrungen würde ich mich freuen.
Ich schaue mir aktuell von Artec die EMA (E-Mail Archive Appliance) an. Sieht ganz interessant aus...?!
Grüße,
Eduard
Vielleicht gibt es noch andere Administratoren die das Theman bereits umgesetzt haben.
Über Empfehlung und Erfahrungen würde ich mich freuen.
Ich schaue mir aktuell von Artec die EMA (E-Mail Archive Appliance) an. Sieht ganz interessant aus...?!
Grüße,
Eduard
sonst niemand Tips zu dem Thema?
Habe eine in die selbe Richtung gehende GHerausvorderung.. Bisher angesehn Widream, Easy x-base und pam für exchange, alles mailarchivierungs software, Möglichkeit zur Erweiterung auf weitere Systeme als DMS wie Fileserver, sharepoint, erp etc. Beste Grüße
Hi eduardp,
Systeme gibt es wie Sand am Meer und fragst Du einen Hersteller dann hat gerade er das beste System auf dem Markt.
Lade Dir von jedem Hersteller einen Vertriebler ein.
- Sie haben das Thema umfassend gelöst.
- Sie sind gesetzeskonform
- Alle anderen können es nicht
Das kannst Du gut und gerne die nächsten zwanzig Jahre machen, ohne dabei Deine Frage beantwortet zu bekommen.
Wir haben im letzten Jahr einige Systeme ablösen dürfen, nachdem ein Finanzprüfer, ein Datenschutzberater, ein Compliantmanager o.ä. den Kopf geschüttelt hat oder ein Richter die Abschaltung eines Systems forderte.
Meine Empfehlung: Wende Dich an einen Fachconsultant.
Beste Grüße,
Christian Nowitzki
Systeme gibt es wie Sand am Meer und fragst Du einen Hersteller dann hat gerade er das beste System auf dem Markt.
Lade Dir von jedem Hersteller einen Vertriebler ein.
- Sie haben das Thema umfassend gelöst.
- Sie sind gesetzeskonform
- Alle anderen können es nicht
Das kannst Du gut und gerne die nächsten zwanzig Jahre machen, ohne dabei Deine Frage beantwortet zu bekommen.
Wir haben im letzten Jahr einige Systeme ablösen dürfen, nachdem ein Finanzprüfer, ein Datenschutzberater, ein Compliantmanager o.ä. den Kopf geschüttelt hat oder ein Richter die Abschaltung eines Systems forderte.
Meine Empfehlung: Wende Dich an einen Fachconsultant.
Beste Grüße,
Christian Nowitzki
