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E-Mail Managment Tool gesucht
Hi@all,
wir(ca. 30ma) arbeiten in Projekten. Jetzt ist unsertäglicher Alltag so, dass wir EMails bekommen und diese händisch im Projektverzeichnis auf dem Server ablegen, und umbennen(Datum vorangestellt). Der Durchschnitt bekommt 15 Mails, und beantwortet diese, zu 3-7 Projekten pro Tag. 1x Email ablegen dauert ca. 1 Min.
Ergo 30Min Arbeitszeit weg.
Zur Info, wir haben bereits Hosted Exchange und Mailstore.
Gibt es ein Tool/ein System diese projektbezogene Sicherung zu optimieren?
Danke im Voraus.
Gruß und Danke
Rob
wir(ca. 30ma) arbeiten in Projekten. Jetzt ist unsertäglicher Alltag so, dass wir EMails bekommen und diese händisch im Projektverzeichnis auf dem Server ablegen, und umbennen(Datum vorangestellt). Der Durchschnitt bekommt 15 Mails, und beantwortet diese, zu 3-7 Projekten pro Tag. 1x Email ablegen dauert ca. 1 Min.
Ergo 30Min Arbeitszeit weg.
Zur Info, wir haben bereits Hosted Exchange und Mailstore.
Gibt es ein Tool/ein System diese projektbezogene Sicherung zu optimieren?
Danke im Voraus.
Gruß und Danke
Rob
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Ausgedruckt am: 04.04.2025 um 16:04 Uhr
7 Kommentare
Neuester Kommentar
erste frage - warum benennt ihr die um mitm datum vorran? Ich mein - dafür hat das ding doch ein Datum bereits in den gesamten Headern und diese werden auch korrekt (im normalfall) ausgewertet...
Hallo Rob
Wir verwalten unsere Mails direkt auf dem Exchange-Server, in einem eigenen Konto, dass für alle User freigegeben ist. Die Mails liegen dort für max. 6 Montage, bevor sie vom MailStore-Server (Archivierung) abgegriffen werden. Danach sind sie weiterhin für alle User per Outlook-Plugin, nur mit Leserecht verfügbar.
Dies hat den Vorteil, dass die Mails, solange sie sich auf dem Exchange-Server befinden, jederzeit mit allen nötigen Attributen (Sender, Emfpänger, Datum, Grösse, usw.) durchsucht werden können.
Grüsse
Marc
Wir verwalten unsere Mails direkt auf dem Exchange-Server, in einem eigenen Konto, dass für alle User freigegeben ist. Die Mails liegen dort für max. 6 Montage, bevor sie vom MailStore-Server (Archivierung) abgegriffen werden. Danach sind sie weiterhin für alle User per Outlook-Plugin, nur mit Leserecht verfügbar.
Dies hat den Vorteil, dass die Mails, solange sie sich auf dem Exchange-Server befinden, jederzeit mit allen nötigen Attributen (Sender, Emfpänger, Datum, Grösse, usw.) durchsucht werden können.
Grüsse
Marc
Hallo Rob,
je nach dem ist das ein PM oder ein CRM.
Was für euch und welches für euch passt kommt auf euch an.
VG certifiedit.net
je nach dem ist das ein PM oder ein CRM.
Was für euch und welches für euch passt kommt auf euch an.
VG certifiedit.net
Hi,
also habt Ihr bei jedem eine Weiterleitung in ein Universal Postfach? Liegen die Mails dann nicht 2x vor und werden im Mailstore ebenfalls doppelt archiviert?
Gr und Danke Rob
also habt Ihr bei jedem eine Weiterleitung in ein Universal Postfach? Liegen die Mails dann nicht 2x vor und werden im Mailstore ebenfalls doppelt archiviert?
Gr und Danke Rob
Hi,
CRM konnte ich ergoogeln und hört sich erst mal nach Mehraufwand an und nicht nach Automatisierung.
Prinzipell will ich ja keine Auswertung, sondern im besten falle alle Informationen inkl. der Mails in einem haben.
Was heißt PM?
Im Alltag stell sich dann das Problem Mitarbeiter A ist Krank Mitarbeiter B soll zu Projekt X Thema 45 eine Auskunft geben. Das läuft dann so ab, dass 50 Mails durchstöbert werden ( von den 500 abgelegten), keine Informationen gefunden werden, MA A angerufen wird(oder zurückruft) etwas erzählt oder die entscheide Email noch nicht ablegen konnte wegen zu großer Überlastung(...), aber die Email gerade nicht gefunden wird und Kunde Z vertröstet wird bis MA A wieder gesund ist.
Ein alltäglich und nerviges Problem.
Danke im Voraus.
Rob
CRM konnte ich ergoogeln und hört sich erst mal nach Mehraufwand an und nicht nach Automatisierung.
Prinzipell will ich ja keine Auswertung, sondern im besten falle alle Informationen inkl. der Mails in einem haben.
Was heißt PM?
Im Alltag stell sich dann das Problem Mitarbeiter A ist Krank Mitarbeiter B soll zu Projekt X Thema 45 eine Auskunft geben. Das läuft dann so ab, dass 50 Mails durchstöbert werden ( von den 500 abgelegten), keine Informationen gefunden werden, MA A angerufen wird(oder zurückruft) etwas erzählt oder die entscheide Email noch nicht ablegen konnte wegen zu großer Überlastung(...), aber die Email gerade nicht gefunden wird und Kunde Z vertröstet wird bis MA A wieder gesund ist.
Ein alltäglich und nerviges Problem.
Danke im Voraus.
Rob
Hallo Rob
Nein, die Mails werden manuell durch den User, von seinem Posteingang in den Auftragsordner im freigegebenen Postfach verschoben, nicht kopiert. Das erfordert einen ganz kurze Schulung und etwas Disziplin bei den Mitarbeitern. Das funktioniert bei uns aber sehr gut.
Mein MailStore-Server arbeitet wie folgt:
Wöchentliches Backup aller Mails im freigegebenen Auftragspostfach, mit dem Trigger, dass nur Mails abgegriffen werden, die älter als 6 Monate sind. Nach erfolgreichem Backup werden sie im entsprechenden Exchange-Ordner gelöscht.
Eine Mail ist somit immer nur 1 x vorhanden. Entweder im User-Postfach, im freigegebenen Auftragspostfach oder zuletzt im MailStore-Server, welcher zugleich das Archiv darstellt.
Grüsse
Marc
Nein, die Mails werden manuell durch den User, von seinem Posteingang in den Auftragsordner im freigegebenen Postfach verschoben, nicht kopiert. Das erfordert einen ganz kurze Schulung und etwas Disziplin bei den Mitarbeitern. Das funktioniert bei uns aber sehr gut.
Mein MailStore-Server arbeitet wie folgt:
Wöchentliches Backup aller Mails im freigegebenen Auftragspostfach, mit dem Trigger, dass nur Mails abgegriffen werden, die älter als 6 Monate sind. Nach erfolgreichem Backup werden sie im entsprechenden Exchange-Ordner gelöscht.
Eine Mail ist somit immer nur 1 x vorhanden. Entweder im User-Postfach, im freigegebenen Auftragspostfach oder zuletzt im MailStore-Server, welcher zugleich das Archiv darstellt.
Grüsse
Marc
Moin,
Klassischer Fall für Jira & Co
Gruß
Klassischer Fall für Jira & Co
Gruß
