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Emailkonto mit anderen teilen

Hallo

Nach längerem Suchen ohne konkrete Lösung stelle ich meine Frage mal hier und hoffe hier hatte jemand die gleiche Aufgabe und konnte sie lösen.


Wir sind eine Gruppe von 5 Leuten. Jeder hat seine eigene email Adresse name@domain.de

Bisher hatte nur einer von denen AUCH zusätzlich die info@domain.de. und hat darunter auch schon eine Ordnerstruktur angelegt nach Mandant, Kunden und Thema wo die Kommunikationsverläufe gesammelt wurden. Da diese Struktur inzwischen groß geworden ist sollen auch die anderen 4 Mitarbeiter diese mitbenutzen können.

Wir benutzen zum Abrufen/Senden das IMAP Protokoll und das Outlook 2019.

Wir dachten wir bräuchten dieses Konto nur ins Outlook der anderen eintragen und fertig. Das funktionierte leider total unzuverlässig.

Klar war der Posteingang bei allen up to date aber die tiefere Struktur hat überhaupt nicht mehr gestimmt. Hat Mitarbeiter 1 etwas in den Ordner Kunde 5 gespeichert war es zwar bei ihm drin aber die anderen sahen es nicht. Das gleiche wenn Mitarbeiter 3 etwas bei Kunde 7 abgelegt hat. Wenn man dann als Test die info@ in Thunderbird eingerichtet hat, wurde zwar ewig lange (die Struktur ist bereits 3GB groß geworden) heruntergeladen aber es waren nicht alle Ordner mit Inhalt drin. Auch im Thunderbrid hinzugefügte Kunden wurden nicht bei anderen gesehen. Unsere Domain liegt bei Strato und deren Support wurde auch schon damit genervt doch leider ohne Erfolg.

Die Synchronisierung funktioniert einfach nicht sicher zufriedenstellend.

Hat jemand eine Idee warum das nicht geht und wie man sonst machen muss??

Liebe Grüße
Christian

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Printed on: April 13, 2024 at 13:04 o'clock

Member: anteNope
anteNope Aug 19, 2023 at 13:17:10 (UTC)
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Hi,
übliches Problem mit Outlook und IMAP; funktioniert total unzuverlässig und die Sync geht irgendwann flöten und man steht vor inkonsistenten Datenbeständen auf Server und lokal.
Dazu noch Strato ... mit deren Mail-Servern habe ich schon so einige Erfahrungen sammeln dürfen.

Es gibt Hoster bei denen funktioniert IMAP im Zusammenspiel mit Thunderbird nahezu perfekt.

Wenn ihr aber Outlook wollt, nimmt man besser O365. Das funktioniert dann auch zuverlässig ...
Mitglied: 7907292512
7907292512 Aug 19, 2023 at 13:18:48 (UTC)
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Zitat von @anteNope:
Wenn ihr aber Outlook wollt, nimmt man besser O365. Das funktioniert dann auch zuverlässig ...
Hust 😂, wenn man dann mal eine Version von Outlook "ohne" einen der diversen Bugs erwischt hat, das ist ja mittlerweile wie russisch Roulette 🎰.
Member: anteNope
anteNope Aug 19, 2023 at 13:19:56 (UTC)
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Zitat von @7907292512:
Hust 😂, wenn man dann mal eine Version von Outlook "ohne" einen der diversen Bugs erwischt hat, das ist ja mittlerweile wie russisch Roulette 🎰.

True! Aber die Synchronisation funktioniert. Wer braucht schon eine funktionierende Suche oder Signaturen? 🤣
Member: kontext
kontext Aug 19, 2023 at 13:31:25 (UTC)
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Hi Christian,

Von mir würde es auch ein +1 für einen Exhange Online oder Microsoft365 geben.

Ansonsten kannst du nur versuchen, das Problem ein wenig einzugrenzen.
Sprich: Mail in einen Unterordner verschieben und dann im Webmail prüfen ob die Aktion durchgeführt wurde. Wenn die Änderungen nicht zurückgesynct werden, können es die anderen Clients nicht verarbeiten.

Wenn das Funktioniert, das gleiche Prozedere bei einem anderen Client testen und auch kontrollieren ob bei allen Clients wirklich alle Ordner (samt Unterordner) synchronisiert werden.

Wobei Problemlos wird es wohl nie werden.

Grüße
@kontext
Member: MysticFoxDE
MysticFoxDE Aug 19, 2023 at 14:54:41 (UTC)
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Moin Christian,

Hat jemand eine Idee ... wie man sonst machen muss??

ja, am besten über ein DMS, den ein E-Mail Postfach ist und war noch nie eine gute Idee für eine zentrale Datenablage gewesen.

Schau dir mal ELO an, das ist von den Kosten sehr überschaubar und funktioniert 1A. 😉

https://www.elooffice-shop.com/de-de/vollversion

Gruss Alex
Member: anfass
anfass Aug 19, 2023 at 15:32:08 (UTC)
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Hi,
prinzipiell sollte das gehen. Hat ja auch den Vorteil, dass man mit einem Standard-Client (Outlook) darauf zugreifen kann.
Fragen:
- Wieviele Mails sind das mittlerweile?
- Wart ihr schon immer bei Strato? Leider sind die massenhoster nicht gerade so empfehlenswert, wenn man einen zentralen Dienst wie Email (ihr hängt da ja schon von ab) beim lowtec-Anbieter hostet.
Vielleicht mal andere Anbieter anschauen
https://mailbox.org/de/produkte#e-mail-postfach

LG Andreas
Member: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer Aug 20, 2023 at 10:47:26 (UTC)
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Zitat von @anteNope:

Es gibt Hoster bei denen funktioniert IMAP im Zusammenspiel mit Thunderbird nahezu perfekt.

Total perfect funktioniert es mit einem lokal aufgesetzten dovecot oder mailstore. face-smile

Wenn ihr aber Outlook wollt, nimmt man besser O365. Das funktioniert dann auch zuverlässig ...

Du beliebtest einen Scherz zu machen? *lach* face-smile

lks
Member: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer Aug 20, 2023 at 10:55:56 (UTC)
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Moin,

Das Problem mit extern gehosteten Mails ist daß soowhl der Serve rder Hoster las auch die Verbindung dahin latenzen aufweisen und bei sehr vielen Mails (Im Bereich hunderttausender Mails) die Snchronisation sehr viel zeit brauch tund bei Störungen sie von vorne losgeht. Bei Outlook hat man dazu die üblichen Probleme,. die Outlook halt mit IMAp hat. Bei Thunderbird kommt es noch darauf an, ob man das mbox. oder maildir-Format nutzt. beim mbox-format gibt es öfters Probleme bei sehr großen Mailordern, weil thunderbird temporäre Dateien (nstmp) erzeugt. und diese ggf. stehenbleiben, wenn die Synchronisation gestört wird. Daher sollte man, wenn wirklich große Mailboxen verwenden werden, Thunderbird mit dem Maildir-Format und nicht mit mbox nutzen.

Ich habe diese Problematik bei mehreren Kunden dadruch gelöst, daß ich lokale einem Mail-Server aufgesetzt habe (Mailstore oder dovecot auf debian) auf dem dann die Kunden Ihre Mails "archivieren" können. Seitdem haben die auch keien Snchronisationsprobleme mehr.

lks
Member: NordicMike
NordicMike Aug 21, 2023 at 08:59:58 (UTC)
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Mit einem lokalen IMAP Server funktioniert die Synchronization mit Outlook einigermaßen Zuverlässig. Der Administrationsaufwand ist zwar auch nicht ganz fehlerfrei, aber bei so wenigen Benutzern noch im machbaren Rahmen.

Also wird es am Strato IMAP liegen, wenn es sich so übel anhört.

Zusätzlich hat Outlook die blöde Eigenschaft nach dem Passwort zu fragen, wenn eine Verbindung zum IMAP Server aus welchen Gründen auch immer unterbrochen wurde z.B. der Anwender wechselt gerade das WLAN oder hat seinen Klapprechner an einem Ort zugeklappt und einem anderen Ort wieder aufgeklappt. Das Fiese dabei ist, dass, auch, wenn es für das Konto "info@domain.de" ist, der Benutzername des Anwenders in der Passwortmaske schon vorgeschlagen wird. Also gibt der Anwender für das fremde Konto sein eigenes Passwort ein, was natürlich nicht klappt. Das versucht er ein paar mal und das Konto ist kurzzeitig gesperrt - für alle Anwender.

Ein Nerd bekommt das noch gebacken, weil er darauf achtet, wenn er es einmal gesehen hat, ein normaler Anwender nicht, selbst nicht nach intensiver Einweisung.

Deshalb: Den kleinsten Administrationsaufwand hast du (am stabilsten läuft es) mit M365 Konten und Exchange Online. Steck das Geld für Strato lieber zu Microsoft.
Member: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer Aug 21, 2023 at 09:16:23 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:

Deshalb: Den kleinsten Administrationsaufwand hast du (am stabilsten läuft es) mit M365 Konten und Exchange Online. Steck das Geld für Strato lieber zu Microsoft.

Du machst da aber sehr deftige Scherze. Du solltest da (sichtbare) ironietags dran machen, damit die Leute das nicht für bare Münze nehmen.

lks

PS: Man sollte sich im klaren sein, daß man mit so einer Aktion alle seine Daten den Chinesen und Nordkoreanern überläßt.
Member: NordicMike
NordicMike Aug 21, 2023 at 10:48:41 (UTC)
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Wenn man danach geht darf man gar nichts mehr verwenden. Der Faktor Mensch sorgt für den Rest. Seitenschneider ans Netzwerkkabel, aber selbst da gibt es Risiken.
Member: anfass
anfass Aug 21, 2023 at 11:19:36 (UTC)
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Bashing von Cloud-Providern wird immer gerne gemacht. MS läuft gut, ist aber halt auch echt teuer.

Bzgl. Thunderbird - hier ist noch mal der Link zur Umstellung. Da geht es aber eher um das Abspeichern der Mails. Habe Kunden, die mit 10000 Emails in der Inbox sich das Leben schwer machen, müssen die aber selber wissen.

Strato ist halt ein Massenhoster, und dementsprechend sind auch die Mailkonten auf einem großen Server, da kann es u.U. zu Sync-Problemen kommen.

Eigenen Mailserver betreiben, klingt nett, aber ... da muss man jemanden haben der das aufsetzt und betreut.
Da kommt ja noch ein Rattenschwanz an Sachen hinterher. Für fünf Nutzer rechnet sich das nicht wirklich.

Wie schon geschrieben, ich würde mir mailbox.org anschauen, DSGVO konform, läuft stabil und hat auch ein schönes Webinterface. Und man kann natürlich auch mit Outlook zugreifen. Und die würden einem auch helfen, wenn es zu Sync Problemen kommt.
Member: NordicMike
NordicMike Aug 21, 2023 at 11:47:15 (UTC)
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So teuer finde ich MS gar nicht. Sie bieten sehr viel für 5 Euro im Monat, inkl Teams Konto, wo noch viele separat bezahlen und die getrennten Kalender in Kauf nehmen.

Wenn man noch bedenkt was der Mitarbeiter selbst kostet...

Man kann sich sicherlich noch 1-2 Euro sparen, nur lohnt sich das? Der Administrationsaufwand ist wo anders sicherlich höher. Den AD Sync möchte ich nicht mehr missen. Ja, ok, es sind mehr als 5 Mitarbeiter bei mir.
Member: anfass
anfass Aug 21, 2023 at 12:03:33 (UTC)
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Hm, 5,60 ist der Einsteigerpreis, geht aber schnell hoch auf 20,60 pro Mitarbeiter.
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/compare-all-micro ...

Aber wie gesagt - läuft stabil und zuverlässig. Und ob der Chinese oder Nordkoreaner da was potentiell lesen könnte, das ist ja eher akademisch.
Member: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer Aug 21, 2023 updated at 12:34:05 (UTC)
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Moin,

Ihr übersteht da was: MS hat es richtig verkackt und monatelang niemandem gesagt, daß sie es verkackt haben. Und als es aufgeflogen ist, weil ein Kunde es zufällig gemerkt hat, haben sie rumgedruckst und sind mit Ausflüchte gekommen, statt den Kunden die volle Wahrheit zu sagen.

Ich weiß ja nicht ihre drauf seid, aber spätestens jetzt sollte klar sein, daß man MS als Betreiber der Infrastruktur nicht trauen kann, selbst wenn man sich keine Sorgen um die Nordkoreaner in Ford Meade macht.

lks
Member: NordicMike
NordicMike Aug 21, 2023 at 13:31:28 (UTC)
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Dann darfst du aber auch keinem anderem System trauen. Da bleibst dann nichts mehr übrig. Aber dann bitte auch die Internetleitung vom Betrieb Abklemmen.
Member: ChristianDittrich
ChristianDittrich Aug 21, 2023 at 21:48:59 (UTC)
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Hallo, in solch kleinen Umgebungen setzen wir sehr gern Mailcow in Verbindung mit dem em-client ein. Funktioniert tadellos und sämtliche Daten bleiben in der eigenen Hand.