dimugi
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Exchange 2010 u. Outlook 365 senden als?

Es sollen über 20 Mailadresseb eingerichtet und von einer Person bearbeitet werdenm, d.h. sollen Mails empfangen und unter der Empfangs-Adresse auch beantwortet werden.

Nun möchte ich aber in Outlook des Mitarbeiters nicht über 20 Postfächer einrichten, es reicht dass er über eine Weiterleitung die Mails bekommt und unter der empfangenen Adresse anworten kann.

Mit der Weiterleitung ist das erst mal keine große Sache, die läßt sich im Postfach der jeweiligen Adresse unter Nachrichtenübermittlungseinstellungen -> Zustelloptionen hinterlegen und übersendet dann auch diese Adresse an den Weiterleitungsempfänger, der erkennen kann wohin die Mail ürsprünglich ging.

Nun wird es schwierig und dafür habe ich noch keine Lösung.

In Outlook gibt es zwar ein Feld das unter Optionen zusätzlich aktiviert werden kann, doch darüber lassen sich nur die in Outlook al weitere Postfächer intergrierten verwenden. Zwar kann man dann auch auf weitere Adressen gehen und eine Einfügen, doch die Versendeagresse bleibt die Hauptadresse des Postfachs.

In Echange 365 sollen nun auch Alias-Adressen zum versenden möglich sein, soweit ist die Firma aber noch nicht, dass soll in wenigen Wochen erfolgen.
Bis dahin brauche ich eine Gangbar Lösung für den Mitarbeiter.

Ich werde ihm erst einmal vorschlagen die Mails via OWA zu beantworten und nur zusätzlich in Outlook weitergeleitet zu bekommen, eine Lösung mit Outlook wäre mir aber lieber.

Es stellt kein Problem dar über 20 Postfächer einzurichten, es geht nur um das Handling damit, welches am besten von einem Punkt getätigt werden sollte und vielleicht geht da was mit Exchange 2010 und Outlook 365,

Hat da jemand einen Lösungsansatz oder gar eine Lösung?

Vielen Dank schon mal für Euer Interesse, Zeit und Hilfe!

Liebe Grüße

Dirk Müller (dimugi)

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Ausgedruckt am: 06.10.2022 um 23:10 Uhr

Mitglied: Doskias
Doskias 10.01.2022 um 15:45:11 Uhr
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Moin
Zitat von @dimugi:
Mit der Weiterleitung ist das erst mal keine große Sache, die lässt sich im Postfach der jeweiligen Adresse unter Nachrichtenübermittlungseinstellungen -> Zustelloptionen hinterlegen und übersendet dann auch diese Adresse an den Weiterleitungsempfänger, der erkennen kann wohin die Mail ursprünglich ging.
ok
Nun wird es schwierig und dafür habe ich noch keine Lösung.
Wieso?
In Exchange 365 sollen nun auch Alias-Adressen zum versenden möglich sein, soweit ist die Firma aber noch nicht, dass soll in wenigen Wochen erfolgen.
Bis dahin brauche ich eine Gangbar Lösung für den Mitarbeiter.
Mein Exchange hat die Option "Senden Als" erlauben, aber dann halt auch mit den üblichen Problematiken wie "Im Auftrag von gesendet". Dann kann er unter der Adresse antworten, muss sie aber händisch unter "von" bei sich eingeben. Alternative wäre noch ein Funktionspostfach, aber das muss dann ja händisch einmalig eingerichtet werden und wird als "normaler" User behandelt.

Ich werde ihm erst einmal vorschlagen die Mails via OWA zu beantworten und nur zusätzlich in Outlook weitergeleitet zu bekommen, eine Lösung mit Outlook wäre mir aber lieber.
20 Postfächer in OWA zu beantworten ist aber auch schon eine Herausforderung.

Es stellt kein Problem dar über 20 Postfächer einzurichten, es geht nur um das Handling damit, welches am besten von einem Punkt getätigt werden sollte [...]
Ist es denn wirklich nötig, dass er 20 Postfächer hat und auch im entsprechenden Namen zurück schreibt? Finde ich bei einem Mitarbeiter ziemlich viel und ggf. unnötig. Das sollte in meinen Augen noch einmal überdacht werden ohne tiefere Details zu kennen. kann sicherlich die einzige Lösung sein, aber finde ich halt irritierend.

>und vielleicht geht da was mit Exchange 2010 und Outlook 365,
An der Stelle: Exchange 2010 erstmal ablösen, weil out of Support. Meine Beschreibung bezieht sich auf Exchange 2016.

Hat da jemand einen Lösungsansatz oder gar eine Lösung?
1. Ansatz: nicht supportete Software (Exchange 2010) los werden. Auch aus Gründen der DSGVO immer gut.

Gruß
Doskias
Mitglied: dimugi
dimugi 10.01.2022 um 16:30:58 Uhr
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Der MItarbeiter ist mit den damit zusammenhängenden Arbeiten betraut worden und der einzige der das macht.
Die Ansichten der Geschäftsleitung gehen da häufig seltsame Wege.

Auch ich verstehe nicht weshalb es für jedes Projekt ein eigenes Postfach gaben muß, habe das nur irgendwi umzusetzen.

Es werden da je Postfach kaum Mails kommen, so sollte es eventuell reichen nur zu erfahren dass Mails an ein und an welches Postfach gekommen sind. OWA kann dann zum verseden genommen werden. Klar ist das nicht schön und alles andere als genial, es ist halt eine Lösung zur Not.

Es soll auf Exchange 365 umgestellt werden, dazu samle ich im Moment Informationen und hole mir Support von Microsoft, der Telekom und einem weiteren Anbieter. Es wird nicht einfach ein bestehendes System zu wechslen, gerade da der Chef ständig hinter einem steh und die Mails ab besten keine Sekunde ausfallen, sonst hätte ich es längst gemacht.

Bei der Telekom laufen drei Domänen unter einer IP-Adresse auf und es gibt eine Weiterleitung zum internen Server der Firma. Wird der Server umgestellt, sollte jeder Schritt vorher klar sein, so dass ein Aufall nur sehr kurz ausfällt.
Mitglied: DivideByZero
DivideByZero 10.01.2022 um 18:30:51 Uhr
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Hallo dimugi,

da es sich ja offensichtlich nur um eine temporäre Lösung handeln soll, würde ich, bis zur endgültigen Lösung einfach statt Outlook Thunderbird nehmen, dort sämtliche Postfächer einbinden und dann mit gruppierten Ordnern arbeiten, also:

So ändern Sie lediglich die Darstellung der Ordner

Rufen Sie das Menü Ansicht auf.
Wählen Sie dort die Einstellung Ordner – Gruppiert aus

Gruppierte Ordner aktivieren
So aktivieren Sie Ansicht der Gruppierte Ordner.

Mit der Umstellung auf Gruppiert fasst Ihnen Thunderbird die Ordner thematisch zusammen. Es werden also zum Beispiel alle Posteingänge, alle Entwurfsordner oder die Ordner für gesendete Nachrichten gebündelt dargestellt.


Geht man dann auf den gruppierten Ordner "Posteingang", werden sämtliche eingehenden Mails angezeigt. Wenn man nun antwortet, wird jeweils als Absenderadresse die Empfangsadresse genutzt.
Also Mail ging an projekt1@domain.de: bei Antwort ist projekt1@domain.de als Absender voreingestellt.
Also Mail ging an projekt2@domain.de: bei Antwort ist projekt2@domain.de als Absender voreingestellt.

Soll mit einem anderen Absender geantwortet werden, ist das in Thunderbird nur ein Klick auf den "Von"-Bereich, hier können alle eingerichteten Postfächer als Absender ausgewählt werden.

Deutlich eleganter als in Outlook und auch bei sehr vielen Postfächern zu benutzen.

Eine andere Variante ist ein virtueller Ordner, hier wird im Grunde ein Suchergebnis angezeigt, so dass bestimmte Suchkriterien genutzt werden können (nur Mails der letzten 10 Tage etc.): Gemeinsamer Posteingang als virtueller Ordner

Viele Grüße

DividyByZero
Mitglied: mbehrens
mbehrens 10.01.2022 um 20:46:32 Uhr
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Zitat von @dimugi:

Es stellt kein Problem dar über 20 Postfächer einzurichten, es geht nur um das Handling damit, welches am besten von einem Punkt getätigt werden sollte und vielleicht geht da was mit Exchange 2010 und Outlook 365,

Das könnte durchaus ein Problem werden. Die Dokumentation sagt:

Microsoft 365 Apps for enterprise, Exchange 2010 SP3, not supported
Mitglied: Doskias
Doskias 11.01.2022 um 07:55:57 Uhr
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Moin

Zitat von @DivideByZero:
Hallo dimugi,
da es sich ja offensichtlich nur um eine temporäre Lösung handeln soll,
Temporäre Lösungen in der IT halten im Regelfall 10 bis 15 Jahre, weil "es mit der temporären Lösung" ja läuft.

würde ich, bis zur endgültigen Lösung einfach statt Outlook Thunderbird nehmen, dort sämtliche Postfächer einbinden
Wo ist da jetzt der unterschied zu Outlook? Auch im Thunderbird musst du die 20 Postfächer per Hand einrichten.
Wenn man nun antwortet, wird jeweils als Absenderadresse die Empfangsadresse genutzt.
Also Mail ging an projekt1@domain.de: bei Antwort ist projekt1@domain.de als Absender voreingestellt.
Also Mail ging an projekt2@domain.de: bei Antwort ist projekt2@domain.de als Absender voreingestellt.
Das kann Outlook genau so, wenn du die 20 Postfächer eingerichtet hast. Ob der MA nun unter Projekt1 oder Projekt2 senden darf ist keine Eisntellung von Outlook/Thunderbird sondern eine Einstellung des Exchange-Servers

Soll mit einem anderen Absender geantwortet werden, ist das in Thunderbird nur ein Klick auf den "Von"-Bereich, hier können alle eingerichteten Postfächer als Absender ausgewählt werden.
Auch kein unterschied zu Outlook.

Deutlich eleganter als in Outlook und auch bei sehr vielen Postfächern zu benutzen.
Höchstens auf Grund der von dir genannten gruppierten Ordneransicht, aber das ist Interpretationssache. ich habe zum Beispiel auch verschiedene Postfächer und finde es grade gut, dass ich im Outlook Posteingang - Mail1@Domain, Posteingang - Mail2@Domain, Posteingang - Mail3@Domain, usw. untereinander stehen habe und bei jedem einzelnen Postfach sehe, wie viele ungelesene Mails dort drin sind.

Aber egal welche Client der User hat. Auch bei der Lösung mit Thunderbird muss es im Exchange einen separaten User geben, den du dann dem Konto hinzufügst, damit du damit senden kannst. Die oben eingerichtete Option, dass die Mails der Projektpostfächer an den User weitergeleitet werden, der dann im Namen des Projektpostfaches antwortet, wird auch mit Thunderbird als Mailclient nicht funktionieren, da der Exchange bei der vorliegenden (hier beschriebenen) Konfiguration die Mail ablehnt, egal von wo sie kommt.

Mein Vorschlag also nochmal:
1. komplett neuen User im AD einrichten für das Projekt
2. Den neuen User als zusätzliches Postfächer "händisch" beim Mitarbeiter einbinden (dauert 1 Minute)
3. für alle Postfächer wiederholen

Hat den Vorteil, dass du jederzeit einen weiteren Mitarbeiter hinzunehmen kannst ohne viel an der Struktur zu ändern. Jede andere Frickelei wird dir spätestens dann auf die Füße fallen, wenn der Mitarbeiter der die 20 Projekte betreut ausfällt und du es auf einmal auf 4 seiner Kollegen verteilen musst.

Zitat von @mbehrens:
Zitat von @dimugi:
Es stellt kein Problem dar über 20 Postfächer einzurichten, es geht nur um das Handling damit, welches am besten von einem Punkt getätigt werden sollte und vielleicht geht da was mit Exchange 2010 und Outlook 365,

Das könnte durchaus ein Problem werden. Die Dokumentation sagt:
Microsoft 365 Apps for enterprise, Exchange 2010 SP3, not supported

Wie ich schon empfahl: OoS Exchange ablösen, dann geht's auch mit M365 face-wink

Gruß
Doskias
Mitglied: DivideByZero
DivideByZero 11.01.2022 um 11:33:04 Uhr
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Guten Morgen,

Deutlich eleganter als in Outlook und auch bei sehr vielen Postfächern zu benutzen.
Höchstens auf Grund der von dir genannten gruppierten Ordneransicht, aber das ist Interpretationssache.
Ja natürlich, darum ging es dem Fragensteller doch, dass er eine Übersicht erhält. Sein Ursprungsanliegen, dass keine lange Postfächerliste da ist, geht halt nicht, aber so hat er alles kumuliert. Ebenso klar, dass er einmal alles einrichten muss, doch danach reicht bei Thunderbird auch das simple Kopieren des Profils, falls es in den nächsten Wochen noch einmal zu einer anderen Person / auf einen anderen Rechner muss.
Alles unter der Prämisse, dass "in einigen Wochen" dann sowieso ein Umstieg auf MS365 erfolgen soll.

ich habe zum Beispiel auch verschiedene Postfächer und finde es grade gut, dass ich im Outlook Posteingang - Mail1@Domain, Posteingang - Mail2@Domain, Posteingang - Mail3@Domain, usw. untereinander stehen habe und bei jedem einzelnen Postfach sehe, wie viele ungelesene Mails dort drin sind.
Da sind wir gar nicht weit auseinander face-smile So handhabe ich selbst es auch, entspricht aus Deinen Gründen meiner Präferenz. Persönlich mag ich den globalen Posteingang gerade nicht, er passt aber zum angefragten Szenario.

Aber egal welche Client der User hat. Auch bei der Lösung mit Thunderbird muss es im Exchange einen separaten User geben, den du dann dem Konto hinzufügst, damit du damit senden kannst. Die oben eingerichtete Option, dass die Mails der Projektpostfächer an den User weitergeleitet werden, der dann im Namen des Projektpostfaches antwortet, wird auch mit Thunderbird als Mailclient nicht funktionieren, da der Exchange bei der vorliegenden (hier beschriebenen) Konfiguration die Mail ablehnt, egal von wo sie kommt.
Selbstverständlich. Eine Lösung genau so, wie es der Fragensteller will, gibt es bei der gegebenen Technik halt nicht.

Mein Vorschlag also nochmal:
1. komplett neuen User im AD einrichten für das Projekt
2. Den neuen User als zusätzliches Postfächer "händisch" beim Mitarbeiter einbinden (dauert 1 Minute)
3. für alle Postfächer wiederholen
Fehlt halt der gemeinsame Posteingang.

Grüße

DividyByZero
Mitglied: Doskias
Doskias 11.01.2022 um 12:08:20 Uhr
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Zitat von @DivideByZero:
Deutlich eleganter als in Outlook und auch bei sehr vielen Postfächern zu benutzen.
Höchstens auf Grund der von dir genannten gruppierten Ordneransicht, aber das ist Interpretationssache.
Ja natürlich, darum ging es dem Fragensteller doch, dass er eine Übersicht erhält. Sein Ursprungsanliegen, dass keine lange Postfächerliste da ist, geht halt nicht, aber so hat er alles kumuliert.
Stimmt. Das von einem Punkt hatte ich überlesen.
Alles unter der Prämisse, dass "in einigen Wochen" dann sowieso ein Umstieg auf MS365 erfolgen soll.
Was mit Exchange 2010 nicht supportet wird. face-wink

ich habe zum Beispiel auch verschiedene Postfächer und finde es grade gut, dass ich im Outlook Posteingang - Mail1@Domain, Posteingang - Mail2@Domain, Posteingang - Mail3@Domain, usw. untereinander stehen habe und bei jedem einzelnen Postfach sehe, wie viele ungelesene Mails dort drin sind.
Da sind wir gar nicht weit auseinander face-smile So handhabe ich selbst es auch, entspricht aus Deinen Gründen meiner Präferenz. Persönlich mag ich den globalen Posteingang gerade nicht, er passt aber zum angefragten Szenario.
Stimmt. Aber wir sind beide lange genug hier um zu wissen, dass die Anfragen zu beantworten nicht unbedingt das Beste ist face-wink. Ich meine ich würde 20 Ordner in den Favoriten besser finde um zu sehen bei welchen Projekt eine ungelesen E-Mail wartet, anstatt in der Übersicht zu sehen, dass es insgesamt 5 E-Mails in allen Projekten sind. Zumal ich davon ausgehe, dass nicht alle Projekte die gleiche Priorität haben. Die Priorität hab ich bei mir mit der Reihenfolge in den Favoriten abgebildet.

Gruß
Doskias