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IT Services präsentieren und kommunizieren
Hallo zusammen,
ich arbeite derzeit an einem internen Projekt im Bereich IT in unserer Firma (ca. 70 MA)
Ich versuche aktuell alle Tools/Lizenzen für Anwendungen, die durch verschiedene Teams genutzt werden zu bündeln, verschlankern und einheitlich aufzusetzen. In diesem Zuge kam mir auch die Idee unsere IT Abteilung (die sehr klein) ist innerhalb des Unternehmens sichtbarer zu machen und unsere Angebote und Services transparent und niedrigschwellig anzubieten und zu erkennen geben.
Wir haben das Problem, dass viele Dienstleistungen, also Softwarelösungen und Hardware (Multimedia Zubehör) die wir haben und anbieten könnten, unter den MitarbertInnen nicht bekannt ist.
Wie geht Ihr damit um, oder hat jemand ein ähnlich gelagertes Problem / Anliegen? Würde mich über einen Austausch freuen.
Mir schwebt etwas vor, wie eine Übersicht über das was verfügbar ist, also Software-Anwendungen und Hardware (bspw. ausleihbare iPads, etc.). Wie kommuniziert man so etwas?
Es sollt o gestaltet sein, dass es ansprechend und einfach ist ist. Ich habe Angst, dass es bei einer einfachen PDF wieder im Unternehmen untergeht.
Vielleicht hat jemand Ideen.
Beste Grüße
ich arbeite derzeit an einem internen Projekt im Bereich IT in unserer Firma (ca. 70 MA)
Ich versuche aktuell alle Tools/Lizenzen für Anwendungen, die durch verschiedene Teams genutzt werden zu bündeln, verschlankern und einheitlich aufzusetzen. In diesem Zuge kam mir auch die Idee unsere IT Abteilung (die sehr klein) ist innerhalb des Unternehmens sichtbarer zu machen und unsere Angebote und Services transparent und niedrigschwellig anzubieten und zu erkennen geben.
Wir haben das Problem, dass viele Dienstleistungen, also Softwarelösungen und Hardware (Multimedia Zubehör) die wir haben und anbieten könnten, unter den MitarbertInnen nicht bekannt ist.
Wie geht Ihr damit um, oder hat jemand ein ähnlich gelagertes Problem / Anliegen? Würde mich über einen Austausch freuen.
Mir schwebt etwas vor, wie eine Übersicht über das was verfügbar ist, also Software-Anwendungen und Hardware (bspw. ausleihbare iPads, etc.). Wie kommuniziert man so etwas?
Es sollt o gestaltet sein, dass es ansprechend und einfach ist ist. Ich habe Angst, dass es bei einer einfachen PDF wieder im Unternehmen untergeht.
Vielleicht hat jemand Ideen.
Beste Grüße
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9 Kommentare
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Es gibt auch eine sog. "Schatten-IT". Das sind dann Tools oder gar Prozesse, die von den MItarbeiterInnen irgendwann einmal selbst geschaffen wurden und die von den typschen IT-Admins nicht verwaltet werden.
Dabei kann es sich z.B. um Tools handeln, die die MitarbeiterInnen selbst gekauft haben oder (der Klassiker) um die supergepimpte Excel-Anwendung.
Die Schatten-IT muss nicht unbedingt schlecht sein. Die guten Lösungen haben das gleiche "Marketing-Problem" wie beim Beitragsersteller erwähnt: wie sage ich es den Kolleginnen und Kollegen, dass da Prozesse und Tools vorhanden sind, die darauf warten genutzt zu werden?
Lösung 1:
Wenn es ein Wiki im Betrieb gibt oder eine zentrale Intranet-Seite: perfekt. Dann kann man dort zentral und spätestens alle 2 Wochen so etwas wie einen Blog-Beitrag erstellen. Den Beitrag oder die Webseite sollte man regelmäßig aktualisieren, damit man die anderen zumindest aus Neugierde darauf stossen kann.
Lösung 2:
Wenn es sonst keine Möglichkeit gibt: alle 14 Tage oder einmal im Monat eine "Mail an alle" verfassen. Titel "Neues aus der IT-Abteilung". Oder so ähnlich. Und darin immer wieder andere Dienste und Tools vorstellen. Die Mail nicht zu häufig raussenden (damit die anderen die Mails nicht automatisch unter "Gähn!" ablegen. Aber auch nicht zu selten, damit die angebotenen Lösungen nicht in Vergessenheit geraten.
Dabei kann es sich z.B. um Tools handeln, die die MitarbeiterInnen selbst gekauft haben oder (der Klassiker) um die supergepimpte Excel-Anwendung.
Die Schatten-IT muss nicht unbedingt schlecht sein. Die guten Lösungen haben das gleiche "Marketing-Problem" wie beim Beitragsersteller erwähnt: wie sage ich es den Kolleginnen und Kollegen, dass da Prozesse und Tools vorhanden sind, die darauf warten genutzt zu werden?
Lösung 1:
Wenn es ein Wiki im Betrieb gibt oder eine zentrale Intranet-Seite: perfekt. Dann kann man dort zentral und spätestens alle 2 Wochen so etwas wie einen Blog-Beitrag erstellen. Den Beitrag oder die Webseite sollte man regelmäßig aktualisieren, damit man die anderen zumindest aus Neugierde darauf stossen kann.
Lösung 2:
Wenn es sonst keine Möglichkeit gibt: alle 14 Tage oder einmal im Monat eine "Mail an alle" verfassen. Titel "Neues aus der IT-Abteilung". Oder so ähnlich. Und darin immer wieder andere Dienste und Tools vorstellen. Die Mail nicht zu häufig raussenden (damit die anderen die Mails nicht automatisch unter "Gähn!" ablegen. Aber auch nicht zu selten, damit die angebotenen Lösungen nicht in Vergessenheit geraten.
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Nicht gesehen werden ist doch schön oder nicht? 
Geht einen zumindest keiner auf die Nerven.
Alle ist eine schlechte Idee. Wir machen mal 3 Std. Urlaub und schulen die Leute... Manche verstehen soviel von Computern wie 3 m Feldweg.
Denke es wäre sinnvoll es nach OUs aufzuteilen. Dann Leitungen und Keyuser mit rein. Auch wenn es flach Hierachien gibt, fällt einen sowas sonst auf die Füsse. Sonderlocken kann man einfach abschneiden. Ist halt dann einfach wenn der Abteilungsleiter mitzieht- wie: Muss das wirklich sein? Das ist schon die halbe Miete.
Kommt auch drauf an wie lange ihr jetzt schon in der IT seid. Manchmal wird man nicht gesehen, da die Vorgänger schlichtweg grottig waren. Es kein Vertrauen mehr gibt. Das sollte man auch mal ausloten. Wo man steht ....
PS: Zur richtigen Schatten-IT gehören auch Schatten-Admins. Haben hier auch welche, die grundsätzlich andere Aufgaben haben, aber vor Jahren mal MCSA gemacht haben
1. Wo stehen wir? Sind wir gut? Selbstwahrnehumg vs. Realität
2. Vertrauen da oder nicht? Grottige Kollegen/ alte IT Abt etc.
3. Wer hat das Sagen? Abteilungsleiter/ Keyuser heran holen/ aufstellen.
4. Wie mit Ausreißern, die seit 300 J das gleiche tun und fast schon in Rente sind, umgehen? Müssen wir - IT - damit umgehen? Abteilungsleiter?
Geht einen zumindest keiner auf die Nerven.Alle ist eine schlechte Idee. Wir machen mal 3 Std. Urlaub und schulen die Leute... Manche verstehen soviel von Computern wie 3 m Feldweg.
Denke es wäre sinnvoll es nach OUs aufzuteilen. Dann Leitungen und Keyuser mit rein. Auch wenn es flach Hierachien gibt, fällt einen sowas sonst auf die Füsse. Sonderlocken kann man einfach abschneiden. Ist halt dann einfach wenn der Abteilungsleiter mitzieht- wie: Muss das wirklich sein? Das ist schon die halbe Miete.
Kommt auch drauf an wie lange ihr jetzt schon in der IT seid. Manchmal wird man nicht gesehen, da die Vorgänger schlichtweg grottig waren. Es kein Vertrauen mehr gibt. Das sollte man auch mal ausloten. Wo man steht ....
PS: Zur richtigen Schatten-IT gehören auch Schatten-Admins. Haben hier auch welche, die grundsätzlich andere Aufgaben haben, aber vor Jahren mal MCSA gemacht haben
1. Wo stehen wir? Sind wir gut? Selbstwahrnehumg vs. Realität
2. Vertrauen da oder nicht? Grottige Kollegen/ alte IT Abt etc.
3. Wer hat das Sagen? Abteilungsleiter/ Keyuser heran holen/ aufstellen.
4. Wie mit Ausreißern, die seit 300 J das gleiche tun und fast schon in Rente sind, umgehen? Müssen wir - IT - damit umgehen? Abteilungsleiter?
Grüße ech!
So isses, und beschriebt die Problematik wohl in der Gänze.
E-Mails würde ich gerne vermeiden, da es soviele sind, die rumgehen und bei der IT tatsächlich nur auf wichtige Ereignisse hinweise. 8Rollouts, Warnungen, etc.)
Intranet / Wiki wäre natürlich super. Eine Art in die RIhtung wäre die Einrichtung eines Teams-Kanals. (wir nutzen MS Teams. Hier wäre ein Kanal mit neues aus der IT denkbar. Zumindest könnte man Neuerungen, Tools etc vorstellen und Dokumente beifügen. Allerdings ist der Aufbau nicht optimal. Aber eine Möglichkeit.
Danke für den Input.
@Crusher
Jemand noch Erfahrungen / Ideen wie es andere Organisationen lösen?
Danke für die Hinweise. Was ist OUs?
Ja die IT wird derzeit (technich, administariv von einem externen geamcht=. Das hat die Organisationen erkannt, dass es noch eine Zwischenschanier geben muss. Dh. ich organsiere die von der IT- und Schatten IT eingesetzten Anwednungen etc, und versuche aufzuräumen, vereinheitlichen und Insellösungen aufzulösen.
Die bisherige IT, die es so ja garnicht gibt, ist was die Transparenz und kommunikation angeht auf Null. Weshalb jeder MA oder Abteilung nach eigenen Lösungen such und nicht an die IT herantritt,.
Zitat von @137960:
Es gibt auch eine sog. "Schatten-IT". Das sind dann Tools oder gar Prozesse, die von den MItarbeiterInnen irgendwann einmal selbst geschaffen wurden und die von den typschen IT-Admins nicht verwaltet werden.
Dabei kann es sich z.B. um Tools handeln, die die MitarbeiterInnen selbst gekauft haben oder (der Klassiker) um die supergepimpte Excel-Anwendung.
Die Schatten-IT muss nicht unbedingt schlecht sein. Die guten Lösungen haben das gleiche "Marketing-Problem" wie beim Beitragsersteller erwähnt: wie sage ich es den Kolleginnen und Kollegen, dass da Prozesse und Tools vorhanden sind, die darauf warten genutzt zu werden?
Lösung 1:
Wenn es ein Wiki im Betrieb gibt oder eine zentrale Intranet-Seite: perfekt. Dann kann man dort zentral und spätestens alle 2 Wochen so etwas wie einen Blog-Beitrag erstellen. Den Beitrag oder die Webseite sollte man regelmäßig aktualisieren, damit man die anderen zumindest aus Neugierde darauf stossen kann.
Lösung 2:
Wenn es sonst keine Möglichkeit gibt: alle 14 Tage oder einmal im Monat eine "Mail an alle" verfassen. Titel "Neues aus der IT-Abteilung". Oder so ähnlich. Und darin immer wieder andere Dienste und Tools vorstellen. Die Mail nicht zu häufig raussenden (damit die anderen die Mails nicht automatisch unter "Gähn!" ablegen. Aber auch nicht zu selten, damit die angebotenen Lösungen nicht in Vergessenheit geraten.
Es gibt auch eine sog. "Schatten-IT". Das sind dann Tools oder gar Prozesse, die von den MItarbeiterInnen irgendwann einmal selbst geschaffen wurden und die von den typschen IT-Admins nicht verwaltet werden.
Dabei kann es sich z.B. um Tools handeln, die die MitarbeiterInnen selbst gekauft haben oder (der Klassiker) um die supergepimpte Excel-Anwendung.
Die Schatten-IT muss nicht unbedingt schlecht sein. Die guten Lösungen haben das gleiche "Marketing-Problem" wie beim Beitragsersteller erwähnt: wie sage ich es den Kolleginnen und Kollegen, dass da Prozesse und Tools vorhanden sind, die darauf warten genutzt zu werden?
Lösung 1:
Wenn es ein Wiki im Betrieb gibt oder eine zentrale Intranet-Seite: perfekt. Dann kann man dort zentral und spätestens alle 2 Wochen so etwas wie einen Blog-Beitrag erstellen. Den Beitrag oder die Webseite sollte man regelmäßig aktualisieren, damit man die anderen zumindest aus Neugierde darauf stossen kann.
Lösung 2:
Wenn es sonst keine Möglichkeit gibt: alle 14 Tage oder einmal im Monat eine "Mail an alle" verfassen. Titel "Neues aus der IT-Abteilung". Oder so ähnlich. Und darin immer wieder andere Dienste und Tools vorstellen. Die Mail nicht zu häufig raussenden (damit die anderen die Mails nicht automatisch unter "Gähn!" ablegen. Aber auch nicht zu selten, damit die angebotenen Lösungen nicht in Vergessenheit geraten.
So isses, und beschriebt die Problematik wohl in der Gänze.
E-Mails würde ich gerne vermeiden, da es soviele sind, die rumgehen und bei der IT tatsächlich nur auf wichtige Ereignisse hinweise. 8Rollouts, Warnungen, etc.)
Intranet / Wiki wäre natürlich super. Eine Art in die RIhtung wäre die Einrichtung eines Teams-Kanals. (wir nutzen MS Teams. Hier wäre ein Kanal mit neues aus der IT denkbar. Zumindest könnte man Neuerungen, Tools etc vorstellen und Dokumente beifügen. Allerdings ist der Aufbau nicht optimal. Aber eine Möglichkeit.
Danke für den Input.
@Crusher
Jemand noch Erfahrungen / Ideen wie es andere Organisationen lösen?
Zitat von @Crusher79:
Nicht gesehen werden ist doch schön oder nicht? Geht einen zumindest keiner auf die Nerven.
Alle ist eine schlechte Idee. Wir machen mal 3 Std. Urlaub und schulen die Leute... Manche verstehen soviel von Computern wie 3 m Feldweg.
Denke es wäre sinnvoll es nach OUs aufzuteilen. Dann Leitungen und Keyuser mit rein. Auch wenn es flach Hierachien gibt, fällt einen sowas sonst auf die Füsse. Sonderlocken kann man einfach abschneiden. Ist halt dann einfach wenn der Abteilungsleiter mitzieht- wie: Muss das wirklich sein? Das ist schon die halbe Miete.
Kommt auch drauf an wie lange ihr jetzt schon in der IT seid. Manchmal wird man nicht gesehen, da die Vorgänger schlichtweg grottig waren. Es kein Vertrauen mehr gibt. Das sollte man auch mal ausloten. Wo man steht ....
PS: Zur richtigen Schatten-IT gehören auch Schatten-Admins. Haben hier auch welche, die grundsätzlich andere Aufgaben haben, aber vor Jahren mal MCSA gemacht haben
1. Wo stehen wir? Sind wir gut? Selbstwahrnehumg vs. Realität
2. Vertrauen da oder nicht? Grottige Kollegen/ alte IT Abt etc.
3. Wer hat das Sagen? Abteilungsleiter/ Keyuser heran holen/ aufstellen.
4. Wie mit Ausreißern, die seit 300 J das gleiche tun und fast schon in Rente sind, umgehen? Müssen wir - IT - damit umgehen? Abteilungsleiter?
Nicht gesehen werden ist doch schön oder nicht?
Geht einen zumindest keiner auf die Nerven.Alle ist eine schlechte Idee. Wir machen mal 3 Std. Urlaub und schulen die Leute... Manche verstehen soviel von Computern wie 3 m Feldweg.
Denke es wäre sinnvoll es nach OUs aufzuteilen. Dann Leitungen und Keyuser mit rein. Auch wenn es flach Hierachien gibt, fällt einen sowas sonst auf die Füsse. Sonderlocken kann man einfach abschneiden. Ist halt dann einfach wenn der Abteilungsleiter mitzieht- wie: Muss das wirklich sein? Das ist schon die halbe Miete.
Kommt auch drauf an wie lange ihr jetzt schon in der IT seid. Manchmal wird man nicht gesehen, da die Vorgänger schlichtweg grottig waren. Es kein Vertrauen mehr gibt. Das sollte man auch mal ausloten. Wo man steht ....
PS: Zur richtigen Schatten-IT gehören auch Schatten-Admins. Haben hier auch welche, die grundsätzlich andere Aufgaben haben, aber vor Jahren mal MCSA gemacht haben
1. Wo stehen wir? Sind wir gut? Selbstwahrnehumg vs. Realität
2. Vertrauen da oder nicht? Grottige Kollegen/ alte IT Abt etc.
3. Wer hat das Sagen? Abteilungsleiter/ Keyuser heran holen/ aufstellen.
4. Wie mit Ausreißern, die seit 300 J das gleiche tun und fast schon in Rente sind, umgehen? Müssen wir - IT - damit umgehen? Abteilungsleiter?
Danke für die Hinweise. Was ist OUs?
Ja die IT wird derzeit (technich, administariv von einem externen geamcht=. Das hat die Organisationen erkannt, dass es noch eine Zwischenschanier geben muss. Dh. ich organsiere die von der IT- und Schatten IT eingesetzten Anwednungen etc, und versuche aufzuräumen, vereinheitlichen und Insellösungen aufzulösen.
Die bisherige IT, die es so ja garnicht gibt, ist was die Transparenz und kommunikation angeht auf Null. Weshalb jeder MA oder Abteilung nach eigenen Lösungen such und nicht an die IT herantritt,.
Moin,
Sehr lobenswert.
Falscher Weg imho.
Das ist die Konsequenz aus dem falschen Weg.
Warum wissen die MA nichts von den Lösungen? Weil das nicht die Lösungen ihrer Probleme sind. Der richtige Weg ist: Die Abteilungen bzw. deren Leitungen definieren Rollen und Aufgaben. Sind die Aufgaben definiert, dann werden dafür Lösungen gefunden. Die Kommunikation, die Du vermisst, muss also genau andersherum verlaufen. Nicht die IT präsentiert einen Gemischtwarenladen, aus dem sich dann der MA die Lösung seines Problems aussuchen kann, sondern die Verantwortlichen stellen Anforderungen, die dann punktgenau von der IT erfüllt werden.
my 2 cents
Erik
Zitat von @Tafelrunde:
ich arbeite derzeit an einem internen Projekt im Bereich IT in unserer Firma (ca. 70 MA)
Ich versuche aktuell alle Tools/Lizenzen für Anwendungen, die durch verschiedene Teams genutzt werden zu bündeln, verschlankern und einheitlich aufzusetzen.
ich arbeite derzeit an einem internen Projekt im Bereich IT in unserer Firma (ca. 70 MA)
Ich versuche aktuell alle Tools/Lizenzen für Anwendungen, die durch verschiedene Teams genutzt werden zu bündeln, verschlankern und einheitlich aufzusetzen.
Sehr lobenswert.
In diesem Zuge kam mir auch die Idee unsere IT Abteilung (die sehr klein) ist innerhalb des Unternehmens sichtbarer zu machen und unsere Angebote und Services transparent und niedrigschwellig anzubieten und zu erkennen geben.
Falscher Weg imho.
Wir haben das Problem, dass viele Dienstleistungen, also Softwarelösungen und Hardware (Multimedia Zubehör) die wir haben und anbieten könnten, unter den MitarbertInnen nicht bekannt ist.
Das ist die Konsequenz aus dem falschen Weg.
Wie geht Ihr damit um, oder hat jemand ein ähnlich gelagertes Problem / Anliegen? Würde mich über einen Austausch freuen.
Mir schwebt etwas vor, wie eine Übersicht über das was verfügbar ist, also Software-Anwendungen und Hardware (bspw. ausleihbare iPads, etc.). Wie kommuniziert man so etwas?
Mir schwebt etwas vor, wie eine Übersicht über das was verfügbar ist, also Software-Anwendungen und Hardware (bspw. ausleihbare iPads, etc.). Wie kommuniziert man so etwas?
Warum wissen die MA nichts von den Lösungen? Weil das nicht die Lösungen ihrer Probleme sind. Der richtige Weg ist: Die Abteilungen bzw. deren Leitungen definieren Rollen und Aufgaben. Sind die Aufgaben definiert, dann werden dafür Lösungen gefunden. Die Kommunikation, die Du vermisst, muss also genau andersherum verlaufen. Nicht die IT präsentiert einen Gemischtwarenladen, aus dem sich dann der MA die Lösung seines Problems aussuchen kann, sondern die Verantwortlichen stellen Anforderungen, die dann punktgenau von der IT erfüllt werden.
my 2 cents
Erik
Die Kommunikation, die Du vermisst, muss also genau andersherum verlaufen. Nicht die IT präsentiert einen Gemischtwarenladen, aus dem sich dann der MA die Lösung seines Problems aussuchen kann, sondern die Verantwortlichen stellen Anforderungen, die dann punktgenau von der IT erfüllt werden.
my 2 cents
Erik
SO siehts aus, vll. verlaufen da zwei Stränge.
Die IT hat Angebote, die sollten schon nach außen kommuniziert werden bzw. der Prozess deutlich sein.
Beispiel: Jemand plant eine Online-Veranstaltungen. Statt eine einmalige Lizenz bei Anbieter Xy zu holen, wäre es toll, wenn es bekannt wäre, dass wir in der IT bereits einen guten Anbieter an der Hand haben, womöglich noch Lizenzen offen haben und alles Bereiche mit diesem einem Tool arbeiten.
Oder ein MA hat einen Außentermin, und weiß nicht das wir bei der IT 3-4 Top-Idas haben, die bislang kaum genutzt werden, da es viele nicht wissen. Und sobald das anspricht, sind alle (zunächst) erstmal interessiert und nutzen dann das Angebot.
Das was Du meinst ist aber ein sehr wichtiger Punkt Weshalb ich ich jetzt eine Art Dokument aufgesetzt habe mit konkreten Fragen (die die Anforderungen abklopfen soll). Diese würde ich gerne an die Leiter / alle MA teilen. Damit sobald eine Anwendung, Hardware oder mit Bezug zur IT geplant wird, diese unterrichtet wird und ggf. Lösungen (vll. sogar schon vorhandene) anbietet.
Hierfür ist aber ein solcher Prozess, dass die IT mit eingebunden wird unumgänglich, meiner Meinung nach, oder?
Trotzdem würde ich auch gerne als Schritt aktiv auf die Mitarbeiter zugehen und vorhandene Lösungen, Tools, Anwendungen, Zubehör auf eine elegante Art vorstellen und transparent machen.#
Ich hoffe man versteht mein Anliegen,
Danke für den Input und das Feedback. Das macht Spaß.
my 2 cents
Erik
SO siehts aus, vll. verlaufen da zwei Stränge.
Die IT hat Angebote, die sollten schon nach außen kommuniziert werden bzw. der Prozess deutlich sein.
Beispiel: Jemand plant eine Online-Veranstaltungen. Statt eine einmalige Lizenz bei Anbieter Xy zu holen, wäre es toll, wenn es bekannt wäre, dass wir in der IT bereits einen guten Anbieter an der Hand haben, womöglich noch Lizenzen offen haben und alles Bereiche mit diesem einem Tool arbeiten.
Oder ein MA hat einen Außentermin, und weiß nicht das wir bei der IT 3-4 Top-Idas haben, die bislang kaum genutzt werden, da es viele nicht wissen. Und sobald das anspricht, sind alle (zunächst) erstmal interessiert und nutzen dann das Angebot.
Das was Du meinst ist aber ein sehr wichtiger Punkt Weshalb ich ich jetzt eine Art Dokument aufgesetzt habe mit konkreten Fragen (die die Anforderungen abklopfen soll). Diese würde ich gerne an die Leiter / alle MA teilen. Damit sobald eine Anwendung, Hardware oder mit Bezug zur IT geplant wird, diese unterrichtet wird und ggf. Lösungen (vll. sogar schon vorhandene) anbietet.
Hierfür ist aber ein solcher Prozess, dass die IT mit eingebunden wird unumgänglich, meiner Meinung nach, oder?
Trotzdem würde ich auch gerne als Schritt aktiv auf die Mitarbeiter zugehen und vorhandene Lösungen, Tools, Anwendungen, Zubehör auf eine elegante Art vorstellen und transparent machen.#
Ich hoffe man versteht mein Anliegen,
Danke für den Input und das Feedback. Das macht Spaß.
OU = AD Organisationsneinheit
Einfach die Abteilungen.
Bei uns gibt es auch die Regel, dass nicht jeder alles vor die IT kippen darf. Es geht bei neuen Anforderungen über die Abteilungsleiter.
Je nach größe haben Firmen ja Gremien - Abteilungsleiter Besprechung (AL), AL zu GL etc.
Da wird entschieden und später erst umgesetzt. Hat auch den Vorteil dass nich jeder an kommt mit : noch nicht fertig?
Wobei eine Projektplanung ja noch was anderes ist. Man muss nicht aus jeder Anfrage ein Projekt machen. Es muss aber auch nicht jede Anfrage an die IT herangatragen werden, ohne das vorgefiltert wurde. Oft kann man den "Bedarf" ganz schnell drücken.
Fehlt Adobe Acrobat kann man es kaufen, oder aber dieses eine PDF in 5 J übernimmt Kollegin Lieschen Müller. Und gerade bei sowas ist die IT raus. Delgieren/ Abteilungsübergreifend agieren macht teils Sinn und spart kosten. Aber dass muss dann von den andere kommen.
Einfach die Abteilungen.
Bei uns gibt es auch die Regel, dass nicht jeder alles vor die IT kippen darf. Es geht bei neuen Anforderungen über die Abteilungsleiter.
Je nach größe haben Firmen ja Gremien - Abteilungsleiter Besprechung (AL), AL zu GL etc.
Da wird entschieden und später erst umgesetzt. Hat auch den Vorteil dass nich jeder an kommt mit : noch nicht fertig?
Wobei eine Projektplanung ja noch was anderes ist. Man muss nicht aus jeder Anfrage ein Projekt machen. Es muss aber auch nicht jede Anfrage an die IT herangatragen werden, ohne das vorgefiltert wurde. Oft kann man den "Bedarf" ganz schnell drücken.
Fehlt Adobe Acrobat kann man es kaufen, oder aber dieses eine PDF in 5 J übernimmt Kollegin Lieschen Müller. Und gerade bei sowas ist die IT raus. Delgieren/ Abteilungsübergreifend agieren macht teils Sinn und spart kosten. Aber dass muss dann von den andere kommen.
Moin,
Das allerdings sollte im Unternehmen bekannt sein, welche Software für solche Zwecke erlaubt ist. Sonst hat man ganz schnell irgendwelche M$-Konten im Unternehmen, über die irgendwas gemacht wird. Das Schlagwort "Schatten-IT" wurde ja schon genannt. Und im Gegensatz zu meinem Vorredner halte ich das immer für eine Katastrophe. Da hat man ganz schnell keine Sonderlocken mehr, sondern einen schönen Afro-Look.
Dafür gibt es Ressourcen-Postfächer. Auch das sollte im Unternehmen bekannt sein, welche Ressourcen vorhanden sind. Ich verstehe langsam Dein Problem. Es wurden in der Vergangenheit Sachen angeschafft und keiner weiß davon. Auch nicht gut.
Klar muss dafür die IT eingebunden werden. Der Ablauf ist m. E. folgender:
Abteilung erstellt Anforderungen
IT sucht Lösungen und macht Vorschläge
Abteilung guckt sich die Vorschläge an und entscheidet sich
IT setzt das Ganze um
Ooops, jetzt habe ich ganz den Betriebsrat vergessen.
Ja, jetzt verstehe ich das. Was sagt denn die Geschäftsleitung zu dem Problem? Gibt es klare Dienstanweisungen? Was sagen die Abteilungsleiter? ...
Du solltest die Leitungsebene einbinden und denen das überlassen, wie sie ihren MAs beibringen, dass man die Ressourcen, die da sind, auch sinnvoll nutzt. Das ist imho nicht Aufgabe der IT.
Liebe Grüße
Erik
Zitat von @Tafelrunde:
Die IT hat Angebote, die sollten schon nach außen kommuniziert werden bzw. der Prozess deutlich sein.
Beispiel: Jemand plant eine Online-Veranstaltungen. Statt eine einmalige Lizenz bei Anbieter Xy zu holen, wäre es toll, wenn es bekannt wäre, dass wir in der IT bereits einen guten Anbieter an der Hand haben, womöglich noch Lizenzen offen haben und alles Bereiche mit diesem einem Tool arbeiten.
Die IT hat Angebote, die sollten schon nach außen kommuniziert werden bzw. der Prozess deutlich sein.
Beispiel: Jemand plant eine Online-Veranstaltungen. Statt eine einmalige Lizenz bei Anbieter Xy zu holen, wäre es toll, wenn es bekannt wäre, dass wir in der IT bereits einen guten Anbieter an der Hand haben, womöglich noch Lizenzen offen haben und alles Bereiche mit diesem einem Tool arbeiten.
Das allerdings sollte im Unternehmen bekannt sein, welche Software für solche Zwecke erlaubt ist. Sonst hat man ganz schnell irgendwelche M$-Konten im Unternehmen, über die irgendwas gemacht wird. Das Schlagwort "Schatten-IT" wurde ja schon genannt. Und im Gegensatz zu meinem Vorredner halte ich das immer für eine Katastrophe. Da hat man ganz schnell keine Sonderlocken mehr, sondern einen schönen Afro-Look.
Oder ein MA hat einen Außentermin, und weiß nicht das wir bei der IT 3-4 Top-Idas haben, die bislang kaum genutzt werden, da es viele nicht wissen. Und sobald das anspricht, sind alle (zunächst) erstmal interessiert und nutzen dann das Angebot.
Dafür gibt es Ressourcen-Postfächer. Auch das sollte im Unternehmen bekannt sein, welche Ressourcen vorhanden sind. Ich verstehe langsam Dein Problem. Es wurden in der Vergangenheit Sachen angeschafft und keiner weiß davon. Auch nicht gut.
Hierfür ist aber ein solcher Prozess, dass die IT mit eingebunden wird unumgänglich, meiner Meinung nach, oder?
Klar muss dafür die IT eingebunden werden. Der Ablauf ist m. E. folgender:
Abteilung erstellt Anforderungen
IT sucht Lösungen und macht Vorschläge
Abteilung guckt sich die Vorschläge an und entscheidet sich
IT setzt das Ganze um
Ooops, jetzt habe ich ganz den Betriebsrat vergessen.
Trotzdem würde ich auch gerne als Schritt aktiv auf die Mitarbeiter zugehen und vorhandene Lösungen, Tools, Anwendungen, Zubehör auf eine elegante Art vorstellen und transparent machen.#
Ich hoffe man versteht mein Anliegen,
Ich hoffe man versteht mein Anliegen,
Ja, jetzt verstehe ich das. Was sagt denn die Geschäftsleitung zu dem Problem? Gibt es klare Dienstanweisungen? Was sagen die Abteilungsleiter? ...
Du solltest die Leitungsebene einbinden und denen das überlassen, wie sie ihren MAs beibringen, dass man die Ressourcen, die da sind, auch sinnvoll nutzt. Das ist imho nicht Aufgabe der IT.
Liebe Grüße
Erik
Ooops, jetzt habe ich ganz den Betriebsrat vergessen.
...und die Datenschutzbeauftragten...
In der Realität ist es oft so, dass schon Tools und Prozesse existieren, die von anderen sehr gut adaptiert werden könnten. Deshalb halt ich es für wichtig, dass die IT-Abteilung zumindest eine Liste der Tools vorhält.
Lässt man nämlich die Anwender oder Abteilungen Anforderungslisten erstellen, dann werden die sehr schnell sehr lang und komplex und enden in kleinstteiligem "es-wäre-schön-wenn-das-Tool-noch-XYZ-könnte". Vernünftige Anforderungen zu formulieren ist schon eine Hürde, an der viele Unternehmen scheitern.
Da ist es einfacher, wenn man in einer Liste nachgucken kann, was schon vorhanden ist.
Es gibt übrigens auch das Hilfsmittel "Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten", die "eigentlich" jedes Unternehmen führen muss. Ist aus der DSGVO. In der Theorie guckt man da rein und sieht, was wo an datenverarbeitenden Tools genutzt wird.
Alternativ kann man bei Firmen ab 2 Abteilungen und 3 Mitarbeitern auch so vorgehen:
Man organisiert ein "Event", was über 1-4 Stunden geht. Dort sollen alle Abteilungen ihre Tools, die sie nutzen und wie sie sie nutzen, ganz kurz vorstellen. Das sollte nicht zu einer Leistungsschau a la "Seht mal her wie fleissig wir sind!" enden. Meine Erfahrung lehrt, dass es plötzlich A-HA-Effekte gibt, wenn manche sehen, wie andere die gleichen Tools effizienter oder völlig anders einsetzen. Solche Veranstaltungen lohnen sich eigentlich fast immer.
Spitzenmäßig! Herzlichen Dank für euer Feedback.
Das hilft aufjedenfall und zeigt auch, dass die Gedankengänge von mir in die richtige Richtung laufen.
Die Erfahrung mit dem Formulieren von Anforderungen kenne ich aus Abteilung nur allzu gut.
AUfjedenfall interessante Ansätze und Hinweise. Dieser einfache Prozess wie oben dargestellt, ist tatsächlich auch mein Vorgehen.
Das hilft aufjedenfall und zeigt auch, dass die Gedankengänge von mir in die richtige Richtung laufen.
Die Erfahrung mit dem Formulieren von Anforderungen kenne ich aus Abteilung nur allzu gut.
AUfjedenfall interessante Ansätze und Hinweise. Dieser einfache Prozess wie oben dargestellt, ist tatsächlich auch mein Vorgehen.
