icebrecher
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Kalender, Kontake und Email über Öffentlichen Ordner oder Benutzer

Ich möchte für eine Projektgruppe eine eigene Mailadresse, Kalender und Kontake einrichten und zur Verfügung stellen
und bräuchte einen Rat

Hallo zusammen,

für eine Projektgruppe möchte ich einen eigenen Bereich schaffen und 2 - 5 Mitarbeitern einen gemeinsamen Kalender, Kontake und Projektemailadresse einrichten.

Meiner Meinung ja eigentlich genau die richtige Aufgabe für unseren Exchange Server. (SBS2008)

Jetzt stehe ich vor der grundsätzlichen Entscheidung: Über Öffentliche Ordner oder einen Projekt Benutzer der allen Projektbeteiligten einen Zugriff zur Verfügung stellt?


Die Einrichtung habe ich schon über zwei Wege gestestet.

1. Öffentlichen Ordner für das Projekt mit Unterordner für Kalender und Kontakte eingerichtet. Nicht getestet:Unterordner für Posteingang.

Alle Projektmitglieder könnten den Kalender benutzen, Kontakte einpflegen und den Emaileingang sehen. Emails mit Interesse evtl. auch in den eigenen Posteingang verschieben.

2. Benutzer für das Projekt mit Projekt@domain.de eingerichtet. Kalender, Kontakte und Maileingang freigegeben.

Alle Projektmitglieder sehen die entsprechenden Ordner, weil im Outlook Konto der Projektbenutzer mit "zusätzlich diese Postfächer anzeigen" eingetragen ist und daher separate Ordner mit den entsprechenden Informationen hat.

Ein Versand von Mails von dieser Projektmailadresse ist nicht geplant. Mitarbeiter schicken bei ihren eigenen Mails eine Kopie als CC an die Projektadresse damit andere Projektbeteiligte informiert sind.

- Wo liegen denn die jeweiligen Vor- Und Nachteile?
- Werden die Informationen in beiden Fällen in der Ost Datei lokal gespeichert?
- Werden die Daten in beiden Fällen nur einmal auf dem Server gespeichert? Bisher gab es eine Weiterleitung der Mails an alle Beteiligten und die Datenmenge/-traffic hat sich natürlich vervielfacht.
- Gibt es vielleicht noch weitere Möglichkeit die sich für solche Fälle anbieten?


Es wäre für mich sehr hilfreich, wenn ihr hier eure Erfahrungen und Meinungen bekannt gebt.

Danke!

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Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 26, 2011 at 13:22:36 (UTC)
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Ich habe bei verschiedenen Firmen schon beide wege verwendet und getestet. Funktioniert beides recht gut.

Wenn die Mails aufgehoben werden sollen oder Archiviert würd ich den Öffenlichen Ordner verwenden da du dann später jedem berechtigungen auf die mails und daten geben kannst.

LG Andreas Ausserwöger
Member: goscho
goscho Jul 26, 2011 at 14:23:10 (UTC)
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Mahlzeit,

wenn der Kontakte-Ordner den Usern als Adressbuch zur Verfügung stehen soll, so ist die Variante mit den ÖOs vorzuziehen.

Bei einem freigegebenen Postfach kann ich den Kontakteordner AFAIK nicht als Adressbuch hinzufügen.
Member: Icebrecher
Icebrecher Jul 26, 2011 at 14:36:22 (UTC)
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Hallo Andreas,

danke für die schnelle Reaktion.

Eigentlich hatte ich ja gehofft, das ein Projektbenutzer Vorteile hat.

Kannst Du mir auch die Frage beantworten, wo die Daten Lokal auf den Clients gespeichert werden?
Werden sowohl die geöffneten Öffentlichen Ordner, als auch zusätzlich geöffnete Postfächer in der .ost Datei gespeichert?

Auf dem Server liegen die Daten aber nur 1x, hoffe ich. Oder ist die .ost Datei auf dem Server "gespiegelt"?

Einen schönen Tag noch.

Danke auch an Goscho.

LG Holger
Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 26, 2011 at 14:36:36 (UTC)
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Zitat von @goscho:
Mahlzeit,

wenn der Kontakte-Ordner den Usern als Adressbuch zur Verfügung stehen soll, so ist die Variante mit den ÖOs
vorzuziehen.

Bei einem freigegebenen Postfach kann ich den Kontakteordner AFAIK nicht als Adressbuch hinzufügen.

Kann man nicht wenn man Vollzugriff auf das Postfach hat den kontakte Ordner im öffenlichen Adressbuch anzeigen lassen. Ich dachte das geht .

LG Andreas Ausserwöger
Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 26, 2011 at 14:40:24 (UTC)
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Zitat von @Icebrecher:
Hallo Andreas,

danke für die schnelle Reaktion.

Eigentlich hatte ich ja gehofft, das ein Projektbenutzer Vorteile hat.

Kannst Du mir auch die Frage beantworten, wo die Daten Lokal auf den Clients gespeichert werden?
Werden sowohl die geöffneten Öffentlichen Ordner, als auch zusätzlich geöffnete Postfächer in der .ost
Datei gespeichert?

Auf dem Server liegen die Daten aber nur 1x, hoffe ich. Oder ist die .ost Datei auf dem Server "gespiegelt"?

Einen schönen Tag noch.

Danke auch an Goscho.

LG Holger



Bei der Variante Öffenlicher Ordner stehen die daten Offline gar nicht bereit also der Öffenliche Ordner wird bei einem Laptop nicht heruntergeladen.
Beim Postfach gibts soweit ich weiss ein ost file. Die Daten werden bei beiden Varianten nur 1 mal am Server abgelegt.
Die OST Datei ist eine Offline Variante des Postfachs von dem Benutzer.

LG Andreas Ausserwöger
Member: Icebrecher
Icebrecher Jul 26, 2011 at 14:47:08 (UTC)
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Wenn die Informationen in den Öffentlichen Ordner nicht Offline auf dem Laptop gespeichert werden bedeutet dies ja, dass bei dem Verbindungsaufbau am Morgen die Informationen für alle Projektmitarbeiter erst einmal über die Datenverbindung gesendet werden
und z.B. ein Öffentlicher Ordner mit den Projektemails (z.B. 500MB) von allen Benutzern (z.B. 5 Mitarbeiter) übertragen wird.

Und selbst wenn nur die Kopfzeilen übertragen werden und ein Mitarbeiter die Mail vom Vortag mit 25MB Anhang bearbeiten will, wird diese jedesmal nach Verbindungsabbau neu durch die Leitung geschickt?

LG Holger
Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 26, 2011 at 14:53:07 (UTC)
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Zitat von @Icebrecher:
Wenn die Informationen in den Öffentlichen Ordner nicht Offline auf dem Laptop gespeichert werden bedeutet dies ja, dass bei
dem Verbindungsaufbau am Morgen die Informationen für alle Projektmitarbeiter erst einmal über die Datenverbindung
gesendet werden
und z.B. ein Öffentlicher Ordner mit den Projektemails (z.B. 500MB) von allen Benutzern (z.B. 5 Mitarbeiter) übertragen
wird.

Und selbst wenn nur die Kopfzeilen übertragen werden und ein Mitarbeiter die Mail vom Vortag mit 25MB Anhang bearbeiten will,
wird diese jedesmal nach Verbindungsabbau neu durch die Leitung geschickt?

LG Holger

Was ? Ne !

Nochmal also der Öffenliche Ordner ist nicht offline verfügbar das bedeutet wenn der benutzer nicht im Netz ist kann er nicht auf die daten zugreifen und es werden keine daten über die leitung heruntergeladen. Der öffenliche ordner wird nur angezeigt wenn eine verbindung zum exchange besteht.

Bei der Postfach Variante werden die Postfächer in einer Lokalen OST datei gespeichert und somit die änderungen über die leitung heruntergeladen. Zumindest wenn du das möchtest und den Exchange Cachemodus Aktivierst.

LG Andreas Ausserwöger
Member: goscho
goscho Jul 26, 2011 at 15:05:16 (UTC)
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Zitat von @Ausserwoeger:
Was ? Ne !

Nochmal also der Öffenliche Ordner ist nicht offline verfügbar das bedeutet wenn der benutzer nicht im Netz ist kann er
nicht auf die daten zugreifen und es werden keine daten über die leitung heruntergeladen. Der öffenliche ordner wird nur
angezeigt wenn eine verbindung zum exchange besteht.
Das kann man aber konfigurieren, indem man die ÖOs zu Favoriten macht und diese offline bereitstellt.

Bei der Postfach Variante werden die Postfächer in einer Lokalen OST datei gespeichert und somit die änderungen
über die leitung heruntergeladen. Zumindest wenn du das möchtest und den Exchange Cachemodus Aktivierst.
Auch alle ÖO-Favoriten werden so aktualisiert.
Das habe ich bei vielen Firmen im Einsatz (info@firma Adresse, Zentrale Kontakteordner, zentrale Faxordner).

PS: abgeschalteter Exchange-Cachemodus macht bei Offline-Clients keinen Sinn. face-wink
Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 26, 2011 at 15:13:34 (UTC)
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Zitat von @goscho:
> Zitat von @Ausserwoeger:
Das kann man aber konfigurieren, indem man die ÖOs zu Favoriten macht und diese offline bereitstellt.

Aha hab ich noch nie gebraucht face-smile !

PS: abgeschalteter Exchange-Cachemodus macht bei Offline-Clients keinen Sinn. face-wink

Stimmt aber ich hatte schon Kunden die wollten keine Offline Files auf den laptops und haben sich immer erst mit VPN verbunden und sich dann die mails angeschaut.

Was ist wenn der laptop mal gestolen wird dann hat der dieb ja alle mails als im Outlook. bzw. als OSt file auf der platte.

Ich lass das meistens den Kunden entscheiden was er haben will. Wenns ihm nicht gefällt stell ichs auch gerne wieder um ich verdien ja so mein geld face-smile

LG Andreas Ausserwöger
Member: St-Andreas
St-Andreas Jul 26, 2011 at 17:46:34 (UTC)
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Hallo,


ob das hinzufügen des Kontakteordners einer Projektbenutzers so wichtig ist möchte ich mal nicht beurteilen. Was jedoch ein, meiner Meinung nach, eindeutiger Vorteil eines Projektbenutzers ist, ist das ich diesen Benutzer auf mobilen Geräten als zusätzliches Postfach mit einrichten und somit syncron halten kann. Das ist mit öffentlichen Ordnern in der Regel nur durch Zusatzsoftware machbar.
Member: Icebrecher
Icebrecher Jul 26, 2011 at 18:11:14 (UTC)
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Danke Andreas#S,

das Argument hatte ich schon vergessen.

Im Gespräch mit einem betroffenen Kollegen kam die Idee dazu auf, da der Kollege schon sein Postfach mit dem Telefon synchronisiert und ein HTC benutzt.

Andere haben natürlich Iphones.

Kann ein HTC oder Iphone ohne Zusatzsoftware auf öffentliche Ordner zugreifen?

MfG Holger
Member: St-Andreas
St-Andreas Jul 26, 2011 at 18:22:17 (UTC)
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Nein,

bei HTC bin ich mir nicht sicher aber IOs kann bis zu 5 Exchangepostfächer synchron halten. HTC sollte das ähnlich können.
Member: Ausserwoeger
Ausserwoeger Jul 27, 2011 at 07:26:26 (UTC)
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Zitat von @St-Andreas:
Nein,

bei HTC bin ich mir nicht sicher aber IOs kann bis zu 5 Exchangepostfächer synchron halten. HTC sollte das ähnlich
können.

Ich hab ein HTC und meines kann das nicht face-sad ! Das geht bei den neuen bei den ersten Smartphones von HTC geht das noch nicht. Mein neues Samsung jedoch kann das auch.

LG Andreas Ausserwöger