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Minimales Dokumenten Management System - Das papierlose Büro
Hallo Leute,
das papierlose Büro ... irgendwie ein Schlagwort aus den Nuller-Jahren! Aber läuft das bei Euch?
Ich habe nun schon ein paar (zu viele) Stunden damit verbracht verschieden Lösungen zu Testen, aber es ist keine einzige dabei die mir gefällt.
Da gibt es die Evernote, OneNote usw. Lösung.
Vorteile:
Überall Verfügbar
Clients für alle BS
Flexible Dateiarten (PDF, DOC, Bilder usw)
Nachteile
Die Dokumente werden nicht im Original behalten sondern wandern in die Datenbank
Ohne Netzwerkzugriff keine Funktion
Zugriff aus anderen Programmen nicht möglich
Hohe Abhängigkeit vom Anbieter
Dann die Lösung mit Indexern (DocFetcher, Lookeen, Copernic oder Windows-Suche)
Vorteile:
Die bestehende Ordnerstruktur und originale Dateien werden benutzt
Kostenlos oder zumindest recht günstig (keine Verträge mit Monatsgebühr)
Nachteile:
Ordner- und Dateiname als einzige Möglichkeit der Verschlagwortung
Nur Lokal am Desktop sinnvoll nutzbar
Online DMS wie zB. Alfresco, Amagno, docuvita und viele mehr
Vorteil:
Wenig bis keine lokale Verwaltung
Echte DMS - Software mit DMS-Funktionen (Versionsverwaltung, Check-Out etc.)
Zugriffe von Überall
Nachteil:
Dokumente verlassen das Haus
Ohne Vertrag kein Zugriff mehr
Kein Zugriff aus Anwendungen
Kein Zugriff wenn Offline
Abhängigkeit sehr groß
Oder große DMS-Systeme (ecoDMS, ELO, Dokuware, WinDream)
Vorteil:
Große Datenmengen verwaltbar
Rechteverwaltung
Regeln und automatische Verschlagwortung
Nachteil:
Sehr teuer
meist nicht ohne Hilfe einzurichten
Die Dokumente werden nicht im Original behalten
Eigener Server und Datenbank erforderlich
Direkter Zugriff auf die Dateien aus anderen Programmen nicht möglich
Ich hoffe darauf das zumindest einer von Euch sofort sagt "Ey, da gibt es doch noch etwas ..." denn ich hab es bisher nicht gefunden.
Meine Wunsch wäre folgende Lösung:
Programm erstellt einen Index aus meiner Ordner-Struktur und baut eine Such-Datenbank aus Dateiinformationen und Inhalt (OCR) auf. In dieser Datenbank kann ich optional je Datei manuell Schlagworte (Tags) und Kommentare hinterlegen die auch mit durchsucht werden. Zudem wäre es toll, wenn man auch noch Verlinkungen anlegen könnte (ein Dokument wird in verschiedenen Ordnern angezeigt) und wenn man innerhalb des Programms Dateien verschieben könnte und diese Verschiebung auch auf die Dateien im Ordner angewandt wird.
Wenn dieses Tool nun auch noch schnell und auf eigenem Server (oder Desktop) läuft und nicht Haus und Hof kostet wäre ich begeistert.
Kennt Ihr sowas?
Gruß reiser
PS: Danke fürs lesen
das papierlose Büro ... irgendwie ein Schlagwort aus den Nuller-Jahren! Aber läuft das bei Euch?
Ich habe nun schon ein paar (zu viele) Stunden damit verbracht verschieden Lösungen zu Testen, aber es ist keine einzige dabei die mir gefällt.
Da gibt es die Evernote, OneNote usw. Lösung.
Vorteile:
Überall Verfügbar
Clients für alle BS
Flexible Dateiarten (PDF, DOC, Bilder usw)
Nachteile
Die Dokumente werden nicht im Original behalten sondern wandern in die Datenbank
Ohne Netzwerkzugriff keine Funktion
Zugriff aus anderen Programmen nicht möglich
Hohe Abhängigkeit vom Anbieter
Dann die Lösung mit Indexern (DocFetcher, Lookeen, Copernic oder Windows-Suche)
Vorteile:
Die bestehende Ordnerstruktur und originale Dateien werden benutzt
Kostenlos oder zumindest recht günstig (keine Verträge mit Monatsgebühr)
Nachteile:
Ordner- und Dateiname als einzige Möglichkeit der Verschlagwortung
Nur Lokal am Desktop sinnvoll nutzbar
Online DMS wie zB. Alfresco, Amagno, docuvita und viele mehr
Vorteil:
Wenig bis keine lokale Verwaltung
Echte DMS - Software mit DMS-Funktionen (Versionsverwaltung, Check-Out etc.)
Zugriffe von Überall
Nachteil:
Dokumente verlassen das Haus
Ohne Vertrag kein Zugriff mehr
Kein Zugriff aus Anwendungen
Kein Zugriff wenn Offline
Abhängigkeit sehr groß
Oder große DMS-Systeme (ecoDMS, ELO, Dokuware, WinDream)
Vorteil:
Große Datenmengen verwaltbar
Rechteverwaltung
Regeln und automatische Verschlagwortung
Nachteil:
Sehr teuer
meist nicht ohne Hilfe einzurichten
Die Dokumente werden nicht im Original behalten
Eigener Server und Datenbank erforderlich
Direkter Zugriff auf die Dateien aus anderen Programmen nicht möglich
Ich hoffe darauf das zumindest einer von Euch sofort sagt "Ey, da gibt es doch noch etwas ..." denn ich hab es bisher nicht gefunden.
Meine Wunsch wäre folgende Lösung:
Programm erstellt einen Index aus meiner Ordner-Struktur und baut eine Such-Datenbank aus Dateiinformationen und Inhalt (OCR) auf. In dieser Datenbank kann ich optional je Datei manuell Schlagworte (Tags) und Kommentare hinterlegen die auch mit durchsucht werden. Zudem wäre es toll, wenn man auch noch Verlinkungen anlegen könnte (ein Dokument wird in verschiedenen Ordnern angezeigt) und wenn man innerhalb des Programms Dateien verschieben könnte und diese Verschiebung auch auf die Dateien im Ordner angewandt wird.
Wenn dieses Tool nun auch noch schnell und auf eigenem Server (oder Desktop) läuft und nicht Haus und Hof kostet wäre ich begeistert.
Kennt Ihr sowas?
Gruß reiser
PS: Danke fürs lesen
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 15:11 Uhr
17 Kommentare
Neuester Kommentar
Wir nutzen ELO und die meisten wenn nicht sogar alle Sachen wären realistisch umsetzbar, auch der Zugriff aus anderen Programmen.
Deine Nachteile lassen sich im wesentlichen mit entweder eigener Leistung oder eben fremder Leistung lösen, was sich wieder in Geld umrechnen läßt. Diese Systeme sind nunmal nicht umsonst, ich kenne auch keines in der Kategorie.
PS: Besonders OCR-Funktionalitäten kosten immer irgendwie Geld. Ich habe mir erzählen lassen es gäbe effektiv nur zwei Systeme auf dem Markt die jedes DMS einsetzt, und dafür zahlen die auch.
Deine Nachteile lassen sich im wesentlichen mit entweder eigener Leistung oder eben fremder Leistung lösen, was sich wieder in Geld umrechnen läßt. Diese Systeme sind nunmal nicht umsonst, ich kenne auch keines in der Kategorie.
PS: Besonders OCR-Funktionalitäten kosten immer irgendwie Geld. Ich habe mir erzählen lassen es gäbe effektiv nur zwei Systeme auf dem Markt die jedes DMS einsetzt, und dafür zahlen die auch.
Moin,
es gibt keine eierlegenden Wollmilchsäue ... ausser Sharepoint
.
LG, Thomas
es gibt keine eierlegenden Wollmilchsäue ... ausser Sharepoint
.ecoDMS
Sehr teuer
50 Ocken pro konkurrierender Zugriffslizenz?? Teuer?? Billiger gibt es nur beim Bäcker ...Sehr teuer
meist nicht ohne Hilfe einzurichten
macht Dir jeder Schulbub - wenn Du das Ding nicht eingerichtet bekommst, bist Du in diesem Forum nicht gut aufgehoben.Die Dokumente werden nicht im Original behalten
Wie kommst Du darauf? Officedokumente bleiben in ecodms Officedokumente, zusätzlich wird halt noch ein PDF/A davon archiviert.LG, Thomas
Hi,
ich kann dir aus Erfahrung (ELO-Partner) versichern, dass ein DMS zwar Papierkram verringert, allerdings nichtmal ansatzweise an das "papierlose Büro" herankommt.
Die Einrichtung und Konfiguration ist allerdings ziemlich aufwendig.
An dieser Stelle könntest du dir ELO-Office ansehen. Das ist preislich eigentlich im Rahmen der Möglichkeiten und sollte die meisten deiner Anforderungen abdecken können.
@ukulele-7
Welche Version verwendet ihr?
Grüße,
Tiberius
ich kann dir aus Erfahrung (ELO-Partner) versichern, dass ein DMS zwar Papierkram verringert, allerdings nichtmal ansatzweise an das "papierlose Büro" herankommt.
Die Einrichtung und Konfiguration ist allerdings ziemlich aufwendig.
An dieser Stelle könntest du dir ELO-Office ansehen. Das ist preislich eigentlich im Rahmen der Möglichkeiten und sollte die meisten deiner Anforderungen abdecken können.
@ukulele-7
Welche Version verwendet ihr?
Grüße,
Tiberius
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Enterprise 8.0, aber vom Umfang her nutzen wir (nur noch) Professional.
Hallo,
als erstes das Papierlose Büro gibt es nicht.
Dann auch von z.b. ELO gibt es kleine lösungen
https://elooffice-shop.elo.com/elooffice-10-update-box-set-1-user.html?g ...
Dann das du zusätzlich noch mit Ordner Struktur arbeiten ist eher untypisch.
Was aber auch noch ginge währ z.b. der MS Search Server
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=18914
Der Indiziert dir zumindest deine Dokumente
als erstes das Papierlose Büro gibt es nicht.
Dann auch von z.b. ELO gibt es kleine lösungen
https://elooffice-shop.elo.com/elooffice-10-update-box-set-1-user.html?g ...
Dann das du zusätzlich noch mit Ordner Struktur arbeiten ist eher untypisch.
Was aber auch noch ginge währ z.b. der MS Search Server
https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=18914
Der Indiziert dir zumindest deine Dokumente
OK Thomas. Du hast recht ecoDMS ist nicht teuer.
Mir geht es auch weniger um eine kostengünstige als vielmehr um eine einfache praktikable Lösung bei der ich keine Dokumente doppelt habe und die bestehende Struktur aus dem Dateisystem nutzen kann.
ecoDMS habe ich installiert und auch eingerichtet bekommen, aber meinen Respekt für die Schulbuben bei Euch! ConnectionManager, Versionsverwaltung, PlugIns, Auto-Ordner-Überwachung ... das ist für einen Schulbub nicht schlecht.
Aber das System ist nichts für mich und trifft nicht meine Anforderungen.
Sharepoint... Ja klar. Das ich da nicht selbst drauf gekommen bin!
Ach ja, Du hast nicht zufällig mal einen Schulbub der mir das eben mal einrichtet?
Danke reiser
Mir geht es auch weniger um eine kostengünstige als vielmehr um eine einfache praktikable Lösung bei der ich keine Dokumente doppelt habe und die bestehende Struktur aus dem Dateisystem nutzen kann.
ecoDMS habe ich installiert und auch eingerichtet bekommen, aber meinen Respekt für die Schulbuben bei Euch! ConnectionManager, Versionsverwaltung, PlugIns, Auto-Ordner-Überwachung ... das ist für einen Schulbub nicht schlecht.
Aber das System ist nichts für mich und trifft nicht meine Anforderungen.
Sharepoint... Ja klar. Das ich da nicht selbst drauf gekommen bin!
Ach ja, Du hast nicht zufällig mal einen Schulbub der mir das eben mal einrichtet?
Danke reiser
Hallo,
Dein Vergleich ist ja sehr schön, aber einige wichtige Infos zu Deinem Projekt fehlen leider:
- Um wieviele Dokumente geht es denn hier (täglich)?
- Wieviele Nutzer sollen mit dem System arbeiten?
- Geht es nur um selbst erstellte Dokumente (Office) oder auch um Fremd-Dokumente (Papier-Rechnungen, eMail-Anhänge)?
- Reden wir hier über Deine privaten Datenbestände oder über ein Firmen-Office?
- Welche Qualifikation haben denn die Mitarbeiter? Eine manuelle Verschlagwortung wird keiner machen (zusätzlicher Arbeitsaufwand ohne auf den ersten Blick erkennbaren Nutzen - "Ich habe meine Dateien bisher immer wieder gefunden!").
- Geht es überwiegend um Kommunikation mit Kunden? --> Dann ist ein CRM-System vielleicht die bessere Lösung
- Gibt es ein ERP-/ Buchhaltungs-System? Soll dieses System mit eingebunden werden?
Ich habe bis jetzt in drei Firmen CRM und DMS-Systeme eingeführt. Das Hauptproblem war niemals die Technik. Entscheidend für die Akzeptanz der Lösung und die damit einhergehende aktive Nutzung durch die Benutzer war immer der erreichte Mehrwert aus Sicht der User (und nicht der Admins und Vertreter des Software)!
Jürgen
Dein Vergleich ist ja sehr schön, aber einige wichtige Infos zu Deinem Projekt fehlen leider:
- Um wieviele Dokumente geht es denn hier (täglich)?
- Wieviele Nutzer sollen mit dem System arbeiten?
- Geht es nur um selbst erstellte Dokumente (Office) oder auch um Fremd-Dokumente (Papier-Rechnungen, eMail-Anhänge)?
- Reden wir hier über Deine privaten Datenbestände oder über ein Firmen-Office?
- Welche Qualifikation haben denn die Mitarbeiter? Eine manuelle Verschlagwortung wird keiner machen (zusätzlicher Arbeitsaufwand ohne auf den ersten Blick erkennbaren Nutzen - "Ich habe meine Dateien bisher immer wieder gefunden!").
- Geht es überwiegend um Kommunikation mit Kunden? --> Dann ist ein CRM-System vielleicht die bessere Lösung
- Gibt es ein ERP-/ Buchhaltungs-System? Soll dieses System mit eingebunden werden?
Ich habe bis jetzt in drei Firmen CRM und DMS-Systeme eingeführt. Das Hauptproblem war niemals die Technik. Entscheidend für die Akzeptanz der Lösung und die damit einhergehende aktive Nutzung durch die Benutzer war immer der erreichte Mehrwert aus Sicht der User (und nicht der Admins und Vertreter des Software)!
Jürgen
Der Search Server ist was anderes als der Sharepoint und normal leicht zu installieren.
Gut ... Ihr habt recht. ELO ist auch nicht teuer.
Aber wieso "zusätzlich Ordner Struktur"?
Ich will doch die Dokumente gar nicht als Kopie in einer Datenbank sondern nur der Such Index in die Datenbank.
So wie zB der Search Server das ja auch macht. Aber leider kann ich da keine eigenen Tags oder Kommentare mitgeben. Ein Bild zb. würde dann ja ausschließlich über den Namen zu finden sein und da ist der Nachteil.
Ich will kein System bei dem ich umständlich jede Datei "einlesen" muss und einordnen und freigaben und was nicht noch alles.
Ich will eine Datei im Verzeichnis abspeichern wie ich das die letzten 17 Jahre auch schon mache und zusätzlich die Möglichkeit schnell über alle per indiziert Volltext suchen. (Das klappt bis dahin ja alles mit Lookeen, DocFetcher oder MS Search Server). Fehlt nur die Möglichkeit optional einen Kommentar in die Datei mitzuspeichern. Das wäre schon alles.
Trotzdem Danke!
Aber wieso "zusätzlich Ordner Struktur"?
Ich will doch die Dokumente gar nicht als Kopie in einer Datenbank sondern nur der Such Index in die Datenbank.
So wie zB der Search Server das ja auch macht. Aber leider kann ich da keine eigenen Tags oder Kommentare mitgeben. Ein Bild zb. würde dann ja ausschließlich über den Namen zu finden sein und da ist der Nachteil.
Ich will kein System bei dem ich umständlich jede Datei "einlesen" muss und einordnen und freigaben und was nicht noch alles.
Ich will eine Datei im Verzeichnis abspeichern wie ich das die letzten 17 Jahre auch schon mache und zusätzlich die Möglichkeit schnell über alle per indiziert Volltext suchen. (Das klappt bis dahin ja alles mit Lookeen, DocFetcher oder MS Search Server). Fehlt nur die Möglichkeit optional einen Kommentar in die Datei mitzuspeichern. Das wäre schon alles.
Trotzdem Danke!
Naja das papierlose Büro wird es nicht geben, jedenfalls nicht so schnell.
Das entscheidene bei deiner Wunschvorstellung ist tatsächlich das OCR zum indexieren und Prozesse die deine Dokumente an den richtigen Ort bringen.
Schau dir mal http://www.abbyy.de/loesungen/digitale-archivierung-und-records-managem ...
an.
Alternativ www.drivve.de (Objektorierntiert; Plattformunabhängig, bei MFPs embedded=
Das entscheidene bei deiner Wunschvorstellung ist tatsächlich das OCR zum indexieren und Prozesse die deine Dokumente an den richtigen Ort bringen.
Schau dir mal http://www.abbyy.de/loesungen/digitale-archivierung-und-records-managem ...
an.
Alternativ www.drivve.de (Objektorierntiert; Plattformunabhängig, bei MFPs embedded=
Hallo Jürgen,
Zu deinen Fragen:
Die eingehenden Belege werden gescannt, im Verzeichnis abgelegt und per OCR "erkannt". Das läuft schon alles ...
Wieviel Dokumente? Kann ich nicht sagen. Handelsüblich? Pro Mitarbeiter überschaubar ... Ich sehe aber nicht wieso das wichtig wäre.
Ich suche ein System für meine Firma (bis 10 User)
Aber: Da wir als Systemhaus Kunden in dem Umfeld beraten geht es auch um Firmen mit 2 oder mit 50 Usern.
Und: Wenn ein System für meine Firma gut geht, warum dann nicht auch Privat einsetzen? Auch da wird bereits alles gescannt.
Aber wie Du schon richtig schreibst:
Entscheidend für die Akzeptanz der Lösung und die damit einhergehende aktive Nutzung durch die Benutzer war immer der erreichte Mehrwert aus Sicht der User!
Genau das ist es. Mehrwert. Mehrwert bedeutet für mich: Gleiche Arbeit und mehr Infos. Ich arbeite so wie immer - bei uns ist das eben "im Dateisystem".
Auch unsere Kunden arbeiten mit diesen "strukturierten" Ordner/Unterordner Kraken bei dem der eine beim Jahr anfängt, der nächste beim Kunden und ein anderer alles in einen Ordner schmeißt und gar keine Struktur nutzt. Alles deren Sache.
Aber ein starkes Tool, das einen Volltext anlegt hilft dabei in den Dokumenten zu suchen wenn ich den Namen oder Ordner nicht weiß oder wenn ich alle zu einem Thema gehörenden Dokumente suche ...
Wir nutzen dazu DocFetcher weil ich damit den Index zentral im Netzwerk ablegen kann. Klappt soweit schon sehr gut und wird von den Usern akzeptiert. Einzig - und das ist ein echtes Problem: Wenn im Volltext der Suchbegriff nicht vorhanden ist, dann kann man es nicht wiederfinden. Und da nicht jede Datei über "Text-Inhalt" verfügt kann man manche nicht wiederfinden da sie in dem Index nicht auftauchen.
Zur Zeit wird das Problem manuell dadurch gelöst das in einer Text - Datei "Erklärungen" eingetragen werden Diese ist dann wieder indiziert so das ich einen Hinweis auf die gesuchte Datei erhalte... das ist aber eben keine schöne Lösung. Da wäre eben eine Datenbank gefragt. Mehr brauche ich eigentlich nicht.
Du schreibst Eine manuelle Verschlagwortung wird keiner machen ...
Da ist meine Erfahrung anders. Klar ist das schön Scripte zur Verschlagwortung und automatisierten Ablage zu haben. Aber das wird nie für alle Dokumente gehen und ein System mit dem ich nur die wiederkehrenden Dokumente verschlagworte weil die anderen nur manuell gehen macht wohl keinen Sinn.
OK. Allen, die sich Gedanken gemacht haben: Vielen Dank dafür. Ich werde mir die "kleine" ELO nochmal anschauen ... oder weitersuchen ...
Zu deinen Fragen:
Die eingehenden Belege werden gescannt, im Verzeichnis abgelegt und per OCR "erkannt". Das läuft schon alles ...
Wieviel Dokumente? Kann ich nicht sagen. Handelsüblich? Pro Mitarbeiter überschaubar ... Ich sehe aber nicht wieso das wichtig wäre.
Ich suche ein System für meine Firma (bis 10 User)
Aber: Da wir als Systemhaus Kunden in dem Umfeld beraten geht es auch um Firmen mit 2 oder mit 50 Usern.
Und: Wenn ein System für meine Firma gut geht, warum dann nicht auch Privat einsetzen? Auch da wird bereits alles gescannt.
Aber wie Du schon richtig schreibst:
Entscheidend für die Akzeptanz der Lösung und die damit einhergehende aktive Nutzung durch die Benutzer war immer der erreichte Mehrwert aus Sicht der User!
Genau das ist es. Mehrwert. Mehrwert bedeutet für mich: Gleiche Arbeit und mehr Infos. Ich arbeite so wie immer - bei uns ist das eben "im Dateisystem".
Auch unsere Kunden arbeiten mit diesen "strukturierten" Ordner/Unterordner Kraken bei dem der eine beim Jahr anfängt, der nächste beim Kunden und ein anderer alles in einen Ordner schmeißt und gar keine Struktur nutzt. Alles deren Sache.
Aber ein starkes Tool, das einen Volltext anlegt hilft dabei in den Dokumenten zu suchen wenn ich den Namen oder Ordner nicht weiß oder wenn ich alle zu einem Thema gehörenden Dokumente suche ...
Wir nutzen dazu DocFetcher weil ich damit den Index zentral im Netzwerk ablegen kann. Klappt soweit schon sehr gut und wird von den Usern akzeptiert. Einzig - und das ist ein echtes Problem: Wenn im Volltext der Suchbegriff nicht vorhanden ist, dann kann man es nicht wiederfinden. Und da nicht jede Datei über "Text-Inhalt" verfügt kann man manche nicht wiederfinden da sie in dem Index nicht auftauchen.
Zur Zeit wird das Problem manuell dadurch gelöst das in einer Text - Datei "Erklärungen" eingetragen werden Diese ist dann wieder indiziert so das ich einen Hinweis auf die gesuchte Datei erhalte... das ist aber eben keine schöne Lösung. Da wäre eben eine Datenbank gefragt. Mehr brauche ich eigentlich nicht.
Du schreibst Eine manuelle Verschlagwortung wird keiner machen ...
Da ist meine Erfahrung anders. Klar ist das schön Scripte zur Verschlagwortung und automatisierten Ablage zu haben. Aber das wird nie für alle Dokumente gehen und ein System mit dem ich nur die wiederkehrenden Dokumente verschlagworte weil die anderen nur manuell gehen macht wohl keinen Sinn.
OK. Allen, die sich Gedanken gemacht haben: Vielen Dank dafür. Ich werde mir die "kleine" ELO nochmal anschauen ... oder weitersuchen ...
Moin nochmal,
??
Letztlich hängen da auch noch andere Dinge dran, Revisionssicherheit z.B.
LG, Thomas
Aber: Da wir als Systemhaus Kunden in dem Umfeld beraten geht es auch um Firmen mit 2 oder mit 50 Usern.
wie willst Du seriös beraten, wenn Du selber nicht so richtig weisst ... ??Letztlich hängen da auch noch andere Dinge dran, Revisionssicherheit z.B.
LG, Thomas
1
Hallo @reiser,
bezüglich "manueller Verschlagwortung" meine ich folgendes:
Die übliche Arbeitsweise in einem Büro (ohne DMS bzw. CRM) beim erstellen eines Briefes ist doch folgende: Es wird die Briefvorlage geöffnet (meistens gibt es gar keine Vorlage, sondern man nimmt einen "alten" Brief) und trägt von hand Adresse, Betreff und den Text ein. Das Dokument wird abgespeichert (irgendwo in einer wie auch immer gestalteten Verzeichnisstruktur). Beim Abspeichern könnte man manuell noch Schlagworte mitgeben --> Dokumenten-Eigenschaften.
Bei einem CRM ist die ist die Vorgehensweise eine gänzlich andere: Man wählt den Kunden aus der Datenbank aus (ist er nicht vorhanden, muß er erst mit allen Infos - Anschrift, Telefon-Nr., eMail usw. aufgenommen werden). Dann wählt man das Projekt aus und abschließend den Dokumenten-Typ: Brief, Fax eMail, Tefefonnotiz usw.. Wenn man jetzt "OK drückt", öffnet sich die entsprechende Vorlage und alle relevanten Daten (Adresse, Fax-Nr., eMail-Adresse oä.) sind bereits eingetragen. Die Verschlagwortung mit dem Projekt ist im Hintergrund ebenfalls schon erfolgt. Füllt man die Betreff-Zeile aus, gelangt dies Info ebenfalls automatisch in die DB. Alle Informationen sind also automatisch und ohne zusätzliche manuelle Verschlagwortung in der Datenbank gelandet. Ein suchen ist nun problemlos möglich: zB. Zeige alle eMails seit dem 3. März zum Projekt XXX an Hr. Meier an.
Das bedeutet zwar eine komplette Umstellung der Arbeitsweise der Büro-Mitarbeiter, aber durch den "Workflow" werden alle Dokumenten-Infos automatisch erzeugt und abgespeichert. Eine Verschlagwortung erfolgt nicht manuell und ist nicht vom "guten Willen" des Nutzers abhängig.
Als letztes Projekt dieser Art habe ich in unserer Konstruktionsabteilung beim Umstieg auf Catia V6 für die Zeichnungsverwaltung ein solches DMS-System eingeführt.
Früher wurde bei einem neuen Projekt die Zeichnung der M8-Mutter aus einem alten Projektverzeichnis in das neue Verzeichnis manuell kopiert und dann in das neue Projekt eingebunden. Damit existiert die Zeichnungs-Datei der M8-Mutter (besser die part-Datei) bei 100 verschiedenen Projekten 100 mal auf der Festplatte. Im neuen Konstruktionsdaten-Management existiert dies M8-Mutter nur noch einmal und kann in jedem Projekt verwendet werden. Hersteller, Materialeigenschaften, Lieferant, Preis, Bestell-Nr. usw. werden zentral verwaltet und stehen damit projektübergreifend zur Verfügung.
Die Arbeitsweise ist für die Nutzer eine ganz andere. Und diese Umstellung muß für sie einen "Mehrwert" bringen. Und wie im CRM-System ein neuer Kunde zuerst in der DB als Kunde mit allen Informationen angelegt werden muß, bevor ich eine Mail an ihn schreiben kann, so muß ich jetzt, wenn ich statt der M8-Mutter aus Stahl eine M8-Mutter aus Messing brauche, diese erst als part mit allen Infos in der DB anlegen. Danach kann dieses Teil dann in allen Projekten verwendet werden.
Aber auch hier ist es so, dass durch den "Workflow" eine automatische "Verschlagwortung" (Zuordnung zu Projekt, Baugruppe, Bauteil, Hersteller, Bestell-Nr. usw.) erfolgt. Der Nutzer muß also keine zusätzlichen Informationen eingeben, damit das Bauteil später "wiedergefunden" werden kann.
Deine Herangehensweise: Datei erzeugen und anschließend eine Verschlagwortung möglichst automatisch in eine Datenbank schreiben unterscheidet sich von anderen Systemen grundsätzlich, da dort erst eine "Verschlagwortung" über den Workflow erreicht wird und dann erst die Datei erzeugt wird. Das hat nebenbei auch noch den Vorteil, dass der gleiche Sachverhalt auch immer gleich benannt wird: Das Projekt erhält bei seiner Erzeugung in der DB einen Namen, der später nur noch ausgewählt werden kann. Damit ist es nicht mehr möglich, dass als Schlagwort einmal "Projekt X" und einmal "X-Projekt" benutzt wird. Das erleichtert die spätere Suche erheblich .
Jürgen
bezüglich "manueller Verschlagwortung" meine ich folgendes:
Die übliche Arbeitsweise in einem Büro (ohne DMS bzw. CRM) beim erstellen eines Briefes ist doch folgende: Es wird die Briefvorlage geöffnet (meistens gibt es gar keine Vorlage, sondern man nimmt einen "alten" Brief) und trägt von hand Adresse, Betreff und den Text ein. Das Dokument wird abgespeichert (irgendwo in einer wie auch immer gestalteten Verzeichnisstruktur). Beim Abspeichern könnte man manuell noch Schlagworte mitgeben --> Dokumenten-Eigenschaften.
Bei einem CRM ist die ist die Vorgehensweise eine gänzlich andere: Man wählt den Kunden aus der Datenbank aus (ist er nicht vorhanden, muß er erst mit allen Infos - Anschrift, Telefon-Nr., eMail usw. aufgenommen werden). Dann wählt man das Projekt aus und abschließend den Dokumenten-Typ: Brief, Fax eMail, Tefefonnotiz usw.. Wenn man jetzt "OK drückt", öffnet sich die entsprechende Vorlage und alle relevanten Daten (Adresse, Fax-Nr., eMail-Adresse oä.) sind bereits eingetragen. Die Verschlagwortung mit dem Projekt ist im Hintergrund ebenfalls schon erfolgt. Füllt man die Betreff-Zeile aus, gelangt dies Info ebenfalls automatisch in die DB. Alle Informationen sind also automatisch und ohne zusätzliche manuelle Verschlagwortung in der Datenbank gelandet. Ein suchen ist nun problemlos möglich: zB. Zeige alle eMails seit dem 3. März zum Projekt XXX an Hr. Meier an.
Das bedeutet zwar eine komplette Umstellung der Arbeitsweise der Büro-Mitarbeiter, aber durch den "Workflow" werden alle Dokumenten-Infos automatisch erzeugt und abgespeichert. Eine Verschlagwortung erfolgt nicht manuell und ist nicht vom "guten Willen" des Nutzers abhängig.
Als letztes Projekt dieser Art habe ich in unserer Konstruktionsabteilung beim Umstieg auf Catia V6 für die Zeichnungsverwaltung ein solches DMS-System eingeführt.
Früher wurde bei einem neuen Projekt die Zeichnung der M8-Mutter aus einem alten Projektverzeichnis in das neue Verzeichnis manuell kopiert und dann in das neue Projekt eingebunden. Damit existiert die Zeichnungs-Datei der M8-Mutter (besser die part-Datei) bei 100 verschiedenen Projekten 100 mal auf der Festplatte. Im neuen Konstruktionsdaten-Management existiert dies M8-Mutter nur noch einmal und kann in jedem Projekt verwendet werden. Hersteller, Materialeigenschaften, Lieferant, Preis, Bestell-Nr. usw. werden zentral verwaltet und stehen damit projektübergreifend zur Verfügung.
Die Arbeitsweise ist für die Nutzer eine ganz andere. Und diese Umstellung muß für sie einen "Mehrwert" bringen. Und wie im CRM-System ein neuer Kunde zuerst in der DB als Kunde mit allen Informationen angelegt werden muß, bevor ich eine Mail an ihn schreiben kann, so muß ich jetzt, wenn ich statt der M8-Mutter aus Stahl eine M8-Mutter aus Messing brauche, diese erst als part mit allen Infos in der DB anlegen. Danach kann dieses Teil dann in allen Projekten verwendet werden.
Aber auch hier ist es so, dass durch den "Workflow" eine automatische "Verschlagwortung" (Zuordnung zu Projekt, Baugruppe, Bauteil, Hersteller, Bestell-Nr. usw.) erfolgt. Der Nutzer muß also keine zusätzlichen Informationen eingeben, damit das Bauteil später "wiedergefunden" werden kann.
Deine Herangehensweise: Datei erzeugen und anschließend eine Verschlagwortung möglichst automatisch in eine Datenbank schreiben unterscheidet sich von anderen Systemen grundsätzlich, da dort erst eine "Verschlagwortung" über den Workflow erreicht wird und dann erst die Datei erzeugt wird. Das hat nebenbei auch noch den Vorteil, dass der gleiche Sachverhalt auch immer gleich benannt wird: Das Projekt erhält bei seiner Erzeugung in der DB einen Namen, der später nur noch ausgewählt werden kann. Damit ist es nicht mehr möglich, dass als Schlagwort einmal "Projekt X" und einmal "X-Projekt" benutzt wird. Das erleichtert die spätere Suche erheblich
.Jürgen
@thomas.
Archivierung ist hier nicht gemeint. Das ist etwas anderes. Auch wenn manche Lösungen das kombinieren ist das hier nicht das Ziel.
Zu deiner despektierlichen Bemerkung zu meiner Arbeit:
Ich berate Leute in dem ich Lösungen für bestehende Probleme entwickle, teste und implementiere. Seit 15 Jahren erfolgreich und anerkannt.
Und du? Name = Programm ??
Lassen wir doch das trollen. Hilft wirklich niemandem !
Archivierung ist hier nicht gemeint. Das ist etwas anderes. Auch wenn manche Lösungen das kombinieren ist das hier nicht das Ziel.
Zu deiner despektierlichen Bemerkung zu meiner Arbeit:
Ich berate Leute in dem ich Lösungen für bestehende Probleme entwickle, teste und implementiere. Seit 15 Jahren erfolgreich und anerkannt.
Und du? Name = Programm ??
Lassen wir doch das trollen. Hilft wirklich niemandem !
Zitat von @chiefteddy:
Die übliche Arbeitsweise in einem Büro (ohne DMS bzw. CRM) beim erstellen eines Briefes ist doch folgende: Es wird die
Briefvorlage geöffnet (meistens gibt es gar keine Vorlage, sondern man nimmt einen "alten" Brief) und trägt
von hand Adresse, Betreff und den Text ein. Das Dokument wird abgespeichert (irgendwo in einer wie auch immer gestalteten
Verzeichnisstruktur). Beim Abspeichern könnte man manuell noch Schlagworte mitgeben --> Dokumenten-Eigenschaften.
Die übliche Arbeitsweise in einem Büro (ohne DMS bzw. CRM) beim erstellen eines Briefes ist doch folgende: Es wird die
Briefvorlage geöffnet (meistens gibt es gar keine Vorlage, sondern man nimmt einen "alten" Brief) und trägt
von hand Adresse, Betreff und den Text ein. Das Dokument wird abgespeichert (irgendwo in einer wie auch immer gestalteten
Verzeichnisstruktur). Beim Abspeichern könnte man manuell noch Schlagworte mitgeben --> Dokumenten-Eigenschaften.
Jep. So wäre es fein. Allerdings betrifft das nur einen Teil der Dokumente. Die meisten wurden eingescannt, kommen über Mail oder Fax.
Alles das muss irgendwo so abgelegt werden, dass alle die danach suchen es wiederfinden.
Bei einem CRM ist die ist die Vorgehensweise eine gänzlich andere: Man wählt den Kunden aus der Datenbank aus (ist er
nicht vorhanden, muß er erst mit allen Infos - Anschrift, Telefon-Nr., eMail usw. aufgenommen werden). Dann wählt man
das Projekt aus und abschließend den Dokumenten-Typ: Brief, Fax eMail, Tefefonnotiz usw.. Wenn man jetzt "OK
drückt", öffnet sich die entsprechende Vorlage und alle relevanten Daten (Adresse, Fax-Nr., eMail-Adresse oä.)
sind bereits eingetragen.
Das bedeutet zwar eine komplette Umstellung der Arbeitsweise der Büro-Mitarbeiter, aber durch den "Workflow" werden
alle Dokumenten-Infos automatisch erzeugt und abgespeichert. Eine Verschlagwortung erfolgt nicht manuell und ist nicht vom
"guten Willen" des Nutzers abhängig.
nicht vorhanden, muß er erst mit allen Infos - Anschrift, Telefon-Nr., eMail usw. aufgenommen werden). Dann wählt man
das Projekt aus und abschließend den Dokumenten-Typ: Brief, Fax eMail, Tefefonnotiz usw.. Wenn man jetzt "OK
drückt", öffnet sich die entsprechende Vorlage und alle relevanten Daten (Adresse, Fax-Nr., eMail-Adresse oä.)
sind bereits eingetragen.
Das bedeutet zwar eine komplette Umstellung der Arbeitsweise der Büro-Mitarbeiter, aber durch den "Workflow" werden
alle Dokumenten-Infos automatisch erzeugt und abgespeichert. Eine Verschlagwortung erfolgt nicht manuell und ist nicht vom
"guten Willen" des Nutzers abhängig.
Jep. Das ist eine völlig andere Art der Vorgehensweise. Und die Umstellung auf eine solche Arbeitsweise ist den Aufwand in unserem Fall nicht wert.
Deine Herangehensweise: Datei erzeugen und anschließend eine Verschlagwortung möglichst automatisch in eine Datenbank
schreiben unterscheidet sich von anderen Systemen grundsätzlich, da dort erst eine "Verschlagwortung" über den
Workflow erreicht wird und dann erst die Datei erzeugt wird. Das hat nebenbei auch noch den Vorteil, dass der gleiche Sachverhalt
auch immer gleich benannt wird: Das Projekt erhält bei seiner Erzeugung in der DB einen Namen, der später nur noch
ausgewählt werden kann. Damit ist es nicht mehr möglich, dass als Schlagwort einmal "Projekt X" und einmal
"X-Projekt" benutzt wird. Das erleichtert die spätere Suche erheblich .
schreiben unterscheidet sich von anderen Systemen grundsätzlich, da dort erst eine "Verschlagwortung" über den
Workflow erreicht wird und dann erst die Datei erzeugt wird. Das hat nebenbei auch noch den Vorteil, dass der gleiche Sachverhalt
auch immer gleich benannt wird: Das Projekt erhält bei seiner Erzeugung in der DB einen Namen, der später nur noch
ausgewählt werden kann. Damit ist es nicht mehr möglich, dass als Schlagwort einmal "Projekt X" und einmal
"X-Projekt" benutzt wird. Das erleichtert die spätere Suche erheblich
.Mir sind die Funktionen eines DMS durchaus bekannt. Trotzdem Danke für Deine Ausführung.
Meine Herangehensweise ist anders. Genau darum geht es. Aber offensichtlich hat keiner der Leser hier eine Idee diese "anderen Herangehensweise" zu verbessern oder es gibt schlicht keine Verbesserung.
Vielleicht wird der (eher lustig gemeinte) Hinweis auf das "Papierlose Büro" im Betreff einfach sofort mit dem Thema DMS verbunden und deshalb richten sich die Vorschläge alle in die DMS-Richtung.
Und du? Name = Programm ??
Jupp ... ich vergesse immer wieder, das in meinem Profil zu hinterlegen - damned!Vielleicht wird der (eher lustig gemeinte) Hinweis auf das "Papierlose Büro" im Betreff einfach sofort mit dem Thema DMS verbunden
Mmmh, liegt eventuell daran, das es die einzige vernünftige Art und Weise ist, eine papierarme Umgebung zu realisieren. Ich setze bei mir sogar zwei verschiedene DMS ein und sogar meine Mädels kommen damit klar --> einmal medidok, das wird Dich eher nicht tangieren und einmal eben ecodms für alles, was nicht patientenbezogen ist und das gleichzeitig als Unterbau für's Intranet her hält.ELO office ist mir zu überladen, und um den sharepoint entsprechend einzurichten, dass er meinen Anforderungen genügt, bin ich schlicht zu doof - insofern ist ecodms für mich ideal.
Und wenn man mal über den Tellerrand der Windows-Ordnerstruktur rüber gucken kann ... looft datt och.
LG, Thomas
Hallo @reiser,
natürlich können auch externe Dokumente in ein CRM/DMS-System eingefügt werden. Für Rechnungen geht das zB. schon automatisch beim Einscannen. Große Unternehmen schreiben ihren Lieferanten vor, das auf einem speziellen Feld auf der Rechnung die Rechnungs-Nr. bzw. Projekt-Nr. steht. Dieser Bereich auf dem Scann wird mittels OCR automatisch ausgewertet und darüber in die Datenbanke eingepflegt.
Mit Deiner letzten Bemerkung hast Du sicher recht: es geht bei Dir nicht vordergründig um ein DMS. Du willst eine automatisierte Indizierung des "Wissens im Unternehmen" um es dann über Suchfunktionen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Diesen Ansatz verfolgt ua. MS mit SharePoint.
Vor etlichen Jahren war ich in einem anderen Unternehmen bei der Einführung eines solchen Systems beteiligt. Damals (noch vor MS Sharepoint) setzten wir "Hyperwave" ein. ( http://www.hyperwave.com/d/ )
Ich glaube zwar, dass diese Lösung für Dich etwas "oversized" ist, aber vielleicht findest Du einige Anregungen.
Jürgen
natürlich können auch externe Dokumente in ein CRM/DMS-System eingefügt werden. Für Rechnungen geht das zB. schon automatisch beim Einscannen. Große Unternehmen schreiben ihren Lieferanten vor, das auf einem speziellen Feld auf der Rechnung die Rechnungs-Nr. bzw. Projekt-Nr. steht. Dieser Bereich auf dem Scann wird mittels OCR automatisch ausgewertet und darüber in die Datenbanke eingepflegt.
Mit Deiner letzten Bemerkung hast Du sicher recht: es geht bei Dir nicht vordergründig um ein DMS. Du willst eine automatisierte Indizierung des "Wissens im Unternehmen" um es dann über Suchfunktionen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Diesen Ansatz verfolgt ua. MS mit SharePoint.
Vor etlichen Jahren war ich in einem anderen Unternehmen bei der Einführung eines solchen Systems beteiligt. Damals (noch vor MS Sharepoint) setzten wir "Hyperwave" ein. ( http://www.hyperwave.com/d/ )
Ich glaube zwar, dass diese Lösung für Dich etwas "oversized" ist, aber vielleicht findest Du einige Anregungen.
Jürgen
