Organisation als Administrator

Mitglied: PaulGla

PaulGla (Level 1) - Jetzt verbinden

07.01.2019 um 13:51 Uhr, 1572 Aufrufe, 16 Kommentare, 3 Danke

Hallo liebe Community

Ich wusste nicht wohin mit dem Thema, hoffe es passt.
Ich würde gern mal wissen wie ihr euch in eurem täglichen Berufsleben als Administrator organisiert. Welche Tools ihr nutzt und ähnliches, gerade im Bezug auf offene Arbeiten, To-Do´s und ähnliches. Wie behaltet ihr den Überblick was noch alles offen und zu tun ist? Ich bin Administrator eines Mittelständischen Unternehmens mit mehreren Standorten. Ein paar Sachen werden einem Zugerufen, etwas kommt per Telefon rein, anderes per Mail und ein paar Dinge gehen dann einfach unter. Wo und wie sammelt ihr diese ganze Dinge?

Liebe Grüße
Mitglied: Spirit-of-Eli
07.01.2019, aktualisiert um 14:00 Uhr
Moin,

Ticket System + Kalender.

Gruß
Spirit
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Mitglied: itisnapanto
07.01.2019 um 14:05 Uhr
Zitat von Spirit-of-Eli:

Moin,

Ticket System + Kalender.

Gruß
Spirit


Same here + einen kleinen Collegeblock für schnelle Notizen.

Gruss
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Mitglied: maretz
07.01.2019 um 14:06 Uhr
Entweder Ticket-System oder meine eigene kleine Software... Is aber immer auch eine Frage wie gross das ganze sein soll und wieviele Leute beteiligt sind.
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Mitglied: PaulGla
07.01.2019 um 14:08 Uhr
An ein Ticket System habe ich auch schon gedacht. Hast du da eine Empfehlung? Darf auch gern ein wenig was kosten aber ich brauche hier keine Enterprise Lösung. Bin wie gesagt, allein an der Front was das angeht und letztlich ist es nur für mich. Die Mitarbeiter werfen mir Fehler und Probleme auf allen möglichen Kommunikationswegen zu und die bekomme ich nicht dazu ein Ticket zu erstellen.
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Mitglied: maretz
07.01.2019 um 14:13 Uhr
Nun - da hilft dir ein Ticketsystem dann wenig -> weil du musst ja dann nicht nur die Anrufe entgegen nehmen sondern auch noch selbst nen Ticket erzeugen, das bearbeiten, schliessen und die Lösung akzeptieren...

Nur wenn du dazu übergehen kannst das die Anwender ein Ticket erzeugen (dies kann z.B. auch per Mail gehen - je nach System) dann hilft dir das...
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Mitglied: MacLeod
07.01.2019 um 14:19 Uhr
Hallo
Da ist es wohl Zeit für ein vernünftiges Ticketsystem würde ich sagen. So kann man sanft alle User auf das Ticketsystem zwingen, hat den Überblick, ob die Aufgabenstellung auch richtig formuliert wurde, jeder sieht den Fortschritt, jeder sieht wer als nächstes reagieren muss und Zeiterfassung kann man auch damit machen und so weiter und so fort.
Egal ob auf Zuruf, Mail oder Telefon. Du machst ein Ticket draus! Das spart nervige Anrufe und Nachfragen und gibt viel mehr Zeit zum Arbeiten.

Und das allerwichtigste: Dein Chef sieht den Verlauf wenn er möchte und erkennt deine Reaktionszeit. Denn viele Chefs denken, der Admin würde nichts tun. Dabei liegt es oft daran, daß unvollständige oder unklare Anforderungen gestellt werden, die Computer zur Fernwartung eben nicht wie vereinbart eingeschaltet ist, Lizenzen fehlen, oder die DSGVO schlichtweg eine Wunschkonfiguration verbietet.
Ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern ist das ein absolutes Muss meiner Meinung nach.
MfG,
Conner

Ich verwende zb. OTRS. Ist in 30 Minuten installiert auf einem Ubuntu Server VM und für Erstlinge in 60 Minuten konfiguriert. Google und Youtube sind voll von Anleitungen. VPN in den Betrieben hast Du ja sicher am laufen und dann kommt auch jeder drauf wenn das Routing passt.
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Mitglied: emeriks
07.01.2019 um 14:19 Uhr
Zitat von maretz:

Nun - da hilft dir ein Ticketsystem dann wenig -> weil du musst ja dann nicht nur die Anrufe entgegen nehmen sondern auch noch selbst nen Ticket erzeugen, das bearbeiten, schliessen und die Lösung akzeptieren...

Nur wenn du dazu übergehen kannst das die Anwender ein Ticket erzeugen (dies kann z.B. auch per Mail gehen - je nach System) dann hilft dir das...
Solch ein System wäre aber auch ohne direkte Anwender-Einbindung nützlich, z.B. wenn man mal auswerten will, welcher Anwender, Client, Drucker oder Dienst welche und wieviel Problemfälle im Jahr produziert.
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Mitglied: PaulGla
07.01.2019 um 14:30 Uhr
Danke für deine Antwort, ich werde mir OTRS mal anschauen.
Das mit dem Chef stimmt wohl ab und an, da stimme ich dir zu.
Vll kurz zur Größenordnung, es sind insgesamt 8 Standorte mit ca 40 aktiven PC Arbeitsplätzen und das 3 bis 4 Fache an Angestellten, momentan 6 Server und viele, viele Drucker. VPN Strecken stehen größtenteils.
Fehler und Probleme der Mitarbeiter sind dabei ja auch nur die eine Seite. Auf der anderen Seite stehen dann ja auch noch Projekte und Aufgaben mit denen der Mitarbeiter gar nichts zu tun hat. Serverwartung, Wlan (das leidige Thema) und ähnliches. Ich hätte da gern alles unter einem Dach.
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Mitglied: Dani
07.01.2019, aktualisiert um 14:51 Uhr
Moin,
Wie behaltet ihr den Überblick was noch alles offen und zu tun ist?
Im Ticketsystem werden alle Aufträge erfasst. Ohne Ticket keine Bearbeitung. Egal um was es geht. Im (Bug)tracker werden alle Wartungen, Updates, Probleme, Projekte, etc... erfasst. Somit weiß jeder im Team woran wer arbeitet und somit findet auch ein Meinungsaustausch statt.


Gruß,
Dani
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Mitglied: Penny.Cilin
07.01.2019 um 14:54 Uhr
Hallo,

grundsätzlich, ohne Ticketsystem oder Notizen hast Du verloren.
Das was Du gerade machst nennt man Turnschuhadministration. D.h. Du hältst die IT-Umgebung am Laufen.
An Weiterentwicklungen bzw. Optimierungen ist da nicht zu denken.

P.S. Wie ist das eigentlich, wenn Du Urlaub hast bzw. krank bist?

Gruss Penny
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Mitglied: PaulGla
07.01.2019 um 15:05 Uhr
Zitat von Penny.Cilin:

P.S. Wie ist das eigentlich, wenn Du Urlaub hast bzw. krank bist?

Gruss Penny

Naja... Urlaub oder Krank ist nicht wirklich Urlaub oder Krank. Vom Prinzip stehe ich täglich auf Abruf da dass Büro 7 Tage die Woche besetzt ist (Gastronomie). Ich habe die Mitarbeiter so weit dass die mich nicht wegen jedem Kram anmorsen aber wenn die Luft brennt dann muss ich ran. Das geht dann halt von "Server und Netzwerk Ausfall am Sonntag Nachmittag" bis "der Gast kommt nicht ins öffentliche WLan". Aber das bringt der Job hält irgendwo mit sich. Dafür habe ich dann aber auch gewisse Freiräume was die Arbeitszeit und ähnliches angeht.

Daher Suche ich eine Lösung wo ich Probleme sammeln und ab Arbeiten kann. Eine Art erweiterte ToDo Liste mit Zugriff von unterwegs.

Ich arbeite gern mit OneNote aber die ToDo Funktion ist nicht so schön und umständlich.
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Mitglied: St-Andreas
07.01.2019 um 16:25 Uhr
Tach,

nein, das bringt der Job nicht mit sich. Das läuft nur wenn Du Dich dafür hergibst und faktisch ausbeuten lässt. Arbeitsschutzgesetze haben ihren Sinn.
Hast Du Angst um Deinen Job und lässt es deshalb mit Dir machen?
Planst Du nie einen Urlaub, der mal mehr als ne 1/2h weit weg führt?
Das was Du am nötigsten brauchst sind nicht irgendwelche Tools, sondern eine vernünftige Organisation die mindestens eine Redundanz für Dich vorsieht und nein, das macht Dich nicht überflüssig und austauschbar. Wenn das Deine Angst ist, wirst Du so oder so nicht lange überleben.

Deine Tools ergeben sich dann daraus, wie Deine Redundanz geregelt wird.
Merke: Prozess- und/oder Organisationsprobleme können mit keinen Tool der Welt behoben werden und erst wenn sinnvolle Prozesse und Organisationen stehen, macht es Sinn nach den passenden Werkzeugen suchen.
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Mitglied: Daemmerung
07.01.2019 um 18:52 Uhr
Genau - hab keine Angst, dass du ersetzt werden wirst oder kannst. Eine weitere Person, gerade bei der Größe, die du angibst, kann sehr arbeitserleichternd sein, da du dann Zeit für andere Dinge findest. Du kannst dann anfangen zu optimieren bzw. ihr beiden könnt es dann. Vor allem kann man dann auch anfangen sich ein wenig mehr zu spezialisieren, weil man plötzlich mehr Zeit hat.

Generell ist ein Ticket-System das A und O. Ich könnte mir die Arbeit ohne ein Ticket-System schon gar nicht mehr vorstellen. Es würde viel zu viel untergehen, was vielleicht auch wichtig ist. Vor allem ist es schön, dass man dann anfängt zu dokumentieren, weil man die Tickets nicht einfach schließt, sondern einen Kommentar verfasst. Tickets kann man auf Wiedervorlage setzen und man muss plötzlich sich nicht alles merken, wenn man zu einem bestimmten Tag etwas erledigen muss oder derjenige nur an diesen Tagen anwesend ist.
Wenn das Ticket-System dann auch noch ein wenig Change-Management hat, wäre das natürlich perfekt, weil du dann anfangen kannst, deine Wartungen besser zu organisieren. Es gibt einen Change-Kalender, an dem dann jeweils drin steht, wann du was machst bzw. welche größeren Wartungen anstehen. Wenn du sowas hast, fängst du nämlich plötzlich auch an alles zu organisieren und du merkst, dass es plötzlich strukturierter vorgeht.

Ich nutze natürlich nebenbei auch ganz viel Outlook. Die Kalender-Funktion und die Aufgaben-Funktion ist da sehr arbeitserleichternd. Für Notizen nutz ich gerne notepad. Irgendwie schreiben meine Finger einfach notepad.exe in das Ausführen-Fenster und ich fang an zu tippen.
Ein Kollege hat sich mal eine Excel-Datei angelegt. Jede Idee und jede Aufgabe die er bekommt oder selbst entwickelt, schreibt er dort nieder und hackt dann ab, was er erledigt hat. Dadurch hat er immer einen Überblick, was noch anstehen könnte, was er als nächstes machen könnte und was überhaupt an Ideen von anderen geäußert wurde.

Analog mache ich tatsächlich gar nichts. Ich hab nicht mal Papier am Arbeitsplatz.
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Mitglied: it-fraggle
07.01.2019 um 20:07 Uhr
Ein paar Sachen werden einem Zugerufen, etwas kommt per Telefon rein, anderes per Mail und ein paar Dinge gehen dann einfach unter. Wo und wie sammelt ihr diese ganze Dinge?
Bei uns ist das folgendermaßen: Aufträge nehmen wir keine auf dem Flur an. Egal von wem. Auch nicht per Telefon. Jedenfalls nicht wir Administratoren direkt. Das macht unsere Bürofachkraft. Sie trägt Termine ein, erstellt Tickets usw. Das wird dann von uns abgearbeitet. Damit wir nicht den Überblick verlieren kommt alles in iTop. Klappt alles ganz gut und man verliert nichts.
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Mitglied: Jannis92
07.01.2019 um 20:56 Uhr
Hallo PaulGla,
ich kann mich den Meinungen der anderen nur anschließen... für Incidents etc. solltest du unbedingt ein Ticketsystem verwenden, in dem man vllt. auch Auswertungen machen kann. So lassen sich später die Incidents analysieren und so ggf. auf dem 1. Blick nicht zu identifizierende Probleme ermitteln. Bei Bedarf aber auch Zahlen/ Daten/ Fakten ermitteln, um gegenüber der Vorgesetzen entsprechende Themen zu verargumentieren.

Beispiel:
Ich habe im Montat 50 Anfragen zum Thema Berechtigungen die mich jedes mal 15 Minuten kosten
Eine Software die diese Anfragen automatisiert bearbeitet kostest x Euro das sind nach y Jahren eine Ersparnis von z.

Natürlich benötigst du dann die Rückendeckung um das Userverhalten zu verändern.

Zu deiner eigentlichen Fragen:
Davon abgesehen verwende ich für ToDo's aus Meetings oder Projekten gerne die "Wunderlist". Hier bin ich über die Autobiografie von Frank Thelen zu gekommen. Das schöne.... du kannst die Liste(n) sowohl auf deinem Handy einsehen, als auch auf deinem PC. So hast du deine ToDos immer im Blick und kannst diese schnell kommentieren, falls dir spontan noch was dazu einfällt.

https://www.wunderlist.com/de/

Ein anderes Mittel wäre vllt. noch Trello.
Hier kann man verschiedene Listen mit Karten erstellen. Quasi eine Art Can-Ban-Board

https://trello.com

Hoffe das Hilft
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