Organisation als Administrator

Moin,

Ticket System + Kalender.

Gruß
Spirit

Same here + einen kleinen Collegeblock für schnelle Notizen.

Gruss

Entweder Ticket-System oder meine eigene kleine Software... Is aber immer auch eine Frage wie gross das ganze sein soll und wieviele Leute beteiligt sind.

Nun - da hilft dir ein Ticketsystem dann wenig -> weil du musst ja dann nicht nur die Anrufe entgegen nehmen sondern auch noch selbst nen Ticket erzeugen, das bearbeiten, schliessen und die Lösung akzeptieren...

Nur wenn du dazu übergehen kannst das die Anwender ein Ticket erzeugen (dies kann z.B. auch per Mail gehen - je nach System) dann hilft dir das...

Hallo
Da ist es wohl Zeit für ein vernünftiges Ticketsystem würde ich sagen. So kann man sanft alle User auf das Ticketsystem zwingen, hat den Überblick, ob die Aufgabenstellung auch richtig formuliert wurde, jeder sieht den Fortschritt, jeder sieht wer als nächstes reagieren muss und Zeiterfassung kann man auch damit machen und so weiter und so fort.
Egal ob auf Zuruf, Mail oder Telefon. Du machst ein Ticket draus! Das spart nervige Anrufe und Nachfragen und gibt viel mehr Zeit zum Arbeiten.

Und das allerwichtigste: Dein Chef sieht den Verlauf wenn er möchte und erkennt deine Reaktionszeit. Denn viele Chefs denken, der Admin würde nichts tun. Dabei liegt es oft daran, daß unvollständige oder unklare Anforderungen gestellt werden, die Computer zur Fernwartung eben nicht wie vereinbart eingeschaltet ist, Lizenzen fehlen, oder die DSGVO schlichtweg eine Wunschkonfiguration verbietet.
Ab einer gewissen Anzahl von Mitarbeitern ist das ein absolutes Muss meiner Meinung nach.
MfG,
Conner

Ich verwende zb. OTRS. Ist in 30 Minuten installiert auf einem Ubuntu Server VM und für Erstlinge in 60 Minuten konfiguriert. Google und Youtube sind voll von Anleitungen. VPN in den Betrieben hast Du ja sicher am laufen und dann kommt auch jeder drauf wenn das Routing passt.

Solch ein System wäre aber auch ohne direkte Anwender-Einbindung nützlich, z.B. wenn man mal auswerten will, welcher Anwender, Client, Drucker oder Dienst welche und wieviel Problemfälle im Jahr produziert.

Moin,
Im Ticketsystem werden alle Aufträge erfasst. Ohne Ticket keine Bearbeitung. Egal um was es geht. Im (Bug)tracker werden alle Wartungen, Updates, Probleme, Projekte, etc... erfasst. Somit weiß jeder im Team woran wer arbeitet und somit findet auch ein Meinungsaustausch statt.


Gruß,
Dani

Hallo,

grundsätzlich, ohne Ticketsystem oder Notizen hast Du verloren.
Das was Du gerade machst nennt man Turnschuhadministration. D.h. Du hältst die IT-Umgebung am Laufen.
An Weiterentwicklungen bzw. Optimierungen ist da nicht zu denken.

P.S. Wie ist das eigentlich, wenn Du Urlaub hast bzw. krank bist?

Gruss Penny

Tach,

nein, das bringt der Job nicht mit sich. Das läuft nur wenn Du Dich dafür hergibst und faktisch ausbeuten lässt. Arbeitsschutzgesetze haben ihren Sinn.
Hast Du Angst um Deinen Job und lässt es deshalb mit Dir machen?
Planst Du nie einen Urlaub, der mal mehr als ne 1/2h weit weg führt?
Das was Du am nötigsten brauchst sind nicht irgendwelche Tools, sondern eine vernünftige Organisation die mindestens eine Redundanz für Dich vorsieht und nein, das macht Dich nicht überflüssig und austauschbar. Wenn das Deine Angst ist, wirst Du so oder so nicht lange überleben.

Deine Tools ergeben sich dann daraus, wie Deine Redundanz geregelt wird.
Merke: Prozess- und/oder Organisationsprobleme können mit keinen Tool der Welt behoben werden und erst wenn sinnvolle Prozesse und Organisationen stehen, macht es Sinn nach den passenden Werkzeugen suchen.

Genau - hab keine Angst, dass du ersetzt werden wirst oder kannst. Eine weitere Person, gerade bei der Größe, die du angibst, kann sehr arbeitserleichternd sein, da du dann Zeit für andere Dinge findest. Du kannst dann anfangen zu optimieren bzw. ihr beiden könnt es dann. Vor allem kann man dann auch anfangen sich ein wenig mehr zu spezialisieren, weil man plötzlich mehr Zeit hat.

Generell ist ein Ticket-System das A und O. Ich könnte mir die Arbeit ohne ein Ticket-System schon gar nicht mehr vorstellen. Es würde viel zu viel untergehen, was vielleicht auch wichtig ist. Vor allem ist es schön, dass man dann anfängt zu dokumentieren, weil man die Tickets nicht einfach schließt, sondern einen Kommentar verfasst. Tickets kann man auf Wiedervorlage setzen und man muss plötzlich sich nicht alles merken, wenn man zu einem bestimmten Tag etwas erledigen muss oder derjenige nur an diesen Tagen anwesend ist.
Wenn das Ticket-System dann auch noch ein wenig Change-Management hat, wäre das natürlich perfekt, weil du dann anfangen kannst, deine Wartungen besser zu organisieren. Es gibt einen Change-Kalender, an dem dann jeweils drin steht, wann du was machst bzw. welche größeren Wartungen anstehen. Wenn du sowas hast, fängst du nämlich plötzlich auch an alles zu organisieren und du merkst, dass es plötzlich strukturierter vorgeht.

Ich nutze natürlich nebenbei auch ganz viel Outlook. Die Kalender-Funktion und die Aufgaben-Funktion ist da sehr arbeitserleichternd. Für Notizen nutz ich gerne notepad. Irgendwie schreiben meine Finger einfach notepad.exe in das Ausführen-Fenster und ich fang an zu tippen.
Ein Kollege hat sich mal eine Excel-Datei angelegt. Jede Idee und jede Aufgabe die er bekommt oder selbst entwickelt, schreibt er dort nieder und hackt dann ab, was er erledigt hat. Dadurch hat er immer einen Überblick, was noch anstehen könnte, was er als nächstes machen könnte und was überhaupt an Ideen von anderen geäußert wurde.

Analog mache ich tatsächlich gar nichts. Ich hab nicht mal Papier am Arbeitsplatz.

Bei uns ist das folgendermaßen: Aufträge nehmen wir keine auf dem Flur an. Egal von wem. Auch nicht per Telefon. Jedenfalls nicht wir Administratoren direkt. Das macht unsere Bürofachkraft. Sie trägt Termine ein, erstellt Tickets usw. Das wird dann von uns abgearbeitet. Damit wir nicht den Überblick verlieren kommt alles in iTop. Klappt alles ganz gut und man verliert nichts.