coolzero
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PowerAutomate Genehmigungsworkflow wenn eine Datei im Sharepoint gelöscht werden soll

Hallo,
ich möchte mit Power Automate eine Sharepoint Dokumentenbibliothek überwachen und wenn dort eine Datei gelöscht werden soll, das ein Genehmigungsworkflow startet, der entweder den Löschvorgang abschließt wenn es Genehmigt wird, oder aber bei Ablehnung dafür sorgt das die Datei nicht gelöscht wird.

Allerdings finde ich keine Vorlage dazu und bekomme es auch so leider nicht hin, das Problem dürfte wohl sein das der Flow erst greift wenn die Datei schon gelöscht ist, wenn das so ist, könnte ich diese dann bei Ablehnung der Genehmigung wieder herstellen aus dem Papierkorb?

Wenn ja, wie, bzw. wie könnte ich mein Vorhaben umsetzen?

Ich weiss das löschen von Dateien ist eigentlich etwas was über Berechtigungen gesteuert werden sollte, allerdings habe ich eine Bibliothek wo aus unterschiedlichsten Gründen relativ viele Schreibzugriff benötigen und ich das gerne absichern würde durch einen Genehmigungsworkflow.

Danke

MFG
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Member: Celiko
Celiko Jan 29, 2024 at 16:56:07 (UTC)
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Moin,

Soweit ich weiß gibt es dafür keine trigger bevor etwas gelöscht wird.

Alternativ eine weitere Spalte erstellen mit den Werten "deleted" und "alive"?
Sobald etwas auf deleted gestellt wird kannst du einen trigger bauen der dann einen workflow startet.

Wenn freigegeben = lösche Datei
Wenn nicht = setze auf Alive

Ansonsten Wie du meintest: über die Berechtigungen. Mit meinen genannten Prinzip kannst du dann auch die Löschrechte der User wegnehmen aber trotzdem einen kontrollierten workflow für das löschen vom Dateien realisieren.

Soweit zumindest mein ausgedachte workaround

Vg
Member: Coolzero
Coolzero Jan 30, 2024 at 07:14:56 (UTC)
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Hi, danke für deine Rückmeldung und den Tip, als "Wenn eine Datei gelöscht wird" ganz oben im Flow ist schon ein Trigger, das Problem ist das sie in dem Moment schon in den Papierkorb verschoben ist, also die Genehmigung zu spät kommt, bzw. könnte der Flow nicht so aussehen das wenn die Genehmigung verweigert wurde die Datei aus dem Papierkorb wiederhergestellt wird, und wenn der Vorgang genehmigt wird bleibt sie im Papierkorb? Mir fällt nur nichts ein wie ich die Datei aus dem Papierkorb wiederherstellen könnte!?

Mit deiner Zusätzlichen Spalte meinst du das alle Dateien auf "alive" stehen und wenn eine gelöscht werden soll, trägt der jeweilige User "deleted" und dann würde ein Worklflow starten der die Genehmigung einholt?

Hab ich das so richtig verstanden?

MFG
Member: Celiko
Celiko Jan 30, 2024 at 09:38:33 (UTC)
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Moin,

hast du richtig verstanden.
Dann könntest du anhand der Spalte den Trigger starten und die Löschberechtigung für die User wegnehmen.
Wie du nochmal beschrieben hast kann PowerAutomate leider einen Löschvorgang nicht stoppen und erst nachdem das Dokumente im Papierkorb landet einen Workflow starten.

Zusätzlich kannst du die Liste so anpassen, dass die User nur die Dokumente sehen, die "Alive" sind.
Die "Deleted" kannst du in der Default Ansicht dann ausblenden und du hast eine schöne Darstellung der Dokumente und einen Workflow den du über PowerAutomate realisieren kannst.
Die "Deleted" Doumente kannst du dann auch per PowerAutomate automatisch löschen lassen nach z.B. 30 Tagen.

Ist nur ein Ansatz - gibt bestimmt noch andere Lösungswege.

VG