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Scanner Brother ADS 1700W : Automatisierung PDFA OCR
Hallo in die Runde,
ich habe mir vor kurzem den Scanner [https://www.brother.de/scanner/ads-1700w ADS-1700W] für Privat angeschafft. Haupteinsatzzweck soll das Archivieren von eingehendem Schriftverkehr sein.
Bei dem Scanner enthalten war die Software iPrint&Scan sowie Kofax Power PDF Standard.
Leider kann ich über iPrint&Scan nur PDF + OCR oder PDF/A ohne OCR auswählen. Als Alternative kann ich in PDF/A scannen und manuell über die Software Power PDF Standard eine nachträgliche OCR-Erkennung drüber laufen lassen.
Kommen wir nun zur Frage/Problemstellung:
Hat vielleicht einer von euch den gleichen Scanner und stand ggf. bereits vor dem gleichen Problem bzw. kennt jemand eine gute Lösung um diesen Prozess automatisiert durchlaufen zu lassen?
Ebenfalls vorhanden ist eine Synology DS718+. Dort bzw. in einem DMS (ELO Office o.ä.)soll dann die endgültige Ablage stattfinden. Ggf. kann man darauf ja auch was laufen lassen?!
Ich hoffe auf gute Ratschläge und sage vorab schonmal Danke an alle die sich die Zeit nehmen mir zu helfen.
Gruß
Philipp
ich habe mir vor kurzem den Scanner [https://www.brother.de/scanner/ads-1700w ADS-1700W] für Privat angeschafft. Haupteinsatzzweck soll das Archivieren von eingehendem Schriftverkehr sein.
Bei dem Scanner enthalten war die Software iPrint&Scan sowie Kofax Power PDF Standard.
Leider kann ich über iPrint&Scan nur PDF + OCR oder PDF/A ohne OCR auswählen. Als Alternative kann ich in PDF/A scannen und manuell über die Software Power PDF Standard eine nachträgliche OCR-Erkennung drüber laufen lassen.
Kommen wir nun zur Frage/Problemstellung:
Hat vielleicht einer von euch den gleichen Scanner und stand ggf. bereits vor dem gleichen Problem bzw. kennt jemand eine gute Lösung um diesen Prozess automatisiert durchlaufen zu lassen?
Ebenfalls vorhanden ist eine Synology DS718+. Dort bzw. in einem DMS (ELO Office o.ä.)soll dann die endgültige Ablage stattfinden. Ggf. kann man darauf ja auch was laufen lassen?!
Ich hoffe auf gute Ratschläge und sage vorab schonmal Danke an alle die sich die Zeit nehmen mir zu helfen.
Gruß
Philipp
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 03:11 Uhr
7 Kommentare
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Moin,
ich habe den ADS-2800W zuhause und auf meinem Synology-NAS läuft ecoDMS. Die meisten Dokumente sind dabei mit dem Einscannen automatisch archiviert, bei manchen muss ich noch ein paar Meta-Daten nachpflegen. OCR läuft automatisch in ecoDMS. (https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/systemumgebung/ecodms-a ..)
Privat kannst du ecoDMS mit eingeschränktem Funktionsumfang sogar kostenlos nutzen.
VG
ich habe den ADS-2800W zuhause und auf meinem Synology-NAS läuft ecoDMS. Die meisten Dokumente sind dabei mit dem Einscannen automatisch archiviert, bei manchen muss ich noch ein paar Meta-Daten nachpflegen. OCR läuft automatisch in ecoDMS. (https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/systemumgebung/ecodms-a ..)
Privat kannst du ecoDMS mit eingeschränktem Funktionsumfang sogar kostenlos nutzen.
VG
Moin Moin.
Ich kenne das Tool nicht, kann also keine konkreten Aussagen treffen.
Aber es sieht mir nicht nach einem Oberklasse Tool aus.
Und dort sind Einschränkungen normal
Es hilft dann immer nur ein Workaround zur Umgehung.
MUSST du PDF/A haben, oder findest du es besser / sicherer?
Auch uralte PDFs die Ich bei mir habe werden noch korrekt angezeigt, nur als Hinweis.
PDF ist ja darauf ausgelegt.
Willst du beides haben musst du dir einen Workflow einrichten.
Scan kommt in Ordner A an, wird verarbeitet und nach Ordner B verschoben.
Von dort wird es wieder verarbeitet und in Ordner C geschoben.
Ich würde eher erst OCR und dann PDF/A Umwandlung machen,
aber nur vom Gefühl.
Die Ordner die Ich oben erwähnte müssen nicht lokal sein
Allerdings hatte Ich häufiger auch Fälle wo Geschwindigkeit ein Problem war.
Es waren da PDF im Ordner noch nicht vollständig da bevor das Tool sie versucht hat zu verarbeiten.
Das Ergebnis war Mist.
Alle Test sagten "Ist Ok", aber im Alltag klappte es öfter nicht.
Lösung war das es in Ordner A1 angeliefert wurde und mit einem automatischen MoveJob in Ordner A2 verschoben wurde.
Robocopy ist dort hilfreich
Und von A2 wurde es entsprechend verarbeitet.
Nur als Hinweis, das kann bei unterschiedlichen Plattformen ein Problem sein.
Ich kenne das Tool nicht, kann also keine konkreten Aussagen treffen.
Aber es sieht mir nicht nach einem Oberklasse Tool aus.
Und dort sind Einschränkungen normal
Es hilft dann immer nur ein Workaround zur Umgehung.
MUSST du PDF/A haben, oder findest du es besser / sicherer?
Auch uralte PDFs die Ich bei mir habe werden noch korrekt angezeigt, nur als Hinweis.
PDF ist ja darauf ausgelegt.
Willst du beides haben musst du dir einen Workflow einrichten.
Scan kommt in Ordner A an, wird verarbeitet und nach Ordner B verschoben.
Von dort wird es wieder verarbeitet und in Ordner C geschoben.
Ich würde eher erst OCR und dann PDF/A Umwandlung machen,
aber nur vom Gefühl.
Die Ordner die Ich oben erwähnte müssen nicht lokal sein
Allerdings hatte Ich häufiger auch Fälle wo Geschwindigkeit ein Problem war.
Es waren da PDF im Ordner noch nicht vollständig da bevor das Tool sie versucht hat zu verarbeiten.
Das Ergebnis war Mist.
Alle Test sagten "Ist Ok", aber im Alltag klappte es öfter nicht.
Lösung war das es in Ordner A1 angeliefert wurde und mit einem automatischen MoveJob in Ordner A2 verschoben wurde.
Robocopy ist dort hilfreich
Und von A2 wurde es entsprechend verarbeitet.
Nur als Hinweis, das kann bei unterschiedlichen Plattformen ein Problem sein.
Hallo BirdyB,
vielen Dank für deinen Beitrag. Archiviert du deine Dokumente im normalen PDF oder PDF/A Format? Ich habe mir als Vergleich jetzt ebenfalls den ADS-2800W gekauft, da mit bei dem kleinen 1700W der ADF nicht gefallen hat (zu klein, Seiten oft leicht schief etc.).
Gruß
Creative
vielen Dank für deinen Beitrag. Archiviert du deine Dokumente im normalen PDF oder PDF/A Format? Ich habe mir als Vergleich jetzt ebenfalls den ADS-2800W gekauft, da mit bei dem kleinen 1700W der ADF nicht gefallen hat (zu klein, Seiten oft leicht schief etc.).
Gruß
Creative
Hallo TomTomBon,
danke für deine ausführliche Antwort.
Es hilft dann immer nur ein Workaround zur Umgehung.
MUSST du PDF/A haben, oder findest du es besser / sicherer?
Auch uralte PDFs die Ich bei mir habe werden noch korrekt angezeigt, nur als Hinweis.
PDF ist ja darauf ausgelegt.
War von mir nur ein Gedanke, da dieses Format ja für die Archivierung gedacht ist. Man muss natürlich gucken, ob sich dieser Aufwand samt Workflow für privat überhaupt lohnt. Ich bin zur Zeit fast der Meinung, dass das nicht so ist(Für mich).
Gruß
Creative
danke für deine ausführliche Antwort.
Zitat von @TomTomBon:
Moin Moin.
Ich kenne das Tool nicht, kann also keine konkreten Aussagen treffen.
Aber es sieht mir nicht nach einem Oberklasse Tool aus.
Und dort sind Einschränkungen normal
Ist mir leider auch schon aufgefallenMoin Moin.
Ich kenne das Tool nicht, kann also keine konkreten Aussagen treffen.
Aber es sieht mir nicht nach einem Oberklasse Tool aus.
Und dort sind Einschränkungen normal
Es hilft dann immer nur ein Workaround zur Umgehung.
MUSST du PDF/A haben, oder findest du es besser / sicherer?
Auch uralte PDFs die Ich bei mir habe werden noch korrekt angezeigt, nur als Hinweis.
PDF ist ja darauf ausgelegt.
Willst du beides haben musst du dir einen Workflow einrichten.
Scan kommt in Ordner A an, wird verarbeitet und nach Ordner B verschoben.
Von dort wird es wieder verarbeitet und in Ordner C geschoben.
Ich würde eher erst OCR und dann PDF/A Umwandlung machen,
aber nur vom Gefühl.
Kennst du spontan ein Tool, welches PDF -> PDF/A Konvertierung vornimmt? Am besten natürlich Open-Source oder recht günstig.Scan kommt in Ordner A an, wird verarbeitet und nach Ordner B verschoben.
Von dort wird es wieder verarbeitet und in Ordner C geschoben.
Ich würde eher erst OCR und dann PDF/A Umwandlung machen,
aber nur vom Gefühl.
Die Ordner die Ich oben erwähnte müssen nicht lokal sein
Allerdings hatte Ich häufiger auch Fälle wo Geschwindigkeit ein Problem war.
Es waren da PDF im Ordner noch nicht vollständig da bevor das Tool sie versucht hat zu verarbeiten.
Das Ergebnis war Mist.
Alle Test sagten "Ist Ok", aber im Alltag klappte es öfter nicht.
Lösung war das es in Ordner A1 angeliefert wurde und mit einem automatischen MoveJob in Ordner A2 verschoben wurde.
Robocopy ist dort hilfreich
Und von A2 wurde es entsprechend verarbeitet.
Nur als Hinweis, das kann bei unterschiedlichen Plattformen ein Problem sein.
Damit hatte ich bereits auch schon rumprobiert in Verbindung mit SynOCR auf der Synology. Da stört es mich allerdings, dass die Textschicht nicht 1:1 auf dem Text liegt, sondern Wörter meist kürzer sind.... Meine Probleme möchte man haben :DAllerdings hatte Ich häufiger auch Fälle wo Geschwindigkeit ein Problem war.
Es waren da PDF im Ordner noch nicht vollständig da bevor das Tool sie versucht hat zu verarbeiten.
Das Ergebnis war Mist.
Alle Test sagten "Ist Ok", aber im Alltag klappte es öfter nicht.
Lösung war das es in Ordner A1 angeliefert wurde und mit einem automatischen MoveJob in Ordner A2 verschoben wurde.
Robocopy ist dort hilfreich
Und von A2 wurde es entsprechend verarbeitet.
Nur als Hinweis, das kann bei unterschiedlichen Plattformen ein Problem sein.
Gruß
Creative
Moin,
ecoDMS wandelt die Dokumente bei der Archivierung in PDF/A um.
Viele Grüße
ecoDMS wandelt die Dokumente bei der Archivierung in PDF/A um.
Viele Grüße
Hoi Creative,
hoffe es ist noch nicht zu spät für eine Antwort, aber eigentlich hast du die Lösung schon in den Händen.
Du sagst du hast ELO Office. In dem Fall würde ich an deiner Stelle direkt über die ELO Postbox scannen (vll sogar tiff), dann mittels ELO Scan&Archive die automatisierte Ablage ablaufen lassen und beim Ablageskript noch einen ELOPDFprint befehl auslösen, beim ELO PDF Printer entsprechend PDF/A wählen und schon hast du alles kombiniert was du brauchst. Bin mir grad nicht sicher beim ELOprofessional kannst sogar automatisiert sagen das tiffs bei Ablage in PDF umgewandelt werden (mittels Setting ohne Skripte), bei Office weiss ich das ausm Kopf nicht.
Gruss partey
hoffe es ist noch nicht zu spät für eine Antwort, aber eigentlich hast du die Lösung schon in den Händen.
Du sagst du hast ELO Office. In dem Fall würde ich an deiner Stelle direkt über die ELO Postbox scannen (vll sogar tiff), dann mittels ELO Scan&Archive die automatisierte Ablage ablaufen lassen und beim Ablageskript noch einen ELOPDFprint befehl auslösen, beim ELO PDF Printer entsprechend PDF/A wählen und schon hast du alles kombiniert was du brauchst. Bin mir grad nicht sicher beim ELOprofessional kannst sogar automatisiert sagen das tiffs bei Ablage in PDF umgewandelt werden (mittels Setting ohne Skripte), bei Office weiss ich das ausm Kopf nicht.
Gruss partey
Hi partey,
vielen Dank für dein Feedback. Die automatische Ablage von ELO kenne ich auch (beruflich). Ich bin mittlerweile allerdings bei meinen Anforderungen etwas zurückgerudert :D
Außerdem konnte ich den Scanner gegen einen Brother ADS-2800W tauschen. Gescannt wird per ControlCenter4 und dann weiterverarbeitet in ABBYY FineReader 12 Sprint (Ist bei dem Scanner dabei). Bei der ABBYY-Software ist eine sehr gute OCR-Erkennung (kennst du vielleicht von ELO) sowie das Abspeichern als PDF/A in einem Schritt möglich. Ist zwar manuell, allerdings habe ich kein allzu hohes Papieraufkommen.
Die direkte Ablage von durchsuchbaren PDF war mir wichtig, sollte mal das System gewechselt werden.
Verwendet wird nun Synology Drive (Mit Indizierung) und eine klassische Order-Ablagestruktur. Damit komme ich zur Zeit super zurecht.
Gruß CreaTive
vielen Dank für dein Feedback. Die automatische Ablage von ELO kenne ich auch (beruflich). Ich bin mittlerweile allerdings bei meinen Anforderungen etwas zurückgerudert :D
Außerdem konnte ich den Scanner gegen einen Brother ADS-2800W tauschen. Gescannt wird per ControlCenter4 und dann weiterverarbeitet in ABBYY FineReader 12 Sprint (Ist bei dem Scanner dabei). Bei der ABBYY-Software ist eine sehr gute OCR-Erkennung (kennst du vielleicht von ELO) sowie das Abspeichern als PDF/A in einem Schritt möglich. Ist zwar manuell, allerdings habe ich kein allzu hohes Papieraufkommen.
Die direkte Ablage von durchsuchbaren PDF war mir wichtig, sollte mal das System gewechselt werden.
Verwendet wird nun Synology Drive (Mit Indizierung) und eine klassische Order-Ablagestruktur. Damit komme ich zur Zeit super zurecht.
Gruß CreaTive
Zitat von @parteyspeaka:
Hoi Creative,
hoffe es ist noch nicht zu spät für eine Antwort, aber eigentlich hast du die Lösung schon in den Händen.
Du sagst du hast ELO Office. In dem Fall würde ich an deiner Stelle direkt über die ELO Postbox scannen (vll sogar tiff), dann mittels ELO Scan&Archive die automatisierte Ablage ablaufen lassen und beim Ablageskript noch einen ELOPDFprint befehl auslösen, beim ELO PDF Printer entsprechend PDF/A wählen und schon hast du alles kombiniert was du brauchst. Bin mir grad nicht sicher beim ELOprofessional kannst sogar automatisiert sagen das tiffs bei Ablage in PDF umgewandelt werden (mittels Setting ohne Skripte), bei Office weiss ich das ausm Kopf nicht.
Gruss partey
Hoi Creative,
hoffe es ist noch nicht zu spät für eine Antwort, aber eigentlich hast du die Lösung schon in den Händen.
Du sagst du hast ELO Office. In dem Fall würde ich an deiner Stelle direkt über die ELO Postbox scannen (vll sogar tiff), dann mittels ELO Scan&Archive die automatisierte Ablage ablaufen lassen und beim Ablageskript noch einen ELOPDFprint befehl auslösen, beim ELO PDF Printer entsprechend PDF/A wählen und schon hast du alles kombiniert was du brauchst. Bin mir grad nicht sicher beim ELOprofessional kannst sogar automatisiert sagen das tiffs bei Ablage in PDF umgewandelt werden (mittels Setting ohne Skripte), bei Office weiss ich das ausm Kopf nicht.
Gruss partey
