Script soll geöffnete Datei ermitteln und xxx y offen als Text schreiben

Moin,
vielleicht hatte jemand mal ein ähnliches "Problem" oder kann sich eine Lösung vorstellen!?
Auf einem freigegebenen Dropbox-Ordner liegen mehrere PDF-Dateien, die von mehreren Benutzer bearbeitet werden können.
(Ich weiß, das ist sicher nicht die beste Variante für ein solches Anwendungsgebiet, aber derzeit das pragmatischste ;) )
Klar ist, daß andere Benutzer diese Datei nicht bearbeiten können, solange sie durch einen anderen User geöffnet ist.
Was ich mir gerade, bestenfalls als im Hintergrund laufendes VB-Script (muss natürlich als "Job" auf jedem Rechner eingebaut werden), vorstelle ist das ermitteln von jeder PDF-Datei die aktuell geöffnet ist.
Die PDF-Dateien folgen alle dem Muster Vorname, Leerzeichen und dem ersten Buchstaben des Nachname. Für einen anderen Zweck habe ich eine Textdatei in der alle Namen bzw. Titel der PDF-Datei untereinander drin stehen.
In einem Unterordnerordner (Monitor) könnten\sollten dann alle geöffneten PDF-Dateien jeweils als leere Textdatei stehen, z.B.
aaa b offen.txt
ccc d offen.txt
xxx y offen.txt
usw.
Wird eine entsprechenen PDF-Datei geschlossen, wird auch die Text-Datei gelöscht.
Ist sowas machbar oder hat jemand vielleicht einen anderen zielführenden Ansatz?

Grüße und Danke im Voraus, Uwe