Softwarelösung für Belegarchivierung gesucht - geräteunabhängig
Guten Morgen Administratoren,
für die Abwicklung interner Papierbelege möchten wir den aktuellen Prozess in Frage stellen und hoffen auf Optimierungspotential.
Ist-Zustand
Ist eine Belegarchivierung notwendig wird der Papierbeleg mit einem Barcode versehen, die Entscheidung darüber trifft ein Mitarbeiter.
Anschließend werden diese Belege in einen festen Pfad gescannt:
Der Workflow dahinter soll unverändert bleiben, z.B.
wird der Dateiname erkannt = ok, Workflow geht weiter
wird der Dateiname nicht erkannt = Fehler, PDF wird in Fehler-Ordner verschoben, E-Mail-Trigger wird ausgelöst
Soll-Zustand
Ziel
Wir möchten in der Anschaffung der Harrdware geräteunabhängig werden, z.B. einen einfachen Tisch-Scanner, mobile device,... mit einfacher scan-to-folder Funktion,... .
Frage
Mit welcher Software habt ihr gute Erfahrungen gemacht?
Mit welche Software habt ihr schlechte Erfahrungen gemacht?
Was könnt ihr aus Praxiserfahrung heraus empfehlen?
Optimal wäre natürlich wenn man die Software kostenlos testen kann.
Vielen Dank für euren Input
für die Abwicklung interner Papierbelege möchten wir den aktuellen Prozess in Frage stellen und hoffen auf Optimierungspotential.
Ist-Zustand
Ist eine Belegarchivierung notwendig wird der Papierbeleg mit einem Barcode versehen, die Entscheidung darüber trifft ein Mitarbeiter.
Anschließend werden diese Belege in einen festen Pfad gescannt:
- Eine Software am Drucker (+ Konfiguration über Druckserver) erkennt dabei (irgendeinen) Barcode,
- wandelt entsprechend den Dateinamen um (die Information kommt vom Barcode) und
- speichert das Dokument als PDF Datei in einem festen Pfad ab.
Der Workflow dahinter soll unverändert bleiben, z.B.
wird der Dateiname erkannt = ok, Workflow geht weiter
wird der Dateiname nicht erkannt = Fehler, PDF wird in Fehler-Ordner verschoben, E-Mail-Trigger wird ausgelöst
Soll-Zustand
- scan-to-folder an festen Pfad als PDF Datei gespeichert
- Software prüft danach die PDF Datei auf Barcode
- Wenn vorhanden: Umwandlung Dateinamen
- Wenn nicht vorhanden: Datei wird in Fehler-Ordner verschoben (oder umbenannt das diese nachfolgend auf Fehler läuft)
Ziel
Wir möchten in der Anschaffung der Harrdware geräteunabhängig werden, z.B. einen einfachen Tisch-Scanner, mobile device,... mit einfacher scan-to-folder Funktion,... .
Frage
Mit welcher Software habt ihr gute Erfahrungen gemacht?
Mit welche Software habt ihr schlechte Erfahrungen gemacht?
Was könnt ihr aus Praxiserfahrung heraus empfehlen?
Optimal wäre natürlich wenn man die Software kostenlos testen kann.
Vielen Dank für euren Input
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Ausgedruckt am: 31.03.2025 um 10:03 Uhr
7 Kommentare
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Wir haben einen ähnlichen Anwendungsfall und benutzen dafür BarcodeOCR (https://www.barcode-ocr.com/de/) mit Brother ADS-3600W Scannern. Keine Probleme bis jetzt.
Moin,
also wir haben auch so etwas in der Art umgesetzt. Dazu haben wir abgesehen von der OCR/PDF-Konvertierung nur FreeWare bzw. OpenSource Software genutzt.
1. Gescannt wird in eine Freigabe auf einem Windows-Server (als MultiPage-Tif-Dateien).
2. Per Freeware Log Monitor wird dieser Folder auf der Server überwacht.
3. Wenn neue TIF-Dokumente vorhanden wird über Log Monitor ein (vbs)script gestartet
4. Mit ImageMagick werden die vorhandenen Mutlipage-TIF in Einzelseiten gesplittet
5. Mit zBar erfolgt eine Barcodeerkennung (Dabei wird explizit nur unser Barcode erkannt!)
6. Mit ImageMagick werden die Seiten Dokumente anhand der erkannten Barcodes zu neuen Multi-Page-TIF-Dateien verbunden
7. Mit Abbyy Finerader 12 Sprint (OCR) werden die Scan-Dokumente anschließend in Volltext-PDF/a Dokumente konvertiert
Vorteil für uns ist, neben den geringen Kosten, die maximal mögliche Flexibilität der Lösung.
Nachteil: Man muss sich halt etwas mit einer Scriptsprache auskennen...
Gruß
Dirk
also wir haben auch so etwas in der Art umgesetzt. Dazu haben wir abgesehen von der OCR/PDF-Konvertierung nur FreeWare bzw. OpenSource Software genutzt.
1. Gescannt wird in eine Freigabe auf einem Windows-Server (als MultiPage-Tif-Dateien).
2. Per Freeware Log Monitor wird dieser Folder auf der Server überwacht.
3. Wenn neue TIF-Dokumente vorhanden wird über Log Monitor ein (vbs)script gestartet
4. Mit ImageMagick werden die vorhandenen Mutlipage-TIF in Einzelseiten gesplittet
5. Mit zBar erfolgt eine Barcodeerkennung (Dabei wird explizit nur unser Barcode erkannt!)
6. Mit ImageMagick werden die Seiten Dokumente anhand der erkannten Barcodes zu neuen Multi-Page-TIF-Dateien verbunden
7. Mit Abbyy Finerader 12 Sprint (OCR) werden die Scan-Dokumente anschließend in Volltext-PDF/a Dokumente konvertiert
Vorteil für uns ist, neben den geringen Kosten, die maximal mögliche Flexibilität der Lösung.
Nachteil: Man muss sich halt etwas mit einer Scriptsprache auskennen...
Gruß
Dirk
Zitat von @nachgefragt:
BarcodeOCR, preislich liegt es im Rahmen: https://www.barcode-ocr.com/de/preise/
Ok, geht bei 895€ los. Dann aber noch ohne OCR (Volltext).BarcodeOCR, preislich liegt es im Rahmen: https://www.barcode-ocr.com/de/preise/
Wenn Du dann noch OCR und PDF/a benötigst, liegst Du schon bei 1715€. Willst Du dann noch Scripting-Support geht es dann über 3000€...
Klar, wenn die nötigen Ressourcen nicht Inhouse vorhanden sind, ist eine schlüsselfertige Lösung von der Stange besser!
PS: Mich würde mal interessieren, welche OCR-Engine genutzt wird. Da gibt es riesige Unterschiede.
Zitat von @nachgefragt:
Wir prüfen es mal ob der Barcode erfasst wird oder die Standard Version notwendig ist.
Barcode hat ja nix mit OCR (Volltext) zu tun!Wir prüfen es mal ob der Barcode erfasst wird oder die Standard Version notwendig ist.
PS: Mich würde mal interessieren, welche OCR-Engine genutzt wird. Da gibt es riesige Unterschiede.
Wie finde ich das raus für dich?