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Vorgehensweise E-Mail Konto - Ex-Mitarbeiter
Hallo zusammen,
bei uns gilt, keine privaten E-Mails erlaubt, sodass ich hier schon mal auf der sicheren Seite bin.
Es kam bisher einmal vor, dass wir etwas von einem alten E-Mail Konto brauchten. Hier haben wir um die Erlaubnis des Mitarbeiter gebeten und das war das Ok.
Jetzt stellt sich mir aber die Frage, was ich mit einem alten Postfach mache. Wenn ich den User aus dem Exchange lösche, dann gehen damit ja die EMails verloren und ich komm nicht mehr ran?
(Ich bin ein recht junger Admin, bitte um Verständnis der Frage)
Aktuell habe ich die ausgeschiedenen Mitarbeiten (ist bisher nur 1 Person) einfach in der AD deaktiviert und aus der Adressliste entfernt, sowie einen Abewesenheitsassistenten eingerichtet.
Wie geht ihr im Exchange vor? Einfach löschen? Vorher die E-Mails evtl. in einer PSD speichern?
Was ist der richtige Weg?
Vielen Dank.
bei uns gilt, keine privaten E-Mails erlaubt, sodass ich hier schon mal auf der sicheren Seite bin.
Es kam bisher einmal vor, dass wir etwas von einem alten E-Mail Konto brauchten. Hier haben wir um die Erlaubnis des Mitarbeiter gebeten und das war das Ok.
Jetzt stellt sich mir aber die Frage, was ich mit einem alten Postfach mache. Wenn ich den User aus dem Exchange lösche, dann gehen damit ja die EMails verloren und ich komm nicht mehr ran?
(Ich bin ein recht junger Admin, bitte um Verständnis der Frage)
Aktuell habe ich die ausgeschiedenen Mitarbeiten (ist bisher nur 1 Person) einfach in der AD deaktiviert und aus der Adressliste entfernt, sowie einen Abewesenheitsassistenten eingerichtet.
Wie geht ihr im Exchange vor? Einfach löschen? Vorher die E-Mails evtl. in einer PSD speichern?
Was ist der richtige Weg?
Vielen Dank.
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Ausgedruckt am: 08.11.2024 um 16:11 Uhr
6 Kommentare
Neuester Kommentar
Nun da die Revisionssichere Mail Archivierung seit etlicher Zeit Gesetzlich Vorgeschrieben ist, kannst du darüber die Mails suchen und Wiederherstellen.
Durch die Archivierung kannst du auch Suchen/Filtern welche Mail du brauchst aber da ist von der Handhabung jede Archivungssoftware anders.
Aber es ist eine gute Lösung die Mailadresse weiterzuleiten zum Vorgesetzten sowie das der Versender eine Automail erhält das die Mail an den Vorgesetzten gegangen ist und dieser nicht mehr bei euch Tätig ist.
Nach so 1-6 Monaten dann die Mail Abschalten.
Aber es kommt auch auf die Verwendung an ob dieser nun mehr Kundenkontakt hatte oder nur eine Mail bekommen hat und diese Intern nur verwendet hat.
Dazu die Anhänge der Mails ob die Projektbezogen sind oder nicht und die auch auf Netzlaufwerke ect vorhanden sind...
Dazu hängt die ID vom Nutzer im AD ja auch noch ggfs im Sharepoint als Kennung mit drin oder andere Dokumente....
Es ist bei jeden Betrieb anders sowie auch die Stelle...
Aber was macht ihr wenn in x Monaten/Jahren der Mitarbeiter ggfs zurück kommt oder ein neuer Mitarbeiter mit dem selben Namen zu euch kommt mit der Mailadresse ?....
Durch die Archivierung kannst du auch Suchen/Filtern welche Mail du brauchst aber da ist von der Handhabung jede Archivungssoftware anders.
Aber es ist eine gute Lösung die Mailadresse weiterzuleiten zum Vorgesetzten sowie das der Versender eine Automail erhält das die Mail an den Vorgesetzten gegangen ist und dieser nicht mehr bei euch Tätig ist.
Nach so 1-6 Monaten dann die Mail Abschalten.
Aber es kommt auch auf die Verwendung an ob dieser nun mehr Kundenkontakt hatte oder nur eine Mail bekommen hat und diese Intern nur verwendet hat.
Dazu die Anhänge der Mails ob die Projektbezogen sind oder nicht und die auch auf Netzlaufwerke ect vorhanden sind...
Dazu hängt die ID vom Nutzer im AD ja auch noch ggfs im Sharepoint als Kennung mit drin oder andere Dokumente....
Es ist bei jeden Betrieb anders sowie auch die Stelle...
Aber was macht ihr wenn in x Monaten/Jahren der Mitarbeiter ggfs zurück kommt oder ein neuer Mitarbeiter mit dem selben Namen zu euch kommt mit der Mailadresse ?....
Also habe ich es richtig verstanden, wenn ich den Benutzer aus Exchange lösche, dann sind alle E-Mails von der Datenbank gelöscht und alle E-Mails sind weg? Wenn der Chef dann Informationen aus dem Postfach möchte, dann komm ich nicht mehr ran, richtig(unter Berücksichtigung der Retention-Time)? (Exchange 2013)
Wir Archivieren bereits rechtssicher aber extern. Ich würde das gerne im Exchange verstehen + gelöst bekommen.
Die Wahrscheinlichkeit ist aktuell recht gering, aber möglich. Ich habe aber keine Lösung wenn ein Mitarbeiter wieder zurück kommt oder ein Mitarbeiter mit dem gleichen Namen. Deswegen Frage ich ja hier?
Wir Archivieren bereits rechtssicher aber extern. Ich würde das gerne im Exchange verstehen + gelöst bekommen.
Die Wahrscheinlichkeit ist aktuell recht gering, aber möglich. Ich habe aber keine Lösung wenn ein Mitarbeiter wieder zurück kommt oder ein Mitarbeiter mit dem gleichen Namen. Deswegen Frage ich ja hier?
Also habe ich es richtig verstanden, wenn ich den Benutzer aus Exchange lösche, dann sind alle E-Mails von der Datenbank gelöscht und alle E-Mails sind weg?
Nein, per Default bewahrt Exchange gelöschte Mailboxen 2 Wochen auf wenn man beim Löschen nicht angibt das es "permanent" gelöscht werden soll.Das Postfach wird dann als "getrennt" in der DB gekennzeichnet und nach Ablauf einer Frist (die sich konfigurieren lässt) durch einen Aufräumvorgang in den frühen Morgenstunden endgültig aus der DB entfernt.
Innerhalb dieser Frist lässt sich die getrennte Mailbox jederzeit wieder mit einem anderen Account verbinden (Connect-Mailbox)
Gruß
Tach,
Was heißt den extern?
Außerhalb des Exchange oder außerhalb eurer Organisation, z.B. bei einem Cloud-Anbieter (fände ich persönlich im Zuge der rechtssicheren Mail-Archivierung immer bedenklich)?
Wenn "nur" außerhalb des Exchange: Mit welchem Programm wird archiviert?
Nutzt man Beispielsweise den Mailstore als Mail-Archiv, so gibt es ein Outlook-PlugIn, welches auf das MailArchiv zugreift. Man muss nur oben das Mailstore-Ribbon auswählen und kommt so an alle Mails dran...
Gruß
em-pie
Also habe ich es richtig verstanden, wenn ich den Benutzer aus Exchange lösche, dann sind alle E-Mails von der Datenbank gelöscht und alle E-Mails sind weg? Wenn der Chef dann Informationen aus dem Postfach möchte, dann komm ich nicht mehr ran, richtig(unter Berücksichtigung der Retention-Time)? (Exchange 2013)
Wir Archivieren bereits rechtssicher aber extern. Ich würde das gerne im Exchange verstehen + gelöst bekommen.
Wir Archivieren bereits rechtssicher aber extern. Ich würde das gerne im Exchange verstehen + gelöst bekommen.
Was heißt den extern?
Außerhalb des Exchange oder außerhalb eurer Organisation, z.B. bei einem Cloud-Anbieter (fände ich persönlich im Zuge der rechtssicheren Mail-Archivierung immer bedenklich)?
Wenn "nur" außerhalb des Exchange: Mit welchem Programm wird archiviert?
Nutzt man Beispielsweise den Mailstore als Mail-Archiv, so gibt es ein Outlook-PlugIn, welches auf das MailArchiv zugreift. Man muss nur oben das Mailstore-Ribbon auswählen und kommt so an alle Mails dran...
Gruß
em-pie
Zitat von @leon123:
Also habe ich es richtig verstanden, wenn ich den Benutzer aus Exchange lösche, dann sind alle E-Mails von der Datenbank gelöscht und alle E-Mails sind weg? Wenn der Chef dann Informationen aus dem Postfach möchte, dann komm ich nicht mehr ran, richtig(unter Berücksichtigung der Retention-Time)? (Exchange 2013)
richtig...Also habe ich es richtig verstanden, wenn ich den Benutzer aus Exchange lösche, dann sind alle E-Mails von der Datenbank gelöscht und alle E-Mails sind weg? Wenn der Chef dann Informationen aus dem Postfach möchte, dann komm ich nicht mehr ran, richtig(unter Berücksichtigung der Retention-Time)? (Exchange 2013)
Wir Archivieren bereits rechtssicher aber extern. Ich würde das gerne im Exchange verstehen + gelöst bekommen.
Die Wahrscheinlichkeit ist aktuell recht gering, aber möglich. Ich habe aber keine Lösung wenn ein Mitarbeiter wieder zurück kommt oder ein Mitarbeiter mit dem gleichen Namen. Deswegen Frage ich ja hier?
das Konto sollte gelöscht werden- wenn jemand neues anfängt, meinetwegen mit gleichen namen- legst du ebven ein neues Benutzer Konto an. ist doch in 5 min erledigt.
Also wir machen es (abgesehen von der rechtssicheren Archivierung) folgendermaßen:
Wenn der User das Haus verlassen hat, dann deaktiviere ich den Useraccount im AD.
In Exchange setze ich den Haken, dass der User nicht mehr im Adressbuch angezeigt wird. Seine offizielle Email-Adresse füge ich einem Account zu, der automatisch mit der Nachricht antwortet, dass der User nicht mehr im Hause tätig ist und der Absender sich an die Zentrale wenden soll.
Intern erstelle ich eine Abwesenheitsnachricht, in der der User sich für die Zusammenarbeit bedankt (falls doch noch jemand den User über vorgeschlagene Kontakte anschreibt ).
Nach ca. 1/2 Jahr exportiere ich das Postfach als pst-Datei über die Exchange-Management-Shell, zippe es und lege es in ein spezielles Verzeichnis. (Falls doch noch jemand an das Postfach muß. Ich weiß, es ist doppelt gemoppelt. Aber es ist einfacher, jemandem eine PST-Datei zur Verfügung zu stellen, als die Daten aus der Archivierung zurückzuholen ).
Den User lösche ich dann aus Exchange und aus dem AD.
Lieben Gruß
BerraBerra
Wenn der User das Haus verlassen hat, dann deaktiviere ich den Useraccount im AD.
In Exchange setze ich den Haken, dass der User nicht mehr im Adressbuch angezeigt wird. Seine offizielle Email-Adresse füge ich einem Account zu, der automatisch mit der Nachricht antwortet, dass der User nicht mehr im Hause tätig ist und der Absender sich an die Zentrale wenden soll.
Intern erstelle ich eine Abwesenheitsnachricht, in der der User sich für die Zusammenarbeit bedankt (falls doch noch jemand den User über vorgeschlagene Kontakte anschreibt ).
Nach ca. 1/2 Jahr exportiere ich das Postfach als pst-Datei über die Exchange-Management-Shell, zippe es und lege es in ein spezielles Verzeichnis. (Falls doch noch jemand an das Postfach muß. Ich weiß, es ist doppelt gemoppelt. Aber es ist einfacher, jemandem eine PST-Datei zur Verfügung zu stellen, als die Daten aus der Archivierung zurückzuholen ).
Den User lösche ich dann aus Exchange und aus dem AD.
Lieben Gruß
BerraBerra
