Word Vorlage mit Feldern die automatisch userspeziefisch gefüllt werden sollen?

Wie erstellt man eine Vorlage für einen Geschäftsbrief in dem bestimmte Felder mit Userspeziefischen Werten gefüllt werden?

Hallo!
Ich möchte eine Word Vorlage für einen Geschäftsbrief erstellen und zentral ablegen. Jeder User soll dann diese Vorlage für die Erstellung seiner Briefe verwenden. Beim Erstllen des neuen Dokuments aus der Vorlage sollen bestimmte Felder, wie z.B. der Name des Sachbearbeiters, Telefondurchwahl, E-Mail usw... automatisch mit den spezifischen Daten des Users gefüllt werden.
Ich könnte mir z.b. als Quelle für die Daten eine Textdatei/Excel-Tabelle/CSV-Datei o.ä. vorstellen.
Leider finde ich keinen Ansatz bei dem die Daten automatisch beim Erstellen des Dokuments eingefügt werden.

Wie ist das "Problem" bei euch gelöst?
Ich nehme mal an, dass es in den meisten Firmen diese Problemstellung gibt und sie wohl meistens auch irgendwie gelöst ist!?

Ich wäre für jede Hilfe Dankbar!

MfG,
Christopher