Zeit sparen im Büro: Warum sich der Einsatz professioneller Word- und Excel-Vorlagen lohnt

Wo finde ich jetzt nochmal den Button zum Einfügen einer Fußzeile? Wie war doch gleich die Formel für den Zinseszins und wie stelle ich die jährliche Kapitalentwicklung schön in einem Diagramm dar? Solche Fragen haben wir uns wohl alle schon einmal gestellt und dabei oft gedacht: Hätte ich doch für diesen Brief oder für diese Berechnung nur eine Vorlage. Und genau darum geht es hier: Wie uns professionelle Word- und Excelvorlagen im geschäftlichen und privaten Bereich unterstützen können.

Mehr Effizienz im Büro-Alltag

Egal, ob Sie eine Wordvorlage für Geschäftsbriefe nutzen, oder eine Excelvorlage für Ihre Budgettabelle: Sie machen sich damit Ihren Büro-Alltag einfacher. Die Vorlagen tragen dazu bei, dass Sie nicht selbst ein Template oder ein Layout erstellen müssen. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – vor allem wenn es sich um etwas sehr komplexes wie eine aufwändige Excel-Tabelle handelt.

Nutzen darüber hinaus Ihre Kollegen oder Angestellten dieselben professionellen Vorlagen, wirkt sich das positiv auf Ihr Unternehmen aus: Sie stellen damit eine einheitliche Grundlage her für Ihre Unternehmenskommunikation, was gut für die Außendarstellung des Unternehmens ist.

Nutzen alle dieselben Vorlagen in Excel, ist es zudem einfacher, wenn mehrere Personen an einer Tabelle arbeiten. So müssen im Nachhinein nicht mehrere Tabellen zusammengeführt werden. Das senkt die Anfälligkeit für Fehler und spart allen Mitarbeitern sehr viel Zeit.

Flexible und schnelle Anpassung

Eine Word- oder Excelvorlage ist sehr flexibel und lässt sich frei anpassen. Sie können dort beispielsweise zusätzliche Kopf- und Fußzeilen integrieren, die Ihr Logo enthalten, Ihre Anschrift und Kontaktdetails.

So wird aus einer generischen Vorlage schnell und ohne großen Aufwand ein individuelles Template, das Sie für den Schriftverkehr nutzen können. Es ist außerdem möglich, basierend auf einer Vorlage mehrere andere Vorlagen zu erstellen, zum Beispiel für Geschäftsbriefe im Kundenverkehr, Geschäftsberichte an die Geschäftsführung oder Vorlagen für technische Dokumentationen.

Neue Angestellte finden sich schneller zurecht

Zwar ist Microsoft Office die meistgenutzte Office-Software in Unternehmen und damit eigentlich jedem bekannt, aber jedes Unternehmen hat doch andere Dokumentenstandards. Neue Mitarbeiter finden sich deshalb dank Word- und Excelvorlagen schneller zurecht. So verwenden sie gleich von Anfang an das korrekte Layout und müssen nicht zuerst Kollegen um Rat fragen.

Besonders einfach wird es, wenn die Verantwortlichen ihren neuen Angestellten schon am ersten Tag zeigen, wo die Vorlagen zu finden sind, zum Beispiel auf einem bestimmten Server-Laufwerk oder in der Cloud. So können sich die Neuankömmlinge schneller mit der eigentlichen Arbeit befassen, anstatt von Grund auf neue Dokumente zu erstellen.

Kein Formelchaos mehr

Insbesondere Excel ist dafür bekannt, dass man damit sehr viel Unfug treiben kann, wenn man nicht aufpasst. Schnell ist eine Formel falsch eingetippt, und schon ist die ganze Rechnung falsch.

Nutzt man das Ergebnis dann auch noch für weitere Berechnungen, ist das Chaos komplett: In vielen Fällen fällt erst nach einiger Zeit auf, dass etwas nicht stimmt. Dann ist es mühselig den Fehler zurückzuverfolgen und kostet sehr viel Zeit.

Noch schlimmer ist es, wenn der Fehler unbemerkt bleibt und Verantwortliche die Excel-Tabelle als Datengrundlage für ihre Entscheidungen heranziehen. Das kann zu bösen Fehlentscheidungen führen.

Mit einer professionellen Excel-Vorlage erspart man sich dieses Chaos. Professionelle Vorlagen werden von absoluten Profis erstellt, die sich in der Materie auskennen. Bevor sie die Vorlagen zum Download freigeben, werden sie gründlich auf Fehler und Unstimmigkeiten geprüft.

So nutzt man gleich eine korrekte Vorlage und kann ggf. kleinere Anpassungen vornehmen. Es empfiehlt sich bei Änderungen immer noch einen weiteren Mitarbeiter mit Sachkenntnis über die Excel-Tabelle schauen und die Formeln überprüfen zu lassen, damit sich keine Fehler einschleichen.

Für jeden Anlass und für jede Situation die richtige Vorlage

Nicht nur im geschäftlichen Bereich, sondern auch im privaten sind Word-Vorlagen sehr praktisch. Anstatt jedes Mal ein neues Dokument zu erstellen mit einem passenden Layout, kann man sich einfach für viele verschiedene Zwecke die passenden professionellen Vorlagen herunterladen, zum Beispiel:

• Schreiben an Versicherungen
• Schreiben ans Finanzamt
• Schreiben an Vermieter oder Mieter
• Schreiben an Internet- und Mobilfunkprovider

Das spart auch Privatpersonen mächtig viel Zeit, denn oft sind es lästige und ungeliebte Dinge, für die man ein Schreiben aufsetzen muss. Mit einer passenden Vorlage gelingt das demnach schmerzfreier und in kürzester Zeit.

Hier geht es zu unseren professionellen Word- und Excel-Vorlagen:

• Wordvorlage
• Excelvorlage