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Ausfüllbare PDF als PDF-A?
Hallo zusammen,
hier im Unternehmen soll verstärkt elektronisch gearbeitet werden, das heißt, wir wollen versuchen, Papierumläufe zu reduzieren.
Nun haben wir die Möglichkeit geschaffen, für interne Zwecke eine elektronische fortgeschrittene Signatur für PDF-Dateien zu nutzen, was auch soweit gut klappt,
als zweiter Schritt wäre die Nutzung von PDF-Formularen prima, da man sonst zB. beim Umläufen keine Bemerkungen/Kommentare angeben kann.
WIr unterliegen jedoch der Auflage, PDF-Dateien im PDF/A-Format zu speichern. Beißt sich das mit PDF-Formularen?
Wir brauchen nur bearbeitbare Textfelder, sonst keine interaktiven Funktionen oder Skripte.
Ich finde hierzu leider keine Möglichkeit, auch nicht, die Datei zB. am Ende des Umlaufes als PDF/A abzuspeichern.
Auch nicht im Adobe Acrobat IX Standard...
Hoffe, hierzu hat jemand eine Idee
Viele Grüße
Sebastian
hier im Unternehmen soll verstärkt elektronisch gearbeitet werden, das heißt, wir wollen versuchen, Papierumläufe zu reduzieren.
Nun haben wir die Möglichkeit geschaffen, für interne Zwecke eine elektronische fortgeschrittene Signatur für PDF-Dateien zu nutzen, was auch soweit gut klappt,
als zweiter Schritt wäre die Nutzung von PDF-Formularen prima, da man sonst zB. beim Umläufen keine Bemerkungen/Kommentare angeben kann.
WIr unterliegen jedoch der Auflage, PDF-Dateien im PDF/A-Format zu speichern. Beißt sich das mit PDF-Formularen?
Wir brauchen nur bearbeitbare Textfelder, sonst keine interaktiven Funktionen oder Skripte.
Ich finde hierzu leider keine Möglichkeit, auch nicht, die Datei zB. am Ende des Umlaufes als PDF/A abzuspeichern.
Auch nicht im Adobe Acrobat IX Standard...
Hoffe, hierzu hat jemand eine Idee
Viele Grüße
Sebastian
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Printed on: April 27, 2024 at 06:04 o'clock
10 Comments
Latest comment
Moin,
ich habe eine Idee: Wie wäre es damit, wenn du dir einfach mal überlegst, wieso es PDF/A heißt?
Denkzeitraum
Richtig, weil das A für Langzeitarchivierung steht und ein PDF/A nicht mehr verändert werden darf, da es sonst kein Archivdokument mehr ist. Und jetzt überleg mal, wieso PDF/A und veränderbare Textfelder nicht mehr zusammen passen
Gruß
Doskias
ich habe eine Idee: Wie wäre es damit, wenn du dir einfach mal überlegst, wieso es PDF/A heißt?
Denkzeitraum
Richtig, weil das A für Langzeitarchivierung steht und ein PDF/A nicht mehr verändert werden darf, da es sonst kein Archivdokument mehr ist. Und jetzt überleg mal, wieso PDF/A und veränderbare Textfelder nicht mehr zusammen passen
Gruß
Doskias
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Ich bin da irgendwo bei einem DMS mit Notizfunktion
Youtube findet da was von PaperOffice DMS. Ich kenn das aber nicht.
Youtube findet da was von PaperOffice DMS. Ich kenn das aber nicht.
Zitat von @Doskias:
Moin,
ich habe eine Idee: Wie wäre es damit, wenn du dir einfach mal überlegst, wieso es PDF/A heißt?
Denkzeitraum
Richtig, weil das A für Langzeitarchivierung steht und ein PDF/A nicht mehr verändert werden darf, da es sonst kein Archivdokument mehr ist. Und jetzt überleg mal, wieso PDF/A und veränderbare Textfelder nicht mehr zusammen passen
Gruß
Doskias
Moin,
ich habe eine Idee: Wie wäre es damit, wenn du dir einfach mal überlegst, wieso es PDF/A heißt?
Denkzeitraum
Richtig, weil das A für Langzeitarchivierung steht und ein PDF/A nicht mehr verändert werden darf, da es sonst kein Archivdokument mehr ist. Und jetzt überleg mal, wieso PDF/A und veränderbare Textfelder nicht mehr zusammen passen
Gruß
Doskias
Es würde ja reichen, wenn das PDF-Formular durch den Letzten signierenden gesperrt würde, sodass danach nichts mehr bearbeitbar ist oder die Umwandlung zu PDF/A am Ende stattfindet, finde hierzu nur keine Lösung, bei der die Signaturen erhalten bleiben.
Zitat von @kpunkt:
Ich bin da irgendwo bei einem DMS mit Notizfunktion
Youtube findet da was von PaperOffice DMS. Ich kenn das aber nicht.
Ich bin da irgendwo bei einem DMS mit Notizfunktion
Youtube findet da was von PaperOffice DMS. Ich kenn das aber nicht.
Ein DMS ist ein Punkt, der leiderviel später kommen wird, aufgrund des Umfangs, da spielt hier viel mehr mit rein.
Es geht vor allem darum, dass nicht mehr soviele Papierstapel im Umlauf sind und auch Signaturen im Homeoffice möglich sind.
Wie gesagt, ein Abspeichern als PDF/A am Ende des Prozesses unter Erhaltung der Signaturen wäre auch möglich.
Es würde ja reichen, wenn das PDF-Formular durch den Letzten signierenden gesperrt würde, sodass danach nichts mehr bearbeitbar ist oder die Umwandlung zu PDF/A am Ende stattfindet, finde hierzu nur keine Lösung, bei der die Signaturen erhalten bleiben.
Soweit ich weiß ist deine Reihenfolge falsch. Aus https://www.pdfa.org/wp-content/until2016_uploads/2011/08/pdfa_verarbeit ...
Das Aufbringen einer Digitalen Signatur auf ein PDF/A Dokument entspricht der inkrementellen Änderung des Dokuments. Bevor das Dokument signiert werden kann, muss es PDF/A-konform sein. Die ursprünglichen Inhalte des Dokuments bleiben unverändert und die Datenstrukturen der Digitalen Signatur werden am Ende der Datei hinzugefügt. Die Digitale Signatur selbst muss PDF/A-konform sein.
Du musst es also in zwei Schritten signieren. Erst zum PDF/a machen, dann signieren. In einem Schritt scheint es nicht zu gehen.
Gut, das ist dann wohl wenig praktikabel, erst Kommentare bei den am Umlauf beteiligten Personen einzusammeln und im Anschluß erneut jedem zur Signatur zu schicken - schade...
Wie gesagt: Ein PDF/a darf und kann nicht mehr verändert werden, sonst wäre die Archiv-Funktion nicht mehr gegeben. Beim Signieren bleibt der Inhalt unverändert, daher geht das. Du versuchst aber den Inhalt zu verändern. Da ist PDF/a das falsche Format.
Hallo,
anders herum wird ein Schuh draus: Du nutzt für die Formulare „normales“ PDF und speicherst die ausgefüllte Version als PDF/A.
Gruß,
Jörg
anders herum wird ein Schuh draus: Du nutzt für die Formulare „normales“ PDF und speicherst die ausgefüllte Version als PDF/A.
Gruß,
Jörg
1Zitat von @Doskias:
Wie gesagt: Ein PDF/a darf und kann nicht mehr verändert werden, sonst wäre die Archiv-Funktion nicht mehr gegeben. Beim Signieren bleibt der Inhalt unverändert, daher geht das. Du versuchst aber den Inhalt zu verändern. Da ist PDF/a das falsche Format.
Wie gesagt: Ein PDF/a darf und kann nicht mehr verändert werden, sonst wäre die Archiv-Funktion nicht mehr gegeben. Beim Signieren bleibt der Inhalt unverändert, daher geht das. Du versuchst aber den Inhalt zu verändern. Da ist PDF/a das falsche Format.
Ja, so soll es ja auch sein, die Frage ist nur, ob und wie man die Datei am Ende des Signaturprozesses in das PDF/A-Format bekommt, sodass vorhandene Signaturen erhalten bleiben.
Für jedes Dokument zwei Umläufe (Erst Kommentare von allen, dann Signaturen) ist keine Option.
Zitat von @117471:
Hallo,
anders herum wird ein Schuh draus: Du nutzt für die Formulare „normales“ PDF und speicherst die ausgefüllte Version als PDF/A.
Gruß,
Jörg
Hallo,
anders herum wird ein Schuh draus: Du nutzt für die Formulare „normales“ PDF und speicherst die ausgefüllte Version als PDF/A.
Gruß,
Jörg
Ja, das Wie ist da mein Problem
Davon ab wäre das schon praktikabel, dass das Dokument am Ende des Prozesses nach PDF/A wandert.Was mir noch aufgefallen ist:
Beim Signieren in Adobe-Reader kann man entscheiden, ob das Feld "Grund" angezeigt wird. Setze ich da den Haken, ändert sich aber nichts und ich wüsste auch keine Möglichkeit, einen solchen anzugeben...
Ich bin da ehrlich gesagt immer noch beim DMS.
Das was du vor hast (oder besser gesagt: das, was ich glaube, dass du vor hast)ist nicht über PDF möglich.
Wenn ich richtig liege, sieht das folgendermaßen aus:
A hat ein Dokument X. A macht irgend einen Arbeitsprozess, fügt auf dem Dokument einen Kommentar a hinzu (was er gemacht hat, oder was noch zu machen ist) und schickt das Dokument zu B.
B sieht sich Dokument X an und liest den Kommentar a auf dem Dokument. Er macht dann seine Arbeit, schreibt seinerseits den Kommentar b ins Dokument und schickt es an C.
C erhält Dokument X liest die Kommentare a und b, schließt die Arbeiten ab, schreibt seinen Kommentar c dazu und sperrt das Dokument X. Dokument X wird zu Dokument Z und kann nicht mehr verändert werden. Archiv, Zugpferd und Gedöns.
Das lässt sich meines Wissens auch mit einfachen Mitteln realisieren. Hat nur den Nachteil, bzw. den Knackpunkt, dass bis zum Zeitpunkt, an dem aus dem X ein Z wird, das PDF samt Kommentaren veränderbar sind. Und das, denke ich, soll ja nicht so sein.
Gewünscht ist scheinbar, dass bereits A, nachdem er den kommentar a hinzugefügt hat, das Dokument sperrt und somit zu Dokument Z wird.
B kann dann aber nix mehr damit machen. Außer er holt sich A, der für ihn das Dokument wieder entsperrt und zu Dokument Z macht.
Daher müsstest du das Dokument bereits am Anfang vom Arbeitsprozess A sperren lassen und in eine Box geben. A werkelt vor sich hin und schreibt keinen Kommentar, sondern erstellt quasi ein zweites Dokument mit seinem Kommentar, sperrt dieses dann und legts mit in die Box. Die Box kommt dann zu B. Der legt ein weiteres gesperrtes Kommentar-Dokument dazu und schickt alles zu C. C öffnet die Box, sieht sich das gesperrte Dokument Z an und die gesperrten Kommentare dazu, macht sein Ding wirft evtl. noch einen eigene gesperrten Kommentar dazu und versiegelt schlussendlich die Box.
Signieren und Entfernen von Signaturen bei PDF funktioniert schon, wenn es nur einen einzelnen Unterzeichner gibt. Der Unterzeichner kann dann die signatur entfernen. Aber sobald nicht signiert, kann halt alles geändert werden. Ich wüsste jetzt nicht, dass man Kommentare oder so einzeln sperren lassen kann.
Das was du vor hast (oder besser gesagt: das, was ich glaube, dass du vor hast)ist nicht über PDF möglich.
Wenn ich richtig liege, sieht das folgendermaßen aus:
A hat ein Dokument X. A macht irgend einen Arbeitsprozess, fügt auf dem Dokument einen Kommentar a hinzu (was er gemacht hat, oder was noch zu machen ist) und schickt das Dokument zu B.
B sieht sich Dokument X an und liest den Kommentar a auf dem Dokument. Er macht dann seine Arbeit, schreibt seinerseits den Kommentar b ins Dokument und schickt es an C.
C erhält Dokument X liest die Kommentare a und b, schließt die Arbeiten ab, schreibt seinen Kommentar c dazu und sperrt das Dokument X. Dokument X wird zu Dokument Z und kann nicht mehr verändert werden. Archiv, Zugpferd und Gedöns.
Das lässt sich meines Wissens auch mit einfachen Mitteln realisieren. Hat nur den Nachteil, bzw. den Knackpunkt, dass bis zum Zeitpunkt, an dem aus dem X ein Z wird, das PDF samt Kommentaren veränderbar sind. Und das, denke ich, soll ja nicht so sein.
Gewünscht ist scheinbar, dass bereits A, nachdem er den kommentar a hinzugefügt hat, das Dokument sperrt und somit zu Dokument Z wird.
B kann dann aber nix mehr damit machen. Außer er holt sich A, der für ihn das Dokument wieder entsperrt und zu Dokument Z macht.
Daher müsstest du das Dokument bereits am Anfang vom Arbeitsprozess A sperren lassen und in eine Box geben. A werkelt vor sich hin und schreibt keinen Kommentar, sondern erstellt quasi ein zweites Dokument mit seinem Kommentar, sperrt dieses dann und legts mit in die Box. Die Box kommt dann zu B. Der legt ein weiteres gesperrtes Kommentar-Dokument dazu und schickt alles zu C. C öffnet die Box, sieht sich das gesperrte Dokument Z an und die gesperrten Kommentare dazu, macht sein Ding wirft evtl. noch einen eigene gesperrten Kommentar dazu und versiegelt schlussendlich die Box.
Signieren und Entfernen von Signaturen bei PDF funktioniert schon, wenn es nur einen einzelnen Unterzeichner gibt. Der Unterzeichner kann dann die signatur entfernen. Aber sobald nicht signiert, kann halt alles geändert werden. Ich wüsste jetzt nicht, dass man Kommentare oder so einzeln sperren lassen kann.
Moin
Bin ich (theoretisch) auch bei dir. Aber wir kennen die Prozesse nicht. DMS funktioniert im Unternehmen ganz gut. Aber wenn ich das PDF jetzt mit externen Partnern austauschen muss, dann fällt DMS schonmal weg. Ich will ja nicht jeden externen mit dem ich ein Projekt am laufen habe gleich Zugriff auf mein DMS gewähren. Und die Kostenfrage von DMS lasse ich jetzt bewusst außen vor. ;)
Gruß
Doskias
Zitat von @-basst-:
Für jedes Dokument zwei Umläufe (Erst Kommentare von allen, dann Signaturen) ist keine Option.
Ich weiß schon, wie du dir das Wünscht, aber wie ich oben geschrieben habe ist das nicht die Art und Weise wie PDF/a funktioniert. Ein PDF/a muss im Zustand PDF/a signiert werden. Wenn du es in ein PDF umwandelst "vercshwinden" die Signaturen. Das ist in sofern ja auch logisch, weil wenn ich mein PDF signiere, dir zuschicke, du etwas veränderst und es dann zum PDF/a machst, dann ist meine Signatur (Unterschrift) da drin, obwohl ich deine Änderungen ja gar nicht kenne. Was macht das für einen Sinn? Bei einem PDF, drücke ich mal platt aus, ist es egal, weil da weiß jeder, dass es nach meiner Signatur noch verändert werden konnte.Zitat von @Doskias:
Wie gesagt: Ein PDF/a darf und kann nicht mehr verändert werden, sonst wäre die Archiv-Funktion nicht mehr gegeben. Beim Signieren bleibt der Inhalt unverändert, daher geht das. Du versuchst aber den Inhalt zu verändern. Da ist PDF/a das falsche Format.
Ja, so soll es ja auch sein, die Frage ist nur, ob und wie man die Datei am Ende des Signaturprozesses in das PDF/A-Format bekommt, sodass vorhandene Signaturen erhalten bleiben.Wie gesagt: Ein PDF/a darf und kann nicht mehr verändert werden, sonst wäre die Archiv-Funktion nicht mehr gegeben. Beim Signieren bleibt der Inhalt unverändert, daher geht das. Du versuchst aber den Inhalt zu verändern. Da ist PDF/a das falsche Format.
Für jedes Dokument zwei Umläufe (Erst Kommentare von allen, dann Signaturen) ist keine Option.
Bin ich (theoretisch) auch bei dir. Aber wir kennen die Prozesse nicht. DMS funktioniert im Unternehmen ganz gut. Aber wenn ich das PDF jetzt mit externen Partnern austauschen muss, dann fällt DMS schonmal weg. Ich will ja nicht jeden externen mit dem ich ein Projekt am laufen habe gleich Zugriff auf mein DMS gewähren. Und die Kostenfrage von DMS lasse ich jetzt bewusst außen vor. ;)
Gruß
Doskias