Digitales Archiv - wie?

Wir machen Jahressicherungen via Veeam auf Tape. Alternativ ginge sicherlich auf auf nen USB-Stick oder eine Festplatte. Bei Tape erhoffen wir uns, dass diese auch in 10 Jahren noch lesbar wären

Erstmal um welche Grössenordnung haldet es sich den Unternehmens technisch, was für Infrastruktur besitzt ihr?
Oder ist es einfach eine 2-5 Mann Bude ohne wirklich eigene Infrastruktur.

Wenn es also letzteres ist, würde ich dazu neigen 2-3 Externe SSDs kaufen und drauf sichern, also 3 Kopien und unterschiedlich deponieren (Brandfall, oder sonstiges). Dann wird eine Kopie wohl bestimmt im Notfall funktionieren.
SSD weil robuster als HDD.

Wenn ihr aber eine halbwegs vernünftige Infrastruktur habt kannst auch ein NAS in Serverraum kaufen mit Raid und dort die Daten auslagern... bei Bedarf dann ins Produktiv System zurückspielen....

Oder wenn ihr halt Backup Tapes habt ist das ja die optimale Methode... Zurnot wenn man mal alte Daten sichten will muss man halt mal 1 Tag warten können....

CLOUD, kannste zwar hin kopieren da wird aber nix gebackupt, und ist auch kein Backup...
Ist halt nur eine Kopie in der Cloud, kann jederzeit gelöscht werden oder aus anderen Gründen hops gehen...

Moin @ZZaaiiggaa,

Daten in einer Cloud zu archivieren hate ich generell für nicht sinnvoll. Die Archivierung sollte grundsätzlich auf eigenen Beinen stehen, also hausintern.
Sofern die Daten nur gelegentlich benötigt werden, und (was ja dem Sinn eines Archives entspricht) nur READ-ONLY zur verfügung stehen (sollten) kann man das auch mit entsprechenden Rechten vorbereiten.
Ich selbst habe dazu die ISO-Datei für mich entdeckt um bei Backups nicht sehr viele kleine Dateien kopieren zu müssen. Ja, auch ein Archiv sollte ab und an ist Backup!
Die ISO-Datei kann ja je nach Bedarf so organisieren, dass man zb. ein Jahr als ISO anlegt, oder eben je Kunde und Jahr eine ISO anlegt . . . also je nachdem wie es eben sinnvoll ist.

Die ISO kann dann jederzeit über SMB-Freigaben auch READ-ONLY gemoundet/geöffnet werden um dort Daten abzufragen. Die ISO Ansicht ist mit jedem gängigen Betriebsystem kompatibel, also auch wegen der Normung relativ Zeitlos beständig.

Archivierung von besonderen Dateiformaten:
Bei Textdateien (aus Word, etc.) ist vielleicht immer zusätzlich eine PDF ratsam. Wie man das aber mit anderen Dateiformaten macht ist ein Rätsel der Zukunft. Wer zb. weiss denn noch wie man alten Stehsatz aus PageMaker-Zeiten noch weiter verarbeiten kann?

Grüße
Kreuzberger

Moin!

ich sehe es ähnlich wie @kreuzberger. Nicht in der Cloud lagern, sondern nur bei Dir.

Ein Backup beginnt eigentlich schon bei der Strukturierung der eigenen Dateien / Ordner und dem Aufbau einer Ordnerstruktur - sofern kein DMS- oder SQL-basiertes-System genutzt wird.

Bei
würde ich überlegen, ob ggf. folgende Sortierung gebrauchstauglich wäre:
Für jedes Jahr ein Ordner. Ordnername = Jahr
Darunter die Ordner entweder nach Kunden oder Aufträgen/Projekten sortiert.
Ordnername = Auftragsnummer oder Kundenname (aber in jedem Jahr mit identischer Schreibweise)

Dann hat man es Jahresweise sortiert.
Das letzte Jahr (ggf. auch das vorletzte) bleiben "online", bis alle Aufträge abgearbeitet sind.
Danach wandern sie im NAS auf das Volume "Archiv", so kann man immer noch auf die alten Unterlagen zugreifen, aber sie sind getrennt von den aktuellen.

Vom "Archiv" reicht ein Backup in mehrmonatigen Abständen, da es hier i.d.R. keine Änderungen mehr gibt.
Backup auf externe HDD, Externe HDD zu hause lagern, nicht im Büro.
Fürs Auslagern kann auch für jedes Jahr einzeln eine DVD gebrannt werden mit dem Jahresordner.
Das kann man alle 2 oder 3 Jahre wiederholen, dann hat man immer eine frisch gebrannt DVD und kann die Inhalte beider Scheiben vergleichen lassen, so dass Fehler erkannt werden.
Jedes Jahr wird es eine DVD mehr.

Die aktuellen Daten und die letzten 2-3 Jahre werden täglich gesichert. Zum Beispiel externe HDD mit Verschlüsselung. Lagerung außer Haus. Idealerweise im Wechsel mit einer zweiten externen HDD.

So hast Du das Archiv auf externen HDD im Büro jederzeit griffbereit und notfalls zu hause die DVDs.
Ist ein Jahr abgeschlossen und abgerechnet (auch steuerlich) kann es geschlossen werden und wandert ins Archiv.
Externe HDD heißt auch: getrennt vom aktiven System und ein gewisser Schutz vor Trojanern & Co.
Keine Cloud = kein 'Datenschutzvorfall' beim Anbieter und ggf. Abwandern Deiner Daten.
Für das tägliche Backup gibt es robocopy oder Sync-Programme.

CU

Wie wäre es allgemein mit einem DMS?
Manipulationssicher und besser durchsuchbar.

Die meisten Dateiablagen kann man doch zu 90% löschen und keinem fällt es auf.

Stefan

Hi,
würde auf jeden Fall das Backup nach der 3-2-1 Regel oder noch besser nach der 3-2-1-1-0 aufstellen.
So wie du es beschrieben hast ist es zu unsicher.
Desweiteren KANN oder sollte Cloud auch ein Teil des 3-2-1 sein.

Desweiteren spielen dort auch noch die ganzen rechtlichen Gegebenheiten zur "Aufbewahrung / Archivierung" rein.
Deshalb sollte man diesen Punkt zu erst beleuchten, dann die Tools festlegen und dann weiter richtung Speicherorte/Medien gehen.

Mit dem Konzept robocopy oder Sync-Programme bekommt man nur schwer eine rechtssichere Archivierung hin.

Fängt ja schon bei den Emails an, die müssen ja in dem Zustand wie sie empfangen wurden Archiviert werden.

Wo wir schon bei Mail-Archivierung sind, wie bekommt mit robocopy die Differenzierung der Retention Time für geschäftsrelevante Mail ( Rechnung usw.) mit >8 Jahre und einer Bewerbungsmail mit Personenbezogenen Daten mit einer RT von < 6 Monaten hin?

Also braucht man schon ein richtiges Archivsystem und kein robocopy.

Just my 2 Cents

Edit:
PS. Die Löschfristen gelten bei Bewerbungsmails nicht nur für das Archiv sondern auch für de Mailbox.
Backups sind je nach sichtweise davon ausgenommen, solange die Medien nicht im dauerhaften Zugriff sind. z.B. Bänder. Bei Online-Repository's wird schon wieder genauer hingeschaut wie einfach man an die Daten kommen kann.
Bei DS auf Festplatten ist die Hürde auf jeden fall zu niedrig um von der DS Ausnahme betroffen zu sein.

Hallo
Mir scheint als würden die Begriffe Sicherung und Archiv hier etwas artfremd verwendet. Sicherung( Backup) kann jeder machen wie er möchte, aber ein Archiv sollte manipulationssicher sein. Warum als kein LTO Laufwerk und jährlich die Bänder neu? Ab in den Safe oder ins Schließfach. Wenn es vor Ort verfügbar sein soll einfach die Bänder doppelt anfertigen.
VG,
MacLeod

Egal wie man es nennen mag, es gelten trotzdem die GoBD und DSGVO.
Danach sollte das Backup und auch ein evtl. vorhandenes Archiv ausgerichtet werden.

Der TO schrieb ja von Geschäftsvorgängen.