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Excel: Abteilungsliste
Hallo alle zusammen,
da ich nicht so viel Erfahrung mit Excel habe, nur diese absoluten Basics, hoffe ich, dass Ihr mir bei meinem kleinen Projekt aushelfen könnt. Um unser Onboarding etwas zu "verschönern".
Die Personalabteilung bekommt von uns, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, ein Zugangsdatenblatt mit Username, erstes Passwort, Mail-Adresse und Telefonnummer (kennt Ihr sicherlich alle). Nun wollte ich das selbe für unsere Softwareprodukte machen, sodass der Abteilungsleiter in einer Excel-Liste einträgt was der neue Mitarbeiter benötigt. Diese Liste wird von der HR, nachdem Sie die Abteilung ausgewählt haben, an den Abteilungsleiter geschickt. So ersparen wir uns die zukünftigen (hoffen wir zu mindestens) "Der neue Kollege braucht doch noch Programm XY".
Was soll diese Excel Liste nun können?
Wenn die HR in der Excel Liste nun z.B. Abteilung: Sales auswählt, soll dann automatisch in dieser Excel Liste 2 verschiedene Tabellen erscheinen mit:
Der Abteilungsleiter "kreuzt" in der Excel Liste nun die Software an und diese Liste wird an uns weitergegeben.
Mein Gedanke hierbei:
In einer Excel Datei ein Tabellenblatt mit der ganzen Auflistung der Software Produkte und der unterschiedlichen Abteilungen. Diese Tabellen, sollen als Verweis dienen für die "eigentlich" Excel-Liste, wo anschließend die Auswahl getroffen wird und anschließend automatisch die Liste erscheint.
Ich hoffe ich habe es ein wenig verständlich beschrieben. Danke für Ideen und für eure Zeit.
Grüße
Skorpy
da ich nicht so viel Erfahrung mit Excel habe, nur diese absoluten Basics, hoffe ich, dass Ihr mir bei meinem kleinen Projekt aushelfen könnt. Um unser Onboarding etwas zu "verschönern".
Die Personalabteilung bekommt von uns, wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden, ein Zugangsdatenblatt mit Username, erstes Passwort, Mail-Adresse und Telefonnummer (kennt Ihr sicherlich alle). Nun wollte ich das selbe für unsere Softwareprodukte machen, sodass der Abteilungsleiter in einer Excel-Liste einträgt was der neue Mitarbeiter benötigt. Diese Liste wird von der HR, nachdem Sie die Abteilung ausgewählt haben, an den Abteilungsleiter geschickt. So ersparen wir uns die zukünftigen (hoffen wir zu mindestens) "Der neue Kollege braucht doch noch Programm XY".
Was soll diese Excel Liste nun können?
Wenn die HR in der Excel Liste nun z.B. Abteilung: Sales auswählt, soll dann automatisch in dieser Excel Liste 2 verschiedene Tabellen erscheinen mit:
- Standard Software z.B. Windows 10, Office usw.
- Zusatz Software z.B. Abteilungsspezifische Software
Der Abteilungsleiter "kreuzt" in der Excel Liste nun die Software an und diese Liste wird an uns weitergegeben.
Mein Gedanke hierbei:
In einer Excel Datei ein Tabellenblatt mit der ganzen Auflistung der Software Produkte und der unterschiedlichen Abteilungen. Diese Tabellen, sollen als Verweis dienen für die "eigentlich" Excel-Liste, wo anschließend die Auswahl getroffen wird und anschließend automatisch die Liste erscheint.
Ich hoffe ich habe es ein wenig verständlich beschrieben. Danke für Ideen und für eure Zeit.
Grüße
Skorpy
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14 Comments
Latest comment
Excel ist eine Tabellenkalkulation und kein Ankreuzformular.
Mach eine PDF draus oder irgendein Formularprogramm als Web Version z.B. Joomla mit Fabrikar oder ähnlichem.
Mach eine PDF draus oder irgendein Formularprogramm als Web Version z.B. Joomla mit Fabrikar oder ähnlichem.
Das Excel eine Tabellenkalkulationsprogramm ist, dies ist mir bewusst. Der Grund wieso ich mich auf Excel beziehe ist, dass wir diese anschließend über unser internes Ticketsystem laufen lassen können, dies ist aber ein anderes Thema.
Es ging mir eben nur darum, ob es da eine Möglichkeit in Excel gibt oder nicht gibt. Hätte ja seien können, dass jemand hier im Forum so etwas ähnliches bereits nutzt oder nutzen möchte.
Es ging mir eben nur darum, ob es da eine Möglichkeit in Excel gibt oder nicht gibt. Hätte ja seien können, dass jemand hier im Forum so etwas ähnliches bereits nutzt oder nutzen möchte.
Moin,
ja, das geht. DU musst die Ribbon "Entwicklertools" aktivieren.
Anschließend kannst du Checkboxen platzieren und jede mit einer Zelle verknüpfen.
Hier ein Beispiel:
Ich hab die Spalte A noch mit weisser Schrift versehen.
Ferner solltest du alle nicht benötigten Zellen später sperren, sodass nur die EIngabefelder bedient werden können.
ja, das geht. DU musst die Ribbon "Entwicklertools" aktivieren.
Anschließend kannst du Checkboxen platzieren und jede mit einer Zelle verknüpfen.
Hier ein Beispiel:
Ich hab die Spalte A noch mit weisser Schrift versehen.
Ferner solltest du alle nicht benötigten Zellen später sperren, sodass nur die EIngabefelder bedient werden können.
Moin,
das nennt man Workflow. In Deinem Falle den Onboarding Workflow. Dazu sollten sich alle beteiligten Bereiche / Abteilungen / Teams zusammen setzen und den Prozeß definieren.
Wir hatten diesen Prozeß in den 90ern im Rechenzentrum definiert und umgesetzt.
Gruss
Penny.
das nennt man Workflow. In Deinem Falle den Onboarding Workflow. Dazu sollten sich alle beteiligten Bereiche / Abteilungen / Teams zusammen setzen und den Prozeß definieren.
- Welche Informationen werden benötigt?
- Wer initiieert den Prozeß?
- Sinnvollerweise wird dieser prozeß durch die Presonalverwaltung inittiert.
- Wer ist für war zuständig?
- Wie soll der Prozeß ablaufen?
Wir hatten diesen Prozeß in den 90ern im Rechenzentrum definiert und umgesetzt.
Gruss
Penny.
Guten Morgen,
Vielen Dank hierfür, darauf werde ich definitiv zurück kommen!
Grüße
Skorpy
Vielen Dank hierfür, darauf werde ich definitiv zurück kommen!
Grüße
Skorpy
Guten Morgen,
Welche Informationen werden benötigt?
-> von unserer Seite aus, wollen wir vom Abteilungsleiter nur wissen, welche Software der neue Kollege benötigt. Wir unterscheiden z.B. Mitarbeiter & Werksstudent
Wer initiieert den Prozeß?
-> Von der Perso. Die Useranlage übernehmen natürlich wir. Wenn der neue Mitarbeiter ein Laptop erhält wird bei uns per SCCM der neue Rechner eingerichtet. Die Excel Liste wird von uns einmalig an die HR weitergegeben und diese verteilt die dann bei den Abteilungsleitern. So erhalten wir den Auftrag zur Useranlage und direkt welche Software benötigt wird
Wer ist für war zuständig?
-> Die IT natürlich für die Useranlage und Einrichtung des Laptops/Workstation. Die HR für jegliche Personalsachen.
Wie soll der Prozeß ablaufen?
-> Simpel ausgedrückt: IT gibt der HR diese angefertige Excel Liste -> Wenn ein neuer Kollege startet (Sales, HR o.ä.) erhält die jeweilige Abteilung von der HR die Excel Liste -> Abteilungsleiter fühlt die Liste aus und schickt Sie an uns oder über die Perso (ist in dem Falle beides gleich) -> wir erstellen den User & den Laptop
Ich hoffe ich habe die Frage richtig verstanden.
Grüße
Skorpy
Welche Informationen werden benötigt?
-> von unserer Seite aus, wollen wir vom Abteilungsleiter nur wissen, welche Software der neue Kollege benötigt. Wir unterscheiden z.B. Mitarbeiter & Werksstudent
Wer initiieert den Prozeß?
-> Von der Perso. Die Useranlage übernehmen natürlich wir. Wenn der neue Mitarbeiter ein Laptop erhält wird bei uns per SCCM der neue Rechner eingerichtet. Die Excel Liste wird von uns einmalig an die HR weitergegeben und diese verteilt die dann bei den Abteilungsleitern. So erhalten wir den Auftrag zur Useranlage und direkt welche Software benötigt wird
Wer ist für war zuständig?
-> Die IT natürlich für die Useranlage und Einrichtung des Laptops/Workstation. Die HR für jegliche Personalsachen.
Wie soll der Prozeß ablaufen?
-> Simpel ausgedrückt: IT gibt der HR diese angefertige Excel Liste -> Wenn ein neuer Kollege startet (Sales, HR o.ä.) erhält die jeweilige Abteilung von der HR die Excel Liste -> Abteilungsleiter fühlt die Liste aus und schickt Sie an uns oder über die Perso (ist in dem Falle beides gleich) -> wir erstellen den User & den Laptop
Ich hoffe ich habe die Frage richtig verstanden.
Grüße
Skorpy
@Skorpy
Dann setzt Euch zusammen, definiert den Workflow und setzt ihn um. Das kann man alles digitalisiert machen.
Wir haben uns den Prozeß definiert und in digitaler Form umgesetzt. Stellenweise liefen die Prozesse parallel und sind am Schluß wieder zusammengeführt und sequenzeill weitergeführt worden.
OK, im Rechenzentrum gab / gibt es verschiede Rechnersysteme. Rechnerinstallation erfolgt durch Softwareverteilung. Benutzeranlage und Berechtigungen erfolgen durch Skripte.
Gruss
Penny.
Dann setzt Euch zusammen, definiert den Workflow und setzt ihn um. Das kann man alles digitalisiert machen.
Wir haben uns den Prozeß definiert und in digitaler Form umgesetzt. Stellenweise liefen die Prozesse parallel und sind am Schluß wieder zusammengeführt und sequenzeill weitergeführt worden.
OK, im Rechenzentrum gab / gibt es verschiede Rechnersysteme. Rechnerinstallation erfolgt durch Softwareverteilung. Benutzeranlage und Berechtigungen erfolgen durch Skripte.
Gruss
Penny.
Hallo Penny,
das habe ich bereits verstanden. Es ging mir nur darum, ob es eine Möglichkeit gibt diese Thematik in Excel umzusetzen bzw. diesen "Automatismus" im Excel Sheet durchzuführen. Dennoch vielen lieben Dank für deine Zeit und Hilfestellung.
Grüße
Skorpy
das habe ich bereits verstanden. Es ging mir nur darum, ob es eine Möglichkeit gibt diese Thematik in Excel umzusetzen bzw. diesen "Automatismus" im Excel Sheet durchzuführen. Dennoch vielen lieben Dank für deine Zeit und Hilfestellung.
Grüße
Skorpy
Hallo,
um von per Mail verschickten Excel Listen wegzukommen könntet ihr auch einen Workflow nutzen (dafür ist ein M365 Abo erforderlich):
MS Forms-Formular -> Power Automate -> Sharepoint Liste -> Planner Aufgabe für dein Team
ist sicher einiges an Arbeit das einzurichten, aber dann ist man diese Excel Mails los..
VG
mylight
um von per Mail verschickten Excel Listen wegzukommen könntet ihr auch einen Workflow nutzen (dafür ist ein M365 Abo erforderlich):
MS Forms-Formular -> Power Automate -> Sharepoint Liste -> Planner Aufgabe für dein Team
ist sicher einiges an Arbeit das einzurichten, aber dann ist man diese Excel Mails los..
VG
mylight
Hallo mylight,
vielen lieben Dank für deine Zeit.
Wir benutzen momentan kein M365 Abo, dadurch ist deine Hilfestellung für uns leider nicht anwendbar. Ich bedanke mich dennoch sehr für deine Zeit und Idee.
Grüße
Skorpy
vielen lieben Dank für deine Zeit.
Wir benutzen momentan kein M365 Abo, dadurch ist deine Hilfestellung für uns leider nicht anwendbar. Ich bedanke mich dennoch sehr für deine Zeit und Idee.
Grüße
Skorpy
Naja, das ist nur eine Methode. Es gibt natürlich einen Haufen Workflow Tools. Aber Excel zählt nicht dazu. Da fehlt einfach alles.
Hallo Mike,
zunächst erstmal vielen herzlichen Dank für deine Zeit und Tipps.
Ich habe selber nichts gefunden und werde das mal besprechen, wie man das anderweitig umsetzen kann.
Grüße
Skorpy
zunächst erstmal vielen herzlichen Dank für deine Zeit und Tipps.
Ich habe selber nichts gefunden und werde das mal besprechen, wie man das anderweitig umsetzen kann.
Grüße
Skorpy
@Skorpy,
geht folgendermaßen an die Sache ran.
1. Definiert den Prozeß
1.1 Wie dieser ablaufen soll
1.2 Wer für was zuständig ist
2. Definiert wie ihr das umsetzen wollt
Es gibt kein fertiges Tool dafür.
Ich habe drei Tools (Wekzeuge) dafür, weil ich bei drei Unternehmen diesen Workflow aufgebaut und implementiert habe.
Man kann es mit MS Office (Excel, Word) machen, zumindest was die benötigte Daten betrifft.
Aber den Workflow in MS office abzubilden halte ich persönlcih für falsch.
Bei einem Unternehmen haben wir es mit einen Skript (Perl) und den dazugehrigen Formularen umgesetzt.
Im Rechenzentrum hatten wir es mittels Domino / Notes umgesetzt, was auch heute noch für Staunen sorgt, wenn ich es vorführe.
Die dritte Lösung wurde mit einem Tickettool abgebildet.
Du siehst viele Wege führen nach Rom (Ziel).
Gruss Penny.
geht folgendermaßen an die Sache ran.
1. Definiert den Prozeß
1.1 Wie dieser ablaufen soll
1.2 Wer für was zuständig ist
2. Definiert wie ihr das umsetzen wollt
Es gibt kein fertiges Tool dafür.
Ich habe drei Tools (Wekzeuge) dafür, weil ich bei drei Unternehmen diesen Workflow aufgebaut und implementiert habe.
Man kann es mit MS Office (Excel, Word) machen, zumindest was die benötigte Daten betrifft.
Aber den Workflow in MS office abzubilden halte ich persönlcih für falsch.
Bei einem Unternehmen haben wir es mit einen Skript (Perl) und den dazugehrigen Formularen umgesetzt.
Im Rechenzentrum hatten wir es mittels Domino / Notes umgesetzt, was auch heute noch für Staunen sorgt, wenn ich es vorführe.
Die dritte Lösung wurde mit einem Tickettool abgebildet.
Du siehst viele Wege führen nach Rom (Ziel).
Gruss Penny.
Hallo Penny,
zunächst erstmal vielen herzlichen Dank, dass du mir die unterschiedlichen Arten definiert hast. Diese Ideen helfen mir extrem weiter und werde ich auch nochmals bei meinem Chef aufgreifen, da wir dieses "Thema" erstmal nach hinten verschoben hatten. Die Priorität hatte sich hierzu geändert.
Auf alle Fälle vielen Dank für deine Zeit.
Grüße
Skorpy
zunächst erstmal vielen herzlichen Dank, dass du mir die unterschiedlichen Arten definiert hast. Diese Ideen helfen mir extrem weiter und werde ich auch nochmals bei meinem Chef aufgreifen, da wir dieses "Thema" erstmal nach hinten verschoben hatten. Die Priorität hatte sich hierzu geändert.
Auf alle Fälle vielen Dank für deine Zeit.
Grüße
Skorpy
