Filterregel für ausgehende Mails bei Strato

dgeiseler
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Hallo,

ich stehe derzeit vor dem folgenden Problem:

Ich betreue eine soziale Einrichtung mit mehreren Wohngruppen. Die Einrichtungsleitung soll alle eingehenden und ausgehenden Emails aller Gruppen auf Ihre Mail umgeleitet bekommen um den Überblick zu behalten. Gehostet werden alle Mailadressen bei Strato. Eingehende Mails umzuleiten ist mittels Filterregeln kein Problem. Allerdings habe ich keine Möglichkeit gefunden auch ausgehende Mails in Kopie an die Einrichtungsleitung umzuleiten. Diese Option besteht soweit ich sehen kann nur im Webmailer von Strato. Die betreffenden Mailadressen werden allerdings sowohl via Outlook auf Windows PCs, als auch auf IOS und Android Geräten genutzt, weshalb ich eine "zentrale" Lösung über Strato brauche um mein Problem zu lösen.

Habt Ihr eine Idee?

Danke für eure Mühe und bleibt gesund!

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Ausgedruckt am: 15.08.2022 um 18:08 Uhr

Mitglied: Vision2015
Vision2015 29.06.2022 um 19:19:55 Uhr
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moin...
Ich betreue eine soziale Einrichtung mit mehreren Wohngruppen. Die Einrichtungsleitung soll alle eingehenden und ausgehenden Emails aller Gruppen auf Ihre Mail umgeleitet bekommen um den Überblick zu behalten.

ich bin nun wirklich kein Datenschutz Futzi, aber das vorgehen halte ich doch für sehr fragwürdig!
und deswegen vermute ich, wirst du darauf keine antwort bekommen, ich sehe außerdem ein verstoß
gegen das Fernmeldegeheimnis, das dem Postgeheimnis gleichgesetzt ist!

wenn dort Mails der Wohngruppen Bewohner betroffen sind, darfst du dich warm anziehen!
wenn es nur Verwaltungstechnich ist, kann der Leiter der Einrichtung das am besten über freigaben erreichen- das muss aber schrichftlich abgesegnet sein!

Frank
Mitglied: unbelanglos
unbelanglos 29.06.2022 um 19:24:59 Uhr
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Zitat von @Vision2015:

moin...
Ich betreue eine soziale Einrichtung mit mehreren Wohngruppen. Die Einrichtungsleitung soll alle eingehenden und ausgehenden Emails aller Gruppen auf Ihre Mail umgeleitet bekommen um den Überblick zu behalten.

ich bin nun wirklich kein Datenschutz Futzi, aber das vorgehen halte ich doch für sehr fragwürdig!
und deswegen vermute ich, wirst du darauf keine antwort bekommen, ich sehe außerdem ein verstoß
gegen das Fernmeldegeheimnis, das dem Postgeheimnis gleichgesetzt ist!

wenn dort Mails der Wohngruppen Bewohner betroffen sind, darfst du dich warm anziehen!
wenn es nur Verwaltungstechnich ist, kann der Leiter der Einrichtung das am besten über freigaben erreichen- das muss aber schrichftlich abgesegnet sein!

Frank

Ja, Du bist wirklich keine DS-Futzi und auch kein Anwalt.
Es ist weder verboten noch gibt einen vermeintlichen rechtlichen oder ethischen Grund diese Frage zu beantworten.

Teil der Antwort ist, dass Strato abgesehen vom MS365 Mailing, nicht sehr fortschrittlich ist. Vielleicht ist ein Archiv-Blabla eine kleine Hilfe aber sonst ist Strato nicht gut beim Mailing.
Mitglied: radiogugu
radiogugu 29.06.2022 um 19:45:03 Uhr
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Hi.

Zitat von @unbelanglos:
Teil der Antwort ist, dass Strato abgesehen vom MS365 Mailing, nicht sehr fortschrittlich ist. Vielleicht ist ein Archiv-Blabla eine kleine Hilfe aber sonst ist Strato nicht gut beim Mailing.

Es ist auch nicht die Kernkompetenz von Strato.

Man kann eine Blind Copy im Postfach einrichten.

Ist aber müßig darüber die Zähne knirschen zu lassen.

Gibt es eine Vereinbarung mit Angestellten oder Ehrenamtlichen, dass der Mailverkehr ausschließlich dienstlich genutzt werden darf, dann darf der Arbeitgeber / die Einrichtung alle E-Mails einsehen.

Existiert so eine Vereinbarung nicht, neigt der Deutsche das Mantra aus der Tasche zu ziehen: "Was nicht verboten ist, ist erlaubt."

Sollte man immens vorsichtig sein mit so etwas.

Gruß
Marc
Mitglied: Vision2015
Vision2015 29.06.2022 um 20:00:06 Uhr
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Moin..
Zitat von @unbelanglos:

Zitat von @Vision2015:

moin...
Ich betreue eine soziale Einrichtung mit mehreren Wohngruppen. Die Einrichtungsleitung soll alle eingehenden und ausgehenden Emails aller Gruppen auf Ihre Mail umgeleitet bekommen um den Überblick zu behalten.

ich bin nun wirklich kein Datenschutz Futzi, aber das vorgehen halte ich doch für sehr fragwürdig!
und deswegen vermute ich, wirst du darauf keine antwort bekommen, ich sehe außerdem ein verstoß
gegen das Fernmeldegeheimnis, das dem Postgeheimnis gleichgesetzt ist!

wenn dort Mails der Wohngruppen Bewohner betroffen sind, darfst du dich warm anziehen!
wenn es nur Verwaltungstechnich ist, kann der Leiter der Einrichtung das am besten über freigaben erreichen- das muss aber schrichftlich abgesegnet sein!

Frank

Ja, Du bist wirklich keine DS-Futzi und auch kein Anwalt.
das will ich wohl meinen! face-smile
Es ist weder verboten noch gibt einen vermeintlichen rechtlichen oder ethischen Grund diese Frage zu beantworten.
nun... wenn es um die bewohner geht, sehe ich da doch einen ethischen grund, die frage nicht zu beantworten!
aber, wir wissen es nicht....

Teil der Antwort ist, dass Strato abgesehen vom MS365 Mailing, nicht sehr fortschrittlich ist. Vielleicht ist ein Archiv-Blabla eine kleine Hilfe aber sonst ist Strato nicht gut beim Mailing.

Frank
Mitglied: unbelanglos
unbelanglos 29.06.2022 um 21:34:59 Uhr
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Es Bedarf auch keiner expliziten Vereinbarung es gibt z. B. gesetzliche und/oder dienstliche Gründe die das rechtfertigen würden. Dazu brauche man auch keine Mutmaßungen anstellen als Admin, wir wissen es nicht und müssen es auch nicht wissen.

Im genannten Bereich ist es Gang und Gebe, dass schichtübergreifend die Korrespondenz und sonstige Aktenhaltung von anderen Schichten oder Vorgesetzten eingesehen wird.

Ich würde die E-Mail Technik migrieren auf ein leistungsfähiges Produkt, dass bei der Gelegenheit auch gleich andere Anforderungen abdeckt. Stichwort: Dokumentationspflicht.

Zendesk finde ich immer ganz praktisch, obwohl ich selbst mit Microsoft und Google Enterprise Software mailen darf.
Mitglied: Drohnald
Drohnald 30.06.2022 um 08:48:34 Uhr
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Es Bedarf auch keiner expliziten Vereinbarung es gibt z. B. gesetzliche und/oder dienstliche Gründe die das rechtfertigen würden. Dazu brauche man auch keine Mutmaßungen anstellen als Admin, wir wissen es nicht und müssen es auch nicht wissen.

Darüber kann man sich (auch teuer vor Gericht) heftig streiten.
Wenn man hier zumindest die Vermutung hat, dass es rechtlich fragwürdig ist, dann sollte man seinen Kunden/Vorgesetzten sehr wohl zumindest darauf hinweisen.

Zu sagen "die wollen das so, ist mir egal warum" kann gewaltig nach hinten losgehen.
Mitglied: vossi31
vossi31 30.06.2022 um 08:51:53 Uhr
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Moin,

Die Einrichtungsleitung soll alle eingehenden und ausgehenden Emails aller Gruppen auf Ihre Mail umgeleitet bekommen um den Überblick zu behalten.
Das wird mit den einfachen Strato-Mails wohl nicht funktionieren - höchstens am Client. Du könntest aber stattdessen auch die kompletten Postfächer der Gruppen auch bei der Einrichtungsleitung miteinbinden. Das spart außerdem noch unnützen Mailverkehr und Postfachspeicher.

Henning
Mitglied: DGeiseler
DGeiseler 03.07.2022 um 10:37:44 Uhr
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Hallo,

ich danke euch vielmals für die Antworten. Was die Bedenken wegen des Datenschutzes anbetrifft, freue ich mich über so viel Umsicht. Ich verantworte selbst Datenschutzaufgaben und entsprechend sensibilisiert. Allerdings ist es, wie schon angemerkt wurde, im Feld der Jugendarbeit geboten und erforderlich, dass die Kommunikation der Wohngruppen mit den öffentlichen Stellen von der Einrichtungsleitung überblickt und verantwortet werden muss. Jeder Mitarbeiter hat hat über diese Emailkonten, die zur rechtsrelevanten Kommunikation dienen, hinaus ein eigenen Emailkonto das selbstverständlich nicht mitgelesen wird.

Was nun die eigentliche technische Frage anbetrifft, werde ich einen Workaround nutzen, da Strato die entsprechende Funktionalität nicht anbietet. D.h. bei der Einrichtungsleitung alle Accounts einbinden und regelbasiert in einen Sammelordner umleiten. eleganter wird es hier wohl nicht face-wink

Ich danke euch für eure Beiträge und bleibt gesund!

Daniel
Mitglied: radiogugu
radiogugu 03.07.2022 um 14:33:47 Uhr
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Zitat von @DGeiseler:
Habt Ihr eine Idee?

Ein eigener Mail-Server wäre hier wahrscheinlich die einzige Möglichkeit oder alles zu Exchange Online migrieren.

Dann kannst du da die gewünschten Einrichtungen vornehmen.

Kostengünstig wäre wahrscheinlich eine Postfix / Dovecot Kombi mit Fetchmail. Dann via Strato Smarthost versenden.

Nur mit Strato geht das so nicht.

Gruß
Marc