Geöffnete Dateien Übersicht stimmt nicht!

Hallo,

wir haben das Problem, das die Übersicht über die geöffneten Dateien nicht stimmt und stark verzögert aktualisiert wird.
Daraus ergibt sich das Problem, dass der User zwar die Datei geschlossen hat aber der W2k3 Server diese immer noch als geöffnet listet.
Woran kann das liegen, dass diese Weitergabe, dass die Datei nicht mehr geöffnet ist, so lange dauert.
Es ist auch ab und an der Fall, gerade bei Excel Dateien, das, wenn die Datei geöffnet ist und ein anderer diese öffnen will, er die Meldung bekommt, das User X die Datei geöffnet hat aber es in Wirklichkeit User Z ist!!!