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Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ab 50 Mitarbeiter

Guten Morgen Zusammen,

die Geschäftsführung möchte eine Lösung für das Hinweisgeberschutzgesetzt innerhalb unseres Unternehmen. Da dieses Gesetz seit 07/2023 in kraft getreten ist, ist eventuell bereits schon jemand von euch damit in Berührung gekommen.

Letztlich soll so ein System intern bei uns einsetzt werden, es soll möglichst digital ablaufen. Grundsätzlich würde ich so etwas ja mit einem Formular lösen wollen, Problem ist hier aber das kein Dialog entstehen kann. Habt ihr ein digitales System, welches nicht einseitig funktioniert und trotzdem anonym benutzt werden kann, auf dem Schirm?


Quelle: https://www.im.nrw/themen/verwaltung/strukturen-und-aufgaben/hinweisgebe ...

Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union haben mit Datum vom 23. Oktober 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erlassen (sogenannte Hinweisgeber-Richtlinie - HinSch-RL).

Das vom Bund erlassene Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG - vom 31. Mai 2023, BGBl. 2023 I Nr. 140) dient der Umsetzung dieser Richtlinie. Es tritt am 2. Juli 2023 in Kraft.

Was regelt das HinSchG?

Ziel des Gesetzes ist es, natürliche Personen (hinweisgebende Personen) vor Repressalien zu schützen. Dieser Schutz bezieht sich auf die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit erlangten Informationen über Verstöße bei ihrem Beschäftigungsgeber oder einer anderen Stelle, mit der sie aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen oder standen, und diese an die nach dem HinSchG vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Geschützt werden darüber hinaus Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Welche Meldestellen gibt es?

Eine hinweisgebende Person hat für ihre Meldung die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

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Printed on: April 16, 2024 at 04:04 o'clock

Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 07:32:56 (UTC)
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Bei uns wurde das mit einem schlichten Postfach umgesetzt.
Da funktioniert natürlich das mündliche oder pesönliche Übermitteln nicht.
Nur ist da die Meinung der GF, dass wir da erst mal auf eine Beschwerde zur Umsetzung warten und dann mal schauen, was der Rechtsbeistand dazu sagt.
Momentan sehe ich da nur die Möglichkeit, dass man da an einen Rechtsanwalt als externe Meldestelle herangeht oder aber eine komplett neue Stelle im Betrieb einrichtet. Ist aber schon irgendwie mit Kanonen auf Spatzen.

Die Suchfunktion müsste aber einen Thread zu dem Thema hervorbringen, in dem bereits diskutiert wurde.
Member: DarkZoneSD
DarkZoneSD Feb 22, 2024 updated at 07:39:15 (UTC)
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Moin,

wir benutzen dafür https://whistleblowersoftware.com/ , ich habe das allerdings nicht eingerichtet und kann Dir deshalb auch nichts über die Kosten, etc. sagen. Grundsätzlich habe ich von den Kollegen aber gehört das die Einrichtung reibungslos lief.

Es bietet einen "secure" Kanal im Internet an, mit Formular und das Unternehmen wird sich mit dem Hinweis außeinandersetzen und wenn nötig Schritte einleiten.

Grüße
Member: FacilityManager
FacilityManager Feb 22, 2024 at 07:42:16 (UTC)
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Hallo,

es gibt Dienstleister, die eine betriebsinterne Hinweisgebermeldestelle entsprechend der gesetzlichen Vorgabe anbieten. Intern im Sinne des Gesetzgebers bedeutet hier nicht inhouse, sondern ist eine Differenzierung gegenüber den Meldestellen des Bundes.

Beispiel: https://hinweisgeberschutz-komplettloesung.de/
Member: NordicMike
NordicMike Feb 22, 2024 updated at 08:24:18 (UTC)
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Wir haben auch nur eine interne Email Adresse dafür eingerichtet.

Alternativ lässt sich sowas einfach web basierend einrichten z.B. mit Joomla. Oder auch rein mit HTML/PHP.
Member: em-pie
em-pie Feb 22, 2024 at 10:10:09 (UTC)
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Moin,

Wir haben auch nur eine interne Email Adresse dafür eingerichtet.
Wir ebenfalls als Shared Mailbox.
Die zuständigen Mitarbeiter haben Zugriff drauf. Scheidet einer der MAs aus/ es kommt ein neuer, wird neu berechtigt.
Zusätzlich, für den analogen weg, haben wir einen ausschließlich dafür genutzten "Briefkasten", Sollte es Personen geben, die lieber per Schreibmaschine Hinweise geben (wollen), denn per Mail oder handschriftlichem Zettel...
Member: godlie
godlie Feb 22, 2024 at 10:31:30 (UTC)
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Eine hinweisgebende Person hat für ihre Meldung die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Hallo,
einen Karton auf die Wand nageln, an einen Ort wo niemend sieht wer etwas einwirft, dann bist du Safe, alles was Online ( intern wie extern ) ausgefüllt wird, ist in LogFiles nachvollziehbar.

grüße
Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 10:46:20 (UTC)
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Zitat von @godlie:
einen Karton auf die Wand nageln, an einen Ort wo niemend sieht wer etwas einwirft, dann bist du Safe

Nö. Das Gesetz fordert ausdrücklich die Möglichkeit der textlichen, mündlichen und persönlichen Meldung.
Wie auch ein Postfach handelt das nur die textliche Meldung ab. So ein Zettelkasten erhöht zusätzlich noch die Problematik mit den Fristen, bzw. den Nachweisen dazu.

Heißt, man benötigt noch mindestens einen Anrufbeantworter und eine reelle Person.
Theoretisch kommt man an einem Dienstleister fast nicht drumrum (es sei denn, man ist ein riesiges Unternehmen mit zwölfzigmüllonen Angestellte die sich alle nie treffen werden), da ja auch die persönliche Meldung anonym sein muss.

Für uns, wie auch für viele andere, reicht halt ein Postfach. Aber man weiß, dass die Vorgaben nicht erfüllt werden.
Member: Megaadwwh
Megaadwwh Feb 22, 2024 at 10:52:59 (UTC)
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Danke schonmal für euer Feedback, ich habe noch ein bisschen weiter recherchiert und es ist jedenfalls nicht so einfach wenn man damit transparent und gewissenhaft umgehen möchte.

Das hier scheint für uns das attraktivste zu sein.

Klick klack!

Wenn es halt in der Firma jemand machen soll, muss der halt unparteiisch und vertrauensvoll sein.
Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 11:00:52 (UTC)
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Wie bei allen anderen handelst du dabei aber nur den digitalen Teil ab. Den analogen Teil musst du weiterhin noch sicherstellen.
Member: Megaadwwh
Megaadwwh Feb 22, 2024 at 11:37:24 (UTC)
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Naja, im Gesetzestext steht das hier:

§ 16 Meldekanäle für interne Meldestellen

(1) Nach § 12 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtete Beschäftigungsgeber richten für diese Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend. Der interne Meldekanal kann so gestaltet werden, dass er darüber hinaus auch natürlichen Personen offensteht, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Es besteht allerdings keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.


(2) Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben.

(3) Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.
Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 11:52:38 (UTC)
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Eben. Absatz drei verlangt ausdrücklich textlich, mündlich und persönlich.
Wo ich tatsächlich im Überschwang falsch lag (und ich dachte mir das schon): das Ermöglichen einer anonymen Meldung muss nicht erfolgen. Vertraulich ja, anonym nein.
Member: Megaadwwh
Megaadwwh Feb 22, 2024 at 12:17:26 (UTC)
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Textform beschreibt aber keine handgeschriebenen Text und es ist kein "und" sondern ein "oder"

(3) Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. (...)
Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 12:43:19 (UTC)
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Hm, stimmt. Es ist das andere ODER. My bad.
Da hab ich mich wohl verrant.
Member: lucas1243
lucas1243 Feb 22, 2024 at 12:52:10 (UTC)
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Wir stellen unseren Kunden meist das Tool Globaleaks bereit.
Die Verwaltung und Bearbeitung der Meldungen, macht meist der Datenschutzbeauftragte.

https://www.globaleaks.org/
Member: HansDampf06
HansDampf06 Feb 22, 2024 updated at 14:07:10 (UTC)
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Zitat von @kpunkt:
Nö. Das Gesetz fordert ausdrücklich die Möglichkeit der textlichen
"in Textform" ist ganz gewiss nicht mit digital (E-Mail, Webformular etc.) gleichzusetzen. Genauso wenig bedeutet "in Textform", dass alle denk- und undenkbaren Varianten von Textform abgedeckt werden müssten. Die Ermöglichung bereits einer einzigen Variante deckt das Erfordernis der Textform ab. Freilich muss diese Variante ein einfach nutzbare sein, weil es sonst einer Be-/Verhinderung gleichzusetzen sein könnte.

Ein Blick ins Gesetz erleichtert die Rechtsfindung: Hierzu starten wir in den gleichlautenden §§ 16 III, 27 III HinSchG mit "Meldungen in mündlicher oder in Textform". Behalten dabei § 9 III 2 HinSchG vorsorglich mit "in Textform vorliegen" im Hinterkopf. Schließlich landen wir für die Frage, was denn eigentlich eine Textform im rechtlichen Sinne ist, zielgenau im § 126b BGB als Legaldefinition. Textform ist danach eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Dem IT-Sportsfreund ist natürlich der Begriff "Datenträger" bestens bekannt, aber höchstwahrscheinlich hat er dennoch - gefangen in seinem vorrangigen Verständnis für Bits und Bytes - ein eingeengtes Verständnis. Richtigerweise gehört nämlich im Rechtssinne zu einem (dauerhaften) Datenträger das jahrtausende alte Medium des Papiers dazu.

Und siehe da, das Annageln eines Kummerkastens an die Wand, in den Meldungen auf Papier eingeworfen werden können, ist hinsichtlich der gesetzlichen Anforderungen völlig hinreichend. Also macht es @godlie völlig richtig und muss sich in dieser Hinsicht noch nicht einmal mit der Frage herumplagen, ob denn etwaige Logdaten etc. doch eine (indirekte) Identifizierung der meldenden Person ermöglichen.

Im Übrigen: Einen externen Anbieter mit Cloudlösung halte ich für sehr bedenklich. Ein solcher Anbieter ist insbesondere kein Berufsgeheimnisträger (vgl. § 203 StGB), so dass ich im Geiste dieses (dennoch fragwürdigen) Gesetzes keinen Dritten ohne diese Eigenschaft einbinden würde - jedenfalls wäre das der sicherste Weg.

Viele Grüße
HansDampf06
Member: HansDampf06
HansDampf06 Feb 22, 2024 updated at 14:25:50 (UTC)
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Zitat von @Megaadwwh:
Textform beschreibt aber keine handgeschriebenen Text und es ist kein "und" sondern ein "oder"
(3) Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. (...)

Das halte ich für ein zu wortwörtliches Verständnis des Wortes "oder". Es gibt das "oder" im Sinne von "entweder ... oder ..." und im Sinne von einem schlichten "und". Bei sachgerechtem Leseverständnis ist das "und"-oder gemeint. Denn der meldenden Person soll es ersichtlich nach der Gesamtschau aller Vorschriften dieses (fragwürdigen) Gesetzes so leicht wie möglich gemacht werden, seine Meldung loszuwerden. Lediglich hinsichtlich der Anonymität gibt es ausdrücklich keine Verpflichtung - was zugleich ein Argument e contrario darstellt.

Und seien wir doch einmal ganz ehrlich: Es würde befremdlich anmuten, wenn der meldenden Person entweder nur das "vertrauliche" Gespräch oder der dauerhafte Zettel und nicht beides zur Verfügung stünde. Der Gesetzeszweck ist es doch, jede berechtigte und auch unberechtigte "Meldung" zu erleichtern und dadurch schon in der Entschlussphase zu fördern. Das ist doch offenkundig!

Viele Grüße
HansDampf06

PS: Freilich ist die meldende Person nicht verpflichtet, sowohl als auch eine Meldung abzugeben. In der Wahl der Übermittlung der Meldung bleibt es für die meldende Person natürlich ein "entweder oder". Für die Meldestelle ist es ein "und".
Member: kpunkt
kpunkt Feb 22, 2024 at 14:32:08 (UTC)
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Dass ich mich wegen den meldekanälen berichtig habe hast du gelesen? Nein? Auch gut.

Das reine Beschwerdewesen (Kummerkasten) reicht nicht aus. Das ist nur eine einseitige Kommunikation. Der Melder kann aber Rückmeldung zu seiner Meldung erwarten. Es sind auch die Fristen zur Rückmeldung einzuhalten. §17.
Könnte man jetzt noch hinbiegen wenn die Meldung nicht anonym war. Ab 2025 (fragt mich jetzt nicht wo das genau stand) müssen aber auch anonyme Meldungen bearbeitet werden. Bislang ist das IMHO nur ein kann und kein muss.
Textlich (aka Textform) bedeutet in Gesetzen immer das, was es bedeutet. Textlich. Keine Schriftform. So auch ein nicht handgeschriebener Brief, eine E-Mail, SMS, eine Mitteilung über ein Kontaktformular,....

Ich hab da mal eine Infoseite einer IHK gefunden. Die war ziemlich ausführlich. Dienstanbieter sind da eher eine schlechte Wahl, wenn man sich aufklären lassen will, steht doch zuvorderst der Verkauf der eigenen Lösung.

Und bevor das (wieder einmal) ausartet: Rechtsberatung gibts u.a. beim Rechtsanwalt.
Member: HansDampf06
HansDampf06 Feb 22, 2024 updated at 15:25:19 (UTC)
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Zitat von @kpunkt:
Das reine Beschwerdewesen (Kummerkasten) reicht nicht aus. Das ist nur eine einseitige Kommunikation. Der Melder kann aber Rückmeldung zu seiner Meldung erwarten.
Wenn der Melder die Anonymität wählt, wird es rein faktisch/objektiv schwierig mit Rückmeldungen etc.. Wo sollen die hingehen? Denkbar wäre dann nur eine neutrale Instanz als Zwischenstation für Meldung und Rückmeldung - da sind wir dann aber auch wieder bei den Berufsgeheimnisträgern ...

Es sind auch die Fristen zur Rückmeldung einzuhalten. §17.
Sofern das objektiv möglich ist, was bei wirklicher Anonymität als ausgeschlossen zu betrachten sein dürfte.

Aber in einer Hinsicht hast Du natürlich recht: Wer den § 126b BGB aufmerksam gelesen hat, wird erkennen, dass die Textform unter anderem erfordert, dass die Person der Erklärung benannt wird/ist. Das beißt sich etwas mit (wirklicher) Anonymität. Mit anderen Worten: Wird § 126b BGB in dieser Hinsicht normkonform angewendet, so ist auch bei einer anonymen Meldung in Textform eine Rückmeldung etc. möglich und dahingehende Bedenken sind obsolet.
Wird hingegen die vom HinSchG vorsehene Anonymität ernst genommen, wo wird wohl zu sagen sein, dass ein Zettel ohne Benennung der Person der Erklärung gleichwohl das Textformerfordernis erfüllt, weil hier dieses Erfordernis spezialgesetzlich überlagert auszulegen wäre. Dann verbleibt es dabei, dass wegen der Anonymität eine Rückmeldung etc. wohl objektiv unmöglich ist. Objektive Unmöglichkeit suspendiert bekanntlich eine Leistungspflicht.

Dann wollen wir uns aber noch einmal die (fern)mündliche Meldung ansehen, bei der es das normierte Erfordernis des Benennens der erklärenden Person nicht gibt. Somit verbleibt es, falls die meldende Person während des mündlichen Kontakts ihre Identität nicht preisgeben möchte, dabei, dass eine Rückmeldung etc. objektiv unmöglich sein wird. Da beißt die Maus auch keinen Faden ab.

Ab 2025 (fragt mich jetzt nicht wo das genau stand) müssen aber auch anonyme Meldungen bearbeitet werden.
Bearbeitet werden müssen sie letztlich so oder so, und zwar auch dann, wenn wegen echter Anonymität eine Rückmeldung etc. objektiv unmöglich sein sollte. Denn eine Rückmeldung etc. hat mit einer Bearbeitung der Meldung nichts zu tun!

Ist eine Rückmeldung etc. nicht möglich, muss das lediglich hinreichend dokumentiert werden und alles ist gut.

Textlich (aka Textform) bedeutet in Gesetzen immer das, was es bedeutet. Textlich. Keine Schriftform.
Woher hast Du denn diese Auslegungsregel hervorgeholt? Ich habe ja schon darauf hingewiesen, dass IT-Sportsfreunde dazu tendieren werden, das zu eingeengt zu betrachten. Aber nimm Dir doch einmal den § 126 BGB betreffend Schriftform und überlege ganz genau, worin sich die Schriftform von einer Textform unterscheidet. Es ist nur einziger Punkt. Und wenn Du das dann gefunden hast, wirst Du erkennen, dass Textform mit Schriftform immer dann bis auf diesen einen Punkt denkungsgleich ist, wenn als Medium Papier verwendet wird.
Kleine Gedächtnisstütze: Zur Erkenntnis könnte § 126a BGB eine Hilfestellung bieten.

So auch ein nicht handgeschriebener Brief,
Es wäre irrig anzunehmen, dass ein Brief nur deshalb, weil er nicht handgeschrieben ist, nicht unter Schriftform fallen könnte. Genauso irrig wäre es anzunehmen, eine handgeschriebene Erklärung würde keine Textform sein können. Bei solchen Annahmen wird ganz offensichtlich einiges grob durcheinandergeworfen.

Und bevor das (wieder einmal) ausartet: Rechtsberatung gibts u.a. beim Rechtsanwalt
Das ist richtig, weil dieser der berufene Berater in allen außergerichtlichen und gerichtlichen Angelegenheiten ist.
Indes ist nicht jede Unterhaltung über eine Rechtsnorm zugleich eine Rechtsberatung! Andernfalls würde es Geld kosten ...

Viele Grüße
HansDampf06