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Verwatlungsprogramm für Fristen etc.

Mitglied: Vidan011

Vidan011 (Level 1) - Jetzt verbinden

29.10.2013, aktualisiert 13:07 Uhr, 1930 Aufrufe, 10 Kommentare

Schönen Tag Community,


Ich brauche mal wieder Rat und eure Hilfe.

Firmenintern wird bei uns die Umsetzung eines Eigenes Programms oder das Zukaufen von Software Diskutiert.
Über Kostenumfang sind wir uns noch nicht ganz einig bzw. auch bewusst was dies Kosten kann.
Kurzum zur Firma:
Wir erstellen aus Medizinischen unterlagen eine Chronologie, reichen diese an einen Gutachter von uns weiter und Schicken dann die Chronologie und das Gutachten zurück an den Auftraggeber.
Der Arbeitsablauf wird in einer Excel Sheet festgehalten
Auftraggeber | Eingang Unterlagen| Fehlende Unterlagen Angefordert| Gutachter Überstellt
Datum Datum Datum

Gutachten zurückerhalten | Interne Frist | Frist Posteingang
Datum Datum Datum

Sprich:

Die Unterlagen kommen ins Haus und es wird eingetragen wann diese Eingegangen sind und wann diese das Haus verlassen müssen. Bzw. ob diese Vollständig sind und wann uns die Nachgereichten Unterlagen Zugesand wurden(diese muss innerhalb einer Frist geschehen).
Danach werden die Unterlagen Bearbeitet von unseren Mitarbeitern und dem Gutachter zur Verfügung gestellt. Dieser hat wieder eine gewisse Zeitspanne für die Bearbeitung.
Danach kommt dieses Zurück und wir machen dann alles Versandfertig.

Im „Prozess“ kann es passieren dass wir Fristen recht nahe kommen oder Überschreiten und dann alles in Zeitdruck gerät. oder der Status in welchem Beabreitungschritt dies sich befindet falsch gelesen wird.
Da wir die Abgabetermine nicht hinauszögern können da dies meist Gutachten in laufenden Verfahren sind ist Termindruck unser Alltägliches Brot.

Excel erinnert einen leider nicht aus dem Sheet heraus wo was hängt und klemmt.
In Outlook in die Aufgaben Option lässt sich das ganze nicht Importieren da es zum umfangreich ist.

Wir suchen nun nach einen Programm das als solche fertig dies kann und unsere Mitarbeiter „alarmiert“ und der Prozess leichter nachzuvollziehen ist. Betsmöglichst in Outlook

Und als Alternative mit welchem Kostenaufwand man rechnen sollte wenn man sich dies so Umsetzten lässt sei es in Outlook oder als Extra Programm.

Zusammengefasst sollte das Programm können:

Verwalten von mehren „Projekten“ mit mehren Fristen und deren Erinnerungsfunktion wenn man dieser Zu nahe kommt.


Grüße aus dem unwissenheitswolke Vidan
Mitglied: it-frosch
29.10.2013 um 12:27 Uhr
Hallo Vidan,

erstellt euch zuerst ein Pflichtenheft und lasst es von allen am Prozess beteiligten abnicken.
Dann erst wisst ihr, was ihr genau wollt und könnt gezielt auf die Suche gehen.

Aus deinem "schnell hingeworfenen Kauderwelch" werde ich nicht auf Anhieb schlau. So wird es auch jedem Externen gehen, der euch helfen will.

grüße vom it-frosch
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Mitglied: Vidan011
29.10.2013, aktualisiert um 13:08 Uhr
Text wurde verbessert.
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Mitglied: Dirmhirn
29.10.2013 um 13:12 Uhr
Hi!

MS SharePoint könnte euch weiterhelfen, wenn ihr keine zugeschnittene Lösung bekommt.
Deadlins, Histroy, Erinnerungen, Workflows ist alles möglich.
Gibt eine kostenlose Version, als könnt ihr einfach mal testen.

sg Dirm
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Mitglied: Vidan011
30.10.2013 um 08:36 Uhr
Vielen Dank für die Info,

demnach was du sagst klingt das beinahe auch nach etwas was ein DMS-System könnte?
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Mitglied: 16568
30.10.2013 um 08:58 Uhr
Warum bestehen immer alle auf MS-Lösungen...?

Und theoretisch läßt sich das sogar mit Excel machen.


Lonesome Walker
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Mitglied: Vidan011
30.10.2013, aktualisiert um 09:24 Uhr
@Lonesome Walker

darum ging es mier hier ja, für Lösungansatze etc.


Wenn du sagst Excel kann das, würde ich gern Wissen wie du das meinst (und nein ich will keine fertige Lösung hier abgreifen nur wissen in welche richtung ich gehen muss).

Ich könnte auch auf unser Systemhaus vertrauen....aber kontrolle ist besser. Den jedes Systemhaus das Geld verdienen will wird mir wohl sagen: Wir schreiben dir das für Betrag X, dann hast du DB auf nem Linux server es wird mit AD funktionieren und du aknnst benutzerrechte vergeben etc.

Und wenn ich ährlich bin Versteh ich meist eh nur die Hälfte was mir der nette It´ler sagt :D

Aber ich möchte ja gerade Alternativen wissen
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Mitglied: Dirmhirn
30.10.2013 um 09:44 Uhr
Hi!

demnach was du sagst klingt das beinahe auch nach etwas was ein DMS-System könnte?
ja, SharePoint ist u.a. ein DMS. Hat aber auch Wiki, Foren, ... dabei, aber das muss man nicht nutzen.

@ immer MS - nein nicht immer MS, aber MS Office ist einfach das meistgenutzte Office Paket und meiner Meinung das beste. MS SharePoint ist halt sehr gut auf Office abgestimmt.
Alle schreien immer das MS so teuer ist und blabla bla - wieso dann nicht den kostenlosen SharePoint zum teuren Office Paket nutzen?

Und theoretisch läßt sich das sogar mit Excel machen.
du könntest auch dieses Forum über Excel lösen ^^

eine nicht MS-Lösung:
http://www.isis-papyrus.com/
Ihr wüscht - ihr zahlt
aber die Firma kann ich empfehlen.

sg Dirm
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Mitglied: Vidan011
30.10.2013 um 10:09 Uhr
Zunächstmal die frage wegen dem DMS:

Bei uns kommt eines demnächst zum Einsatz ;) Da sollte ich vll. mit dem Anbieter reden.

Und ja wir nutzen MS Office, einfach weil es so schön bequem ist und so schön bunt ;) Spaßbeiseite.

Wir finden Office demnach nicht teuer benutzten selbst Office 2010 Home & Business und fahren damit sehr gut, vorallem mit Outlook.

Aber bitte zerfleischt euch hier nicht :D
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Mitglied: 16568
31.10.2013 um 08:41 Uhr
Zitat von Dirmhirn:
@ immer MS - nein nicht immer MS, aber MS Office ist einfach das meistgenutzte Office Paket und meiner Meinung das beste.

Erm, Du kennst aber ooo oder Libre Office auch?

du könntest auch dieses Forum über Excel lösen ^^

Das wiederum glaube ich nicht.


Lonesome Walker
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Mitglied: 16568
31.10.2013 um 08:46 Uhr
Zitat von Vidan011:
Wenn du sagst Excel kann das, würde ich gern Wissen wie du das meinst (und nein ich will keine fertige Lösung hier
abgreifen nur wissen in welche richtung ich gehen muss).

Makro.
Stumpf.
Mit Excel lassen sich bis zu einem gewissen Grad sehr komplexe Tasks lösen.
z.B. gibt es Hersteller von Software, die eine Access-DB nutzen, um Kundendaten zu speichern.
Da sich die DB aber von Version zu Version ändert, und man da nix ändern darf, da sonst das Programm nicht geht, habe ich einfach eine billige Abfrage in Excel geschrieben, die sich die Kundendaten beim Aufruf zieht, daraus die in der aktuellen Woche bestehenden Geburtstage zieht, und dann diese wahlweise auf dem Bildschirm ausspuckt, oder ausdruckt.

Ich könnte auch auf unser Systemhaus vertrauen....aber kontrolle ist besser. Den jedes Systemhaus das Geld verdienen will
wird mir wohl sagen: Wir schreiben dir das für Betrag X, dann hast du DB auf nem Linux server es wird mit AD funktionieren
und du aknnst benutzerrechte vergeben etc.

Jo, DAS ist natürlich wesentlich besser als die meisten Kauflösungen, da sie exakt auf Euch zugeschnitten ist.
Ist halt nur eine Frage des Budgets...
Gibt hierzu aber auch schon fertige Lösungen, die vieles mehr an Board haben, guckst Du bsp. hier: klick, ist allerdings schon in Version 5 draussen...

Und wenn ich ährlich bin Versteh ich meist eh nur die Hälfte was mir der nette It´ler sagt :D

Ja, deswegen zeige ich meinen Kunden immer: man läßt für ein Projekt den einen IT'ler das Lasten-/Pflichtenheft schreiben, sagt ihm aber gleich, daß er es nicht realisieren wird, sondern jemand anderes.
Führt immer zu den besten Ergebnissen...


Lonesome Walker
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