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Wie wird bei Euch in der Firma ein Einstellungsworkflow, mit Bereitstellung der IT Komponenten für den User, abgebildet?
Hallo Admins,
die Überschrift sagt es schon, werde es aber mal ausführlicher beschreiben was genau mein Problem ist.
Firma mit ca. 300 PC Arbeitsplätzen (Notebooks und Desktops).
Üblicherweise bekommen wir von HR ein Mail mit den Information, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt. Wenn, und nur wenn, die Fachabteilung daran denkt, bekommen wir noch ein zusätzliches Blatt (PDF) auf welchem vermerkt ist, ob der Anwender einen Desktop oder Notebook bekommen soll und wo sein Platz sein soll.
Leider geht das ständig schief. Mal fehlt die Info ob Desktop oder Notebook, mal fehlt das ganze Blatt, ein anderes Mal ist es falsch ausgefüllt. So kommt es immer wieder vor, dass neue Mitarbeiter ohne eingerichtetes PC Gerät anfangen.
Dies sorgt für Unmut in der Fachabteilung, bei uns in der IT und kommt bei neuen Mitarbeitern sehr unprofessionell an.
Leider sieht HR das Problem nicht, da es ja immer wieder auf die "unfähige" IT zurückfällt.
Ich würde gerne so etwas wie einen "elektronischen" Workflow einrichten.
HR stellt einen neuen Mitarbeiter ein - Die Fachabteilung muss den PC Bedarf anmelden - Zurück an HR - HR informiert die IT über den neuen Mitarbeiter und wir können sehen was er bekommen soll.
Das war nun sehr vereinfacht, aber so etwas in die Richtung würde ich mir wünschen.
Nun meine Frage an Euch:
Wie wird so etwas bei Euch in der Firma geregelt. Genauso "Professionell" oder eleganter?
Grüße
Cheops
die Überschrift sagt es schon, werde es aber mal ausführlicher beschreiben was genau mein Problem ist.
Firma mit ca. 300 PC Arbeitsplätzen (Notebooks und Desktops).
Üblicherweise bekommen wir von HR ein Mail mit den Information, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt. Wenn, und nur wenn, die Fachabteilung daran denkt, bekommen wir noch ein zusätzliches Blatt (PDF) auf welchem vermerkt ist, ob der Anwender einen Desktop oder Notebook bekommen soll und wo sein Platz sein soll.
Leider geht das ständig schief. Mal fehlt die Info ob Desktop oder Notebook, mal fehlt das ganze Blatt, ein anderes Mal ist es falsch ausgefüllt. So kommt es immer wieder vor, dass neue Mitarbeiter ohne eingerichtetes PC Gerät anfangen.
Dies sorgt für Unmut in der Fachabteilung, bei uns in der IT und kommt bei neuen Mitarbeitern sehr unprofessionell an.
Leider sieht HR das Problem nicht, da es ja immer wieder auf die "unfähige" IT zurückfällt.
Ich würde gerne so etwas wie einen "elektronischen" Workflow einrichten.
HR stellt einen neuen Mitarbeiter ein - Die Fachabteilung muss den PC Bedarf anmelden - Zurück an HR - HR informiert die IT über den neuen Mitarbeiter und wir können sehen was er bekommen soll.
Das war nun sehr vereinfacht, aber so etwas in die Richtung würde ich mir wünschen.
Nun meine Frage an Euch:
Wie wird so etwas bei Euch in der Firma geregelt. Genauso "Professionell" oder eleganter?
Grüße
Cheops
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9 Kommentare
Neuester Kommentar
Ich habe schon zwei Wochen in einer Firma gearbeitet, bevor einem Mitarbeiter überhaupt aufgefallen bin, das ich seit Tagen den ganzen Tag da bin ^^ Die Geschäftsleitung hatte schlicht vergessen die Belegschaft inkl. verantwortlichen Vorgesetzten über meine Anstellung zu informieren.
Aber ein Computer war vorhanden
Meiner bescheidenden Einschätzung nach hilft dir da die tollste Umsetzung nicht, wenn die HR (was auch immer das heißt) nicht in der Lage ist, Informationen weiter zu geben. Ob die nun ein Blatt oder ein elektronisches Formular nicht ausfüllen, macht keinen Unterschied.
Aber ein Computer war vorhanden
Meiner bescheidenden Einschätzung nach hilft dir da die tollste Umsetzung nicht, wenn die HR (was auch immer das heißt) nicht in der Lage ist, Informationen weiter zu geben. Ob die nun ein Blatt oder ein elektronisches Formular nicht ausfüllen, macht keinen Unterschied.
Moin,
die genauen Prozessabläufe sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Aber grundsätzlich muss irgendwer (Fachabteilung oder HR) der IT Bescheid geben, wer da kommt, was der an Hard/Software benötigt, welche Berechtigungen, welche Anwendungen und und und.
In der Regel löst man das über Formblätter, die entweder in Office-Programmen oder in "echten" Workflow-Systemen ablaufen, auch hier gilt wieder: von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Viel kritischer ist übrigens der Prozess, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt...
Wenn HR da bockt würde ich das Thema mal hierarchisch eskalieren. Weil sobald Ihr über Prozesse im Unternehmen und speziell in der IT redet (Also ISO9001 und so ziemlich alle Zertifizierungen im Bereich IT-Sicherheit, die ich kenne) braucht Ihr da einen eigenen Prozess für Ein- und Ausstellung von Mitarbeitern.
Das ist ein riesiges Thema, ich berate teilweise Mittelständler über Monate hinweg, wie sie die Prozesse sinnvoll abbilden können. Aber für den Anfang reicht ein Excel-Blättchen
Gruß
Bernhard
die genauen Prozessabläufe sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Aber grundsätzlich muss irgendwer (Fachabteilung oder HR) der IT Bescheid geben, wer da kommt, was der an Hard/Software benötigt, welche Berechtigungen, welche Anwendungen und und und.
In der Regel löst man das über Formblätter, die entweder in Office-Programmen oder in "echten" Workflow-Systemen ablaufen, auch hier gilt wieder: von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Viel kritischer ist übrigens der Prozess, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt...
Wenn HR da bockt würde ich das Thema mal hierarchisch eskalieren. Weil sobald Ihr über Prozesse im Unternehmen und speziell in der IT redet (Also ISO9001 und so ziemlich alle Zertifizierungen im Bereich IT-Sicherheit, die ich kenne) braucht Ihr da einen eigenen Prozess für Ein- und Ausstellung von Mitarbeitern.
Das ist ein riesiges Thema, ich berate teilweise Mittelständler über Monate hinweg, wie sie die Prozesse sinnvoll abbilden können. Aber für den Anfang reicht ein Excel-Blättchen
Gruß
Bernhard
Hallo Cheops
Das läuft bei uns über das Ticketsystem. Und es ist durch HR, bzw QM definiert, dass der Vorgesetzte dieses zu eröffnen hat.
Kein Ticket = keine Beschaffung
So wie es sich bei euch anhört, solltet ihr euch mal mit dem HR zusammen setzen und es definieren und festhalten, wie es zu laufen hat und das dann als Teil des QM-h veröffentlichen, falls ihr eins habt.
Danach vielleicht die ersten 2, drei mal das Ausfüllen zusammen mit den Vorgesetzten machen, damit sie wissen, worauf es ankommt.
Teamwork, sonst klappt es nicht
Grüße
Moses
Das läuft bei uns über das Ticketsystem. Und es ist durch HR, bzw QM definiert, dass der Vorgesetzte dieses zu eröffnen hat.
Kein Ticket = keine Beschaffung
So wie es sich bei euch anhört, solltet ihr euch mal mit dem HR zusammen setzen und es definieren und festhalten, wie es zu laufen hat und das dann als Teil des QM-h veröffentlichen, falls ihr eins habt.
Danach vielleicht die ersten 2, drei mal das Ausfüllen zusammen mit den Vorgesetzten machen, damit sie wissen, worauf es ankommt.
Teamwork, sonst klappt es nicht
Grüße
Moses
Hi
ist bei uns ähnlich wie bei @moses-south - bei uns ist es seit mehr als 5 Jahren so, dass wir 2 Wochen benötigen bis alles geliefert und bereitgestellt ist. Die Geräte die wir lagernd da haben sind nur zum Austausch wenn irgendwo ein Gerät defekt ist (bei Geräten die viel im Feld eingesetzt werden ist das auch wohl notwendig ).
Ist bei uns auch alles beschrieben und für jeden ersichtlich wie der Prozess abläuft und wie lange man ggf. warten muss, das bekommen die meistens auch mittlerweile hin und unsere HR Abteilung gibt uns dann auch die passenden Infos mit ausreichend Vorlaufzeit. Angedacht war auch mal eine Online-Lösung haben das aber verworfen weil die Leute das eh nicht machen und wir im Fehlerfall ohnehin die Dummen sind.
Gruß
@clSchak
PS: je höher die Führungsebene umso kürzer muss die Lieferzeit sein, dass ist hier auch üblich
ist bei uns ähnlich wie bei @moses-south - bei uns ist es seit mehr als 5 Jahren so, dass wir 2 Wochen benötigen bis alles geliefert und bereitgestellt ist. Die Geräte die wir lagernd da haben sind nur zum Austausch wenn irgendwo ein Gerät defekt ist (bei Geräten die viel im Feld eingesetzt werden ist das auch wohl notwendig
).Ist bei uns auch alles beschrieben und für jeden ersichtlich wie der Prozess abläuft und wie lange man ggf. warten muss, das bekommen die meistens auch mittlerweile hin und unsere HR Abteilung gibt uns dann auch die passenden Infos mit ausreichend Vorlaufzeit. Angedacht war auch mal eine Online-Lösung haben das aber verworfen weil die Leute das eh nicht machen und wir im Fehlerfall ohnehin die Dummen sind
.Gruß
@clSchak
PS: je höher die Führungsebene umso kürzer muss die Lieferzeit sein, dass ist hier auch üblich
Zitat von @127944:
... wenn die HR (was auch immer das heißt)
Human Resources = Personalabteilung ... wenn die HR (was auch immer das heißt)
Heute wird ja alles verenglischt
Guten Abend,
läuft bei uns ähnlich wie bei Kollege @clSchak ab. Nur dass wir über Sharepoin einen Workflow dazu abgebildet haben. Nur so und nur dann läuft der Prozess an. Das gleiche gilt auch bei Umzügen oder wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Alles andere führt bei entsprechender Unternehmensgröße zum Chaos.
Gruß,
Dani
läuft bei uns ähnlich wie bei Kollege @clSchak ab. Nur dass wir über Sharepoin einen Workflow dazu abgebildet haben. Nur so und nur dann läuft der Prozess an. Das gleiche gilt auch bei Umzügen oder wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Alles andere führt bei entsprechender Unternehmensgröße zum Chaos.
Gruß,
Dani
Moin,
wie die Vorredner schon geschrieben haben, funktioniert es nur mit einem klar definierten Workflow. Hierbei sollten/müssen sich alle involvierten Abteilung/ Teams zusammensetzen und definieren, welche Informationen wann benötigt werden, damit der Workflow reibungslos durchlaufen wird.
Klar ist aber auch, daß es durchaus auch Ausnahmen geben kann, wenn kurzfristig Externe ins Haus geholt werden.
Wenn die nötigen Informationen der Abteilungen/ Teams vorliegen, wird der Ablauf definiert und festgelegt. Darin enthalten sind
Wir hatten damals im Reschenzentrum bei uns diesen Workflow mittels Lotus Notes. Wie gesagt die ersten Schritte waren sequentuell. Wenn mehrere Berechtigungen nötig waren (z: B.: Mainframe, Datenbanken, Midrange, offene Welt ==> Windows) wurden diese parallel durchgeführt. Am Schluß ist dann alles zusammengeführt worden, sodaß der neue Mitarbeiter am 1. Arbeitstag seinen Arbeitsplatz hatte.
Ja es gab auch Ausnahmen, do diese waren recht selten.
Wichtig ist, daß man auch für diesen internen Prozeß ein Last- und Pflichtenheft erstellt, wo alles nötige beschrieben ist.
Gruss Penny.
wie die Vorredner schon geschrieben haben, funktioniert es nur mit einem klar definierten Workflow. Hierbei sollten/müssen sich alle involvierten Abteilung/ Teams zusammensetzen und definieren, welche Informationen wann benötigt werden, damit der Workflow reibungslos durchlaufen wird.
Klar ist aber auch, daß es durchaus auch Ausnahmen geben kann, wenn kurzfristig Externe ins Haus geholt werden.
Wenn die nötigen Informationen der Abteilungen/ Teams vorliegen, wird der Ablauf definiert und festgelegt. Darin enthalten sind
- Anfordungemanagement der HR
- nötigen Berechtigungen (von der Fachabteilung)
- Arbeitsplatzausstattung (von der Fachabteilung)
Wir hatten damals im Reschenzentrum bei uns diesen Workflow mittels Lotus Notes. Wie gesagt die ersten Schritte waren sequentuell. Wenn mehrere Berechtigungen nötig waren (z: B.: Mainframe, Datenbanken, Midrange, offene Welt ==> Windows) wurden diese parallel durchgeführt. Am Schluß ist dann alles zusammengeführt worden, sodaß der neue Mitarbeiter am 1. Arbeitstag seinen Arbeitsplatz hatte.
Ja es gab auch Ausnahmen, do diese waren recht selten.
Wichtig ist, daß man auch für diesen internen Prozeß ein Last- und Pflichtenheft erstellt, wo alles nötige beschrieben ist.
Gruss Penny.
Wir lösen das aktuell über ein einfaches Word Formular, was die HR bei uns im Ticketsystem einreicht. In dem Formular stehen die nötigen Personaldaten und ob Ausstattung benötigt wird und welche. Die letzte Information holt sich die HR bei der Fachabteilung selber. So bekommen wir eine qualifizierte Anforderung.
Wenn etwas schief geht merkt man recht schnell wo es dran hängt. Da wir eine sehr engagierte HR haben kommt das inzwischen recht selten vor, 90% der Neueinstellungen klappen gut. Menschliche Fehler passieren zwar immer mal zwischendurch aber naja, man ist Mensch.
Die Lösung mit dem Wordformular ist pragmatisch aber nicht elegant. Mir schwebt vor eine GUI zu finden/basteln/basteln lassen mit der die HR selber im AD/Folgesystemen User anlegen und eventuell löschen kann. Dafür brauche ich aber mal etwas Zeit...
Wenn etwas schief geht merkt man recht schnell wo es dran hängt. Da wir eine sehr engagierte HR haben kommt das inzwischen recht selten vor, 90% der Neueinstellungen klappen gut. Menschliche Fehler passieren zwar immer mal zwischendurch aber naja, man ist Mensch.
Die Lösung mit dem Wordformular ist pragmatisch aber nicht elegant. Mir schwebt vor eine GUI zu finden/basteln/basteln lassen mit der die HR selber im AD/Folgesystemen User anlegen und eventuell löschen kann. Dafür brauche ich aber mal etwas Zeit...
Das ist ein sehr unangenehmes Thema. Ich kenn die Problematik, da ich auch als QMB eingesetzt bin.
Wie der Workflow gestaltet wird ist im Grunde egal. Da hat jeder Betrieb so seine Vorlieben.
Aber das ist alles nix, wenn der Arbeitsablauf nicht wie eigentlich vorgeschrieben durchgezogen wird.
So wie sich das anhört fehlts bei euch an der Dokumentation, ob da eine "Neuanmeldung" richtig ausgefüllt bei der IT eingetroffen ist.
Momentan dürfte das so laufen, dass da irgendwann mal was im Eingangskörbchen in der IT liegt.
Man könnte das jetzt elektronisch mit einem Ticketsystem lösen oder aber die Anmeldung muss direkt abgenommen werden.
Sprich, da kommt ein Personaler mit dem Formular in die IT spaziert, übergibt das dann an den IT-Menschen und der geht das Formular durch und zeichnet dann gegen.
Ihr werdet aber nicht dran vorbeikommen, dass auf dem Dienstweg an die Personaler ranzutragen. Die werden sich nämlich dadurch gegängelt fühlen.
Da der Ablauf scheinbar noch nicht automatisch läuft, sollte hier eine klare Arbeitsanweisung geschrieben werden.
Als "Druckmittel" eignet sich das QM hier extrem gut.
Im Grunde gehts ja nur darum, dass in den Einstellungsbogen noch das PDF mit reingehängt wird. Theoretisch kann dann der Personaler da nicht mehr aus. Bis auf das, dass er es nicht richtig macht. Und da muss eben kontrolliert werden (eben gemeinsam) bis das wieder alles flutscht.
Wie der Workflow gestaltet wird ist im Grunde egal. Da hat jeder Betrieb so seine Vorlieben.
Aber das ist alles nix, wenn der Arbeitsablauf nicht wie eigentlich vorgeschrieben durchgezogen wird.
So wie sich das anhört fehlts bei euch an der Dokumentation, ob da eine "Neuanmeldung" richtig ausgefüllt bei der IT eingetroffen ist.
Momentan dürfte das so laufen, dass da irgendwann mal was im Eingangskörbchen in der IT liegt.
Man könnte das jetzt elektronisch mit einem Ticketsystem lösen oder aber die Anmeldung muss direkt abgenommen werden.
Sprich, da kommt ein Personaler mit dem Formular in die IT spaziert, übergibt das dann an den IT-Menschen und der geht das Formular durch und zeichnet dann gegen.
Ihr werdet aber nicht dran vorbeikommen, dass auf dem Dienstweg an die Personaler ranzutragen. Die werden sich nämlich dadurch gegängelt fühlen.
Da der Ablauf scheinbar noch nicht automatisch läuft, sollte hier eine klare Arbeitsanweisung geschrieben werden.
Als "Druckmittel" eignet sich das QM hier extrem gut.
Im Grunde gehts ja nur darum, dass in den Einstellungsbogen noch das PDF mit reingehängt wird. Theoretisch kann dann der Personaler da nicht mehr aus. Bis auf das, dass er es nicht richtig macht. Und da muss eben kontrolliert werden (eben gemeinsam) bis das wieder alles flutscht.
