E-Mail Archivierung mit MailStore Server Vers. 7.0

Sehr geehrte Community,

die E-Mail Archivierung wird im heutigen Zeitalter immer wichtiger. Ab 2015 ist dies auch wesentlicher Bestandteil der Unternehmensprüfung.

Da es sich hier um meinen ersten Wissensbeitrag handelt, bitte ich um Verständnis wenn nicht alles perfekt oder richtig ist.


Als System benutzen wir einen Windows Small Business Server 2011 inkl. Exchange 2010.

MailStore Server Vers. 7.0

Mit MailStore Server können Unternehmen alle rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen.
http://www.mailstore.com/de/

Warum archivieren?

Warum sollte ein Unternehmen die E-Mails archivieren? Grundsätzlich gilt, zum Schutz vor:

Rechtsstreitigkeiten

Sollte es im Laufe der Zeit zu einem Prozess kommen, sei es im Arbeitsrecht, Patentrecht, o. Ä. werden Beweise heran gezogen. Hierbei spielt die Archivierung der E-Mails eine große Rolle. E-Mails können als Beweis dienen und führen zu einem eventuellen Prozessgewinn.

IT-Prüfungen

Im Rahmen der Abschlussprüfung ist der Wirtschaftsprüfer nach den für Ihn geltenden gesetzlichen und berufsständischen Regelungen verpflichtet, neben dem reinen Zahlenwerk auch die rechnungslegungsrelevanten IT-Systeme zu überprüfen.

Gesetzliche Anforderungen

http://www.recht-im-internet.de/themen/archivierung.htm
Generell sollte im Unternehmen geklärt werden, ob die private Nutzung von E-Mails innerhalb der Firma erlaubt wird, oder nicht. Der Nachteil der besteht, wenn die private Nutzung durch den AG genehmigt wurde, besteht dadrin, dass das Archiv nach Verlassen des Mitarbeiters gelöscht werden muss. Daher ist es immer zu empfehlen, die private Nutzung des E-Mail Dienstes innerhalb des Unternehmens zu untersagen. Oder aber alternativ den Versand über Free-Mail Webanbieter zu tätigen.

GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
http://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zum_Datenzugriff_und_zur_P ...

Welche Arten von Archivierung gibt es?

Bevor Sie anfangen sich nach einer Archivierungslösung umzusehen, sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Arten der Archivierung es gibt bzw. welche Technologien eingesetzt werden.

Journaling

In Bezug auf die Strategie der Archivierung sind zwei grundlegende Ansätze zu unterscheiden. Eine Variante ist die serverseitige Archivierung. Verfolgt man diesen Ansatz, werden im Allgemeinen alle E-Mails, direkt nach ihrem Eingang auf dem E-Mailserver, in das Archivsystem übertragen. Gleiches gilt für ausgehende E-Mails. Diese Methode wird häufig auch als Journaling bezeichnet. Es kann damit sichergestellt werden, dass alle Nachrichten manipulationsfrei in das Archivsystem übertragen werden.
(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung)

Stubbing

Die existierenden E-Mails werden nun durch Querverweise ersetzt. Die Lösung holt sich die E-Mails und speichert sie in seinem System ab. Der Benutzer erhält nun einen Querverweis, wo diese E-Mail liegt und mit welchem Inhalt (für den Benutzer sieht es wie eine normale E-Mail aus). Allerdings gilt diese Lösung als nicht zu empfehlen (http://www.artec-it.de/de/Auf_einen_Blick/Good_to_Know/Stubbing_keine_L ..).

Die "perfekte" Software

Haben Sie sich nun für eine Software entschieden, die nach Ihrem Geschmack ist, beginnt nun auch die Installation bzw. Konfiguration. Ich habe mich in diesem Beispiel für den MailStore Server entschieden.

Ich verzichte nachführend erst einmal auf sämtliche Screenshots innerhalb der Installations-, bzw. Konfigurationsroutine, diese werden eventuell nachgereicht.

Die Installation

Vorbereitung
Wir haben uns für das Journaling entschieden und beginnen mit der Vorbereitung. Als erstes laden wir uns die Installationsdatei herunter ((https://my.mailstore.com/TrialLicense/RequestForm?lang=de), eine Registrierung ist hier notwendig). Haben wir uns die Datei herunter geladen, beginnen wir nun mit der Ausführung.
Ausführung
Der Assistent führt einen einfach und schnell durch die Installation. Hier spar ich mir die ausführliche Erklärung, bei Fragen könnt Ihr sie mir gerne stellen.

Die Konfiguration

Wir starten den MailStore-Client und loggen uns mit unseren Zugangsdaten im Backend ein. Dieses kann z. B. durch die Windows-Authentifizierung stattfinden, wenn eine Active Directory im Einsatz ist. Nach erfolgreichem Login befinden wir uns im sogenannten Dashboard, wo wir einige Informationen über das System, die Lizenzierung oder Fehlermeldungen erhalten.

Als erstes richten wir hier nun die Benutzerkonten für unsere Kollegen ein. Dazu gehen wir im Menü auf Verwaltung -> Benutzer und Berechtigungen und wählen den Punkt Verzeichnisdienste. Als Verzeichnisdienste-Typ wählen wir Active Directory und synchronisieren diese mit dem Klick auf den Button synchronisieren. Nun sind die Benutzer alle angelegt und wir können mit der Archivierung beginnen.

Da wir uns im Vorfeld für das Journaling entschieden haben, müssen wir unserem Exchange-Server 2010 nun auch erstmal das Journaling beibringen. Noch einmal kurz erklärt: Journaling bedeutet, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden.

Exchange-Journal einrichten
Wir gehen in die Exchange-Verwaltungskonsole und klicken hier auf die Empfängerkonfiguration. Wählen im Aktions-Menü den Punkt Neues Postfach und wählen Benutzerpostfach aus und bestätigen mit Weiter. Nun wählen wir Neuen Benutzer aus und bestätigen dieses wieder mit einem Klick auf Weiter. Füllen Sie alle relevanten Informationen im nachführendem Assistenten aus und vergeben Sie am Besten als Benutzernamen den Namen journal. Das Benutzerkonto für unser Journaling wurde nun erstellt und muss jetzt noch konfiguriert werden. Hierzu gehen wir in die Organisationskonfiguration auf den Unterpunkt Postfach. Bleiben Sie auf der Registerkarte Datenbankverwaltung und klicken mit der rechten Maustaste auf die Postfachdatenbank für die das Journaling eingerichtet werden sollen. Im Menü wählen Sie nun Eigenschaften aus und gehen dort auf den Reiter Wartung. Setzen Sie den Haken bei Journalempfänger und mit einem Klick auf Durchsuchen... wählen Sie unser neu angelegtes Postfach aus. Nun ist das Journaling für das Postfach eingerichtet.

Archivierungsmethode einrichten
Nun gehen wir wieder zurück in den MailStore-Client und richten unsere Archivierungsmethode ein.

Klicken Sie im Menü auf E-Mails archivieren und wählen oben aus der Liste E-Mail-Server den Punkt Microsoft Exchange aus. Nun öffnet sich wie gewohnt ein Assistent, der bei der Durchführung hilft. In diesem Wählen Sie nun den Punkt, dass Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails archivieren wollen und bestätigen mit Weiter. Im nachfolgendem Fenster können Sie einige Einstellungen wählen, wie der Zugriff erfolgen soll. Hier habe ich den Zugriff via HTTPS eingerichtet und die SSL-Warnungen ignoriert. Nun tragen Sie noch Ihren Servernamen vom Exchange-Server ein und die Benutzerdaten des Journal-Kontos. Die Rubrik Postfach bleibt leer. Auf Wunsch kann nun die Option Vor der Archivierung mit Active Directory synchronisieren gewählt werden, hierbei werden z. B. bei neuen Benutzern gleich die entsprechenden Ordner angelegt. Nun bestätigen Sie es wieder mit einem Klick auf Weiter und danach auf Fertigstellen.

Archivierung automatisch starten
Nun müssen wir der Methode noch sagen, dass sie automatisch gestartet werden soll. Hier empfiehlt sich eine Zeit außerhalb der Geschäftszeiten.

Auch dies nehmen wir unter dem Punkt E-Mails archivieren vor. Wir setzen unten bei gespeicherte Profile den Haken für Profile anderer Benutzer anzeigen und sehen dann unser Journal. Diesen markieren wir und drücken unten auf den Button Zeitgesteuert... Hier tragen wir nun alle relevanten und gewünschten Daten ein und bestätigen es mit einem Klick auf Ok. Um zu überprüfen, ob der Task richtig angelegt wurde, können wir links in der Menü auf Verwaltung -> Ordner Verschiedenes und dort auf Geplante Tasks auf SERVERNAME. Ist hier der Task zu finden, ist alles richtig eingerichtet.

Die erste Archivierung kann je nach Größe ziemlich lange dauern und sollte auch außerhalb der Geschäftszeiten stattfinden.

Die Clients

Damit die einzelnen Benutzer nun mit Ihrem Outlook auch auf Ihr Archiv zugreifen kann, wurde ein extra Plugin entwickelt. Dieses können Sie hier (https://my.mailstore.com/Downloads?lang=de) downloaden und einfach installieren.

Weiterführende Links

Da der Thread endlos lang sein würde, wenn ich sämtliche Möglichkeiten hier auflisten würde, anbei hilfreiche Links. Hier könnt Ihr einige Sachen noch nachlesen und diese sind auch per Screenshots hinterlegt.

Quick Start Guide
http://de.help.mailstore.com/Quick_Start_Guide

E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2010
http://de.help.mailstore.com/E-Mail-Archivierung_von_Microsoft_Exchange ...

Erläuterung des Menüpunktes Verwaltung
http://de.help.mailstore.com/Verwaltung

Einrichtung der Datensicherung
http://de.help.mailstore.com/Datensicherung_und_Wiederherstellung