Dokumentenscanner OCR mit Zugpferd

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch ....
und hat nichts mit einer Schindmähre zu tuen :>))

N'8

Auch hier gilt mein obiger Hinweis. Ich kenne keine Rechnungssoftware (verarbeitende Buchhaltung etc.), die ohne Training auf konkrete Rechnungen 100% fehlerfrei arbeitet. Da liegt ja gerade der Vorteil der eRechnung (egal, in welchem Format), dass sie wirklich fehlerfrei digital ausgelesen und weiterverarbeitet werden kann und nicht plötzlich statt der Rechnungsnummer die Kundennummer, statt Endsummen die Positions- oder Zwischensummen genommen werden, und was es sonst noch so als Stolpersteine gibt. Mit der eRechnung wird erstmals großflächig unbeaufsichtiges, nicht mehr kontrollbedürftiges autonomes Verarbeiten von Eingangsrechnungen möglich sein, auch für Klein(st)unternehmen.

Gruß

DivideByZero

Von der „Unsicherheit“ abgesehen macht das doch überhaupt keinen Sinn.

Ne eRechnung stellst Du Dritten! Für Dich selber genügt, dass Scans als Rechnung erkannt znd die Werte richtig ins Buchungstool übernommen werden!? Und dafür gibts imho schon Lösungen. Deine Banking-App kann das ja auch

Also nchmal zusammengefasst:
ZUGFeRD ist ein Format für eine elektronische Rechnung, branchenübergreifend für die Wirtschaft konzipiert. Es handelt sich dabei um ein PDF/A-3 mit quasi eingebetteter XRechnung, also der XML-Datei. Hat halt den Vorteil, dass der Konsument hinterher auch eine Rechnung ansehen kann, wie er es bisher gewohnt ist. Die wenigsten werden aus dem Stegreif die XML der XRechnung lesen können.

Ein Scanner alleine kann diese XML nicht wirklich erstellen. Erstellen sollte das dein ERP, Warenwirtschaftssystem oder Rechnungsprogramm können.
Du erstellst ja Ausgangsrechnungen. Wenn du Papierrechnungen einscannst ist das erstmal nett, bringt dir rein gar nix. Wenn, dann musst du diese Dinger archivieren. GoBD-konform. Und das erledigst du in der Regel mir einem DMS. Der Scanner ist hier nur das Werkzeug und erfasst die Daten automatisch. Das DMS dahinter muss angelernt werden.

Moin @supertux,


ich fürchte, dass du beim Thema E-Rechnung und vor allem ZUGFeRD einiges missverstanden hast.
Denn eine empfangene E-Rechnung, muss bereits schon von Ersteller im korrekten Format erstellt worden sein und dieses darf durch den Empfänger auch nicht verändert werden.

Sprich, du musst lediglich bei Eingangs-E-Rechnungen darauf achten, dass diese ordentlich abgelegt werden und das mit der unveränderbarkeit, ich meiner Ansicht nach eh schon durch dass vorgeschriebene PDF-A Format, ausreichend sichergestellt.

Gruss Alex

P.S.
Ach ja, bevor mir jemand mit "für eine GoBD konforme Archivierung muss ein DMS verwendet werden" ins Genick springen möchte ...

https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2023/Anhaenge/BMF-Schreiben-und ...

..., besser nicht, denn das könnte schnell auch nach Hinten losgehen. 😉☮️

Drucker oder Scanner die das können, sind mir nicht bekannt. Kann ich auch nicht vorstellen, dass es das geben wird.
Das Risiko ist viel zu groß, dass fehlerhafte Daten entstehen und sowas will man in der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung in der Buchhaltung auf keinen Fall. ZUGFeRD ist relativ komplex, das wird man schwierig nur aus dem Papier erkennen können.

Die Softwarehersteller können da etwas kulanter mit umgehen, schließlich wird das Ergebnis nur in deren Datenbank gespeichert.

Was ist überhaupt dein Anwendungsfall? Wozu brauchst du sowas?

Deine Scanner-"Überlegung" macht für Rechnungen, die du erhältst, keinen Sinn. Die musst du so aufbewahren, wie du sie bekommen hast - in elektronischer Form oder in Papierform. Die Verarbeitung kann sich auf bereits enthaltene ZUGFeRD-Daten stützen. Wenn diese aber nicht da sind, machst du deine Buchung halt auf Basis der bildlichen Darstellung. Du veränderst nicht die Rechnung, die du erhalten hast.

Rein theoretisch müsste es zulässig sein, eine ZUGFeRD-Ausgangsrechnung zu erzeugen, in dem man die Rechnung druckt, einscannt, und die XML-Daten einbettet. Das so erzeugte Dokument kann ja archiviert und elektronisch versendet werden. Die Idee ist aber total schwachsinnig. Du druckst ja eine E-Mail auch nicht erst aus, scannst sie ein, und versendest dann.

Es gibt Anbieter, die nehmen deine PDF-Ausgangsrechnung, lesen die XML-Daten aus und betten sie als ZUGFeRD ein. Ich arbeite da selbst grade dran. Diese Systeme müssen aber auf das konkrete Format angelernt werden (bzw. das passiert nicht automatisch, sondern wird auf Basis des Layouts gescriptet). Das kostet richtig Zeit, Geld und Nerven, das macht man nicht freiwillig. Das macht man nur im Notfall, wenn die Fakturierungslösung keine bessere Option bietet. Wechsel lieber die Rechnungsschreibungssoftware, wenn die das nicht kann.