knettenbrech
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E-Mail-Archivierung für drei Arbeitsplätze - KMU

Hallo zusammen,

ein Freund hat ein kleines Unternehmen mit drei IT-Arbeitsplätzen und einer NAS. Mails werden über Outlook per IMAP abgerufen.

Wenn das Postfach eines Benutzers voll ist, werden aktuell immer die ältesten Nachrichten gelöscht, um wieder Platz zu schaffen. Da die Firma einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegt, so wie alle Unternehmen, muss eine Archivierungslösung angeschafft werden.

Ich habe mir zu diesem Thema heute Mailstore angesehen. Das Programm harmoniert mit SMTP leider nicht besonders gut. Man kann zwar eine SMTP-Konfiguration vornehmen, die letztendlich jedoch nur eine Postfacharchivierung durchführt, was nicht rechtssicher wäre (so wie ich es verstanden habe).

Natürlich ist eine Postfacharchivierung immer noch besser als Mails zu löschen, aber wenn wir dieses Thema schon beleuchten, dann sollte es richtig angegangen werden.

Hatte jemand die gleiche Konstellation schon einmal auf dem Tisch und kann eine Empfehlung aussprechen? Interessant wäre sowohl On Prem (Mails auf der NAS archivieren) als auch in der Cloud bei einem Anbieter (DSGVO zertifiziert).

Über euren Input freue ich mich.

Gruß
Knettenbrech

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Member: Bosnigel
Bosnigel Jan 09, 2023 at 15:36:38 (UTC)
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?
Per SMTP abgerufen?
Meinst Du nicht POP oder IMAP?
Aber egal Mailstore sichert doch alles durch.
Hier IMAP und der Ordner Sent (das was durch SMTP gesendet wurde) wird auch gesichert.
Member: ManuManu2021
ManuManu2021 Jan 09, 2023 at 15:56:43 (UTC)
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was spricht gegen
EBERTLANG EL Archive
(hosted Mailstore in Deutschland)
Member: Knettenbrech
Knettenbrech Jan 09, 2023 at 15:57:26 (UTC)
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Zitat von @Bosnigel:

?
Per SMTP abgerufen?
Meinst Du nicht POP oder IMAP?

Natürlich IMAP. Sorry, war ein Verschreiber.

Mailstore sichert, ja, aber eben in diesem Fall nicht rechtssicher.
Member: Knettenbrech
Knettenbrech Jan 09, 2023 at 16:02:22 (UTC)
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Zitat von @ManuManu2021:

was spricht gegen
EBERTLANG EL Archive
(hosted Mailstore in Deutschland)

Exakt diese Lösung habe ich mir angesehen und konnte deshalb meine Aussage bzgl. IMAP tätigen. face-big-smile
Member: em-pie
em-pie Jan 09, 2023 at 16:02:31 (UTC)
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Moin,

Mailstore sichert, ja, aber eben in diesem Fall nicht rechtssicher.
Unabhängig der SOftware: eine rechtssichere Archivierung kannst du nur hinbekommen, wenn die Mails archiviert werden, bevor Sie dem Client zugestellt werden. Beim Exchange geht das z. B. via Journaling.
Wenn dein Mailserver das nicht kann, hast du - theoretisch - eh schlechte Karten...
Member: Pjordorf
Pjordorf Jan 09, 2023 at 16:10:37 (UTC)
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Zitat von @Knettenbrech:
Mailstore sichert, ja, aber eben in diesem Fall nicht rechtssicher.
Schon gelesen? Was ist für dich nicht rechtssicher umzusetzen / gelöst?
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/rechtssicherheit/ ...
https://www.mailstore.com/de/lp-leitfaden-rechtssichere-archivierung/
https://www.d-velop.de/blog/compliance/e-mail-archivierung-gesetz/

Gruß,
Peter
Member: Bosnigel
Bosnigel Jan 09, 2023 at 16:40:17 (UTC)
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Unabhängig der SOftware: eine rechtssichere Archivierung kannst du nur hinbekommen, wenn die Mails archiviert werden, bevor Sie dem Client zugestellt werden. Beim Exchange geht das z. B. via Journaling.
Wenn dein Mailserver das nicht kann, hast du - theoretisch - eh schlechte Karten...


Öha. Ich glaub dir das jetzt mal. So weit hab ich mich da noch nicht reingekniet.
Aber das ist wie bei den Anwälten und Richtern. Eigentlich dürften die kein FAX mehr nutzen sondern nur noch BEA.
Eigentlich.



Natürlich IMAP. Sorry, war ein Verschreiber.

Nichts sorry. Hab mich nur gewundert face-smile
Member: dertowa
dertowa Jan 09, 2023 at 17:55:52 (UTC)
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Schau dir mal ecoMAILZ an: https://www.ecodms.de/index.php/de/ecomailz
Das ruft ebenfalls alle Mailobjekte vom Mailserver ab und archiviert diese.
Wenn man das nicht für jeden Benutzer zugreifbar braucht ist man mit einer Lizenz dabei.

Container bspw. auf Synology-NAS wird unterstützt.

Einziges Manko, PST Dateien lassen sich dir aktuell noch nicht einlesen.

Grüße
ToWa
Member: aqui
aqui Jan 09, 2023 at 21:51:34 (UTC)
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Member: Vision2015
Vision2015 Jan 10, 2023 at 05:31:36 (UTC)
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Moin...
Zitat von @ManuManu2021:

was spricht gegen
EBERTLANG EL Archive
(hosted Mailstore in Deutschland)

der unverschämte preis!

Frank
Member: Mr-Gustav
Mr-Gustav Jan 10, 2023 at 07:45:55 (UTC)
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Ich kann für KMU Mail Archivierung Securepoint UMA ( Securepoint Unified Mail Archive) empfehlen.

Nutze ich zu hause auch für meine Geschäftsmails ( hab noch ein bisschen Vermietung aus einem Erbe + ich bin Teil einer Erbengemeinschaft eines Hauses welches wir zu 3 Teilen bzw. jeder eine Wohnung in der Vermietung )

Was ich hier teilweise toll finde ist die Suche welche über HTML erreichbar ist falls ich mal eine Mail suche.
Das ganze läuft onPrem bzw. kann wenn ich mich recht erinnere auch mit Exchange Online bzw. Hybrid Bereitstellung umgehen. Derzeit läuft die Sicherung der Mails auf ein simples 4 HDD Nas von QNAP od. Synology welches dann regelmäßig gesichert wird ( extern ).
Früher hatte ich das ganze mal auf einen Extra Windows Server unter ESX gespeichert und den dann weg gesichert mit den Daten aber so spare ich mir die ESX Platten bzw. den Platz für wichtiges auf.

Folgendes Setup habe ich in Betrieb: ( nur Mail abgebildet )
2 VM´s -Mailserver ( Exchange ) - UMA Server ( wobei die auch zusammen können lt. Hersteller )
1 Synology od. QNAP Nas als Ablage via SMB angebunden. Alternativ iSCSI Platte auf dem UMA Server einbinden. Fande ich aber nicht so Perf. wie mit SMB direkt aufs NAS.
Beide Server derzeit noch Win Server 2019. UMA läuft aber auch unter Windows 10/11 ist dann lizenzrechtlich von MS aus nicht erlaubt.
Member: Knettenbrech
Knettenbrech Jan 10, 2023 at 09:21:17 (UTC)
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Ich habe mich für ecoMAILZ sowie Securepoint UMA für ein Webinar angemeldet. Ich bin gespannt und werde berichten.
Member: Juvenal
Juvenal Jan 11, 2023 at 10:23:51 (UTC)
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Wir haben seit mehreren Jahren ecoMailz im Einsatz. Läuft ohne Probleme. Können wir durchaus weiter empfehlen.
Member: PeterBC
PeterBC Jan 12, 2023 at 13:42:40 (UTC)
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Für die Rechtssicherheit reicht eine Archivierung per IMAP.
Wir bieten das als gehostete Lösung für KMU an, deswegen "durfte" ich mich sehr ausführlich mit dem Thema befassen.

Wenn du Infos zu unserer gehostete Lösung willst, schreib mich gerne an.

viele Grüße
Peter
Member: Bosnigel
Bosnigel Jan 12, 2023 at 14:38:49 (UTC)
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Zitat von @PeterBC:

Für die Rechtssicherheit reicht eine Archivierung per IMAP.


Also geht auch Mailstore?
Member: PeterBC
PeterBC Jan 12, 2023 at 14:44:52 (UTC)
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Ja, Mailstore geht grundsätzlich.
Aber leider nicht die Home-Version. Für GoBD-taugliche Archivierung brauchst den Mailstore-Server.
Member: Bosnigel
Bosnigel Jan 12, 2023 at 14:52:07 (UTC)
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Ist klar. Aber danke für die Info.
Member: mossox
mossox Jan 16, 2023 at 12:00:41 (UTC)
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Zitat von @PeterBC:

Ja, Mailstore geht grundsätzlich.
Aber leider nicht die Home-Version. Für GoBD-taugliche Archivierung brauchst den Mailstore-Server.

Und bei O365 zudem deren MailGateway, was im Grunde ein abgespeckter weiterer Mailserver ist, der nach Außen offen lauscht...
Member: Knettenbrech
Knettenbrech Feb 24, 2023 at 08:58:01 (UTC)
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Wir haben uns übrigens für ecoMAILZ entschieden. Danke für eure Beiträge.