Exchange Online - Microsoft 365 Kalender für Produktionsplanung

Guten Morgen,

vorweg: ich habe die Suchfunktion und auch Google bereits bemüht aber keinen wirklich passenden Lösungsansatz gefunden - ich hoffe ich habe richtig gesucht und keine passenden Beiträge übersehen.

Wir möchten gerne für eine Produktion & Werkstatt verschiedene Techniker*innen mit einem Outlook Kalender (Exchange Online Plan 1 / Business Standard) planen.
Die Jungs im Büro haben alle einen Account und die passenden Lizenzen und möchten Personen einplanen, die weder einen Domain noch MS Account besitzen, also nirgendwo im System angelegt sind (und auch nicht müssen).
Eine weitere, kleine Besonderheit: Damit man schnell eine Übersicht hat, wäre es Sinnvoll, die Kategorien auch Geräte- und Accountübergreifend Synchron zu haben, damit man auch nach Prio oder Mitarbeiter entsprechende Kategorie vergeben kann die dann bei jedem im Büro gleich benannt ist.

Meine erste Idee:
Von einem der Büro Accounts einen Kalender "Produktionsplanung" freigeben, bei den anderen einbinden - fertig.
Leider kommen wir da aber an den Punkt, dass wir den Kalender beim Ausscheiden der Person auf jemanden migrieren und übertragen müssen.

Lieber wäre es mir, den Kalender als Admin zu erstellen, dass dieser nicht personenabhängig freigegeben wird.
Versucht habe ich das auch schon, was im Rahmen von freigegebenen Ordnern auch funktionierte. Allerdings konnten die User dabei keine einheitlichen Kategorien eintragen sondern jeder hatte nur seine eigenen.

Wie ist hier die klassische Anlage gemeinsamer Kalender?
Kann mir kaum vorstellen, dass das immer - auch in größeren Unternehmen - von einem speziellen Account aus gehen muss, oder?

Vielen Dank und einen schönen, hoffentlich sonnigen Tag