Exchange - Unterschied Stellvertretung - freigegebenes Postfach?

vgem-e
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Moin Kollegen,

wir nutzen bislang mit Exchange/OL weder Stellvertretungen noch freigegebene Postfächer.

In unserer Buchhaltung sind jedoch inzwischen mehrere Kolleginnen in Teilzeitmodellen und tageweise wechselnd beschäftigt, jede dieser Kolleginnen verwendet die eigene persönliche Mailadresse (vorname.nachname@firma.de).
Ich erhalte inzwischen Beschwerden von Firmen, denen eine Kollegin infolge plötzlich notwendigen Urlaubs nicht geantwortet hat und zudem zunächst keine Abwesenheitsnotiz hinterlegt war. Eine Abwesenheitsnotiz gibt es laut Betriebsvereinbarung erst, sofern eine Person länger als 1 Arbeitstag abwesend ist, dies erfolgt dann i.d.R. durch mich als EDV-Admin.

Ich habe letzte Woche übers INet mehrere Stunden versucht, die detaillierten Unterschiede zwischen Stellvertretungen und freigegebenen Postfächern/Sammelpostfächern (z.B. buchhaltung@firma.de) zu informieren, bin aber nicht eindeutig fündig geworden. Oder evtl. habe ich auch nur die falschen Begriffe gesucht.

Kennt jemand von Euch eine Quelle, wo ich solche Unterschiede finden kann?
Oder, wie handhabt Ihr dies aus der eigenen betrieblichen Erfahrung heraus, also eher Stellvertreterregelung oder Sammelpostfach?

Freue mich auf Input.

Servus,
VGem-e

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Ausgedruckt am: 23.05.2022 um 22:05 Uhr

Mitglied: departure69
departure69 06.09.2021 um 08:07:06 Uhr
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Hallo und Servus,

ich bin nicht sicher, ob das bei Exchange-Online anders sein könnte, aber die geschilderte Situation kommt bei uns sehr häufig vor (allerdings Exchange 2016 vor Ort).

Die Vorgehensweise ist aber ansich recht simpel:

Kollegin A geht in Urlaub und will/muß sicherstellen, daß Kollegin B ihre Mails erhält. Sie gibt im Mailclient (Outlook) der Kollegin B ihr Postfach frei (mit der gewünschten Berechtigungsstufe). Kollegin B hängt sich das Postfach ein, fertig. Wer das noch nie gemacht hat, braucht dafür, zumindest beim ersten Mal, Begleitung durch die IT-Administration, aber beim nächsten mal läuft das eigentlich. Wenn Kollegin A aus dem Urlaub zurückkehrt, nimmt sie die Freigabe zurück (manche lassen sie aber auch auf ewig bestehen) und Kollegin B entfernt das eingehängte Postfach in ihrem Outlook (ansonsten kommt beim Öffnen von Outlook immer eine Fehlermeldung).

Will die Kollegin B in der Zeit auch im Namen von Kollegin B senden, stelle ich das in der Exchange-Administrationskonsole (Postfacheigenschaften von A) entsprechend ein.

Sammelpostfächer haben wir auch, aber das sind typischerweise solche, die personenneutral sind und einen zentralen Zweck verfolgen, wie z. B. poststelle@maildomäne.de. Diese werden zentral (Exchange-Admin-Konsole) für alle, die das jeweilige Postfach benötigen, freigegeben. In diesem Fall müssen sich die Beteiligten das Postfach auch gar nicht selber einhängen, es erscheint von selbst.

Wenn Du noch Fragen hast, kannst Du mich auch anrufen. Ich hab' mich da anfangs auch schwergetan, richtig zu durchblicken, was wie wo wann möglich und nötig ist. Und ob ich da lehrbuchmäßig stets alles richtig mache, da bin ich mir auch nicht immer ganz sicher, aber es funktioniert.

Viele Grüße
Mitglied: dertowa
dertowa 06.09.2021 aktualisiert um 08:28:37 Uhr
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Da gibt es diverse Herangehensweisen, welche die richtige ist hängt von vielen Faktoren ab.
Bei Exchange Online musst du hinsichtlich Abwesenheitsnotiz und Weiterleitung der Mails aufpassen, denn das läuft nur einmalig, bedeutet gerade bei vielen Teilzeitkräften:

  • Kollege A geht geplant in Urlaub und stellt den Abwesenheits-Assi ein inkl. Weiterleitung auf seine Vertretung
  • Vertretung (Kollege B) ist erhält die Mails, ist aber Teilzeitkraft und geht mittags wieder, stellt entsprechend auch einen Abwesenheits-Assi ein auf seine Nachmittagsvertretung
  • die Nachmittagsvertretung erhält somit die Mails von Kollege B, aber nicht mehr von Kollege A

...außer Microsoft hat dieses gewollte Verhalten mittlerweile mal wieder geändert.

Durch diese Einschränkung fahren wir bei uns mit zentralen Postfächern.
Bedeutet aus der Historie gab es allgemeine Mailadressen wie "ab@", "rechnung@", diese waren einzelnen Kollegen zugeordnet.
Nun gibt es ein freigegebenes Postfach namens "buchhaltung@" und dazu gehören jetzt die o.g. Mailadressen.
Geht jemand aus der Buchhaltung in Urlaub oder wird krank, wird das persönliche Postfach auf die "buchhaltung@" umgestellt und die anderen Kollegen können sich die Arbeit teilen.

Zudem haben die Kollegen die Berechtigung im Auftrag des Postfachs zu senden, antwortet ein Kunde also wieder auf eine Mail aus dem Postfach landet die Antwort auch dort wieder.

Das ist etwas Organisation, damit nicht alle an dem Postfach fummeln, aber klappt seither ganz gut.

P.S.: Im freigegebenen Postfach gern mal ausprobieren:
  • Mail markieren (1x anklicken)
  • Strg + t
Dann kann man eine Diskussion/Posting zu der Mail eröffnen, ohne mit der Originalmail rumzuspielen. ;)
Mitglied: Doskias
Doskias 06.09.2021 um 08:26:22 Uhr
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Ja das leidige Thema wie man die Postfächer richtig einbindet. ich glaube wir standen alle schonmal vor dem Problem und haben es dann irgendwie gelöst

Zitat von @departure69:
Sammelpostfächer haben wir auch, aber das sind typischerweise solche, die personenneutral sind und einen zentralen Zweck verfolgen, wie z. B. poststelle@maildomäne.de. Diese werden zentral (Exchange-Admin-Konsole) für alle, die das jeweilige Postfach benötigen, freigegeben. In diesem Fall müssen sich die Beteiligten das Postfach auch gar nicht selber einhängen, es erscheint von selbst.
Ja sie erscheinen von selbst, aber gesendete Mails landen dann ja erstmal unter "gesendete Elemente" im eigenen Postfach. Siehe https://docs.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/user-and-shared-m ...
Wenn man die Sammelpostfächer händisch als zusätzliches Postfach hinzufügt, dann hast du das Verhalten nicht. Oder hat sich daran etwas geändert?

Gruß
Doskias
Mitglied: dertowa
dertowa 06.09.2021 um 08:30:14 Uhr
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Zitat von @Doskias:

Wenn man die Sammelpostfächer händisch als zusätzliches Postfach hinzufügt, dann hast du das Verhalten nicht. Oder hat sich daran etwas geändert?

Wenn man es korrekt einstellt passiert das nicht. ;)
copy
Mitglied: Doskias
Doskias 06.09.2021 um 09:38:31 Uhr
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Zitat von @dertowa:

Zitat von @Doskias:

Wenn man die Sammelpostfächer händisch als zusätzliches Postfach hinzufügt, dann hast du das Verhalten nicht. Oder hat sich daran etwas geändert?

Wenn man es korrekt einstellt passiert das nicht. ;)
copy

Also ich habe grade mal meinen Exchange 2016 Cu21 durchsucht und die von dir gepostete Ansicht (oder eine entsprechende Option im Postfach) nicht gefunden.

Gruß
Doskias
Mitglied: departure69
departure69 06.09.2021 aktualisiert um 10:31:35 Uhr
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@Doskias:

Ja sie erscheinen von selbst, aber gesendete Mails landen dann ja erstmal unter "gesendete Elemente" im eigenen Postfach.

Richtig.

Um dieses Verhalten abzustellen, also damit die gesendeten Mails auch im "Gesendet"-Ordner des Sammelpostfaches landen, verwende ich Exch-PS-Skripte (es gibt eines für "gesendet als" und eines für "gesendet im Auftrag von"), das jew. Skript muß nach dem Erstellen eines neuen Sammelpostfaches einmalig am Exchange-Server (mit erhöhten Rechten) ausgeführt werden:

Using PowerShell, for emails Sent As the shared mailbox:
set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSentAsEnabled $True

For emails Sent On Behalf of the shared mailbox:
set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True


Viele Grüße

von

departure69
Mitglied: goscho
goscho 06.09.2021 aktualisiert um 10:49:29 Uhr
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Moin VGem-e,

ihr benutzt einen Inhouse Exchange und das Ol soll sicher Outlook heißen, oder?

Für deinen Anwendungsfall gibt es mehrere Herangehensweisen.

  • Posteingang für anderen Mitarbeiter freigeben - es muss nicht alles freigeben werden
  • Sammelpostfach
  • mailaktivierter öffentlicher Ordner

Zuerstmal sollte geklärt werden, ob personenbezogene Mails in diesen Bereichen sinnvoll sind.
Wenn ihr bspw. eine Abteilung Buchhaltung habt, in der es mehr als 2 Mitarbeiter gibt, ist es aus meiner Sicht ratsam, nach außen mit einer gemeinsamen Mailadresse zu kommunizieren.
Es kann sogar sinnvoll sein, mehr als eine gemeinsame Mailadresse für verschiedene Zwecke in einer Abteilung zu nutzen (rechnung@firma.tld, financial_clearing@firma.tld, etc.).
In diesen Fällen richte ich bei meinen Kunden mailaktivierte öffentliche Ordner ein, die die betreffenden Mitarbeiter einsehen und bearbeiten können. Auch ein "Senden als dieser ÖO" ist kein Problem.
Mitglied: Doskias
Doskias 06.09.2021 um 10:49:30 Uhr
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Zitat von @departure69:
@Doskias:
Richtig.

Um dieses Verhalten abzustellen, also damit die gesendeten Mails auch im "Gesendet"-Ordner des Sammelpostfaches landen, verwende ich Exch-PS-Skripte (es gibt eines für "gesendet als" und eines für "gesendet im Auftrag von"), das jew. Skript muß nach dem Erstellen eines neuen Sammelpostfaches einmalig am Exchange-Server (mit erhöhten Rechten) ausgeführt werden:

Using PowerShell, for emails Sent As the shared mailbox:
set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSentAsEnabled $True

For emails Sent On Behalf of the shared mailbox:
set-mailbox <mailbox name> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $True


Cool. Genau die beiden Befehle, die ich auch verwende und die in dem von mir geposteten Link als Lösung genannt werden ;-) face-wink Mir ging es darum, dass @dertowa die Befehle und das Problem nicht mal Ansatzweise erwähnt hat und laut seinem Screenshot scheint es ja (vermutlich entweder bei 2019 oder bei hosted-Exchange) ja auch eine Postfacheinstellung dafür zu geben.
Mitglied: dertowa
dertowa 06.09.2021 aktualisiert um 12:15:26 Uhr
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Zitat von @Doskias:
Cool. Genau die beiden Befehle, die ich auch verwende und die in dem von mir geposteten Link als Lösung genannt werden ;-) face-wink Mir ging es darum, dass @dertowa die Befehle und das Problem nicht mal Ansatzweise erwähnt hat und laut seinem Screenshot scheint es ja (vermutlich entweder bei 2019 oder bei hosted-Exchange) ja auch eine Postfacheinstellung dafür zu geben.

Genau so ist es, Microsoft bietet diese Optionen im Admincenter an für Exchange Online, also setzen, erledigt, Thema gegessen.
Mitglied: Doskias
Doskias 06.09.2021 um 12:16:31 Uhr
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Zitat von @dertowa:
Genau so ist es, Microsoft bietet diese Optionen im Admincenter an für Exchange Online, also setzen, erledigt, Thema gegessen.

Danke für die Klarstellung meiner Vermutung. Ich bleib dann bei den Powershell-Befehlen ;-) face-wink
Mitglied: VGem-e
VGem-e 14.09.2021 um 08:21:34 Uhr
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Moin Kollegen,

danke für den Input, genug Stoff auf jeden Fall, um künftig die (hoffentlich) richtige Vorgehensweise zu wählen.

Ich komme nur aktuell wegen dringender dienstlicher Tätigkeiten nicht dazu, das gleich umzusetzen und irgendwann ist voraussichtlich demnächst auch mal etwas Urlaub nötig, damit meine "Akkus nicht leerlaufen".

Gruß
VGem-e