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Files matchen - Logische Lösung gesucht!
Hallo zusammen,
es geht um die Vereinfachung eines relativ simplen Prozesses in der Firma:
Es gibt zu einem Vorgang immer 3 Dokumente.
Die 3 Dokumente gehören zusammen zb. in einem Ordner oder gleicher Name mit index.
Die 3 Dokumente werden jedoch nicht immer zum gleichen Zeitpunkt erstellt.
Bisher wurde das ganze einfach in Ordner abgelegt mit Vorgangsnummer und bei viel Glück waren es am Ende "wenige" Fehler.
Wie kann man das ganze etwas schlauer angehen.
Vor allem das man erkennt was noch fehlt, darüberhinaus sollte das ganze auch möglichst einfach sein!
Danke für die Ideen!
es geht um die Vereinfachung eines relativ simplen Prozesses in der Firma:
Es gibt zu einem Vorgang immer 3 Dokumente.
Die 3 Dokumente gehören zusammen zb. in einem Ordner oder gleicher Name mit index.
Die 3 Dokumente werden jedoch nicht immer zum gleichen Zeitpunkt erstellt.
Bisher wurde das ganze einfach in Ordner abgelegt mit Vorgangsnummer und bei viel Glück waren es am Ende "wenige" Fehler.
Wie kann man das ganze etwas schlauer angehen.
Vor allem das man erkennt was noch fehlt, darüberhinaus sollte das ganze auch möglichst einfach sein!
Danke für die Ideen!
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Ausgedruckt am: 24.11.2024 um 12:11 Uhr
7 Kommentare
Neuester Kommentar
Hi,
um Deine Fragen besser beantworten zu können, wäre es gut zu wissen, wie denn die Dokumente erstellt werden.
Werden die alle händisch erzeugt oder kommen die aus verschiedenen Systemen und werden automatisch generiert?
um Deine Fragen besser beantworten zu können, wäre es gut zu wissen, wie denn die Dokumente erstellt werden.
Werden die alle händisch erzeugt oder kommen die aus verschiedenen Systemen und werden automatisch generiert?
Zitat von @ZZaaiiggaa:
Es gibt zu einem Vorgang immer 3 Dokumente.
Die 3 Dokumente gehören zusammen zb. in einem Ordner oder gleicher Name mit index.
Die 3 Dokumente werden jedoch nicht immer zum gleichen Zeitpunkt erstellt.
Da solltet ihr euch schon einig sein. Dazu gibt es dann eine betriebliche Anweisung und ggf. eine Schulung, damit es zukünftig alle so machen.Es gibt zu einem Vorgang immer 3 Dokumente.
Die 3 Dokumente gehören zusammen zb. in einem Ordner oder gleicher Name mit index.
Die 3 Dokumente werden jedoch nicht immer zum gleichen Zeitpunkt erstellt.
Bisher wurde das ganze einfach in Ordner abgelegt mit Vorgangsnummer und bei viel Glück waren es am Ende "wenige" Fehler.
Was genau heißt das "wenige Fehler"?Wie kann man das ganze etwas schlauer angehen.
Mit Sicherheit, aber dafür muss man mehr dazu wissen.Vor allem das man erkennt was noch fehlt, darüberhinaus sollte das ganze auch möglichst einfach sein!
Eigentlich ist es noch zu früh für Vorschläge... Wie wäre es mit Vorgangsnr_Dokument1_laberrabarber.docx (1293293_Doc1_Sachstand der Dinge)?Ich denke du musst etwas mehr erzählen. Was sind das für Dokumente? Wer bzw. wie werden sie erstellt?
Zum Vermeiden von solchen Fehlern würde ich ein System empfehlen bei dem der User gar nichts mit dem Benennen der Datei zu tun hat, sondern dies einem von einem System vorgegeben bekommt. Also so dass alle User z.B. über ein Interface nur den Kunden und den Vorgang wählt und die Datei im Hintergrund nach Vorgaben erstellt benannt und abgelegt wird, möglichst so das Änderungen wie das manuelle Umbenennen vom User gar nicht mehr möglich sind und das ganze über Datenbanken gesteuert wird. So hast du das Problem bei der Wurzel gepackt und musst nicht im Nachhinein an den Symptomen rum doktorn.
Ergo: Seh dich mal nach "Dokumentenmanagement-Systemen" um oder entwickle dein eigenes wenn du dazu in der Lage bist.
Falls du nur einmalig das Chaos beseitigen willst, mit dem CMDLet Group-Object der Powershell und einem passenden Regex lassen sich so ziemlich alle möglichen Fälle von vertreuten Dateien wieder zusammenführen, reine Anpassungssache.
Ergo: Seh dich mal nach "Dokumentenmanagement-Systemen" um oder entwickle dein eigenes wenn du dazu in der Lage bist.
Falls du nur einmalig das Chaos beseitigen willst, mit dem CMDLet Group-Object der Powershell und einem passenden Regex lassen sich so ziemlich alle möglichen Fälle von vertreuten Dateien wieder zusammenführen, reine Anpassungssache.
Es ist der einzige Fall in der Firma der nicht automatisiert ist und bei etwa 500 Vorgängen im Jahr macht es wenig Sinn.
Es gibt drei Dokumente Nr. 1 Nr. 2 und Nr. 3, der Mitarbeiter erzeugt Nr. 1 und Nr. 2 (mit einer Vorgangsnummer die raufzählt - wie eine Rechnung) diese kriegt dann auch der Kunde, der Staat etz, diese müssen aber für später archiviert werden. Nr. 3 steht irgendwann zum Zeitpunkt X zur Verfügung in einem Program zum Download, jedoch nach längerer Zeit vergisst man ob man das Dokument Nr. 3 zum Fall X bereits gedownloaded hat oder nicht.
Bisher wird das so gehandhabt, dass pro Vorgang es einen Ordner mit dem Namen des Dokuments Nr. 1 gibt, wenn man das Dokument Nr. 3 Downloaded muss man es eigentlich nur in den Ordner verschieben.
Das Problem es kommt immer wieder zu Fällen, wo es die Mitarbeiter vergessen oder sonstige Fehler machen.
Was am Ende dabei rauskommt ist, handarbeit die ganzen 500 Ordner am Ende des Jahres durchzugehen und alle Dokumente zu checken.
Ebenfalls weiß der Mitarbeiter gar nicht mehr in welchem Ordner noch was fehlt.
Es fehlt sozusagen ein schnelles Feedback, Im Ordner zu Dokument Nr. 1 fehlt noch Dokument Nr. 3.
Oder ein ganz anderes System wo man die 3 Dokumente eben zusammen findet.
Es gibt drei Dokumente Nr. 1 Nr. 2 und Nr. 3, der Mitarbeiter erzeugt Nr. 1 und Nr. 2 (mit einer Vorgangsnummer die raufzählt - wie eine Rechnung) diese kriegt dann auch der Kunde, der Staat etz, diese müssen aber für später archiviert werden. Nr. 3 steht irgendwann zum Zeitpunkt X zur Verfügung in einem Program zum Download, jedoch nach längerer Zeit vergisst man ob man das Dokument Nr. 3 zum Fall X bereits gedownloaded hat oder nicht.
Bisher wird das so gehandhabt, dass pro Vorgang es einen Ordner mit dem Namen des Dokuments Nr. 1 gibt, wenn man das Dokument Nr. 3 Downloaded muss man es eigentlich nur in den Ordner verschieben.
Das Problem es kommt immer wieder zu Fällen, wo es die Mitarbeiter vergessen oder sonstige Fehler machen.
Was am Ende dabei rauskommt ist, handarbeit die ganzen 500 Ordner am Ende des Jahres durchzugehen und alle Dokumente zu checken.
Ebenfalls weiß der Mitarbeiter gar nicht mehr in welchem Ordner noch was fehlt.
Es fehlt sozusagen ein schnelles Feedback, Im Ordner zu Dokument Nr. 1 fehlt noch Dokument Nr. 3.
Oder ein ganz anderes System wo man die 3 Dokumente eben zusammen findet.
Es ist der einzige Fall in der Firma der nicht automatisiert ist
Dann ist der richtige Zeitpunkt es nachzuholenund bei etwa 500 Vorgängen im Jahr macht es wenig Sinn.
Nacharbeit macht mindestens genau so viel Arbeit, und Fehler kannst du ohne manuelles checken nicht ausschließen, deswegen besser vorbeugen...Mögliche Ausfilterung, wir kennen ja Dateikonventionen nicht.
gci 'd:\Ordner' -Directory | ?{!($_.GetFiles() | group {[regex]:match($_.Basename,'^\d+')} | ?{$_.Count -eq 3})} 
Hi,
Der/die Mitarbeiter/in, welche/r die Dokumente 1 und 2 erstellt, wird verpflichtet, eine Wiedervorlage (z.B. Termin im Outlook/Exchange o.ä.) zur Kontrolle des Dokument 3 einzurichten. Fehlt mal ein Dokument 3 und gibt es keine eingerichtete Wiedervorlage dafür, dann wird über die Besitzereigenschaft der Dokumente 1 und 2 der/die Verantwortliche festgestellt.
E.
Zitat von @ZZaaiiggaa:
Das Problem es kommt immer wieder zu Fällen, wo es die Mitarbeiter vergessen oder sonstige Fehler machen.
Gegen das Vergessen hilft hier schon mal ein pragmaticher Zwischenschritt:Das Problem es kommt immer wieder zu Fällen, wo es die Mitarbeiter vergessen oder sonstige Fehler machen.
Der/die Mitarbeiter/in, welche/r die Dokumente 1 und 2 erstellt, wird verpflichtet, eine Wiedervorlage (z.B. Termin im Outlook/Exchange o.ä.) zur Kontrolle des Dokument 3 einzurichten. Fehlt mal ein Dokument 3 und gibt es keine eingerichtete Wiedervorlage dafür, dann wird über die Besitzereigenschaft der Dokumente 1 und 2 der/die Verantwortliche festgestellt.
E.
Zitat von @ZZaaiiggaa:
Es ist der einzige Fall in der Firma der nicht automatisiert ist und bei etwa 500 Vorgängen im Jahr macht es wenig Sinn.
Das sind ca. 2 Vorgänge am Tag und da würde es m.E. sehr wohl Sinn machen so etwas zu automatisieren.Es ist der einzige Fall in der Firma der nicht automatisiert ist und bei etwa 500 Vorgängen im Jahr macht es wenig Sinn.
Überwachen kann man so etwas natürlich auch, aber ich bin immer ein Freund davon einen Prozess zu automatisieren und nicht die Mitarbeiter zu überwachen und Ihnen zu sagen, dass zu Vorgang xyz Dokumente fehlen/falsch benannt wurden.
