Mail-Archivierung wirklich nötig

Moin

Gegenfrage: Wie archivierst Du rechtssicher das angehängte PDF?

Im Grunde genommen stimmt Deine Aussage natürlich. Die Frage ist aber, wie willst Du das technisch lösen bzw. ist es nicht einfacher, die Mails insgesamt zu archivieren?!

Gruß

Hallo,

kommt darauf an wen man zu dem Thema fragt;=) 3 Anwälte 4 Antworten und 2 Thesen.

Ich sag immer, einen Original-Papierbeleg kann man auch einfach wegschmeißen. Ich denke mal es ist eine Frage des Umganges mit er Thematik, wie ist die Papierablage strukturiert und wie die Email Ablage. Wenn beides ordentlich ist, was es im eigenen Interesse einer Firma sein sollte - dann kann man das einfach so im Arbeitsprozess via Maus ablegen und archivieren.

Ob man da eine Keule wie Mailstore davor schalten muss die Manipulationssicher ist und jede Aluleiter Werbung und jeden Gummibaum und Radarwarner mit archiviert muss jeder selber entscheiden.

Gestern hatte ich eine Diskussion mit einem Kunden ob er eine Whistleblower Lösung unbedingt haben muss. War eine Firma aus dem Gesundheitsbereich / Pflege. Kostet im Monat in diesem Fall 1€ pro Bewohner. Da ist dann pro Jahr auch gleich mal 1 Tausender weg. Die Frage ist wer wird das benutzen? In diesem Fall sind sowieso schon zig Stellen vorhanden diesen Laden quasi kontrollieren und wo sich jeder im Zweifel hinwenden kann. Ist das gleich wie die Mailarchivierung.

Der Anbieter einer solchen Lösung wird immer sagen: Geht gar nicht ohne, wie konnte man nur bisher überleben ohne sowas, ein großes Rätsel, reines Glück bisher....

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung
https://www.mailstore.com/de/blog/2018/07/25/5-irrtumer-uber-e-mail-arch ...

Ja.


Moin


Spam brauchst Du nicht aufheben. Alles andere schon.


Falsche Analogie.:

Der Umschlag entspricht Daten im Mailheader. Die Email dem anschreiben/Begleitschreiben. Daher muß das aufgehoben werden, um den Zeitpunkt und die Begleitumstände zu dokumentieren.


Weil es so nicht stimmt.



Archiviere Deine Mails, wenn Du keinen Ärger mit dem Finanzamt willst oder kläre das mit Deinem persönlichen Rechtsverdreher ab, welche als Du "wegwerfen" darfst.

lks

Hallo,

Arger mit dem Finanzamt hat man wenn bei einer Betriebsprüfung festgestellt wird dass einiges im Argen liegt, also die Fibu unstimmig ist und Belege plötzlich nicht gefunden werden.



sagt Wer? - Ach ja der Lösungsanbieter

Leute ich hab da immer Bauchweh: Wenn ich manipulationssicher Archivieren will dann MUSS ich alles archivieren bevor auch nur irgendeiner da mit seinen Fingern ran kann. Wenn ich nur Rechnungen archivieren muss - was ich ehrlich gesagt nicht glaube;=) man muss alles Archivieren das zu einem Geschäftsvorgang gehört - dann kann ich das auch von Hand machen. Macht man ja mit den Papierbelegen auch, seit mehr als 100 Jahren...

Den Rechtsverdreher zu fragen bringt nix - da kommt nie eine konkrete Handlungsanweisung raus ;=) Da kann ich genauso gut mit dem Datenschutzbeauftragten über Löschfristen diskutieren. Am Ende merkt man dass es KEINE Variante gibt mit der alle zufrieden sind und dann muss man sich eben für was entscheiden.

Eben. Einfach den Mailverkehr 10 Jahre lang durchweg speichern und gut ist. Platz kostet ja jetzt nicht mehr die Welt.

Neben den eigentlichen Archivieren kommt auch dem Zugang zu den Daten und dem Suchen nach Daten durch Dritte (Finanzamt) eine nicht unerhebliche Bedeutung zu.
Der Prüfer muss uneingeschränkten Zugang zu den Daten haben.
Willst du ihm immer dein Passwort aushändigen? Oder richtest du im einen entsprechenden Account im Archivsystem ein?

Eine Mail-Rechnung muss als Mail archiviert werden, nicht als Papierausdruck!

Ein Archivsystem sorgt bei richtiger Konfiguration auch für eine automatische Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.

Jürgen

Moin @mpanzi,


ähm, wenn du keine Mails mit entsprechendem Inhalt versendest, sprich, keine die unter "GoBD" fallen, dann musst du auch nicht archivieren.


Ja, diese Aussagen, vor allem auch noch offiziell, sind absolut schwer zu bekommen und wenn, dann sieht die eine eh nie wie die andere aus. 🙃


Wir haben schon seit über 10 Jahren ein DMS (ELO) und da kommt alles rein, was Unternehmensrelevant ist.

Die Belege werden bei uns als PDF-A erstellt und wandern genau so auch ins Archiv, sprich ohne die Mail drum herum. Bei einer per Brief verschickten Rechnung, tut ja auch keiner den Briefumschlag in der diese versendet wurde noch mit archivieren. Und für den Prüfer ist es eh wurscht wie die Rechnung raus gegangen ist, solange der Beleg und vor allem dessen Inhalt, korrekt sind.
Alles was per Papier rein kommt, wird durch einen "Fujitsu fi" gejagt, der daraus auch PDF-A Dokumente generiert, die dann ebenfalls ins ELO wandern.

Und ja, ich habe schon einige Prüfungen hinter mir und noch nie hat sich ein Prüfer über das DMS beklagt, im Gegenteil. 😁

Und by the way, die meisten Prüfer sind alles andere als IT-Experten. Sprich, solche Dinge wie unveränderbare Formate, Versionierung, WORM & Co, verstehen die in 99,9% der Fälle überhaupt nicht.
Das was die Mädels und Jungs vom FA und oder die Wirtschaftsprüfer meistens sehen möchten, sind ordentliche Belege und eine ordentliche Ablage und weniger einen IT Hokuspokus.

Beste Grüsse aus BaWü

Alex

Moin,

letztlich isses doch so: Wo kein Kläger, da auch kein Richter... Sprich, erst, wenn man es sich mit dem Wirtschaftsprüfer so richtig verkackt, gibt's Probleme. Oder wenn man auf andere Art im Behördenradar sichtbar ist. Hinweis: Der GF ist ggf. persönlich haftbar!

Ansonsten sind die ganzen parallelen Annehmlichkeiten nicht zu verachten, die sich natürlich bei 2-Mannbuden nicht auswirken:

• Zusätzliche Datensicherheit. Mailserver matsch? Im Archiv liegen alle Mails.
• Das ewige Gejammer des zu kleinen Postfachs hört endlich auf. Wir haben hier ne Handvoll Mitarbeiter, die wirklich jeden ### behalten, nix löschen und uuuuunbedingt auch die Mails von vor 5 Jahren brauchen. Archivierungsrichtlinie, bleibt alles im Archiv, der Mailserver bleibt schlank.
• Deutlich bessere Suchfunktionen. Im Vergleich zur Outlooksuche sehr viel komfortabler.

Wir haben Mailstore im Einsatz und sind damit absolut zufrieden. Ich habe das allerdings auch erst dieses Jahr eingeführt und es vorher schleifen lassen.

Gruß

EDIT: Der Fuchs hat es korrekt angemerkt, der Prüfer an sich hat null Plan von IT

Moin.

Die Gesetzeslage ist schon länger so, dass für alle "geschäftsrelevanten, digitalen Dokumente" die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt wie für Papierbelege. Da du schlecht jede Mail aller Kollegen selbst lesen und klassifizieren kannst - nimm halt ne Archivierungslösung und entspanne.

Wir haben seit Jahren selbst und bei etlichen Kunden MailStore im Einsatz. Einmal sauber eingerichtet, läuft das einfach nebenher mit; du brauchst das nicht mal auf nen eigenen Server/in eine eigene VM zu packen, so ressourcenhungrig ist das gar nicht.

Und die Punkte von @Coreknabe sind dann das "Sahnehäubchen".

Cheers,
jsysde

Moin @Lochkartenstanzer,


ich habe in meinen nun über 25 Jahren IT schon duzende Archive gesehen, sowohl in Papierform als auch digitale.
In dieser Zeit habe ich jedoch noch niemals gesehen, dass bei eingehender Post, auch der Briefumschlag mit archiviert wurde und ich habe auch noch nie erlebt, dass deshalb jemand gehängt wurde.

Aber ja, es gibt durchaus auch Branchen, wie z.B. alles was mit der Rechtsverdrehung, pardon ich meine natürlich Rechtvertretung zu tun hat, wo der Briefumschlag selbst, respektive das Datum darauf, meistens auch eine wichtige Rolle spielen und daher werden bei diesen Branchen auch die Briefumschläge mit erfasst.

Zudem habe ich soeben meinen Hausdrachen gefragt ... der, wie sage ich das jetzt am Besten ... ähm, ja, also da arbeitet und genau das macht, wovor sich der TO und auch andere in diesem Fall fürchten 🤪 und der hat mir gesagt, dass die die Briefumschläge der Eingangspost, in Normallfall auch nicht aufheben. 🙃

Gruss Alex

Weil sie normalerweise da einen Eingangsstempel mit Datum drauf knallen. Das wäre in diesem Fall der Mailheader.

Oder Du "stempelst" Deine PDFs passend.

lkw

Nun ja das mit dem Briefumschlag aufbewahren hat u.U. natürlich seine Bewandtnis denn mit einem Briefumschlag bzw. dem Poststempel kann ich u.U. beweisen das Daum des Briefes mit dem Absende / Einwurfdatum nicht übereinstimmen.
Ich hatte bei meiner Firma schon öfters das Vergnügen das ich eine Mahnung bekommen habe weil ich angeblich das Zahlungsziel nicht eingehalten habe. Als Bsp. Zahlungsziel war der 14.11-20xy aber der Poststempel war vom 16.11.20xy. Hatte ich auch schon mit dem Finanzamt.
Da war dann Frist der als bsp. 14.11 / Briefdatum war der 1.11 und der Poststempel aber vom 13.11 .
Jetzt mach dem Finanzamt mal klar das DIE den Fehler gemacht haben weil die Post nicht rechtzeitig versendet wurde. Ich hatte einmal die Androhung eines Strafgeldes in 5 Stelliger Höhe weil ich irgendeine Frist nicht eingehalten hätte die mir das FA gesetzt hatte. Habe damals dann angerufen und wollte das per Telefon klären. Brachte nix ... also Briefumschlag und Schreiben als Kopie an Finanzamt gesendet und um Stellungnahme gebeten. ( Eventuell war auch ein Schreiben vom Rechtsverdreher dabei das ich mir eine Anzeige wegen Nötigung usw... gegen Mitarbeiter aus dem Brief vorenthalte sollte das FA die Frist nicht anpassen. )
Es kam dann nochmal die Post das der Vorgang abgeschlossen wurde und zu den Akten gelegt wurde - Ich werde in den nächsten Tagen erneut Poste bekommen mit entsprechender Frist - Mein Anwalt meinte das wäre eine Entschuldigung vom Finanzamt .
Tja und dann ging die ganze ###e wieder von vorne los . Brief Datum 1.12 Frist 10.12 Poststempel 14.12 .....
Never ending storry

Das ganze wäre ohne Umschlag nicht zu beweisen gewesen denn in de gelten Briefe nach 3 Tagen als zugestellt ( in der Regel natürlich auch mit Ausnahmen .

In der Firma scannen wir selbst den Umschlag mit. Der ist sozusagen immer entweder Seite 1 oder eben die letzte Seite. Besser haben als brauchen Ein Kunde führt sogar ein Posteingang/Ausgangsbuch. Gut der ist relativ klein und hat Zeit für so einen Spaß aber hier und da ist es durchaus nützlich.

Was Betriebsprüfer angeht: Ja denen muss man Zugang zu Mailstore / DMS / SAP / ERP usw... geben wenn diese das verlangen ABER ich muss mich nicht dazu setzen und dem Herren / Dame eine Schulung geben wie das jeweilige Programm funktioniert.

Wir scannen in der Firma bei der ich angestellt bin ALLES ein was per Post kommt bzw. landet alles im Mailstore was in gewisse Postfächer eingeht. Teilweise meine ich auch das eine Mail welche im Archiv liegt mehr Aussagekraft hat als wenn man nur das PDF an sich importiert hat.

Auf der anderen Seite ist es ja nicht auch so das die Hersteller hier teilweise auch die Vorgaben etwas großzügiger auslegen damit eben Produkt X verkauft wird mit Option Y weil das für den Verkäufer besser ist

Mailstore u.A. hat auch den Vorteil das ich eine Volltextsuche habe. Die Suche im Mailarchiv ist an manchen Ecken besser als die Suche in Outlook Anfangs waren einige MA bei einem meiner Kunden dagegen weil " Noch eine Software ..... " Mittlerweile meckern die Damen bereits wenn die Suche etwas länger dauert oder der Server gerade neu gestartet wird wegen Wartung / Updates / etc. Erst alle dagegen und keiner will es Nutzen ( gilt auch für ELO / DMS / usw.... ) und dann wenn´s richtig Umgesetzt ist wills keiner mehr hergeben.
Ich kenn auch Firmen da ist das DMS ein risen Haufen Schei* weil es kein System gibt und einem immer nur die Volltextsuche bleibt weil keine Unterordner.
Als ob die alles ohne Sinn und Zusammenhang einfach immer in den Selben Ordner heften würden ohne System

Moin!

Ja sichere den Mist zehn Jahre weg und gut ist. Ich sags allen meinen Unternehmern die ich betreue.
Selbst deren Steuerberater wissen das teilweise nicht.

Mitarbeiterin von meinem Steuerberater die ich privat betreue:
(tiefsten bayrischen Dialekt vorstellen) "Ganz ehrlich? Wenn ihnen heute so ein Jungspund von Steuerprüfer auf die Pelle rückt - die arbeiten nach Erfolgssystem. Wenn der was finden will, dann findet er schon was. Und weil die wissen das gerade Selbständige genug um die Ohren haben um sich auch noch um die IT zu kümmern, schauen die da mit als erstes nach."

Und so teuer ist das von z.B. Mailstore auch nicht.
Nimms hin wie die Zwangs IHK

Die GoBD, bzw. ab 2015 die GoBS und GDPdU, fußen auf § 238 HGB.
Zusammen mit § 257 HGB, der AO und dem UStG ergibt sich die Archivierung von Handelsbriefen in unveränderlicher elektronischer Form bzw. im Original.

Handelsbriefe können auch alle Arten von Geschäftsbriefen sein. Im Grunde alles, was mit einem Handel (auch Anbahnung) zu tun hat.
Von daher ist eine Mailarchivierung nicht zwingend, wenn man da nur private Nachrichten versendet. Betrifft irgendwas den Handelsbetrieb, ist zu archivieren.

Genauere Auskunft kann dir ein Rechtsanwalt geben oder eine Person, die eine Erlaubnis zur Rechtsberatung hat.

Niemand braucht Mailstore. Ein eigener kleiner Mailserver zur Lagerung des relevanten (oder allen) Krams genügt IMO ebenso, wie das Verschieben in Thunderbird Archive. Was nicht heißt, dass ein DMS nicht nützlich sein kann. Aber auch eine "Ehe" auf lange Zeit, die unschön wird, wenn, wie nicht selten, irgendwann an der Lizenzschraube gedreht wird.

Was ist das Original bei einem digitalen Dokument und speichert Mailstore denn ein Original? Ich meine nein. Es geht schon bei der Frage los, was das "Original" ist. Der Geschäftspartner sendet eine Mail, die geht über seinen Provider zum Provider des Empfängers. Der ruft diese (meist per IMAP) ab. Das "Original" liegt dann (bei Einsatz von Provider-Hosting) ja wohl auf dem Server des Empfänger-Providers. Schon auf dem Client liegt eine Kopie. Diese wird dann zur Archivierung vom DMS 1:1 nochmals kopiert (denn sie bleibt ja wohl auch im Mailprogramm erreichbar) und diese Kopie archiviert. Das schöne "Original" ist also eine 1:1 Kopie von einer 1:1 Kopie.
"Originaler" wäre es vielleicht schon, die eingegangene Mail direkt zu archivieren (was z.B. Thunderbird kann). Ebenso gut kann das "Original" auf einem dazu vorgesehenen eigenen Mailserver archiviert werden. Dieser ist mit Postfix und Dovecot schnell aufgesetzt. Dorthin kann man weiterleiten oder verschieben.

Bleibt das Thema Unveränderlichkeit: Unveränderlichkeit gibt es in der IT nicht. Sie ist allein eine Frage der Hürden, die gegen spätere Veränderung gebaut werden. Und: Auch wenn ich ein DMS habe, kann ich ja die eingegangene Mail schon vor Ablage in diesem manipulieren. Das DMS bietet dagegen keinen Schutz. Da ich zudem berechtigt bin, meine Mails gar nicht zu archivieren, denn ich darf ja definitiv auch das "Original" behalten, müsste die Kopie auf dem Archivserver als solche schon ausreichen. Wer unbedingt "Unveränderlichkeit" möchte, speichert die Kopien eben "immutable" (z.B. https://wiki.ubuntuusers.de/chattr/).

Viele Grüße, commodity

@commodity

Ohne eine richtige Archivierungssoftware hast du aber wieder das Problem mit GDPdU ... Außer man nutzt dahinter ein richtiges DMS welches diesen Teil übernimmt wie du schreibst.

Moin @commodity,


👍👍👍 😂🤣😂🤣

ich fürchte, ein DMS ist noch viel schlimmer als eine Ehe, vor allem wenn es mal in die Brüche geht.
Denn bei einer zerbrochenen Ehe, will die Neue meistens überhaupt nichts von der Alten wissen, geschweige den deren Sachen übernehmen. Bei einer gebrochenen DMS Ehe, muss man der Neuen aber meistens erst mal viele Dinge von der Alten wieder beibringen. 🙃

Und ja, was zumindest das Thema DMS angeht, kann ich hiermit locker mithalten ...
https://www.youtube.com/watch?v=op0XDUCDqgs
... da bereits in der dritten, nun aber sehr glücklichen DMS-Ehe. 🤪

Gruss Alex