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Mail zeitversetzt senden durch Exchange?

Hallo zusammen,

diese Woche ist ja eigentlich heute schon Freitag face-smile Also mal wieder eine Anfängerfrage:

Ich erstelle bei einigen Kunden zur Monatsmitte und zum Monatsende Rechnungen mit hohen Beträgen. Wenn z.B. der Abrechnungstag wie jetzt am 16.04. zwischen den Feiertagen ist, schreibe ich die Rechnung vor und versende diese zeitversetzt in Outlook zum entsprechenden Tag. Dazu muss aber der Rechner an und Outlook gestartet sein. Kann man diesem Job auf den Exchange übertragen, so das ich Outlook schließen und den Rechner herunterfahren kann?

Wir nutzen M365 Business Premium und Exchange Online.

Gruß & Frohe Ostern
NV

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Ausgedruckt am: 26.09.2022 um 10:09 Uhr

Mitglied: JoeToe
JoeToe 14.04.2022 um 18:18:40 Uhr
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Moin.

Laut der Anleitung E-Mails zeitversetzt senden muss der PC nicht durchlaufen.
Zitat "[...] Der zeitversetzte Versand von Mails ist mit Outlook nur möglich, wenn der Mailclient aktiv ist, d.h. der PC muss eingeschaltet sein und Outlook ausgeführt werden. Wer einen Exchange-Server benutzt, kann allerdings drauf verzichten, sofern das Mailkonto im Online-Modus betrieben wird."

Gruß
JoeToe
Mitglied: MirkoKR
MirkoKR 14.04.2022 um 18:19:32 Uhr
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Vielleicht noch hilfreich, womit die Rechnungen erstellt werden. denn Outlook/Exchange ist ja eigentlich nur Vermittler...

.
Mitglied: mbehrens
mbehrens 14.04.2022 um 18:20:56 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:

Kann man diesem Job auf den Exchange übertragen, so das ich Outlook schließen und den Rechner herunterfahren kann?

Ja, findet sich in den Delivery Options von Outlook wenn es im Online Modus betrieben wird.
Mitglied: MirkoKR
MirkoKR 14.04.2022 um 18:27:42 Uhr
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Meine Frage zielt darauf, den eigentlichen Mail-Auftrag schon im Rechnungslauf erst zur Startzeit auszulösen...

Z.B., wenn die Rechnungen z.B. am 16. erstellt und dann z.B. per Script - "wenn Datei vorhanden" - versendet werden ...

... da gibt es sicherlich zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten ...

.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 14.04.2022 um 18:33:46 Uhr
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Zitat von @MirkoKR:

Vielleicht noch hilfreich, womit die Rechnungen erstellt werden. denn Outlook/Exchange ist ja eigentlich nur Vermittler...

Ganz banal in einer Excel-Datei. Wir haben als Transportunternehmen hauptsächlich größere Kunden mit festen Touren. Eine Rechnung = Eine Tour = 10 Tage je EUR XXX,XX. Die speichere ich als PDF/A ab und versende sie per Mail.
Also völlig old school...historisch quasi kurz nach der Schreibmaschine face-wink
Mitglied: MirkoKR
MirkoKR 14.04.2022 aktualisiert um 18:49:38 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:

Also völlig old school...historisch quasi kurz nach der Schreibmaschine face-wink

Dachte mir sowas .

Frage ist ja, wie man das für 16.04. halbwegs automatisieren kann...

Ich bin ja nun kein PS-Scripter, aber unsere Profis hier haben sicherlich Tipps, wie deine Rechnungen, z.B. im Ordner "2022-04-16" automatisch versendet werden...
Klar. neben der RG an sich benötigt das auch die Ziel-EMail...

Da sowas ja öfter vorkommen kann, gibt's sicher auch Tipps für die Zukunft
...

Nachtrag: Es gibt dann natürlich mehrere Möglichkeiten, den Status zu dokumentieren... z.B. dem Dateinamen ein "fin_" oder "fail_" vorzusetzen ...
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 14.04.2022 um 18:50:33 Uhr
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Wie gesagt, aktuell stelle ich in Outlook die zeitverzögerte Übermittlung ein und lasse den Rechner übers WE an. Ich möchte eben nicht, das der Kunde die Rechnung erhält, bevor der letzte darin enthaltene Transport abgeschlossen ist.
Andererseits kommt eben die Kohle früher, wenn die Rechnung früher raus geht und bei Rechnungen zwischen 150k und 200k pro Rechnung ist das ja auch kein Kleingeld face-wink
Mitglied: MirkoKR
MirkoKR 14.04.2022 um 18:52:01 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:
.
Andererseits kommt eben die Kohle früher, wenn die Rechnung früher raus geht und bei Rechnungen zwischen 150k und 200k pro Rechnung ist das ja auch kein Kleingeld face-wink

OT: Die meisten Firmen träumen davon :-P
Mitglied: MirkoKR
MirkoKR 14.04.2022 um 18:56:16 Uhr
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Zitat von @NixVerstehen:
Andererseits kommt eben die Kohle früher, wenn die Rechnung früher raus geht und bei Rechnungen zwischen 150k und 200k pro Rechnung ist das ja auch kein Kleingeld face-wink

Bei den Summen würde ich mich auf jedwege Automatismen, egal ob PS oder Outlook/Exchange überhaupt nicht verlassen und lieber jemanden am Samstag ins Büro schicken !
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Mitglied: StefanKittel
StefanKittel 15.04.2022 um 08:41:01 Uhr
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Zitat von @MirkoKR:
Zitat von @NixVerstehen:
Andererseits kommt eben die Kohle früher, wenn die Rechnung früher raus geht und bei Rechnungen zwischen 150k und 200k pro Rechnung ist das ja auch kein Kleingeld face-wink
Bei den Summen würde ich mich auf jedwege Automatismen, egal ob PS oder Outlook/Exchange überhaupt nicht verlassen und lieber jemanden am Samstag ins Büro schicken !

Moin,
sehe ich bei den Summen auch so.
Wobei man dazu ja nichts ins Büro muss.

Mails schreiben und als Entwurf speichern.
Später per Web-Interface die Mails öffnen und auf Senden klicken.

Stefan
Mitglied: some1.sys
some1.sys 15.04.2022 um 10:25:06 Uhr
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Vermutlich stehen bei den Summen aber wiederrum andere ausgaben entgegen. So ein lkw kostet nicht nichts. Der Gewinn dürfte auch nicht bei 90% liegen.

Daher dürfte die Automatisierung sicher etwas bringen. Witzig ist, dass wohl einige mio für lkw da sind (Annahme, ein Lkw dürfte keine 150k alle zwei wochen bringen korrigiert mich) aber kein geld fur eine saubere Speditionslösung, die zeitgerecht Re erstellt und rausschickt.
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 15.04.2022 um 11:21:47 Uhr
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Bei der Summe würde ich eher schnell mal eine vernünftige Rechnungslegungssoftware beschaffen, die GoBD-konform und revisionssicher archiviert, fortlaufende Rechnungsnummern fakturiert und deren Rechnungslegungsprozess dokumentieren. Wann die Rechnung verschickt wird ist dem Finanzamt relativ egal, wie sie erstellt wurde eher nicht.

Frag mal deinen StB was passiert wenn das Finanzamt bei der Betriebsprüfung die Vorsysteme in Augenschein nimmt. Ich sag mal nicht GoBD-konform + Missverhältnis beim Wareneinsatz = Umsatzzuschätzung. Dazu vielleicht noch Strafzettel vom Fahrer bezahlt und nicht der Lohnsteuer unterworfen, zu viel Vorsteuer bei der letzten Runde Currywurst gezogen und irgendwo ne Scheinselbstständigkeit.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 15.04.2022 um 12:30:35 Uhr
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Zitat von @some1.sys:

Vermutlich stehen bei den Summen aber wiederrum andere ausgaben entgegen. So ein lkw kostet nicht nichts. Der Gewinn dürfte auch nicht bei 90% liegen.

Ertrag bei Unternehmen unserer Größe ca. 1,5 - 2% vor Steuer. Anschaffung LKW inkl. Anhänger und 2 Wechselbrücken ca. 210.000,-- zzgl. Mwst.

Daher dürfte die Automatisierung sicher etwas bringen. Witzig ist, dass wohl einige mio für lkw da sind (Annahme, ein Lkw dürfte keine 150k alle zwei wochen bringen korrigiert mich) aber kein geld fur eine saubere Speditionslösung, die zeitgerecht Re erstellt und rausschickt.

Nein, keine Millionen da face-smile Die Rechnungen mit 150k sind Sammelrechnungen, dh. ich habe da z.B. für einen Kunden 15 feste Touren drauf, die alle an 10 Tagen innerhalb der 2-wöchigen Abrechnungsperiode gefahren sind. So kommen die hohen Summen zustande. Wir hatten mehrere Speditionslösungen versucht, aber das ist alles zu überfrachtet mit Funktionen die wir nicht brauchen.
Mitglied: NixVerstehen
NixVerstehen 15.04.2022 um 12:54:59 Uhr
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Ich habe den Beitrag als gelöst markiert, obwohl es nicht so ist. Aber wir driften hier schon wieder in Richtung "böse Spediteure", die es mit Recht und Ordnung nicht so genau nehmen. Und dagegen verwahre ich mich, weil das bei uns nicht so ist. Vielen Dank für eure Vorschläge und Anregungen.
Mitglied: some1.sys
some1.sys 15.04.2022 um 13:19:09 Uhr
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Meinen Beitrag darfst du nicht in die Richtung sehen. Ich möchte hier genau das sagen. Es wird so den Anschein gemacht, als ob bei 150-200k Beträgen automatisch Millionen über bleiben.

Ganz allgemein ist der Hinweis auf GoBD aber sicher nicht falsch. Damit musst du dich beschäftigen.

Rückfrage, welche Speditionslösungen habt Ihr bereits getestet - was war pro/contra?
Mitglied: ukulele-7
ukulele-7 15.04.2022 aktualisiert um 17:34:54 Uhr
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Das Problem ist nicht mal zwingend der Spediteur und auch nicht mal der Betriebsprüfer sondern die recht strickten GoBD. Wenn die GoBD nicht erfüllt sind ist das wie so eine Beweislastumkehr. Wenn dann irgendwelche Kleinigkeiten unstimmig sind sieht die Finanzverwaltung einfach eine Zuschätzung vor. Der Prüfer kriegt selbst Ärger wenn er da gutgläubig drüber hinweg sieht.

Du kannst auch Rechnungslegung mit Excel betreiben und dann z.B. auf einer NAS ein Worm-Volume anlegen und damit die Dokumente revisionssicher archivieren aber erklär das mal einem weniger Technik-Affinen Prüfer. Alternativ kann man eine gängige Software kaufen oder, was mir auch in der Seele weh tut, so eine Cloud Lösung nutzen. Da spart man sich dann einfach die Diskussion am Ende, auch wenn die Lösung nicht mal besser ist.