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Mit einem DMS ein Netzwerkverlauf abbilden
Hallo,
mal eine Wilde Idee.
Hat sich mal Jemand damit beschäftigt, oder umgesetzt, ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?
Es geht um ca. 3 TB an ca. 2.000.000 Office-Dokumenten auf einem Netzwerklaufwerk.
Nachdem ich in letzter Zeit bei 2 KMU Kunden (je ca. 50 MA) eine neue Struktur auf einem Netzwerklaufwerk mit dem Kunden erstellt habe und die Migration begleitet habe, ist mir wieder mal aufgefallen, dass ca. 90% aller Dateien tot sind.
Da legen Personen unter komischen Namen in komischen Verzeichnissen Dateien mit Notizen, Berechnungen, Scans und Bilder ab die nach 1 Monat sehr selten nocht benötigt werden. Dann kommt Jemand und sagt "Ich habe vor 5 Jahren eine Excel-Datei mit Berechnungen erstellt. Ich weiß weder den Namen noch das genaue Datum. Irgend 2014-2016. Ich brauche diese dringend jetzt sofort sonst geht die Firma Pleite".
Es ist primär ein Origanisations- und Faulheits-Problem. Das technisch zu lösen ist eigentlich Quatsch. Aber wenn es hilft?....
Der Typ der vor einiger Zeit hier Sharepoint einführen sollte wurde am Eingang an die Wand genagelt und verbrannt. Ein DMS direkt soll es auch nicht sein.... (Seufz).
Mit einem DMS hätte man eine bessere Suchfunktion und gleich einen Verlauf.
Also zu Frage. Hat das schon einer gemacht?
Danke
Stefan
mal eine Wilde Idee.
Hat sich mal Jemand damit beschäftigt, oder umgesetzt, ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?
Es geht um ca. 3 TB an ca. 2.000.000 Office-Dokumenten auf einem Netzwerklaufwerk.
Nachdem ich in letzter Zeit bei 2 KMU Kunden (je ca. 50 MA) eine neue Struktur auf einem Netzwerklaufwerk mit dem Kunden erstellt habe und die Migration begleitet habe, ist mir wieder mal aufgefallen, dass ca. 90% aller Dateien tot sind.
Da legen Personen unter komischen Namen in komischen Verzeichnissen Dateien mit Notizen, Berechnungen, Scans und Bilder ab die nach 1 Monat sehr selten nocht benötigt werden. Dann kommt Jemand und sagt "Ich habe vor 5 Jahren eine Excel-Datei mit Berechnungen erstellt. Ich weiß weder den Namen noch das genaue Datum. Irgend 2014-2016. Ich brauche diese dringend jetzt sofort sonst geht die Firma Pleite".
Es ist primär ein Origanisations- und Faulheits-Problem. Das technisch zu lösen ist eigentlich Quatsch. Aber wenn es hilft?....
Der Typ der vor einiger Zeit hier Sharepoint einführen sollte wurde am Eingang an die Wand genagelt und verbrannt. Ein DMS direkt soll es auch nicht sein.... (Seufz).
Mit einem DMS hätte man eine bessere Suchfunktion und gleich einen Verlauf.
Also zu Frage. Hat das schon einer gemacht?
Danke
Stefan
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Ausgedruckt am: 20.01.2025 um 11:01 Uhr
14 Kommentare
Neuester Kommentar
Was genau meinst du mit "ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?"
Es gibt DMS und das kann man auch benutzen, auch mit mehreren Benutzern gleichzeitig
Ich verstehe das mit dem "Netzwerk abbilden" nicht. Im DMS gibt es im allgemeinen einen Verlauf und man kann diesen i.d.R. auch durchsuchen. Wie gut das funktioniert hängt natürlich von vielen Faktoren ab.
Es gibt DMS und das kann man auch benutzen, auch mit mehreren Benutzern gleichzeitig
Ich verstehe das mit dem "Netzwerk abbilden" nicht. Im DMS gibt es im allgemeinen einen Verlauf und man kann diesen i.d.R. auch durchsuchen. Wie gut das funktioniert hängt natürlich von vielen Faktoren ab.
Moin,
Du musst doch wissen was ich denke aus dem was ich schreibe
Netzwerk abbilden
Das Netzwerklaufwerk bleibt erhalten und wird auch in Zukunft genutzt.
Parallel überlege ich ein web-basiertes DMS auszusetzten.
Per Skript sollen alle neuen und geänderten Dateien in ein DMS übertragen werden.
Die Schlagworte ergeben sich aus den Verzeichnissen.
Man sieht im DMS damit ein Read-Only Abbild des Netzwerklaufwerkes vor n Minuten.
Das DMS müsste eine LDAP-Anmelden haben und die AD-Berechtigungen abbilden.
Vom Prinzip so ähnlich wie Mailstore. Nur halt für Dateien.
Stefan
Du musst doch wissen was ich denke aus dem was ich schreibe
Netzwerk abbilden
Das Netzwerklaufwerk bleibt erhalten und wird auch in Zukunft genutzt.
Parallel überlege ich ein web-basiertes DMS auszusetzten.
Per Skript sollen alle neuen und geänderten Dateien in ein DMS übertragen werden.
Die Schlagworte ergeben sich aus den Verzeichnissen.
Man sieht im DMS damit ein Read-Only Abbild des Netzwerklaufwerkes vor n Minuten.
Das DMS müsste eine LDAP-Anmelden haben und die AD-Berechtigungen abbilden.
Vom Prinzip so ähnlich wie Mailstore. Nur halt für Dateien.
Stefan
ukulele-7 20.01.2025 um 09:54:58 Uhr
Was genau meinst du mit "ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?"
Es gibt DMS und das kann man auch benutzen, auch mit mehreren Benutzern gleichzeitig Ich verstehe das mit dem "Netzwerk abbilden" nicht. Im DMS gibt es im allgemeinen einen Verlauf und man kann diesen i.d.R. auch durchsuchen. Wie gut das funktioniert hängt natürlich von vielen Faktoren ab.
Was genau meinst du mit "ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?"
Es gibt DMS und das kann man auch benutzen, auch mit mehreren Benutzern gleichzeitig Ich verstehe das mit dem "Netzwerk abbilden" nicht. Im DMS gibt es im allgemeinen einen Verlauf und man kann diesen i.d.R. auch durchsuchen. Wie gut das funktioniert hängt natürlich von vielen Faktoren ab.
@StefanKittel
Da legen Personen unter komischen Namen in komischen Verzeichnissen Dateien mit Notizen, Berechnungen, Scans und Bilder ab die nach 1 Monat sehr selten nocht benötigt werden. Dann kommt Jemand und sagt "Ich habe vor 5 Jahren eine Excel-Datei mit Berechnungen erstellt. Ich weiß weder den Namen noch das genaue Datum. Irgend 2014-2016. Ich brauche diese dringend jetzt sofort sonst geht die Firma Pleite".
Da legen Personen unter komischen Namen in komischen Verzeichnissen Dateien mit Notizen, Berechnungen, Scans und Bilder ab die nach 1 Monat sehr selten nocht benötigt werden. Dann kommt Jemand und sagt "Ich habe vor 5 Jahren eine Excel-Datei mit Berechnungen erstellt. Ich weiß weder den Namen noch das genaue Datum. Irgend 2014-2016. Ich brauche diese dringend jetzt sofort sonst geht die Firma Pleite".
Dann hätte die Person es gleich richtig machen sollen! - Nur weil man sine Arbeit schlampig macht und zu faul ist, hilft ein DMS dann auch nicht. Okay, jetzt den Dateinamen und das Datum von vor 8-10 Jahren noch zu wissen, wird schwierig. Aber dann nützt das DMS auch nicht viel.
Es ist primär ein Origanisations- und Faulheits-Problem.
Die Leute meinen immer, daß man Organisations- und Faulheits-Probleme mit Technik (in diesem Falle IT) lösen kann.Ja, kann man. Kosten aber dermaßen viel Geld, daß die Firma auch daran PLEITE geht.
Gruss Penny.
Moin,
Ich würde es trotzdem gerne umsetzen.
Denn auf Einsicht der GF können wir lange warten.
Mit so einem DMS:
Finden Personen häufiger selber und schneller etwas und ich muss nicht danach suchen
Brauchen Personen weniger häufig Zugriff auf uralte Datensicherungen
Brauchen Personen weniger häufig Zugriff auf aktuelle Datensicherungen
Ich finde es ein spannendes Projekt für das ich auch noch bezahlt werde
Ich sehe das als win-win.
Denn: Ja, das ist alles richtig.
Ich versuche hier technisch ein Problem zu linden, ich will nicht von lösen sprechen, was organisatorisch durch die GF und MA verursacht wird.
Stefan
Ich würde es trotzdem gerne umsetzen.
Denn auf Einsicht der GF können wir lange warten.
Mit so einem DMS:
Finden Personen häufiger selber und schneller etwas und ich muss nicht danach suchen
Brauchen Personen weniger häufig Zugriff auf uralte Datensicherungen
Brauchen Personen weniger häufig Zugriff auf aktuelle Datensicherungen
Ich finde es ein spannendes Projekt für das ich auch noch bezahlt werde
Ich sehe das als win-win.
Denn: Ja, das ist alles richtig.
Ich versuche hier technisch ein Problem zu linden, ich will nicht von lösen sprechen, was organisatorisch durch die GF und MA verursacht wird.
Stefan
Hmm also ein DMS verwaltet seine Informationen in einer Datenbank und die Dokumente häufig auf dem Dateisystem, zumindest unser ELO legt die im Dateisystem ab. Die Benutzer haben allerdings keinen Zugriff da drauf und natürlich kann das DMS nicht feststellen, wo die Datei hin ist, wenn sie verschoben oder der Name geändert wurde. Ich bezweifle, das irgendein DMS am Markt damit umgehen kann, wenn man ihm die Dateien "entzieht".
Eine Synchronisierung mit zwei parallelen Beständen ließe sich theoretisch scripten. Aber dann musst du den Aufwand betreiben und Veränderungen vom Dateisystem in das DMS überführen, was schon mal sehr schwer ist. Umgekehrt wird es noch komplexer. Was ist, wenn der Dateiname sich ändert, und der Inhalt? Ich wüsste keinen Weg festzustellen, das es sich um eine neue Version einer alten Datei handelt.
Auch steht der Aufwand in keinem Verhältnis. So ein DMS kostet oft gutes Geld. Dazu kommt der ganze Ärger weil die Benutzer nicht wissen, was sie tun...
Du könntest die komplette Ordnerstruktur auslesen und alle Informationen zu Dateien einfach regelmäßig in einer SQL Datenbank ablegen. Dann kannst du Veränderungen erkennen und nachhalten, und darin dann suchen. Ohne GUI nur was für den Admin aber wenigstens günstig.
Eine Synchronisierung mit zwei parallelen Beständen ließe sich theoretisch scripten. Aber dann musst du den Aufwand betreiben und Veränderungen vom Dateisystem in das DMS überführen, was schon mal sehr schwer ist. Umgekehrt wird es noch komplexer. Was ist, wenn der Dateiname sich ändert, und der Inhalt? Ich wüsste keinen Weg festzustellen, das es sich um eine neue Version einer alten Datei handelt.
Auch steht der Aufwand in keinem Verhältnis. So ein DMS kostet oft gutes Geld. Dazu kommt der ganze Ärger weil die Benutzer nicht wissen, was sie tun...
Du könntest die komplette Ordnerstruktur auslesen und alle Informationen zu Dateien einfach regelmäßig in einer SQL Datenbank ablegen. Dann kannst du Veränderungen erkennen und nachhalten, und darin dann suchen. Ohne GUI nur was für den Admin aber wenigstens günstig.
Moin @StefanKittel,
👍👍👍 genau so sieht es aus, neben ganz vielen anderen Schmankerls, die ein DMS auch noch mit sich bringt.
Jup, wir verwenden seit Beginn an selbst DMS und keine 10 Pferde, würden mich heute von diesem noch wegbringen.
Ja, OK, schon wieder etwas geschwindelt. 😬
Wir verwenden bisher ELO Office was auch sehr gut funktioniert und bisher auch nicht zu viele Haare vom Kopf gerfressen hat, vor allem wurden die Daten abr auch lokal Abgelegt.
Nun ist ELO Office abgekündigt und als Nachfolger soll es nur noch eine Klaut-Version mit ständig laufenden Kosten geben. 🤢🤮🤮
Wenn das wirklich passiert, dann fürchte ich, müssen wir ELO nach fast 10 Jahren wahrscheinlich den Rücken kehren. 😔
Denn ein DMS aus ner Claud, kommt bei mir ganz sicher nicht in die Tüte.
Gruss Alex
Mit einem DMS hätte man eine bessere Suchfunktion und gleich einen Verlauf.
👍👍👍 genau so sieht es aus, neben ganz vielen anderen Schmankerls, die ein DMS auch noch mit sich bringt.
Also zu Frage. Hat das schon einer gemacht?
Jup, wir verwenden seit Beginn an selbst DMS und keine 10 Pferde, würden mich heute von diesem noch wegbringen.
Ja, OK, schon wieder etwas geschwindelt. 😬
Wir verwenden bisher ELO Office was auch sehr gut funktioniert und bisher auch nicht zu viele Haare vom Kopf gerfressen hat, vor allem wurden die Daten abr auch lokal Abgelegt.
Nun ist ELO Office abgekündigt und als Nachfolger soll es nur noch eine Klaut-Version mit ständig laufenden Kosten geben. 🤢🤮🤮
Wenn das wirklich passiert, dann fürchte ich, müssen wir ELO nach fast 10 Jahren wahrscheinlich den Rücken kehren. 😔
Denn ein DMS aus ner Claud, kommt bei mir ganz sicher nicht in die Tüte.
Gruss Alex
Hat sich mal Jemand damit beschäftigt, oder umgesetzt, ein Netzwerk mit einem DMS abzubilden?
Einige DMS können das was der Benutzer sieht (sehen darf) via WebDAV zur Verfügung stellen. Das kann man dann auch als Netzwerklaufwerk einbinden. Performat ist aber anders
Manuel
Würde ich an Deiner Stelle ganz schnell wieder vergessen, denn wenn Du nicht mal die GF auf Deiner Seite hast, dann bist Du immer der Depp am Ende, egal was passiert. Die Bemühung in allen Ehren, aber man kann leider nicht alle retten. Am Ende bist Du dann der, der an der Wand festgenagelt wird wie der Sharepoint Kollege.
Abgesehen davon würde ich eine doppelte Datenhaltung vermeiden.
Trommel
Abgesehen davon würde ich eine doppelte Datenhaltung vermeiden.
Trommel
Moin,
die Echtzeit-Synchronisation zwischen Netzlaufwerk und DMS halte ich auch für nicht praktikabel.
DMS bedeutet ja u.a. auch Versionierung, Archivierung, Verlinkung, Workflow. Wenn es aber, was ich da bei Deinem Post so verstehe, eher um Auffindbarkeit geht, und da eigentlich auch vieles als Hilfe für Dich, wie wäre es, da einen Schwerpunkt zu legen?
Mit der Windowssuche habe ich leider nicht die besten Erfahrungen gemacht.
Copernic Search dagegen, wenn der Index aktuell bleibt, findet erstaunlich viel (belegt aber auch ordentlich Systemressourcen beim (Nach-)Indizieren).
Ebenso gute Erfahrungen mit Universal Search auf der Synology. Wäre das eine Alternative? Vom Plattenplatz abgesehen, dürfte da die Synchronisierung machbar sein, und der Search-Prozess läuft mit Volltextsuche für die wichtigsten Dateiarten einfach im Hintergrund. Suche kann ggf. auch delegiert und für jedermann freigegeben werden.
Das Grundproblem, das es ggf. nicht 1:1 zum Hauptdatenbestand ist, bleibt, aber es scheint ja v.a. um die Auffindbarkeit älterer Daten zu gehen.
Gruß
DivideByZero
die Echtzeit-Synchronisation zwischen Netzlaufwerk und DMS halte ich auch für nicht praktikabel.
DMS bedeutet ja u.a. auch Versionierung, Archivierung, Verlinkung, Workflow. Wenn es aber, was ich da bei Deinem Post so verstehe, eher um Auffindbarkeit geht, und da eigentlich auch vieles als Hilfe für Dich, wie wäre es, da einen Schwerpunkt zu legen?
Mit der Windowssuche habe ich leider nicht die besten Erfahrungen gemacht.
Copernic Search dagegen, wenn der Index aktuell bleibt, findet erstaunlich viel (belegt aber auch ordentlich Systemressourcen beim (Nach-)Indizieren).
Ebenso gute Erfahrungen mit Universal Search auf der Synology. Wäre das eine Alternative? Vom Plattenplatz abgesehen, dürfte da die Synchronisierung machbar sein, und der Search-Prozess läuft mit Volltextsuche für die wichtigsten Dateiarten einfach im Hintergrund. Suche kann ggf. auch delegiert und für jedermann freigegeben werden.
Das Grundproblem, das es ggf. nicht 1:1 zum Hauptdatenbestand ist, bleibt, aber es scheint ja v.a. um die Auffindbarkeit älterer Daten zu gehen.
Gruß
DivideByZero
Moin Fuchs,
das ist auch mein Kenntnisstand. Hast Du schon eine passende Alternative im Auge? Wir suchen ebenfalls.
Gruß
DivideByZero
Zitat von @MysticFoxDE:
Nun ist ELO Office abgekündigt und als Nachfolger soll es nur noch eine Klaut-Version mit ständig laufenden Kosten geben. 🤢🤮🤮
Nun ist ELO Office abgekündigt und als Nachfolger soll es nur noch eine Klaut-Version mit ständig laufenden Kosten geben. 🤢🤮🤮
das ist auch mein Kenntnisstand. Hast Du schon eine passende Alternative im Auge? Wir suchen ebenfalls.
Gruß
DivideByZero
für den Einsatz als SMB Share hab ich vor einigen Jahren mal mit AgorumCore gearbeitet - hat immer ganz gut funktioniert.
als Ersatz für EloOffice: schaut euch mal EcoDMS an
als Ersatz für EloOffice: schaut euch mal EcoDMS an
Ob das nun ein DMS oder ein anderes System wird, es wird genau an dem einen Punkt an seine Grenzen stoßen:
nämlich da, wo der User selbständig bei den Dateien eingreifen kann. Verschieben, umbenennen, Daten ändern.
Automatisch verschlagworten und so funktioniert ja prächtig. Da müssen die Daten aber auch dort bleiben, wo sie hingepackt wurden. Also für bereits tote Dateien ist es ein gutes Archiv. Wird aber mit den Daten noch gearbeitet wirds schwierig.
Also entweder, du hast da was, die die Usereingriffe und Dateibewegungen in Echtzeit erfasst oder aber der Zugriff auf die Dateien darf nur innerhalb eines geschlossenen Systems mittels Software erfolgen.
Wünschenswert wäre wohl ersteres. Kann ich mir nicht vorstellen, dass man das nur mit einem DMS hinbekommt. Letzteres wird funktionieren, wird aber wohl von den Usern abgelehnt, weil man ja mindestens eine GUI füttern werden muss.
nämlich da, wo der User selbständig bei den Dateien eingreifen kann. Verschieben, umbenennen, Daten ändern.
Automatisch verschlagworten und so funktioniert ja prächtig. Da müssen die Daten aber auch dort bleiben, wo sie hingepackt wurden. Also für bereits tote Dateien ist es ein gutes Archiv. Wird aber mit den Daten noch gearbeitet wirds schwierig.
Also entweder, du hast da was, die die Usereingriffe und Dateibewegungen in Echtzeit erfasst oder aber der Zugriff auf die Dateien darf nur innerhalb eines geschlossenen Systems mittels Software erfolgen.
Wünschenswert wäre wohl ersteres. Kann ich mir nicht vorstellen, dass man das nur mit einem DMS hinbekommt. Letzteres wird funktionieren, wird aber wohl von den Usern abgelehnt, weil man ja mindestens eine GUI füttern werden muss.
Moin,
Ihr denkt zu kompliziert.
Und ja, eignetlich ist es Quatsch. Aber hier trotzdem sinnvoll.
Wie oben schon beschrieben ist das DMS rein Read-Only.
Die Synchronisierung erfolgt nur vom Dateisystem ins DMS.
Die Leute sollem im DMS suchen und Dokumente öffnen können.
Weder kommentieren, noch hinzufügen, etc.
Wenn die Leute das DMS toll finden, kann man das ändern.
Wennn wenn wenn..
Ein Script prüft ob sich eine Datei verändert hat.
Zum Beispiel anhand einer DB, ein es Attributes, des letzen Änderungsdatums, der Größe...
Bei einer Änderung wird diese Datei per API oder Webdav ins DMS hochgeladen.
Dabei wird eine aktuelle Datei überschrieben und das DMS führt die Versionshistorie.
Ich nutzt das aktuell per Webdav für meine Buchhaltung mit dem DMS von Reisswolf.
Jetzt muss ich "nur" noch die Berechtigungen abbilden.
Stefan
Ihr denkt zu kompliziert.
Und ja, eignetlich ist es Quatsch. Aber hier trotzdem sinnvoll.
Wie oben schon beschrieben ist das DMS rein Read-Only.
Die Synchronisierung erfolgt nur vom Dateisystem ins DMS.
Die Leute sollem im DMS suchen und Dokumente öffnen können.
Weder kommentieren, noch hinzufügen, etc.
Wenn die Leute das DMS toll finden, kann man das ändern.
Wennn wenn wenn..
Ein Script prüft ob sich eine Datei verändert hat.
Zum Beispiel anhand einer DB, ein es Attributes, des letzen Änderungsdatums, der Größe...
Bei einer Änderung wird diese Datei per API oder Webdav ins DMS hochgeladen.
Dabei wird eine aktuelle Datei überschrieben und das DMS führt die Versionshistorie.
Ich nutzt das aktuell per Webdav für meine Buchhaltung mit dem DMS von Reisswolf.
Jetzt muss ich "nur" noch die Berechtigungen abbilden.
Stefan
Hm...schon mal in die Schweiz geschielt?
