Neue Verzeichnisstruktur erstellen

Hallo,

da unser Verzeichnis-Baum mittlerweile mega unübersichtlich geworden ist, soll eine neue Verzeichnis-Struktur erstellt werden.

Grundsätzlich habe ich mir schon folgendes dazu überlegt:

- man sollte ein Struktur-Level festlegen (z.B. bis zu maximal 5 Ebenen)
- dazu auch entspr. Regeln festlegen:
z.B. dürfen Verzeichnisse nur verschoben werden nach Absprache mit der GF + Belegschaft. Grund hierfür
Ist die Tatsache, dass manche MA Verknüpfungen zu Verzeichnissen nutzen.

Und...
wir nutzen im Moment den Windows-Explorer, welcher ja nicht wirklich die beste Lösung ist.
Denkt Ihr, wir sollten ein anderes Programm nutzen... sowas wie z.B. "FreeCommander" oder Ähnliches?

Vor allem wären auch Hinweise interessant, WIE man am besten eine solche neue Verzeichnis-Struktur erstellt.
Vielleicht gibt es dazu ja sogar Hilfen... Programme... etc.?

Freue mich auf Eure Tipps

Grüße von
Yan

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9 Kommentare

Neuester Kommentar

Moin,

wie soll man dir hier Hinweise/Tipps geben, ohne die Unternehmensstruktur und -arbeitsweise zu kommen?

Arbeitet ihr Projektbezogen? Mit flexiblen Teams? Oder eine starren (Abteilungs-)Organisation? Gemischt? ....

lg,
Slainte

Hi,
5 Ebenen sind schon verdammt viel!
Wenn man mal annimmt, dass es je Ebene im Schnitt 5 Ordner werden, dann hat man 5^5 definierte Ordner. Selbst wenn man nur von 3 ausgeht, ist 3^5 schon viel.
Weil: Sowas im Detail vorzugeben macht doch nur Sinn, wenn man das auch im Detail mit NTFS-Berechtigungen versehen will.

Wir haben das bei uns auf 3 Ebenen begrenzt. D.h. ab der Root vergeben wir bis max. in die 3. Ebene Berechtigungen. Dafür werden diese 3 Ebenen festgeschrieben (in Absprache mit den Bereichsverantwortlichen), was wir bei uns "definierte Ordner" nennen. Die Anwender können in den ersten 3 Ebenen keine Ordner erstellen, umbenennen oder löschen. Darunter können sie im Rahmen ihrer Berechtigungen machen, was sie wollen. Das müssen sie dann nur ihrer/m organisatorischen Vorgesetzten gegenüber verantworten.

Erst ab Ebene 3 können Dateien abgelegt werden.

Wir haben auch Strukturen mit nur 2 oder 1 Ebenen. Hier dann eben schon "weiter oben" Dateien möglich.

Die definierten Ordner werden bei uns standardisiert nummeriert. Damit ist die "Adressierung" der Ordner auch sehr einfach, selbst wenn diese mal umbenannt werden. Statt einfach nur "Ablage" heißt das dann standardisiert "10 Ablage". Wenn das ab morgen "Mülleimer" heißen soll, dann eben "10 Mülleimer". Die "Adressierung" des Ordner erfolgt weiterhin über die 10, sodass z.B. Berechtigungsgruppen nicht umbenannt werden müssen.

Bsp.
1. Ebene
01 Verwaltung
02 Personal
03 Fibu

2. Ebene, pro Ordner
01 Leitung
02 Abteilung
10 Ablage

01-10 bleibt unverändert, auch wenn "01 Verwaltung" morgen "01 Zentrale" und "10 Ablage" morgen "10 Mülleimer" heißen sollten. Eine Gruppe für eine Ordnerstruktur in der Freigabe "Daten" mit Namen z.B. "DP_Daten-01-10_write" bleibt dann immer eindeutig adressiert.

E.

Danke Euch für die Antworten.

@emeriks hat mir im Grunde schon genau die Antwort gegeben, die ich gesucht habe.
Es ging mir ja nicht um den INHALT der Verzeichnisstruktur, sondern um den AUFBAU.

Wie wäre das im Fall Deiner (@emeriks) Lösung denn, wenn MA sich lokal auf ihrem Rechner Verknüpfungen zu Verzeichnissen angelegt haben. Wenn ein Verzeichnis dann umbenannt wird, dann stimmt die Verknüpfung ja auch nicht mehr, obwohl ja die Zahl vor dem neuen Namen unverändert bleibt... oder?

Grüße von
Yan

Das ist doch dann nicht Dein Problem?

Hallo Jan

Das Problem hat verschiedene Ebenen.

Technik
- Der FileExplorer ab Win 10 ist gut. Nerds verwenden QDir bzw. TotalCommander
- Treesize ist IMO das beste Tool um mit Verzeichnisstrukturen zu arbeiten. Es gibt eine Freeware Variante mit abgespecktem Funktionsumfang. Als nicht Privat Person empfehle ich dringend, die SW korrekt zu lizenzieren. Jeder muss von etwas leben und irgendwann hört der Entwickler auf, wenn seine Zeit und sein Konto Budget leer ist...

Organisation
- Hier eine Anleitung von "Büro Kaizen für eine Ablagestruktur. Hat vielen in der Praxis als Einstieg geholfen.
- Regeln festlegen und über NTFS Berechtigungen festlegen. Abhängig wie Ihr organisiert seid (Matrix, Vertikal, etc.) sieht die anders aus.
- GF hat Zeit, sich um das Mikromanagement von Verzeichnissen zu kümmern? Seid Ihr eine Behörde? 😅
- Daten in Verzeichnissen und Laufwerken zu organisieren kenne ich aus den 90er Jahren. Bitte daran denken, dass Ihr regelt, dass Verzeichnisnamen nur aus Buchstaben / Zahlen nach ISO erstellt werden. Dann müssen noch Dateiformate (.XLSX anstatt .xls etc.) festgelegt werden. Dann geht es weiter Cooperate Design.

Falls Ihr eine Dampfschiffahrtsverein oder Briefmarkenhändler seid, kann man das so machen. Andernfalls sollte man darüber nachdenken. Auch über eine (pöse) Cloud Lösung, natürlich nicht von einem der grossen Anbieter...

Beste Grüsse

Definierte Ordner werden bei uns nicht einfach so umbenannt. Das erfolgt nur, wenn wir dafür von den Bereichsverantwortlichen einen Auftrag bekommen. Die organisatorischen Folgen, welche sich daraus ergeben, muss der/die Bereichsverantwortliche abstimmen und ggf. tragen.

Wenn Du als Hausmeister den Auftrag bekommst, in Raum 17 einen Schrank hinzustellen, und in einem halben Jahr den Auftrag, diesen Schrank in Raum 18 zu verschieben, dann bist Du doch auch nicht verantwortlich dafür, dass jetzt jemand eine Akte nicht mehr über den Schrank im Raum 17 findet, weil er/sie sich einen Zettel (Verknüpfung) geschrieben hat, dass die Akte im Schrank im Raum 17 liegt. Oder?

OK ich danke Euch.
Das mit den Verknüpfungen habe ich nur gefragt, da es hier täglich Brot war.
Immer wieder riefen mich MA an, dass irgend eine Verknüpfung nicht mehr funktioniert. Immer lag es daran, dass irgend ein Lolli mal wieder ein Verzeichnis einfach verschoben hatte... Das Verschieben soll ja auf jeden Fall verhindert werden.

Die Idee, die ersten 3 Ebenen quasi unveränderbar zu machen, finde ich sehr gut.
Dazu würde ich Euch dann - wenn es soweit ist - nochmal fragen, wie genau ich das umsetzen kann.
Ich habe zwar mal ein bisschen mit Gruppenrichtlinien experimentiert

aber noch nichts wirklich umgesetzt.
Aber das kommt ja dann bald

Werde mir den Link zur Anleitung von Büro "Kaizen" gleich mal anschauen. Danke dafür.

Grüße von
Yan

GPO haben damit nicht wirklich etwas zu tun. Man kann zwar auch NTFS-Berechtigungen per GPO auf einen Fileserver wirken lassen, aber das muss jeder für sich entscheiden, ob der Aufwand lohnt. Bzw. kann sowas bei sehr großen Ordnerstrukturen u.U. auch zu hoher Last auf dem FS führen.