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Projektbezogene E-Mails
Hallo in die Runde,
wir haben seit vielen Jahren unseren Exchange Server mit Outlook in Benutzung und sind auch total zufrieden.
Da wir ein klassisches Ingenieurbüro sind, haben wir natürlich immer mit dem Nachweis vieler Themen zu kämpfen.
Ein mittlerweile riesen Problem ist die Flut der E-Mails geworden und deren Sortierung geworden. Bei nun ca. 16 Mitarbeitern, ist das kaum noch mit den klassischen Boardmitteln von Outlook zu händeln.
Daher meine konkrete Frage.
Gibt es für einen Outlook einen Aufsatz der folgendes ermöglichen würde:
- E-Mails über eine Reiterfunktion einer Projektnummer / einem Projekt zuzuordnen (Für empfangene und gesendete E-Mails)
- mit Anwahl des Projektes müsste diese E-Mail in 2 Unterordner verschoben werden. (Projektsoftware & Mailsstore)
- mit Anwahl des Projektes müsste der E-Mail eine Kategorie zugewiesen werden.
oder kennt jemand einen besseren / effizienteren Umgang mit E-Mails in einem Ingenieurbüro?
Ich finde da einfach nicht das richtige Mittel.
Bin für jeden Tipp dankbar.
wir haben seit vielen Jahren unseren Exchange Server mit Outlook in Benutzung und sind auch total zufrieden.
Da wir ein klassisches Ingenieurbüro sind, haben wir natürlich immer mit dem Nachweis vieler Themen zu kämpfen.
Ein mittlerweile riesen Problem ist die Flut der E-Mails geworden und deren Sortierung geworden. Bei nun ca. 16 Mitarbeitern, ist das kaum noch mit den klassischen Boardmitteln von Outlook zu händeln.
Daher meine konkrete Frage.
Gibt es für einen Outlook einen Aufsatz der folgendes ermöglichen würde:
- E-Mails über eine Reiterfunktion einer Projektnummer / einem Projekt zuzuordnen (Für empfangene und gesendete E-Mails)
- mit Anwahl des Projektes müsste diese E-Mail in 2 Unterordner verschoben werden. (Projektsoftware & Mailsstore)
- mit Anwahl des Projektes müsste der E-Mail eine Kategorie zugewiesen werden.
oder kennt jemand einen besseren / effizienteren Umgang mit E-Mails in einem Ingenieurbüro?
Ich finde da einfach nicht das richtige Mittel.
Bin für jeden Tipp dankbar.
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Printed on: April 24, 2024 at 23:04 o'clock
6 Comments
Latest comment
Hallo,
eure Adaptive Projektsoftware oder alternativ ein CRM für euer Segment, es kommt dabei aber wahnsinnig stark auf die Ausrichtung an.
VG
eure Adaptive Projektsoftware oder alternativ ein CRM für euer Segment, es kommt dabei aber wahnsinnig stark auf die Ausrichtung an.
VG
Hallo,
ich arbeite zwar nicht mit Exchange/Outlook sondern mit GroupWise, der Lösungsansatz müßte aber auch dort funktionieren.
Unsere Auftraggeber/ Partner/ Kunden sind gehalten, im "Betreff" immer die Projektnummer anzugeben. (Wird bei Rechnungen und Aufträgen auch so gehändelt, auch von anderen Firmen). Über ein Regelwerk wird dann dafür gesorgt, dass die Mails in die richtigen (Projekt-) Ordner verschoben werden oder an andere Mail-Adressen weitergeleitet werden.
ZB.: Wenn Mail geöffnet und Betreff enthält "Projektxxxx" --> verschieben in Ordner "Projektxxxx" und weiterleiten an archiv@firma.de
Es hat zwar ein Weilchen gedauert, bis sich alle an die Angabe der Projekt-Nr. im Betreff gewöhnt hatten, mittlerweile klapt das aber bei 90% der Mails.
Jürgen
ich arbeite zwar nicht mit Exchange/Outlook sondern mit GroupWise, der Lösungsansatz müßte aber auch dort funktionieren.
Unsere Auftraggeber/ Partner/ Kunden sind gehalten, im "Betreff" immer die Projektnummer anzugeben. (Wird bei Rechnungen und Aufträgen auch so gehändelt, auch von anderen Firmen). Über ein Regelwerk wird dann dafür gesorgt, dass die Mails in die richtigen (Projekt-) Ordner verschoben werden oder an andere Mail-Adressen weitergeleitet werden.
ZB.: Wenn Mail geöffnet und Betreff enthält "Projektxxxx" --> verschieben in Ordner "Projektxxxx" und weiterleiten an archiv@firma.de
Es hat zwar ein Weilchen gedauert, bis sich alle an die Angabe der Projekt-Nr. im Betreff gewöhnt hatten, mittlerweile klapt das aber bei 90% der Mails.
Jürgen
Haben Sie da mal ein Beispiel. Damit ich verstehe was Sie damit genau meinen. Also unsere Projektsoftware ist super zur Abwicklung der Projekte, aber in der Verwaltung der E-Mails eher schlecht. Wir lesen lediglich die Mails damit ein, damit die Projekte in einer Datenbank komplett abgelegt werden.
Das CRM würde mich hierzu interessieren. Wir sind ein Planungsbüro für TGA im Bauwesen.
Das CRM würde mich hierzu interessieren. Wir sind ein Planungsbüro für TGA im Bauwesen.
Bzgl. der Makros habe ich mir auch schon meine Gedanken gemacht. Problematisch ist doch aber, dass für jedes neue Projekt auch eine Regel erstellt werden muss und muss diese nicht dann auch bei jedem Benutzer erstellt werden?
Hallo,
ich hatte schon mit Firmen zusammengearbeitet, die sich Projekt-E-Mail Adressen eingerichtet haben.
Dann hat es ein Postfach mit Posteingang und Postausgang für alle zum Projekt gehörenden Mails.
So wäre es auch möglich, einem neuen Kollegen, der später in das Projekt einsteigt, Zugang zu den Unterlagen zu gewähren und man muss sich nicht mit um die Posfächer von Mitarbeitern kümmern, die mittedrin das Projekt wechseln, länger krank sind oder sogar die Firma verlassen.
Bei einer Projektmailbox ist eigentlich auch allen Beteiligten klar, dass diese "öffentlich" ist, also nicht für Urlaubsfotos oder den Austausch persönlicher Gedanken gedacht ist.
Eine Projektmailbox kann auch das Datenvolumen des Mailverkehrs reduzieren, wenn nicht immer alles an alle in CC geschickt wird und vergessene CC-Mitarbeiter sich intern wieder gegenseitig die Postfächer füllen, was bei weitergeleiteten Mails auch die Suche nach dem Absender nicht unbedingt erleichtert. Es soll ja bei Outlook auch die Funktion geben, die Mails mit dem ursprünglichen Absender "weiterschiebt" statt sie klassisch weiterzuleiten.
Gruß
ich hatte schon mit Firmen zusammengearbeitet, die sich Projekt-E-Mail Adressen eingerichtet haben.
Dann hat es ein Postfach mit Posteingang und Postausgang für alle zum Projekt gehörenden Mails.
So wäre es auch möglich, einem neuen Kollegen, der später in das Projekt einsteigt, Zugang zu den Unterlagen zu gewähren und man muss sich nicht mit um die Posfächer von Mitarbeitern kümmern, die mittedrin das Projekt wechseln, länger krank sind oder sogar die Firma verlassen.
Bei einer Projektmailbox ist eigentlich auch allen Beteiligten klar, dass diese "öffentlich" ist, also nicht für Urlaubsfotos oder den Austausch persönlicher Gedanken gedacht ist.
Eine Projektmailbox kann auch das Datenvolumen des Mailverkehrs reduzieren, wenn nicht immer alles an alle in CC geschickt wird und vergessene CC-Mitarbeiter sich intern wieder gegenseitig die Postfächer füllen, was bei weitergeleiteten Mails auch die Suche nach dem Absender nicht unbedingt erleichtert. Es soll ja bei Outlook auch die Funktion geben, die Mails mit dem ursprünglichen Absender "weiterschiebt" statt sie klassisch weiterzuleiten.
Gruß
Hallo,
auch das ist eine mögliche Lösung. Wir haben so etwas für eingehende Rechnungen (rechnung@firma.de) und für die Bestellungsabwicklung (auftragsbearbeitung@firma.de) realisiert. Viele unserer Kunden/ Partner händeln das ähnlich.
auch das ist eine mögliche Lösung. Wir haben so etwas für eingehende Rechnungen (rechnung@firma.de) und für die Bestellungsabwicklung (auftragsbearbeitung@firma.de) realisiert. Viele unserer Kunden/ Partner händeln das ähnlich.
