SMTP Relay Server

Hallo zusammen.

Vorwort: Habe das hier bei Exchange eingeteilt, betrifft aber Mailserver Versand allgemein.
Bei einem Kunden mit einem Kerio Mailserver werden neben dem üblichen Mailverkehr auch diverse Statusmeldungen von brancheneigenen Tools und Software an den Zulieferer/Externe versendet.
Diese Statusmeldungen, Reports etc. greifen direkt auf den SMTP Account "report@kunde.ag" zu, der als Absenderkonto im lokalen Mailserver angelegt ist. Leider werden diese gesendeten Objekte nicht unter "gesendete Objekte" gespeichert. Ob das jetzt eine Kerio Eigenheit ist oder nicht kann ich nicht beantworten. Ich denke aber bei Exchange wäre es das gleiche. Im Mailserverprotokoll werden diese Mails sauber erfasst, aber leider wird eben der Inhalt nicht protokolliert.
Nun gab es in jüngster Vergangenheit Diskussionen zwischen Externen mit der GF bzgl. Inhalt dieser Reports, Datenschutz und Nachweisbarkeit des Inhalts.

Bildlich gesprochen spinnt eine Maschine im Betrieb, wirft Fehlercode XYZ aus, meldet hinternrum Fehler an Hersteller aber Hersteller sagt der Fehlercode wäre ABC gewesen. Kommt selten vor, kann aber im Problemfall bei Maschinenschaden extrem teuer werden.
GF hätte nun gerne alle solchen Mails beim Versenden mitprotokolliert.

Als einzigen zuverlässigen Ansatz sehe ich, einen weiteren SMTP Relay Server zwischen Kerio und Mailprovider zwischenzuschalten und dort mit Regelwerk genau diese Mails wieder in ein spezielles Postfach zu lenken.

Gibt es eine einfachere Möglichkeit um dem Problem Herr zu werden?
Hat jemand eine Empfehlung für einen entsprechenden Relay Server?

Vielen Dank,
MacLeod

PS: Natürlich existiert bei dieser Firma eine Mailarchivierung mit Mailstore. Allerdings über den Abgriff der Mailaccounts, nicht über den Mailflow. Firmenanwalt will davon auch nicht abweichen.

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Ausgedruckt am: 27.11.2021 um 19:11 Uhr

Mitglied: Dani
Dani 18.10.2021 um 15:47:11 Uhr
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Moin,
Als einzigen zuverlässigen Ansatz sehe ich, einen weiteren SMTP Relay Server zwischen Kerio und Mailprovider zwischenzuschalten und dort mit Regelwerk genau diese Mails wieder in ein spezielles Postfach zu lenken.
Weider ein E-Mailsystem das regelmäßig gepflegt, gewartet und eine Fehlerquelle sein.

  • Gibt es bei Kerio keine Transport Regeln, so dass die E-Mails als Kopie noch an ein weiteres Postfach geschickt werden können?
  • Kommt kein Mailarchivsystem ala Mailstore zum Einsatz?
  • Weitere Empfängeradresse für die E-Mail?


Gruß,
Dani
Mitglied: MacLeod
MacLeod 18.10.2021 aktualisiert um 15:59:20 Uhr
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Hallo
Zu 1) Nein.
Zu 2) Ja, siehe Ergänzung ganz unten.
Zu 3) Nein, ist in den diversen Tools nicht vorgesehen. Empfängeradresse ist fest vorgegeben, lediglich ein Account zum Versenden der Statusmeldungen muss eingetragen werden.
Mitglied: Dani
Lösung Dani 18.10.2021 aktualisiert um 16:02:56 Uhr
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Moin
1) Sollte doch gehen: Creating Outgoing Rules
2) Dann ist dein Vorhaben in meinem Augen aber auch ein Verstoß. Denn wo liegt dann der Unterschied?


Gruß,
Dani
Mitglied: MacLeod
MacLeod 18.10.2021 um 18:44:57 Uhr
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Hallo
Vielen Dank. genau das hatte ich gesucht. Ich werde es gleich testen.
Ein Verstoß? Gegen was soll das verstossen?
MfG,
MacLeod
Mitglied: Dani
Dani 18.10.2021 aktualisiert um 18:47:19 Uhr
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Moin,
Vielen Dank. genau das hatte ich gesucht. Ich werde es gleich testen.
Warum schreibst du dann zuvor, dass es Transport Rules bei Kerio nicht gibt?!

Ein Verstoß? Gegen was soll das verstossen?
PS: Natürlich existiert bei dieser Firma eine Mailarchivierung mit Mailstore. Allerdings über den Abgriff der Mailaccounts, nicht über den Mailflow. Firmenanwalt will davon auch nicht abweichen.


Gruß,
Dani
Mitglied: MacLeod
MacLeod 18.10.2021 um 19:05:24 Uhr
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Sorry,
das hatte ich übersehen. Die Regeln habe ich ganz woanders gesucht wenn man Exchange gewöhnt ist.

Wenn die Mailarchivierung vom Firmenanwalt in dieser Form abgesegnet ist, soll mich das nicht stören.
Letztendlich ist es sein Kopf, den er hinhält. Spam und vieles anderes wird ebenfalls schon beim Provider gefiltert und kommt gar nicht am Mailserver an. Und Systemmeldungen ordnet er eben auch als nicht DSGVO relevant ein.
MfG,
MacLeod
Mitglied: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer 18.10.2021 um 19:28:31 Uhr
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Moin,

Häng einfach einen Mailstore dazwischen. Der kann dann auch gleich die Archivierung machen.

lks
Mitglied: em-pie
em-pie 18.10.2021 um 22:08:20 Uhr
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Moin,

Zitat von @MacLeod:
Und Systemmeldungen ordnet er eben auch als nicht DSGVO relevant ein.
MfG,
MacLeod
Umso besser, dann ist es noch leichter, Mails mit Mailstore zu archivieren.
Ohnehin müsste ihr eh alles archivieren, was buchhalterisch Geschäftsrelevant ist: Stichwort GoBD

Bei uns (Exchange) wird alles via Journaling-Postfach archiviert. Alles, was kein bestimmter User ist, landet im „Sammel“ Archiv…

Erweitere den Mailstore und gut

Gruß
em-pie
Mitglied: Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer 18.10.2021 aktualisiert um 22:14:27 Uhr
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Zitat von @Lochkartenstanzer:

Moin,

Häng einfach einen Mailstore dazwischen. Der kann dann auch gleich die Archivierung machen.

lks

Du kannst natürlich einfach einen zweiten Mailstore nehmen, wenn du den ersten "nicht anrühren" darfst.

lks
Mitglied: MacLeod
MacLeod 19.10.2021 um 09:43:50 Uhr
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Hallo
Die Lösung ist das Regelwerk für ausgehende Mails, welches bei Kerio eingebaut ist. Allerdings haben manche Regeln nicht sofort gegriffen und der Kerio Dienst brauchte seltsamerweise einen Neustart.
Vielen Dank,
MacLeod
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