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E-Mails projektbezogen archivieren
Guten Morgen,
ich bräuchte Vorschläge wie man E-Mails projektbezogen archivieren kann.
Bei uns läuft das zur Zeit so:
Jeder Mitarbeiter hat pro Projekt an dem er arbeitet eine PST-Datei , in der er seine E-Mails (bekommen, oder versendet) hineinverschiebt.
also
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\schmidt\Pro-Nummer1-schmidt.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Müller\Pronummer1-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Meier\Pronummer1-meier.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Müller\Pronummer2-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Meier\Pronummer2-meier.PST.
Das klappt eigentlich ganz gut. Der Vorteil ist, dass nach Beendigung des Projekts es komplett weggesichert/gebrannt und anschließend gelöscht werden kann.
Der Nachteil ist, das je nach Fülle der geöffneten PSTs, teilweise > 20 pro Benutzer Outlook nicht mehr stabil läuft.
Wir benutzen Outlook 2010 und 2016 an Exchange 2016, AD an Server 2016.
Die Projekte haben zwischen 2MB und 50 GB an Mails. Fast jeden Tag ein neues Projekt.
Geld spielt sooo keine Rolle.
Ich poste das jetzt mal unter "-Microsoft: Exchange Server" und nicht unter "-Microsoft Outlook & Mail" da mir vielleicht die Exchange Experten besser helfen können.
Ich bitte um Eure Hilfe...
Grüße aus dem Westerwald
ich bräuchte Vorschläge wie man E-Mails projektbezogen archivieren kann.
Bei uns läuft das zur Zeit so:
Jeder Mitarbeiter hat pro Projekt an dem er arbeitet eine PST-Datei , in der er seine E-Mails (bekommen, oder versendet) hineinverschiebt.
also
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\schmidt\Pro-Nummer1-schmidt.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Müller\Pronummer1-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Meier\Pronummer1-meier.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Müller\Pronummer2-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Meier\Pronummer2-meier.PST.
Das klappt eigentlich ganz gut. Der Vorteil ist, dass nach Beendigung des Projekts es komplett weggesichert/gebrannt und anschließend gelöscht werden kann.
Der Nachteil ist, das je nach Fülle der geöffneten PSTs, teilweise > 20 pro Benutzer Outlook nicht mehr stabil läuft.
Wir benutzen Outlook 2010 und 2016 an Exchange 2016, AD an Server 2016.
Die Projekte haben zwischen 2MB und 50 GB an Mails. Fast jeden Tag ein neues Projekt.
Geld spielt sooo keine Rolle.
Ich poste das jetzt mal unter "-Microsoft: Exchange Server" und nicht unter "-Microsoft Outlook & Mail" da mir vielleicht die Exchange Experten besser helfen können.
Ich bitte um Eure Hilfe...
Grüße aus dem Westerwald
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Ausgedruckt am: 22.11.2024 um 10:11 Uhr
18 Kommentare
Neuester Kommentar
Gruselig. Exchange und PST-Dateien würde ich so nie betreiben (wollen).
Welche GOBD-konforme E-Mail Archivierung setzt ihr denn ein? Gibt es noch ein DMS wenn ja welches? Meist gibt es schon Software auf die man aufbauen kann.
Welche GOBD-konforme E-Mail Archivierung setzt ihr denn ein? Gibt es noch ein DMS wenn ja welches? Meist gibt es schon Software auf die man aufbauen kann.
Also ganz ehrlich. Wenn Geld keine Rolle spielt, dann macht es doch richtig und setzt ein Archivsystem ein.
Hat auch den Vorteil, dass ihr eigentlich verpflichtet seid, geschäftliche Mails revisionssicher zu archivieren. Diese Auflage würdet ihr erfüllen.
Die Mitarbeiter haben EINEN Archivordner mit den jeweiligen Projekten angebunden und die Suche in Mailstore zum Beispiel ist um ein Vielfaches schneller als die Suche in Outlook in pst-Dateien...
Hat auch den Vorteil, dass ihr eigentlich verpflichtet seid, geschäftliche Mails revisionssicher zu archivieren. Diese Auflage würdet ihr erfüllen.
Die Mitarbeiter haben EINEN Archivordner mit den jeweiligen Projekten angebunden und die Suche in Mailstore zum Beispiel ist um ein Vielfaches schneller als die Suche in Outlook in pst-Dateien...
Hallo,
danke für die schnelle Antwort.
Das System mit den PST-Dateien wird schon seit Jahrzehnten so gehandhabt.
Es gibt noch keim DMS...
danke für die schnelle Antwort.
Das System mit den PST-Dateien wird schon seit Jahrzehnten so gehandhabt.
Es gibt noch keim DMS...
Weil es schon seit Jahrzehnten so ist, muss es nicht die beste Lösung sein.
Ich würde dir empfehlen. Such dir ein vernünftiges Archivsystem.
Und Office2010 würde ich auch bald mal wechseln....
Ich würde dir empfehlen. Such dir ein vernünftiges Archivsystem.
Und Office2010 würde ich auch bald mal wechseln....
Dann nenne doch bitte ein Gutes Archivsystem.
Geht das denn? Einen Archivordner im Exchange, so >2 TB. Ich bin da kein Experte.
Muss ja auch täglich gesichert werden.
Geht das denn? Einen Archivordner im Exchange, so >2 TB. Ich bin da kein Experte.
Muss ja auch täglich gesichert werden.
Mailstore zum Beispiel.
Und 2TB sind da kein Problem.
Vor allem ziehst du das ja vom Exchange ab. Das heisst du verringerst die Last auf dem Exchange da das Archiv unabhängig vom Exchange gehostet werden sollte.
Und 2TB sind da kein Problem.
Vor allem ziehst du das ja vom Exchange ab. Das heisst du verringerst die Last auf dem Exchange da das Archiv unabhängig vom Exchange gehostet werden sollte.
Wenn es denn so sein müsste von der Handhabung,
Interne Mailadresse/Postfachg pro Projekt. Zugriffsrechte vergeben.
Archivierung dann mittels Mailstore .
Wenn Projoekt abgeschlossen , Postfach aus Exchange löschen. Im Mailstore bleibt es dennoch verfügbar.
Gruss
Interne Mailadresse/Postfachg pro Projekt. Zugriffsrechte vergeben.
Archivierung dann mittels Mailstore .
Wenn Projoekt abgeschlossen , Postfach aus Exchange löschen. Im Mailstore bleibt es dennoch verfügbar.
Gruss
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Mailstore ist einen Versuch wert. Ich nutze es selber nicht aber es hat eine gewisse Verbreitung und wird von vielen Systemhäusern supportet. Bei einem derartigen Datenbestand würde ich mir da auch Consulting holen.
Alternativ wäre ein DMS vielleicht allgemein keine schlechte Idee. Sollte ein DMS grundsätzlich interessant sein kann man damit auch E-Mails (GOBD-konform) archivieren und den Projektbezug herstellen, eventuell auch automatisiert. ELO wäre hier nicht schlecht aber alles hat seinen Preis, auch hier Consulting einholen.
Alternativ wäre ein DMS vielleicht allgemein keine schlechte Idee. Sollte ein DMS grundsätzlich interessant sein kann man damit auch E-Mails (GOBD-konform) archivieren und den Projektbezug herstellen, eventuell auch automatisiert. ELO wäre hier nicht schlecht aber alles hat seinen Preis, auch hier Consulting einholen.
Vielen Dank,
ich lese mich bei Mailstore mal ein.
Noch andere Vorschläge?
ich lese mich bei Mailstore mal ein.
Noch andere Vorschläge?
Vor allem wird dir Mailstore die 2TB ziemlich eindampfen. Da du ja in x PSTs wahrscheinlich einen Haufen redundanter Mails hast. Mailstore bietet eine Deduplizierung und verringert so den Speicherbedarf im Archiv.
Servus,
wir haben einen ähnlichen Fall und setzten Mailstore dafür ein.
Wir haben das über öffentliche Ordner gelöst.
Es gibt einen der die Öffentlichen Ordner erstellt.
Es gibt Bearbeiter die Ihre E-Mails Zuordnen.
Es gibt Leser für die E-Mails
In Mailstore haben wir einen Extra Benutzer angelegt für den Öffentlichen Ordner in diesen wird Archiviert.
Ist ein Projekt fertig wird der Öffentliche Ordner gelöscht und die Mailstore Kopie bleibt erhalten.
Das ganze hat knapp 60 TB also geht auch größer
STITDK
wir haben einen ähnlichen Fall und setzten Mailstore dafür ein.
Wir haben das über öffentliche Ordner gelöst.
Es gibt einen der die Öffentlichen Ordner erstellt.
Es gibt Bearbeiter die Ihre E-Mails Zuordnen.
Es gibt Leser für die E-Mails
In Mailstore haben wir einen Extra Benutzer angelegt für den Öffentlichen Ordner in diesen wird Archiviert.
Ist ein Projekt fertig wird der Öffentliche Ordner gelöscht und die Mailstore Kopie bleibt erhalten.
Das ganze hat knapp 60 TB also geht auch größer
STITDK
Hallo,
warum nicht einfachen einen öffentlichen ordner Projekte wo die einzelnen Projekte als Ordner sind?
Keine PST
Datensicherung
Keine Probleme mit Outlook
Archivierung
Archieren/Sichern pro Projekt
Stefan
warum nicht einfachen einen öffentlichen ordner Projekte wo die einzelnen Projekte als Ordner sind?
Keine PST
Datensicherung
Keine Probleme mit Outlook
Archivierung
Archieren/Sichern pro Projekt
Stefan
Moin,
such im Netz mal nach ecoDMS und ecoMailZ.
Gruß aus dem Taunus...
Uwe
such im Netz mal nach ecoDMS und ecoMailZ.
Gruß aus dem Taunus...
Uwe
Moin,
für die Archivierung habt Ihr ja schon den Branchenprimus.
für die Arbeit damit würde ich euch ebenfalls ein DMS nahelegen, welches - kommt auf eure Anforderungen und eure Branche an. Ggf. gibt es da sogar was brauchbares vom ERP/CRM/whatever Anbieter, um dies "integriert" zu implementieren. Ansonsten auf jeden Fall Beratung anfragen.
Viele Grüße,
Christian
certifiedit.net
für die Archivierung habt Ihr ja schon den Branchenprimus.
für die Arbeit damit würde ich euch ebenfalls ein DMS nahelegen, welches - kommt auf eure Anforderungen und eure Branche an. Ggf. gibt es da sogar was brauchbares vom ERP/CRM/whatever Anbieter, um dies "integriert" zu implementieren. Ansonsten auf jeden Fall Beratung anfragen.
Viele Grüße,
Christian
certifiedit.net
Hey certifiedit,
befürchte fast das sowas wie ein CRM noch nicht im Einsatz ist, wenn man Projekte in Outlook "verwaltet".
Was ich empfehlen würde ist ein System was sowohl die Archivierungs Probelematik, die DMS Problematik und die Projektverwaltung unter einem Dach erledigt. Allerdings darf man ja aktuell keine Eigenwerbung mehr machen. Deshalb nur der Hinweis, bei Interesse gern per PN.
Gruß
PJM
befürchte fast das sowas wie ein CRM noch nicht im Einsatz ist, wenn man Projekte in Outlook "verwaltet".
Was ich empfehlen würde ist ein System was sowohl die Archivierungs Probelematik, die DMS Problematik und die Projektverwaltung unter einem Dach erledigt. Allerdings darf man ja aktuell keine Eigenwerbung mehr machen. Deshalb nur der Hinweis, bei Interesse gern per PN.
Gruß
PJM
So, ich habe mich jetzt mal bei einem einstündigen Web-Seminar nächste Woche bei Mailstore angemeldet und dann sehen wir weiter.
Vielleicht dann auch ecoMailZ.
Noch läuft ja alles bei uns...
Gruß Markus
P.S. Toll, wie schnell jemandem bei administrator.de geholfen wird.
Vielleicht dann auch ecoMailZ.
Noch läuft ja alles bei uns...
Gruß Markus
P.S. Toll, wie schnell jemandem bei administrator.de geholfen wird.
Moin,
wenn ihr so viele Projekte habt, warum arbeitet ihr nicht mit einer Projektverwaltung? Die hier: https://www.inloox.com ist dafür ganz gut geeignet (und kann nebenbei auch Emails projektbezogen ablegen.)
lg,
Slainte
wenn ihr so viele Projekte habt, warum arbeitet ihr nicht mit einer Projektverwaltung? Die hier: https://www.inloox.com ist dafür ganz gut geeignet (und kann nebenbei auch Emails projektbezogen ablegen.)
lg,
Slainte
Die Frage die man sich vorab stellen muss: Brauche ich noch ein anderes System oder nur eine E-Mail Archivierung bzw. macht es für euch Sinn das mit anderen Funktionen zu verknüpfen.
reine Archivierung: Mailstore, ecoMailZ...
Software mit der Möglichkeit, E-Mails zu archivieren:
DMS: ecoDMS, ELO...
ERP / CRM / Collaboration Tools, etc, etc...
reine Archivierung: Mailstore, ecoMailZ...
Software mit der Möglichkeit, E-Mails zu archivieren:
DMS: ecoDMS, ELO...
ERP / CRM / Collaboration Tools, etc, etc...
