E-Mails projektbezogen archivieren
Guten Morgen,
ich bräuchte Vorschläge wie man E-Mails projektbezogen archivieren kann.
Bei uns läuft das zur Zeit so:
Jeder Mitarbeiter hat pro Projekt an dem er arbeitet eine PST-Datei , in der er seine E-Mails (bekommen, oder versendet) hineinverschiebt.
also
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\schmidt\Pro-Nummer1-schmidt.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Müller\Pronummer1-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Meier\Pronummer1-meier.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Müller\Pronummer2-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Meier\Pronummer2-meier.PST.
Das klappt eigentlich ganz gut. Der Vorteil ist, dass nach Beendigung des Projekts es komplett weggesichert/gebrannt und anschließend gelöscht werden kann.
Der Nachteil ist, das je nach Fülle der geöffneten PSTs, teilweise > 20 pro Benutzer Outlook nicht mehr stabil läuft.
Wir benutzen Outlook 2010 und 2016 an Exchange 2016, AD an Server 2016.
Die Projekte haben zwischen 2MB und 50 GB an Mails. Fast jeden Tag ein neues Projekt.
Geld spielt sooo keine Rolle.
Ich poste das jetzt mal unter "-Microsoft: Exchange Server" und nicht unter "-Microsoft Outlook & Mail" da mir vielleicht die Exchange Experten besser helfen können.
Ich bitte um Eure Hilfe...
Grüße aus dem Westerwald
ich bräuchte Vorschläge wie man E-Mails projektbezogen archivieren kann.
Bei uns läuft das zur Zeit so:
Jeder Mitarbeiter hat pro Projekt an dem er arbeitet eine PST-Datei , in der er seine E-Mails (bekommen, oder versendet) hineinverschiebt.
also
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\schmidt\Pro-Nummer1-schmidt.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Müller\Pronummer1-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer1\alle Mails\Meier\Pronummer1-meier.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Müller\Pronummer2-Müller.PST
X:\2020\Pro-nummer2\alle Mails\Meier\Pronummer2-meier.PST.
Das klappt eigentlich ganz gut. Der Vorteil ist, dass nach Beendigung des Projekts es komplett weggesichert/gebrannt und anschließend gelöscht werden kann.
Der Nachteil ist, das je nach Fülle der geöffneten PSTs, teilweise > 20 pro Benutzer Outlook nicht mehr stabil läuft.
Wir benutzen Outlook 2010 und 2016 an Exchange 2016, AD an Server 2016.
Die Projekte haben zwischen 2MB und 50 GB an Mails. Fast jeden Tag ein neues Projekt.
Geld spielt sooo keine Rolle.
Ich poste das jetzt mal unter "-Microsoft: Exchange Server" und nicht unter "-Microsoft Outlook & Mail" da mir vielleicht die Exchange Experten besser helfen können.
Ich bitte um Eure Hilfe...
Grüße aus dem Westerwald
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18 Kommentare
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Also ganz ehrlich. Wenn Geld keine Rolle spielt, dann macht es doch richtig und setzt ein Archivsystem ein.
Hat auch den Vorteil, dass ihr eigentlich verpflichtet seid, geschäftliche Mails revisionssicher zu archivieren. Diese Auflage würdet ihr erfüllen.
Die Mitarbeiter haben EINEN Archivordner mit den jeweiligen Projekten angebunden und die Suche in Mailstore zum Beispiel ist um ein Vielfaches schneller als die Suche in Outlook in pst-Dateien...
Hat auch den Vorteil, dass ihr eigentlich verpflichtet seid, geschäftliche Mails revisionssicher zu archivieren. Diese Auflage würdet ihr erfüllen.
Die Mitarbeiter haben EINEN Archivordner mit den jeweiligen Projekten angebunden und die Suche in Mailstore zum Beispiel ist um ein Vielfaches schneller als die Suche in Outlook in pst-Dateien...
Mailstore ist einen Versuch wert. Ich nutze es selber nicht aber es hat eine gewisse Verbreitung und wird von vielen Systemhäusern supportet. Bei einem derartigen Datenbestand würde ich mir da auch Consulting holen.
Alternativ wäre ein DMS vielleicht allgemein keine schlechte Idee. Sollte ein DMS grundsätzlich interessant sein kann man damit auch E-Mails (GOBD-konform) archivieren und den Projektbezug herstellen, eventuell auch automatisiert. ELO wäre hier nicht schlecht aber alles hat seinen Preis, auch hier Consulting einholen.
Alternativ wäre ein DMS vielleicht allgemein keine schlechte Idee. Sollte ein DMS grundsätzlich interessant sein kann man damit auch E-Mails (GOBD-konform) archivieren und den Projektbezug herstellen, eventuell auch automatisiert. ELO wäre hier nicht schlecht aber alles hat seinen Preis, auch hier Consulting einholen.
Servus,
wir haben einen ähnlichen Fall und setzten Mailstore dafür ein.
Wir haben das über öffentliche Ordner gelöst.
Es gibt einen der die Öffentlichen Ordner erstellt.
Es gibt Bearbeiter die Ihre E-Mails Zuordnen.
Es gibt Leser für die E-Mails
In Mailstore haben wir einen Extra Benutzer angelegt für den Öffentlichen Ordner in diesen wird Archiviert.
Ist ein Projekt fertig wird der Öffentliche Ordner gelöscht und die Mailstore Kopie bleibt erhalten.
Das ganze hat knapp 60 TB also geht auch größer
STITDK
wir haben einen ähnlichen Fall und setzten Mailstore dafür ein.
Wir haben das über öffentliche Ordner gelöst.
Es gibt einen der die Öffentlichen Ordner erstellt.
Es gibt Bearbeiter die Ihre E-Mails Zuordnen.
Es gibt Leser für die E-Mails
In Mailstore haben wir einen Extra Benutzer angelegt für den Öffentlichen Ordner in diesen wird Archiviert.
Ist ein Projekt fertig wird der Öffentliche Ordner gelöscht und die Mailstore Kopie bleibt erhalten.
Das ganze hat knapp 60 TB also geht auch größer
STITDK
Moin,
für die Archivierung habt Ihr ja schon den Branchenprimus.
für die Arbeit damit würde ich euch ebenfalls ein DMS nahelegen, welches - kommt auf eure Anforderungen und eure Branche an. Ggf. gibt es da sogar was brauchbares vom ERP/CRM/whatever Anbieter, um dies "integriert" zu implementieren. Ansonsten auf jeden Fall Beratung anfragen.
Viele Grüße,
Christian
certifiedit.net
für die Archivierung habt Ihr ja schon den Branchenprimus.
für die Arbeit damit würde ich euch ebenfalls ein DMS nahelegen, welches - kommt auf eure Anforderungen und eure Branche an. Ggf. gibt es da sogar was brauchbares vom ERP/CRM/whatever Anbieter, um dies "integriert" zu implementieren. Ansonsten auf jeden Fall Beratung anfragen.
Viele Grüße,
Christian
certifiedit.net
Hey certifiedit,
befürchte fast das sowas wie ein CRM noch nicht im Einsatz ist, wenn man Projekte in Outlook "verwaltet".
Was ich empfehlen würde ist ein System was sowohl die Archivierungs Probelematik, die DMS Problematik und die Projektverwaltung unter einem Dach erledigt. Allerdings darf man ja aktuell keine Eigenwerbung mehr machen. Deshalb nur der Hinweis, bei Interesse gern per PN.
Gruß
PJM
befürchte fast das sowas wie ein CRM noch nicht im Einsatz ist, wenn man Projekte in Outlook "verwaltet".
Was ich empfehlen würde ist ein System was sowohl die Archivierungs Probelematik, die DMS Problematik und die Projektverwaltung unter einem Dach erledigt. Allerdings darf man ja aktuell keine Eigenwerbung mehr machen. Deshalb nur der Hinweis, bei Interesse gern per PN.
Gruß
PJM
Moin,
wenn ihr so viele Projekte habt, warum arbeitet ihr nicht mit einer Projektverwaltung? Die hier: https://www.inloox.com ist dafür ganz gut geeignet (und kann nebenbei auch Emails projektbezogen ablegen.)
lg,
Slainte
wenn ihr so viele Projekte habt, warum arbeitet ihr nicht mit einer Projektverwaltung? Die hier: https://www.inloox.com ist dafür ganz gut geeignet (und kann nebenbei auch Emails projektbezogen ablegen.)
lg,
Slainte
Die Frage die man sich vorab stellen muss: Brauche ich noch ein anderes System oder nur eine E-Mail Archivierung bzw. macht es für euch Sinn das mit anderen Funktionen zu verknüpfen.
reine Archivierung: Mailstore, ecoMailZ...
Software mit der Möglichkeit, E-Mails zu archivieren:
DMS: ecoDMS, ELO...
ERP / CRM / Collaboration Tools, etc, etc...
reine Archivierung: Mailstore, ecoMailZ...
Software mit der Möglichkeit, E-Mails zu archivieren:
DMS: ecoDMS, ELO...
ERP / CRM / Collaboration Tools, etc, etc...