pasu69
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Email Anhänge von der Mail trennen und speichern

Guten Abend,

ein frohes Neues erst einmal euch allen hier.

Ich habe einen neuen Kunden, der viele Emails mit großen Anhängen bekommt.
Die Domain liegt bei Strato, die Mails werden vom Mailserver eines Synology NAS
heruntergeladen und dann lokal mit Outlook geöffnet.
Da die Anhänge groß und zahlreich sind, laufen die lokalen Postfächer schnell zu.

Fest steht schon, dass ich mit ecomailz die eingehenden Emails archivieren werde,
damit eine vernünftige Archivierung stattfinden kann.

Gibt es einen kostengünstigen Weg, Mails und Anhänge bereits beim Eingang zu trennen
und quasi nur den Textanteil zuzustellen und den Anhang auf einem Netzwerklaufwerk
zu speichern. Es gibt Software für Outlook, allerdings würde ich das gerne schon vor Zustellung
der Mail lösen.
Ich hoffe, das klingt gerade nicht zu konfus face-smile

Danke und Gruß

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Printed on: May 27, 2024 at 07:05 o'clock

Mitglied: 147069
147069 Jan 11, 2021 updated at 16:39:32 (UTC)
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  • Erste Maßnahme, beschränken der Attachmentgröße am Mailserver auf ein absolutes Minimum. Dateien teilt man heutzutage anders.
  • Mails dir größer sind werden von unsererem Mailserver bswp. mit einer Rückantwort mit der Bitte um anderweitiger Bereitstellung oder Kontaktaufnahme ohne Attachment abgewiesen.
  • Ausgehende Mails mit Attachments werden bei uns mittels Eigenentwicklung vor dem Verschicken zerlegt, also die Attachments auf ein System in der DMZ hochgeladen und in der Mail mit Linkfreigabe für den Download des Empfängers ersetzt.
  • Für den Upload von Dateien bekommen die Kunden einen einmal gültigen Link vom Client zugeschickt in dem sie die Datei hochladen können. Ein Prozess checkt dann die Files auf Viren&Co. Der interne User bekommt dann anschließend eine Benachrichtigung an sein Postfach mit dem Link auf dem Server in der DMZ, wo er sich das File abholen kann.
.
Das mal so als Anregung ...
Member: pasu69
pasu69 Jan 11, 2021 at 16:41:15 (UTC)
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Guter Weg, aber mit dem Kunden nicht machbar.

Aber danke für die Anregungen.
Mitglied: 147069
147069 Jan 11, 2021 updated at 16:53:48 (UTC)
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Member: chiefteddy
chiefteddy Jan 11, 2021 at 22:25:21 (UTC)
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Hallo,

nur nebenbei:

Eine solche Lösung ist nicht mit dem Steuerrecht (GoBD) konform. Eine Mail muss vollständig und im Original-Zustand aufbewart werden.

Die Lösung, die @147069 beschrieben hat, ist steuerrechtlich grenzwertig (die ausgehende Mail wird nachträglich verändert). Das müsste man mit dem Anwalt/ Steuerberater/ Finanzamt klären.

Wir betreiben für solche Zwecke (Austauch von Catia-Konstruktionsdaten) einen FTP-Server und der Kunde erhält per Mail oder telefonisch eine Info, das Daten bereit liegen.

Jürgen
Mitglied: 147069
147069 Jan 12, 2021 updated at 07:13:17 (UTC)
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Zitat von @chiefteddy:

Eine solche Lösung ist nicht mit dem Steuerrecht (GoBD) konform. Eine Mail muss vollständig und im Original-Zustand aufbewart werden.
Wird sie ja ­čśë.
Die Lösung, die @147069 beschrieben hat, ist steuerrechtlich grenzwertig (die ausgehende Mail wird nachträglich verändert). Das müsste man mit dem Anwalt/ Steuerberater/ Finanzamt klären.
Nein, sie wird nicht erst nachträglich verändert sondern schon direkt auf dem Client noch vor dem Senden was der User beim Hinzufügen von Attachments auch selbst sieht. Der User sieht beim Hinzufügen das das Attachment on the fly durch einen Link ersetzt wird! Haben wir rechtlich prüfen lassen und es gab keinerlei Beanstandungen diesbezüglich.