Email Archivierung - private Nutzung

Mitglied: NoobOne

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12.12.2016 um 09:24 Uhr, 1973 Aufrufe, 14 Kommentare

Hallo Zusammen,

bei uns steht das Thema bezüglich der Archivierung der Emails an, da hier bislang leider
noch nichts unternommen wurde.
Das Ziel soll sein, dass alle ein- und ausgehenden Mails am Exchange Server 2013 archiviert werden. Soweit so gut.

Jedoch gibt's hier noch ein kleines Problem. Aktuell ist es, dass es unseren Usern gestattet ist, über den Firmenaccount
privates Mails zu senden und zu empfangen. Seitens unserer Geschäftsleitung wurde auch gesagt, dass auch in Zukunft
dies nicht unterbinden werden sollte.
Jetzt meine Frage. Reicht es wenn die Mitarbeiter zustimmen, dass auch ihre privaten Mails somit archiviert werden oder
sollte lieber in die Form übergangen werden, dass der betriebliche Account nicht mehr privat genutzt werden darf
und dafür für alle die privaten Webmail freigeschaltet werden sollten?

Wie handhabt ihr das?

Sollten noch Infos benötigt werden bitte Bescheid geben!
Mitglied: sabines
12.12.2016 um 09:35 Uhr
Moin,

keine private Nutzung, und fertig.
Alles andere ist murks.
Eine private Nutzug zu dulden ist ebenfalls murks.

Gruss
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Mitglied: certifiedit.net
12.12.2016 um 09:37 Uhr
Seh ich wie sabines.
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Mitglied: Lochkartenstanzer
12.12.2016 um 09:39 Uhr
Zitat von NoobOne:

Wie handhabt ihr das?

Wie mit dem telefon: Private Telefonate/Mails mit dem privaten Telefon/Mail-Account.

Firmenaccount ist nur für Firma da. Punkt.
Mitarbeiter drafu hinweisen udn unterschreiben lassen, daß ab sofort keien private Nutzungmehr erlaubt ist udn daß alle mails archiviert werden.


lks
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Mitglied: ashnod
12.12.2016 um 09:39 Uhr
Zitat von NoobOne:

Jedoch gibt's hier noch ein kleines Problem. Aktuell ist es, dass es unseren Usern gestattet ist, über den Firmenaccount
privates Mails zu senden und zu empfangen. Seitens unserer Geschäftsleitung wurde auch gesagt, dass auch in Zukunft
dies nicht unterbinden werden sollte.
Jetzt meine Frage. Reicht es wenn die Mitarbeiter zustimmen, dass auch ihre privaten Mails somit archiviert werden oder
sollte lieber in die Form übergangen werden, dass der betriebliche Account nicht mehr privat genutzt werden darf
und dafür für alle die privaten Webmail freigeschaltet werden sollten?

Ahoi ...
Das ist nicht nur ein kleines Problem sondern ein großes Problem!
Privates auf Unternehmensrechner verträgt sich nicht gut, wie du grade feststellst.
Tatsächlich ist es besser die private Nuzung vollständig zu untersagen (Ihr müsst das nicht ausufernd verfolgen aber der Mitarbeiter sollte Wissen um was es geht.
Abgesehen von der Sicherheit damit Dinge in das Firmennetz zu bringen die Schaden anrichten können, bleibt auch die Freischaltung von Webmail oder Cloudiensten kritisch weil damit Firmeninternas in die Welt geschickt werden können.
Whistleblower danken für solche Freizügigkeit!

Privat und Unternehmen vermischen verträgt sich definitiv nicht gut!

VG
Ashnod
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Mitglied: sabines
12.12.2016 um 09:39 Uhr
Nachtrag:

Warum wollt ihr die privaten Webmailer freischalten?
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Mitglied: Lochkartenstanzer
12.12.2016 um 09:43 Uhr
Zitat von ashnod:

..., bleibt auch die Freischaltung von Webmail oder Cloudiensten kritisch weil damit Firmeninternas in die Welt geschickt werden können.

wieso sollte man das? Jeder der unbedingt der Ansicht ist, daß er alle 5 Sekunde seine Mails prüfen muß, kann sich heutzutage ein Tatschfon vom Grabbeltisch für 50€ holen udn mit datentarifen ab 2€/Monat seine privaten mails abhandeln.
Ob man das während der Arbeitszeit erlauben will, sei mal dahingestellt.

lks

PS: Ich kenne Firmen, die auch die Nutzung von privaten telefonen während der Arbeitszeit verbieten/einschränken. Die Leute sollen Arbeiten udn nciht daddeln.
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Mitglied: VGem-e
12.12.2016 um 09:58 Uhr
Moin,

wie schon angesprochen:

Dienst/Firma = Dienst/Firma = DIENST/FIRMA!!
Privat = Privat = Privat

Sonst bist Du imho. evtl. noch als sog. Teledienstleister mit allen gesetzlichen Vorgaben einzustufen.

Gruß
VGem-e
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Mitglied: SlainteMhath
12.12.2016 um 10:05 Uhr
Moin,

private Nutzung des betrieblichen Mailaccounts ist hochgradig problematisch - haben die Kollegen ja schon ausgeführt. Am besten du wendest dich ein euren Datenschutzbeauftragten oder an das zuständige Landsamt f. Datenschutz.

(Keine Rechtsberatung, sondern eher meine persönliche Meinung: )
Dem MA entsteht u.U. ein Anspruch auf die Verwendung auch über das Arbeitsverhältnis hinaus!
Und: Der MA kann die Einwilligung zur Speicherung jederzeit widerrufen

lg,
Slainte
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Mitglied: altmetaller
12.12.2016 um 10:15 Uhr
Zitat von NoobOne:

Reicht es wenn die Mitarbeiter zustimmen, dass auch ihre privaten Mails somit archiviert werden oder
sollte lieber in die Form übergangen werden, dass der betriebliche Account nicht mehr privat genutzt werden darf
und dafür für alle die privaten Webmail freigeschaltet werden sollten?

Diese Entscheidung triffst nicht Du, sondern Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte.

Solange die Entscheidung nicht verbindlich getroffen, ist finden keine Veränderungen statt. Und wenn die GL der Meinung ist, dass sie die Entscheidung selber treffen darf: Sollen sie doch...

Gruß,
Jörg
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Mitglied: sabines
12.12.2016 um 11:31 Uhr
Zitat von altmetaller:

Diese Entscheidung triffst nicht Du, sondern Betriebsrat und der Datenschutzbeauftragte.

Solange die Entscheidung nicht verbindlich getroffen, ist finden keine Veränderungen statt. Und wenn die GL der Meinung ist, dass sie die Entscheidung selber treffen darf: Sollen sie doch...

Gruß,
Jörg

Einspruch Zumindest bei uns entscheidet die GL, und in machen Fällen zusammen mit dem BR, aber alleine hat der BR hier nichts zu entscheiden. Und der Datenschutzbeauftragte ebenfalls nicht.
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Mitglied: NoobOne
12.12.2016 um 13:50 Uhr
ich danke euch für eure Ratschläge und Tipps.
Wir werden das dann künftig entsprechend unterbinden, dass es keine private Nutzung
mehr gibt.

Was mich noch interessieren würde. Welche Software setzt ihr zur Archivierung ein? Wie handhabt ihr
das bei Usern, die z.B. ActiveSync nutzen?
Vorgestellt hatte ich mir, dass wenn die Mails archiviert wurden, künftig dann beim Ein- und Ausgang,
dass die Mails nach einem Jahr (Stichtag 1.1.20xx) dann aus dem Exchangepostfach gelöscht werden, da
diese ja eh schon im Archiv sind. Für Outlook gibt's hier ja ein entsprechendes Plugin, um aufs Archiv
zuzugreifen, aber für Smartphones gibt's nur eine Weboberfläche und nicht direkt ins Mailing
eingebunden. Wie macht ihr das?
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Mitglied: altmetaller
12.12.2016 um 14:38 Uhr
Hallo,

unsere Kunden benutzen entweder Mailstore oder ein Dokumentenmanagementsystem (z.B. ELO).

Gruß,
Jörg
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Mitglied: Deepsys
13.12.2016 um 15:45 Uhr
Hi,

ein fester Stichtag ist nichts, einfach alle E-Mails die x Monate alt sind löschen. Und das immer wieder.

Allerdings würde ich die nicht löschen, sondern als Link ersetzen. Damit ist die E-Mail im Exchange kleiner, aber eben noch im Postfach.
Mobile Nutzer benötigen zumeist keine E-Mail die älter als ein Jahr sind, so aus unserer Erfahrung.
Da reicht die Weboberfläche für die paarmal aus.

VG,
Deepsys
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Mitglied: Sylvia
14.12.2016 um 07:29 Uhr
Hallo,

vor dieser Entscheidung standen wir auch schon. Problem ist, dass ich zwar die private Nutzung verbieten kann - also das Raussenden - aber ich kann niemandem verbieten, einem Mitarbeiter eine private Mail zu schicken. Und spätestens dann gibt es ein Problem.
Der sicherere Weg - und mitarbeiterfreundlichste - ist ein Schreiben zu formulieren, in dem die MA in Kenntnis gesetzt werden, dass die Mails gespeichert und in Sonderfällen gesichtet werden. Das müssen sie unterzeichnen, ansonsten müsst ihr denen die Mai sogar entziehen. Dann kriegen die nur noch einen "Sammelaccount".
Bei uns haben alle unterschrieben.

Wichtig: falls vorhanden den Personalrat nicht vergessen...

Liebe Grüße
Sylvia
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