m4rtin1
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Exchange Alternative für 30 Mann Unternehmen

Hallo!
Ich habe ein paar Stunden damit verbracht eine brauchbare Alternative für Exchange / Outlook zu finden, bin aber nicht so richtig fündig geworden. Zur Zeit läuft ein Exchange 2013 lokal in der Firma. Aus DSGVO Gründen soll das neue Mailsystem auch gerne im Büro oder in einem RZ in DE bleiben. Es werden nur Grundfunktionen des Exchange genutzt.

Klar ist dass Outlook bei einer Alternative wegkommt. Ich fange garnicht an mit irgendwelchen Plugin Bastellösungen. Aber meines Erachtens ist Outlook sowieso überflüssig heute, da man alles in einer Webgui erledigen kann.

Ich habe ein paar alte Erfahrungsberichte gelesen über Kopano, Kerio, Openexchange und Zimbra. Da hat mich aber nichts so richtig überzeugt. Auch weil diese Lösungen nicht wirklich verbreitet sind.

Da Nextcloud anscheinend eine größere Verbreitung gefunden hat, habe ich mir mal testweise einen Server installiert. Die Stichwortsuche scheint bei eingebundenen Mail Postfächern nicht zu funktionieren. Es wurde nur ein Treffer statt ca. 20 gefunden. Das macht schonmal keinen tollen Eindruck.

Der Mailplus Server von Synology und das Active Directory gefallen mir recht gut. Dafür brauche ich eigentlich nur ein Frontend wie Nextcloud, dass Mail, Kalender und Kontakte miteinander verbindet und funktionalitäten wie Termine teilen, Stellvertreter usw. bereitstellt. Das soll Synology Contacts, Mail, Calendar prinzipiell können, alledings erscheint mir die Interaktion zwischen Mail / Calendar / Contacts nicht optimal, es sind halt 3 Webseiten.
Sowas wie Nextcloud verbindet das halt.

Habt ihr Erfahrungen mit brauchbaren Alternativen gemacht?

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Member: Aiden3301
Aiden3301 Jan 29, 2023 at 11:20:39 (UTC)
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Hallo M4rtin1,

ich persönlich kann die Groupware von netcup empfehlen. Da hast du ein ganzes Frontend mit drin und quasi all das, was Microsoft Exchange auch anbietet. Einziges Manko, ist m.E.n. dass es manchmal mit Outlook etwas hakelig von der Sync ist. Aber vielleicht hat sich das mittlerweile auch erledigt.

Für 'nen Monat für umme könnte man das aber vielleicht einfach mal ausprobieren. :>

VG
Member: DivideByZero
DivideByZero Jan 29, 2023 at 12:18:06 (UTC)
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Hallo M4rtin1,

es liegt auf der Hand, dass Alternativen eine geringere Verbreitung haben.

Kopano ist die Weiterentwicklung etwas unklar.

Kerio ist von GFI übernommen worden und wird - aber wohl nicht in großen Sprüngen - weiterentwickelt.

Weitere Alternativen:

www.mailenable.com/ - ein sehr robuster Mailserver für Windows, der auch im ISP-Bereich belastbar läuft. Webdemo verfügbar.

mdaemon.de/ - MDaemon hat eine geringere Verbreitung, wird aber seit nunmehr Jahrzehnten entwickelt und weiter entwickelt und hat einen sehr guten deutschen Support (EbertLang). Läuft unter Windows absolut einwandfrei, einfach zu konfigurieren, viele Optionen. Web-GUI vorhanden.

www.smartertools.com/smartermail/business-email-server - ebenfalls ständig in Entwicklung, sehr gute Web-GUI

Eigentlich alle der vorstehenden sind für kleinere Gruppen wie Deine vollumfänglich zu empfehlen. Denn der Hauptproblempunkt - eine stabile Outlook-Anbindung über MAPI-Emulation oä - ist Dir ja nicht wichtig.

Als Client taugt - im Übrigen auch für die Synology-Lösung - unter Windows der EM Client, der CalDAV, CardDAV, IMAP sehr gut unterstützt.

Die damit oft gebundelte Mailserverlösung IceWarp kenne ich nicht, da soll es wohl auch bei der Outlook-Integration häufiger Probleme geben, was ja wiederum nicht relevant wäre. Also ist IceWarp vermutlich auch eine Alternative für Dich. Gibt auch eine Demo.

Gruß

DivideByZero
Member: radiogugu
radiogugu Jan 29, 2023 updated at 13:54:59 (UTC)
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Mahlzeit.

Das Problem ist bei den ganzen CalDAV / CardDAV Lösungen, dass das Teilen von Inhalten oft hakelig ist.

Exchange mag Mist sein, aber leider ist da wenig mit echten Groupware Alternativen zu holen.

Vor allem das Thema Kalender und deren Freigabe ist leider fast überall ein Knackpunkt.

Mailcow wäre auch noch in den Ring zu werden.

Allerdings ist auch dort, wie bei allen anderen Marktbegleitern einfach die Verbreitung nicht gerade groß.

Leider hat der Markt Microsoft zu lange "machen lassen" und so das Monopol schön gefestigt.

Klar wird die / der ein oder andere sagen, dass die genannten Produkte sehr wohl Alternativen darstellen.
Leider in der Praxis sehr stark von den Anforderungen abhängig.

Gruß
Marc
Member: stefaan
stefaan Jan 29, 2023 at 15:39:17 (UTC)
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Servus,

ich kenne die Situation, meine ersten Systeme vor ca. 20 Jahren waren die typischen Postfix/Cyrus/Squirrelmail...-Setups. Dann div. Paketlösungen ausprobiert und jahrelang gut mit Zimbra gefahren (drei Setups in Schulen zwischen 50 und 600 Usern), diese Installationen sind aber dann auf Wunsch "von oben" in die Cloud verdunstet und Zimbra hat sich auch mehr und mehr kommerzialisiert.

Für ein kleines Setup (15 User) hab ich mir vor ca. 2 Jahren div. freie und kostenflichtige Lösungen angeschaut (Linux-Basis war Pflicht, da kein Win-Server vorhanden war und dafür auch nicht angeschafft werden sollte). Schlussendlich ist es Icewarp geworden.
Preislich waren Kerio und Icewarp ziemlich ähnlich, bei Kerio schaut es aber aktuell nicht so aus, als würden da noch die innovativen Features nachkommen.
Läuft gut, es wird der WebClient genutzt und ActiveSync am Handy. Optional gibt es den emclient als Desktop-Anwendung dazu.
Serverseitig ist Windows und Linux möglich, Updates gibt es im Schnitt 1x im Monat mit Bugfixes und kleinen Features. Aktuell wird im Hintergrund an der neuen Version "Epos" gearbeitet, die in Richtung "Desktop im Browser" geht.
Die Features wie Videokonferenzen und die Office-Apps sind optional.

Schau dir die Demo an und wende dich bei Fragen an den Support, der dann auch bei der Abo-Lizenz dabei ist.

Grüße, Stefan
Member: StefanKittel
StefanKittel Jan 29, 2023 at 23:07:24 (UTC)
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Hallo,

aus meiner Sicht ist das Front-End das größte Problem.
Outlook ist einfach "nicht gut". Wobei es mit Exchange noch am besten funktioniert.
Besonders bei mehreren Postfächern und viele Emails.

Wenn Du Outlook mit anderen Servern verwendest hangelst Du Dich nur von einer Bastellösung (IMAP) zur nächsten (irgendwelche Plugins).

Wenn nicht Exchange, dann bleibt eigentlich nur das Webinterface der neuen Software.
Und das ist für viele Firmen/Anwender ein No-Go.

Also: Soll die Software beim Anwender Outlook sein, bleibt bei Exchange.

Stefan
Member: evgnbz
evgnbz Jan 30, 2023 at 07:25:41 (UTC)
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Zitat von @StefanKittel:

Wenn nicht Exchange, dann bleibt eigentlich nur das Webinterface der neuen Software.
Und das ist für viele Firmen/Anwender ein No-Go.


Bin jetzt kein experte aber sollte es nicht mit sowas wie Thunderbird gehen ?
Member: StefanKittel
StefanKittel Jan 30, 2023 at 07:30:15 (UTC)
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Zitat von @evgnbz:
Bin jetzt kein experte aber sollte es nicht mit sowas wie Thunderbird gehen ?
Ja, Aber...
Aber1: Die meisten Anwender mögen TB nicht und bestehen auf Outlook.
Aber2: TB heisst IMAP und wenn Du 10.000 Mails in einem Ordner hast, funktioniert das auch nicht gut.

Mein Fazit:
1. Outlook ist keine gute Software
2. Exchange ist nicht das Problem
3. Anwender, die zu viele Emails in zu vielen Ordner haben, sind ein Problem
Member: nachgefragt
nachgefragt Jan 30, 2023 at 07:40:53 (UTC)
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Was ist mit Tobit.Software und deren David?
https://tobit.software/

Der hauseigene Support soll aber überaus grottenschlecht sein, höflichst formuliert. Man sollte also einen guten Dienstleister ausfindig machen.
Member: nachgefragt
nachgefragt Jan 30, 2023 at 07:43:27 (UTC)
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Zitat von @StefanKittel:
3. Anwender, die zu viele Emails in zu vielen Ordner haben, sind ein Problem
Aber auch IT-Verantwortliche welche dies nicht schon längst abgeschafft hatten. Wir kennen das ja, man ist bei einem Neukunden und dieser hat 151 Unterordner erstellt, in jener Form er seine Projekte ablegt.
Member: StefanKittel
StefanKittel Jan 30, 2023 at 08:37:21 (UTC)
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Zitat von @nachgefragt:

Zitat von @StefanKittel:
3. Anwender, die zu viele Emails in zu vielen Ordner haben, sind ein Problem
Aber auch IT-Verantwortliche welche dies nicht schon längst abgeschafft hatten. Wir kennen das ja, man ist bei einem Neukunden und dieser hat 151 Unterordner erstellt, in jener Form er seine Projekte ablegt.

Nicht nur Neukunden. Beratungsresistente fallen auch darunter.
Besonders im KMU-Umfeld gibt es keine IT-Verantworlichen.
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2023 at 08:52:31 (UTC)
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Ich habe ein paar Stunden damit verbracht eine brauchbare Alternative für Exchange / Outlook zu finden, bin aber nicht so richtig fündig geworden.

Ich suche schon seit 20 Jahren nach einer Alternative, habe auch die meisten schon durch getestet und immer noch nicht fündig geworden. Alle haben irgendein Problem.

Outlook ist keine gute Software
Es kommt darauf an. In Verbindung mit Exchange ist es perfekt, während alle anderen Clients mit Exchange versagen. Dafür punkten andere Clients bei IMAP, währen Outlook bei IMAP bei größerer Datenmenge versagt.

Stelle zunächst mal eine Anforderungsliste zusammen. Dann können wir schauen welche Software das überhaupt kann. Dazu ist auch wichtig zu wissen welche Struktur in der Firma besteht bzw wo sind die Mitarbeiter angelegt. Active Directory? LDAP? Auch hier geht es oft mit der doppelten Benutzerpflege los, wenn AD ohne Exchange verwendet werden soll.
Member: Remotedesktopverbindung
Remotedesktopverbindung Jan 30, 2023 at 11:57:43 (UTC)
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Servus,

Kerio kann ich mittlerweile nicht mehr empfehlen, das neue Entwicklerteam baut nur noch Bugs in die neuesten Versionen rein.
Member: Csui8n1
Csui8n1 Jan 30, 2023 at 12:18:16 (UTC)
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Moin,

von den Features könnte https://grommunio.com/de/ interessant sein.

Vorteil wäre:
Kein Windows Server face-big-smile
Natives EAS

Bin aber noch nicht selber zum testen gekommen.
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2023 at 12:27:43 (UTC)
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Welches Tool kann (ausser Exchange) Anhänge in Kalenderereignisse hinterlegen?

Szenario: Chef ist am Flughafen und hat es, wie immer, eilig. Chef ruft Sekretärin an und fragt wo sein Ticket sei. Sekretärin sagt: Habe ich vor 2 Wochen per Email geschickt. Chef scrollt auf seinem Handy wie wild herum (200 Emails pro Tag) und findet es nicht, übersieht es und scrollt auch noch drüber. Wenn es die Sekretärin gleich in den Termin am aktuellen Tag angehängt hätte, wäre es kein Thema gewesen.
Member: Looser27
Looser27 Jan 30, 2023 at 14:54:28 (UTC)
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Moin,

ich habe Kerio knapp 10 Jahre als Mailserver betrieben. Für die 30 User von uns hat das zu jedem Zeitpunkt ausgereicht.
Lief immer unauffällig und die o.g. "Bugs" im Kerio kann ich nicht bestätigen.
Weiterer Vorteil: Kerio kann auch auf einer Linux Maschine betrieben werden, was wieder Lizenzkosten minimiert.

Gruß

Looser
Member: NordicMike
NordicMike Jan 30, 2023 at 15:08:51 (UTC)
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was wieder Lizenzkosten minimiert.
Die Lizenzkosten sind ja nur ein Bruchteil aller Kosten. Wie sehen denn die TCO aus?
Es macht auch einen Unterschied ob ein Linux Profi im Haus sitzt oder extern gebucht werden muss. Das kann dann richtig teuer werden.
Member: Remotedesktopverbindung
Remotedesktopverbindung Jan 30, 2023 at 15:12:06 (UTC)
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Zitat von @Looser27:

Moin,

ich habe Kerio knapp 10 Jahre als Mailserver betrieben. Für die 30 User von uns hat das zu jedem Zeitpunkt ausgereicht.
Lief immer unauffällig und die o.g. "Bugs" im Kerio kann ich nicht bestätigen.
Weiterer Vorteil: Kerio kann auch auf einer Linux Maschine betrieben werden, was wieder Lizenzkosten minimiert.

Gruß

Looser


Er läuft bei manchen gut, bei manchen nicht so gut. Wenn man im Kerio Forum schaut, wird man aber ziemlich viele Bugreports/Problembeschwerden sehen. Besonders nach den letzten paar Updates von 2022.

Vielleicht läuft es auf Linux einfach besser. /shrug

Außerdem ist er deutlich teurer geworden, glaube nicht das es sich noch groß lohnt.
Member: Looser27
Looser27 Jan 30, 2023 at 15:22:45 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:

was wieder Lizenzkosten minimiert.
Die Lizenzkosten sind ja nur ein Bruchteil aller Kosten. Wie sehen denn die TCO aus?
Es macht auch einen Unterschied ob ein Linux Profi im Haus sitzt oder extern gebucht werden muss. Das kann dann richtig teuer werden.

Es macht natürlich nur Sinn auf Linux zu setzen, wenn man das auch betreuen kann.....da bin ich ganz bei Dir.
Member: radiogugu
radiogugu Jan 31, 2023 at 07:36:10 (UTC)
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Zitat von @Remotedesktopverbindung:
Er läuft bei manchen gut, bei manchen nicht so gut. Wenn man im Kerio Forum schaut, wird man aber ziemlich viele Bugreports/Problembeschwerden sehen. Besonders nach den letzten paar Updates von 2022.

Das alleine ist aber noch kein Ausschlusskriterium.

Möchte behaupten, dass die Bugreports / Problembeschwerden in Microsoft Foren dem in nichts nachstehen. Aufgrund der Verbreitung von Exchange ist damit die Schwere der Probleme auf jeden Fall gravierender.

Das Hauptproblem ist einfach, dass man testen muss, was geht und was nicht. Man kann nicht einen Anforderungskatalog erstellen und damit loslaufen.

User müssen hier ins Boot geholt werden, vor allem Poweruser, welche entsprechend umfänglich Features verwenden. Eine Testgruppe zu erstellen und diese parallel arbeiten zu lassen ist meiner Ansicht nach der einzige Weg, um hier auf Alternativen-Suche zu gehen.

Gruß
Marc
Member: StefanKittel
StefanKittel Jan 31, 2023 at 18:53:42 (UTC)
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Zitat von @NordicMike:
Outlook ist keine gute Software
Es kommt darauf an. In Verbindung mit Exchange ist es perfekt...

Dann verwendest Du kein sMIME.
Mehrmals am Tag sagt Outlook einem, das er irgendeine Mail nicht verschlüsseln kann ohne Angabe von Gründen.
Auch mehrere Exchange-Konten sind nicht die Stärke von Outlook.

Stefan
Member: Platypus
Platypus Feb 01, 2023 at 12:43:42 (UTC)
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Hallo

wir standen letztes Jahr (Alternative Exchange/Outlook) vor dem selben Problem.
Größenordnung der Benutzer vergleichbar.

Entschieden haben wir uns für Kopano --> Z-Push und als Client Outllok (für die MS-Jünger) und den Kopano-Client.

würde ich auch so weiter empfehlen.

Grüße
Member: NordicMike
NordicMike Feb 02, 2023 at 01:29:27 (UTC)
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Ich arbeite ständig mit zwei Exchange Konten, unter Outlook (2 Rechner) sowie auf dem iPhone. Der Knackpunkt bei Outlook ist, dass man das Autodiscover vollständig verstehen muss, damit es mit mehreren Konten klappt, gerade, wenn der Rechner sich innerhalb der Domain eines der Konten befindet (SCP).

Microsoft hat sich keinen Gefallen getan die manuelle Konteneinrichtung abzuschaffen und vollständig auf Autodiscover zu wechseln. Hier geben die meisten User auf und wollen nicht in der Registry herum fummeln damit es endlich gut läuft.

Ich habe auch mehrmals Thunderbird ausprobiert (mit Exchange Konten). In den letzten 5 Jahren haben sie mehrmals die Methode gewechselt wie der Kalender eingebunden werden soll. Aktuell benötigt man zwei verschiedene Plugins dafür. Hat man es endlich geschafft einzurichten (schlimmer als bei Outlook), hört eines der Plugins nach Wochen ohne Grund und ohne Fehlermeldung auf einmal auf zu funktionieren / synchronisieren. Das merkt man jedoch man jedoch erst, wenn ein erstellter Termin nicht auf dem anderen Client erscheint, weil eine Fehlermeldung eben ausbleibt. In einer produktiven Büro Umgebung ein NoGo, zu Hause können sich die Nerds meinetwegen damit beschäftigen.

SMime läuft bei mir erst seit 1 Woche auf einem der beiden Rechnern, bisher noch keine Beanstandungen (toi, toi, toi)….
Member: jschneppe
jschneppe Feb 06, 2023 at 07:47:19 (UTC)
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Hallo,

warum lagerst du das Mailzeugs nicht einfach aus zu einem Hoster deiner Wahl?

Bei 30 Leuten würde ich da nicht lange überlegen (Kosten Nutzen)

Beste Grüße
Jürgen
Member: miscmike
miscmike Feb 06, 2023 at 08:21:20 (UTC)
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Hi zusammen,

ich empfehle Groupwise (früher Novell, jetzt microfocus).
Wie jede Novell Software hat diese die Eigenschaft : läuft einfach!

Groupwise hat Clients für Desktop und Webinterface, kann komplette Groupware und ist für meinen persönlichen Geschmack viel besser und übersichtlicher aufgebaut als Outlook. Das ist natürlich persönliche Geschmacksache.

Ich setze das selber seit mittlerweile 30 Jahren (!) ein und bin sehr froh darüber. Vor allem, wenn man mitverfolgt, welche Sicherheitslücken Exchange so mitbringt und Angriffe aushalten muss (oder auch nicht mehr).

Auch die Systemanforderungen und Preisgestaltung entsprechen nur einem Bruckteil eines Exchange/Outlook Systems.

Grüße

Mike
Member: sklchris
sklchris Feb 06, 2023 at 09:30:38 (UTC)
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Hallo Mike,
ich sehe das auch so wie Du - nur mein Problem ist, dass ich viele kleinere Firmen habe, mit 5 bis 10 Büromitarbeitern, und da will ich einfach keinen 2. Server dafür aufstellen.

MDaemon habe ich auch 2 Systeme am Laufen, aber wie Du sagst, das Frontend zickt, sobald der Kunde zb. ein weiteres Office 365 Exchange Konto hat, also gehts nur über IMAP gebastel. Und die 3 Jahreslizenz lässt das ganze dann auch nicht mehr so günstig aussehen.

Und habe jetzt auch wieder ein System, wo ich vom SBS umstellen muss, aber ich finde da keine "Königslösung". Und Office 365 oder Cloud, wenns der Kunde will ist es ok - ich halte halt nichts davon. Alleine schon weil bei uns an den meisten Standorten noch die Buschtrommelübertragungstechnik benützt wird.

Viele Grüße
Christian
Member: miscmike
miscmike Feb 06, 2023 at 09:46:15 (UTC)
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Bei Groupwise reicht als "Server" eine VM (2CPUs, 8-16GB RAM und HDD Platz je nach Mailaufkommen so ca. 50-100GB plus..).

Die Lizensierung läuft nach Endusern, den Groupwise-Server kriegt man dazu.

Grüße
Mike
Member: KGunder
KGunder Feb 06, 2023 at 10:39:27 (UTC)
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Zitat von @nachgefragt:

Was ist mit Tobit.Software und deren David?
https://tobit.software/

Der hauseigene Support soll aber überaus grottenschlecht sein, höflichst formuliert. Man sollte also einen guten Dienstleister ausfindig machen.

Wir setzen seit über 20 Jahren den Tobit ein (30 User, 1 TB Emails) und ja unsere Benutzer kommen damit gut zurecht. Nur leider sind die Prioritäten von Herrn Tobit nicht mehr bei der Weiterentwicklung von David bzw. der Zusammenarbeit mit den Händlern/Dienstleistern.
Member: NordicMike
NordicMike Feb 07, 2023 at 07:44:15 (UTC)
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dass ich viele kleinere Firmen habe, mit 5 bis 10 Büromitarbeitern, und da will ich einfach keinen 2. Server dafür aufstellen.
Es reicht doch ein Server für alle. Die Mandanten sehen sich dann untereinander nicht. Nur die Mitgleider eines Mandanten untereinander sehen sich, wenn es eine Groupware ist, die über IMAP hinaus geht.
Member: daywalker7911
daywalker7911 Oct 02, 2023 at 09:15:45 (UTC)
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Ich weiß der Beitrag ist schon etwas älter. Aber auch ich war für meinen Chef auf der Suche.
Elektriker, 15 Personen im Büro, 20 Elektriker unterwegs.
Ich habe antony - Die Groupware gefunden ( https://www.die-groupware.de gefunden )
Super Leistungsumfang: Beliebig viele Mailadressen und Domänen, Telefonerfassung und für uns ausschlaggebend eine eingebaute Projektverwaltung.
Alles steht auch mobil zur Verfügung.
Was etwas gewöhnungsbedürftig war, ist ein anderes Bedienkonzept - nach 2-3 Wochen hatten das aber alle drauf und möchten nie wieder was anderes nutzen face-smile
Member: nachgefragt
nachgefragt Oct 10, 2023 at 10:31:09 (UTC)
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Zitat von @daywalker7911:
Ich weiß der Beitrag ist schon etwas älter. Aber auch ich war für meinen Chef auf der Suche.
Elektriker, 15 Personen im Büro, 20 Elektriker unterwegs.
Ich werde mir mal die Lösung von Synology anschauen.
https://www.synology.com/de-de/dsm/packages/MailServer