Firmentelefonbuch auf Googleserver, DSGVO tauglich?

Mitglied: SemJon

SemJon (Level 1) - Jetzt verbinden

22.08.2019 um 11:55 Uhr, 1257 Aufrufe, 7 Kommentare, 3 Danke

Hallo Gemeinde,

Seit wir unsere Firmenhandys durch Smartphones ersetzen gibt es auch die Frage der Telefonbücher, die vorher auf den Simkarten oder Handy selbst gespeichert waren, und nun auf dem Androidgerät in der Google-Cloud gesichert werden.
Einerseits ist es schon bequem, wenn jedes Firmengerät mit dem selben Konto angemeldet ist, und ein Kollege auf der Baustelle eine Nummer von einem Kunden oder einer Kontaktperson einer anderen Firma bekommt, diese Nummer im Google-Konto speichert und gleichzeitig dem anderen Kollegen zur Verfügung stellt, der die Aufgaben im Urlaubsfall/Krankheitsfall übernimmt. Auf diese Weise arbeiten alle Mitarbeiter mit dem selben Pool von Telefonnummern, die auch aktualisiert und erweitert werden können, und so keine Differenzen mehr zwischen zwei Kollegen haben. Bequem ist auch die Überprüfung und Bereinigung alter Nummern über den PC.

Jetzt ist natürlich die Frage, ob die Daten von Personen, die auf einem ausländischen Server gespeichert werden (z.B. Google, USA) so konform sind, dass sie die nächste Überprüfung des kommunalen Prüfungsverbandes stand halten. Eigentlich gehts mir jetzt weniger um die rechtliche Frage sondern mehr um eine eigene Lösung. Aber rechtliche Infos wären auch interessant zu wissen.
Da wird unsere Daten gerne im eigenen Haus behalten wollen, geht meine Frage mehr dahin, ob es schon eine Lösung gibt, wo wir unsere eigenen Server als Cloud für Telefonbücher bereitstellen können, und bei der Auswahl am Smartphone neben Sim, Gerät und Google auch die eigene Cloud angeben können.

Klar könnte man nun sagen, die Telefonnummer seien jetzt nicht so tragisch, da auch jeder Amerikaner oder Russe etc einfach über dasoertliche_de oder dastelefonbuch_de die Nummern abfragen kann, und Google meist noch die Adressen dazu ergänzt, aber im firmeneigenen Telefonbuch sind halt doch einige Handynummern und Durchwahlen drin, die über Google nicht zu finden sind.

Also Ziel ist: entweder eine inländische, deutsche Standort-Lösung, oder eine firmeninterne Server/Cloud-Lösung für Telefonbücher für Smartphones.

Ich wäre dankbar für ein paar Ideen oder Vorschläge.
Mitglied: killtec
22.08.2019 um 12:07 Uhr
Hi,
wie sieht es mit Mails aus?
Wir haben hier ein eigenes Mailsystem und können auch Global die Adressen zur Verfügung stellen.
So etwas kannst du mit z.B. Exchange von MS oder David von Tobit machen.

Da hast du das Zeug dann bei dir im Haus.

Gruß
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Mitglied: ukulele-7
22.08.2019, aktualisiert um 13:33 Uhr
Du sagst rechtliches sei zwar interessant aber das wäre nicht deine Hauptfrage. Sollte es aber sein wenn du im Titel nach der DSGVO gehst.

Nach der DSGVO würde ich sagen: Keine personenbezogenen Daten (egal ob Telefonnummer oder sonstwas, ist egal) in einer Cloud mit der ich nicht einen angemessenen Auftragsverarbeitungsvertrag habe. Erfolgt die Übermittlung in einen Drittstaat (der Fall) dann stellt sich die große Frage: Sind die USA hier vertrauenswürdig? Ich sehe das eher kritisch, in jedem Fall würde ich dieser Frage großen Wert beimessen denn von ihr hängt ab ob ihr eure jetzige Lösung überhaupt DSGVO-konform betreiben könnt.

Technisch ist es schöner auf die "Fremd"-Cloud zu verzichten. Ich verteile auch Kontakte über Exchange, das geht auch ohne Google. Ich synchronisiere allerdings noch aus der SQL DB eines CRMs, das geht meines Wissens nach nicht mit Exchange Bordmitteln.
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Mitglied: SemJon
22.08.2019 um 14:50 Uhr
Also um die Mails geht es weniger, da unsere Außendienstler am Bau weniger Mails schreiben, sondern eher mit Lieferanten und Kunden telefonieren. Da gehts primär um die Verwaltung der Telefonnummern.

Du hast Recht, dass die rechtlichen Belange zwecks DSGVO anfangs geklärt sein sollten. Aber da keiner von uns so richtig den Amis vertraut, wollen wir schon in gewisserweise vorbeugen, und eigene Mittel in Betracht ziehen.

Ein Exchange-System von Microsoft kommt erst mal nicht in Frage, da der Kosten-Nutzen-Faktor für 17 Computerarbeitsplätze nicht wirklich angemessen ist.
Aber mir ist eingefallen, dass wir ein eigenens Mail-System mit Zimbra haben, wo auch Kontakte gespeichert werden können.
Wenn ich hier jetzt ein separaten Account dafür einrichten würde, müsste ich die Kontaktliste nur noch mit dem Handy verbinden und als Quelle für das Telefonbuch auswählen können. Tatsächlich hab ich auf den ersten Blick eine kostenpflichtige Zimbra-App für Kontakte im Play-Store gefunden. (ZCard: Zimbra Contacts Sync)
Auch die ownCloud-Idee fällt mir noch ein, die ich mir mal genauer anschauen werde. Aber euch Schubs bringt mich schon auf eine Richtung. Danke erstmal.
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Mitglied: IceAge
22.08.2019 um 15:09 Uhr
Hallo Zusammen,

wir organsieren sämtliche Kontaktdaten/Notizen/Dokumente per nextcloud (owncloud fork) auf einem kleinen Server der von außen nur per VPN angebunden ist. Flott eingerichtet, sehr stabil und ihr seit selber Herr eurer Daten.

Grüße I.
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Mitglied: SachsenHessi
22.08.2019 um 15:27 Uhr
Hallo,
Gegenfrage, was habt Ihr als Mailsystem ?
LG
SH
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Mitglied: ZERRRROOOO
22.08.2019 um 16:21 Uhr
Hallo Zusammen,

wir nutzen auch einen Exchage Server, hiermit kann man alle Kontakte über Outlook ganz entspannt den Kollegen zuweisen oder halt allen Kollegen geben.

LG
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Mitglied: ukulele-7
22.08.2019 um 17:19 Uhr
Grundsätzlich ist Kontaktverwaltung eine Fähigkeit der meisten Mailsysteme und je nach Mailserver wirds vermutlich einen Weg geben ein Mobilgerät damit zu syncen. Exchange ist da sicher nicht alleine. Vielleicht kannst du ein Zimbra Account auch einfach so unter Android syncen, ohne teure Client App.
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