How to Homeoffice-Logistik?

Und wenn sie es nicht gemacht haben, müssen sie für passende verpackung sorgen und ggf transportschäden tragen!

lks

Nunja du kannst sie dazu verpflichten, ob du sie dafür auch zur Kasse bitten kannst wage ich zu bezweifeln. Wenn ich auf der Arbeit Mist baue muss ich dem Chef ja auch keinen Schadenersatz leisten.

Wenn ihr aber Mitarbeiter in ganz DE habt, wie lief das dann vorher ab? Sind die jeden Tag in die Firma gekommen? Die meisten Unternehmen haben ja so eine regelmäige Anweisenheitspflicht, einmal die Woche oder so.

Dann hast du Glück, wenn Du bei grober fahlässigkeit nicht zahlen mußt. Normalerweise ist das grobe Fahrlässigkeit, wenn du nicht ordentlich verpackst, obwohl Du dazu angewiesen wurdest. Und i.d.R. muß man für grobe Fahrlässigkeit gegenüber seinem Betrieb geradestehen (ianal!).

lks

oder das eigene Lager verschickt Notebook-Displays im A4 Briefumschlag (nein, dass ist kein Scherz) ...

Die Regelung mit dem "Karton aufbewahren" haben wir ebenfalls, funktioniert auch gut. Egal was ist, das Altgerät muss zurück zu uns, ansonsten hat man ganz schnell "viele Defekte" Geräte .

Ganz einfach: Das macht die HR. Die sind für sowas verantwortlich.

IT kümmert sich um die IT.
Der Rest ist ein Personelles Problem und damit von der HR zu bearbeiten.
Die dürfen sich dann auch mit dem Versand unterhalten, das die denen das Zeug zukommen lassen das die da brauchen.

Oder organisiert ihr auch den Anwalt, wenn ein ehemaliger seine Sachen nicht zurück schicken will? Eher nicht.

Ich habe nicht von grober Fahrlässigkeit gesprochen sondern von alltäglichen Fehlern. Wenn ein Mitarbeiter oder seine Familie aus versehen eine Verpackung weg schmeißt und der Mitarbeiter sich weigert bei seiner Entlassung für Verpackung zu bezahlen möchte ich sehen welcher Anwalt vorm Arbeitsgericht da grobe Fahrlässigkeit draus konstruiert.

Das muss man bereits bei der Übergabe regeln. Zusätzlich noch gleich eine Betriebsverenbarung.
Mitarbeiter verpflichtet sich die überlassenen Geräte bei Ausscheiden (whatever) mit allem Zubehör ordentlich verpackt an das Unternehmen zurück zu senden. Idealerweise sollen sie dazu die Originalverpackung verwenden.
Bei bereits ausgegebenen Geräten würde ich persönlich jetzt Leerverpackungen rausschicken, damit es nicht heißt, die haben nix mehr und wussten auch von nix.
Und da gehört dann auch gleich die Regelung für die Versandkosten abgehandelt. Wer muss was wann tragen. Und natürlich auch die Konsequenzen. Was passiert, wenn etwas fehlt oder in einem nicht erwarteten Zustand zurückgeschickt wird.

Und da muss dann tatsächlich die Personalabteilung mit ins Boot geholt werden. Denn die Übergabeprotokolle und Übersichtslisten sind in der Personalakte.

k.

Also das Thema hatten wir bereits mehrfach:

Zum Ersten Punk mit dem zu Kasse bitten wenn etwas passiert. hier ist es wie @ukulele-7 schon sagt. Das wird schwierig. Es gibt schlaue HR Mitarbeiter oder Firmenchefs die meinen das die ausgeschiedenen MA erst ihr letztes Gehalt bekommen wenn alles zurück ist oder oder. Sozusagen als Pfand. Nun hier hat das Arbeitsgericht schon klare Urteile geesprochen das sowas nicht rechtens ist. Also hat der Arbeitgeber einen auf den Deckel bekommen und muss sogar entstandenen Schaden ( Mahgebühren / Rücklastschriften etc ) ausgleichen bzw. bezahlen. Gehlt hat mit dem Werkzeug / IT Equip. / Unterlagen etc. nichts zu tun. Gehalt ist zu zahlen. Punk. Ein pausch. Einbehalt ist auch nicht zulässig. Also hierüber dem MA was in "Rechnung" stellen ist also schon mal nicht möglich. Bzw. kann der MA ja das Zeug erst zurück schicken wenn er "fertig" ist bzw. zum Monatsende und somit steht ihm das Gehalt zu.

Das mit dem verpflichten das die Umverpackung aufbewahrt werden muss kann man machen aber hier ist es auch so das der AG sich dann an den Kosten der Lagerung beteiligen muss. Der AG hat ja dafür zu sorgen das du deine Arbeit machen kannst. Du als AG musst also die notwendigen "Werkzeuge" zum Mitarbeiter bekommen.
Wenn der MA dann austritt muss er diese freilich wieder zurücksenden, und zwar in einer "angemessenen" Verpackung.
Was jetzt angemessen ist oder nicht ist so eine Sache. Hier streiten sich die gelehrten. Wir bekommen z.B. unsere Notebooks nur im Karton also der eigentlicher Laptop ist der Versandkarton. Geht in 97% der Fälle gut.
Wir versenden dann auch genau so weiter. Wenn der MA den Laptop jetzt beim zurücksenden nur mit Zeitungspapier im Schuhkarton zurücksendet und die Post das Paket angenommen hat gilt die Verpackung als geeignet. Damit stehtst du als AG dann wieder da.....
Die Post als Versanddienstleister hat in Ihren AGB festgelegt was eine geeignete Verpackung ist und was nicht.

Und je nach dem wie die Rechtslage ist geht mit der Abgabe der Pakete teilweise das Versandrisiko auf den Empfänger über.
Das ganze ist ein nicht zu unterschätzendes Thema. Alleine die Diskussionen die wir schon geführt haben weit etwas gefehlt hat. Oh welche Dramen sich da wegen einem Notebook Netzteil schon abgespielt haben. Die Diskussionsrunde mit 5 MA war teurer als das Netzteil. Kollege und ich haben dann jeder 10 Euro auf den Tisch geworfen und haben uns dann mit den Worten " Wir gehen dann mal für euch mitarbeiten während ihr das hier ausdiskutiert.

Ich habe jetzt nicht viel Erfahrung weil unsere Mitarbeiter schon ab und zu rein kommen aber eigentlich klappt das mit der Hardware immer ganz gut und ich würde mir nicht zuviel Gedanken um Rahmenvereinbarungen machen. Wenn mal eine Verpackung verloren geht dann ist das schade aber den Gegenwert in Rechnung stellen verursacht vermutlich mehr Kosten als das es irgendwem nutzt.

Ich muss nur sagen das unsere Doku (Inventar) etwas lasch gehandhabt wurde und ich nicht immer weiß welches Gerät wo steht. In einem Fall habe ich grade wieder ein Foto vom Rechnernamen des Terminal Serrvers bekommen *Facepalm*, also besser immer Seriennummern etc. notieren.

Moin,
Schwieriges Thema...
Zu Zeiten als Homeoffice angeordnet war, kümmerte sich die Firma um die Logistik.

Zu Zeiten nun, da MAs den Wunsch nach HO haben, kümmern sie sich um die Logistik. Alte Geräte müssen zur Firma zurück.
Gern geschehen.

Es ist ja auch immer die Frage was die MA an Hardware brauchen und ob diese in DE / EU verteilt sitzen oder eben nicht.

Bei einem meiner nebenbei Kunden haben wir das ganze derzeit mit Intune Autopilot und Hardware direkt zum Mitarbeiter schicken gelößt. Bei den Monitoren gilt folgende Regel: Kauf dir zwei die dir gefallen bis zu 200 Euro OHNE Rücksendung bei unbefristeten oder 2 Jahresverträgen
( Jahresverträge nur 1 Monitor ). Ab 201 Euro dann die Pflicht die Monitore zurückzusenden. Ist für den AG günstiger als die alten 2 bis 3/4 Jahre alten Monitore zurückzunehmen. Da überschreitet teilweise der versand der Monitore den Restwert der Gegenstände. Notebooks oder Thinclients ( ja manche bekommen nur einen Thinclient und einen VPN Router, bzw. einen Thin Notebook ) müssen zurückgeschickt werden das gebietet sich schon alleine aus Datenschutzgründen.
Die Alternative ist das die Geräte via MDM resetet werden und der / die MA dann die Notebooks gemäß Zeitwert abkaufen können ( Reset durch Intune funktioniert ganz gut - Bedenken von Datenresten welche wiederherstellbar sind ist eher selten da alles SSD´s und der Datenschutz hat sein OK gegeben

Die 200 Euro sind jetzt aber eine selbst gesetze Grenze, das kann ja jeder halten wie er will. Oder habt ihr euch an irgendeiner Regelung orientiert?

Das war damals irgendwie die Regelung "Geringfügiges Wirtschaftsgut" vor Corona.
Der Betrag muss also nicht "abgeschrieben" werden über X Jahre.
Ich meine irgendwie so war das

• Bis 250€ sofort abschreibbar
• bis 800 euro darf man entscheiden, ob man sofort abschreibt oder mit anderen Wirtschaftgütern einen (Pool) bildet, das man dann über einen zeitraum abschreibt.
• Bis 1000 entweder Pool oder regelabschreibung
• Ab 1000 regelabschreibung (je nach normaler Nutzungsdauer von 1 jahr bis 10 Jahre).

lks

PS: Bin kein Steuerberater, aber die Werte sollte man trotzdem wissen, wenn man etwas für den Betrieb anschafft.

Ja die Zahlen kommen mir jetzt bekannt vor Das waren daher dann 200 Euro je Monitor so das wir dann gesamt irgendwie inkl. Versand und co komplett bei ca. 800 Euro waren.

Aber hat sich das nicht erhöht wegen Corona ? Da war ja irgendwas meine ich

Ergänzend noch: Es geht um Brutto-Werte. Und dann kann man sich noch mehr oder weniger überlegen ob man Monitor und PC zusammen aktiviert weil der PC ist auf jeden Fall selbstständig nutzbar und beide werden ja auch nicht unbedingt immer zusammen betrieben. Ob ein einzelner Monitor jetzt selbstständig nutzbar ist (Voraussetzung für GWG), darüber kann man sich natürlich streiten, ich glaube aber nicht das das Fianzamt das jemals anmeckern würde.

Wie läuft es den bei euch konkret ab?

Ihr schickt den (EX)-Mitarbeitern Schachteln zu, wie sehen diese Schachteln aus?
1.) Es ist teilweise WIRKLICH ein Problem einen Artikel wieder in die Originalverpackung zu bekommen, sowas kann den Mitarbeitern schon Probleme machen. Wenn es keine Originalverpackung ist, dann sollte auch noch geeignetes Füllmaterial mit. Ob die Mitarbeiter dann überhaupt passendes Paketklebeband haben ist dann auch die Frage. Auch müsste man mal schauen, warum es zu Transportschäden kommt?
2.) Der Monitor muss evtl. erst zerlegt werden, evtl. hat damals der Partner vom Mitarbeiter den Monitor vor 3 Jahren zusammengebaut. Wäre evtl. auch eine Schritt für Schritt Anleitung gut. Wie gesagt, die Teile dann teilweise richtig in der Originalverpackung zu platzieren.... Weiß der Mitarbeiter, wo und wie man den Standfuß abschrauben kann?
3.) Dann werden evtl. wirklich mal Netzteile vergessen, eine kurze Checkliste wäre hier auch gut.

Es ist irgendwie total erwartbar, dass ein Ex-Mitarbeiter evtl. nicht die Zeit aufwendet um etwas ordentlich zu verpacken. Wenn man etwas ordentlich verpackt, dann ist man schon mal >30 Minuten oder mehrere Stunden beschäftigt. Je nachdem ob man überhaupt die passenden Verpackungsmittel vor Ort hat. Klare Anweisungen und möglichst einfach sollte es sein.

Man kann und sollte es natürlich alles schriftlich Regel, aber wenn man dann den Mitarbeiter zu dem Zeitpunkt nicht noch mal dran erinnert, dass er vor 3 Jahren was unterschrieben hat was jetzt im Schrank bei seinem Arbeitsvertrag liegt. Schriftlich ist gut, aber sowas ist dann dumm. Auch, dass der Mitarbeiter dann mehrere Jahre den Karton von zwei Monitoren + PC aufhebt.... Bei sowas greife ich mir auch an den Kopf. Da ist es schon gut, dass ihr die "Schachteln" zuschickt. Wobei "Schachteln" auch so klingt, als wären es keine geeigneten Transportverpackungen?

Ich würde erstmal den Prozess an sich hinterfragen, ob man etwas besser einfacher/gestalten kann bzw. wo die Probleme liegen. Die Transportschäden passieren ja nicht ohne Grund. Wenn man den Leuten Schachteln zuschickt, dann sollte direkt beim Öffnen schon mal eine idiotensichere Anleitung Checkliste ins Auge springen. Am besten auch noch auf farbigen Papier, weil im Homeoffice ist dann während des Packvorganges vmtl. auch totales Chaos beim Mitarbeiter. Es fängt auch schon bei der Einstellung an, dass man dem Mitarbeiter nur Sachen schickt die er benötigt. Wenn ein Mitarbeiter verstirbt, ist dann eine Dritte Person in der Lage zu sagen welche Gegenstände euch gehörten und welche nicht? Aufkleber an den Gegenständen wären auch nicht schlecht, evtl. auch wenn es mal zu Diebstahl beim Mitarbeiter kommt.

Ich denke mal das der Aufwand je nach dem was denn zurück geschickt werden muss oder soll eben auch dem Wert entsprechend muss.
Ich meine klar alles wo Daten drauf sind muss zurück. Da machen wir z.B. nur eine Außnahmen wenn es Notebooks mit Intune und SSD sind. Handys müssen zurück die kann der User nicht "rauskaufen".

Teilweise muss man sich aber auch fragen was da noch an Wert vohanden ist und ob man das Zeug überhaupt nochmal einsetzten kann. Was will man denn mit einem Monitor der 5 Jahre bei irgendeinem Kette Rauchend Entwickler mit 20 Katzen im Büro/Küche gestanden hat. Bis das Ding sauber ist kannst dafür einen neuen kaufen.

Bezüglich der Verpackungen hanhaben wir das so wenn der Mitarbeiter keine hat:
Entweder haben wir noch einen passenden Karton ( Geräteverpackung ) inkl. paasenden Versandkarton rumliegen welchen wir zusenden oder er bekommt von uns eine Versandkiste mit Füllmaterial zugesendet damit er dann sein Notebook / Docking und co zurücksenden kann. Wenn noch was an Füllmaterial fehlt dann soll er Zewa / Zeitungspapier oder was auch immer er zur Hand hat verwenden. In der Pendelverpackung liegt dann auch eine Anleitung dabei und natürlich der Rücksendeschein.
Monitore und co wollen wir nicht zurück weil der Aufwand einfach zu groß ist das Zeug zu verwalten. Wenn ich da ca. 30 Min. gesamt ( also der Komplette Vorgang ) mit beschäftigt bin kann ich mir bei zwei Monitoren auch gleich neue kaufen. gut ich muss dazu sagen das wir auch einen eignen Bestellkatalog haben in dem eben nicht alles drinne ist bzw. bis jeweils 200 Euro sich die MA eh einen Monitor kaufen können den sie wollen. Ist der Monitor teurer müssen Sie eben den Rest drauflegen oder alternativ sich einen / zwei Monitore aus dem Shop aussuchen. Nein die viel nachgefragten 50 Zoll Curved Widescreens haben wir da nicht drinne Das wird alleine schon schwierig mit dem HINversand. An den Rückversand will ich da garnicht erst denken.......

In der Regel ist es bei uns so......
Der Abteilungsleiter stellt den MA ein und macht eine Meldung an die IT.
Wir bereiten dann das Notebook vor ( hier hat der MA keine Wahl weil Vorgabe durch den Abteilungsleiter ) und suchen dann die passende Docking raus oder wir bestellen das Gerät direkt im Shop und es wird dann direkt zum Mitarbeiter ins HO geliefert. Je nach dem was ausgemacht wurde. Durch Intune wird dann die Konfig und das Deployment erledigt.

So also hat der MA nun seinen Laptop und kann also erst mal arbeiten. Anschließend hat der MA die Chance sich einen Wunschmonitor im Shop auszusuchen ( Begrenzte Modelle/ Größe / Alles DELL oder HP ) wenn Ihm hier aber nix gefällt so kann der Abteilungsleiter das OK geben das er sich selber einen bestellt ( bis max 200 Euro gegen Kostenübernahme je Monitor - Max Zwei je MA ). Hier sind wir also auch aus dem Thema Versand raus.

Wenn der MA dann irgendwann aus dem Unternehmen austritt so wird er ca. 4 Wochen vorher aufgefordert das er am ENDE seines letzten Arbeitstages das Notebook und Mobiltelefon zurücksenden muss. Nimmt der MA noch seinen Resturlaub so zählt der LETZTE Tag vor seinem Urlaub. Der Ma hat auch damals bei Einstellung unterschreiben das er das Zeug zurücksenden muss. Steht auch im Übergabeprotokoll drin was er UNTERSCHRIEBEN zurücksenden muss. Bekommen wir das Protokoll nicht so werden die Geräte gesperrt. Spätestens wenn das mit dem Handy 1 mal gemacht wurde komme die Protokolle zurpck
Im Falle des Austritts hat er max. 6 Wochen Zeit ( je nach dem wie viel Urlaub / Überstunden etc ) das Zeug zurückzusenden. Ist zwei Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nix hier angekommen und wir haben keinen Nachweis das etwas versendet wurde so stellen wir die Geräte in Rechnung. Wir im Schreiben was der MA bekommt 4 Wochen vor Ende nochmals deutlich erwähnt. Ich weiß das das schwierig umzusetzen sein wird aber in 98% der Fälle reicht die Androhung aus. Und er bekommt das NICHT vom Gehalt abgezogen was das ganze dann auch auf der Sicheren Seite macht.

So wenn der MA sich dann meldet weil "Keine Versand Kartons" dann bekommt er eine von uns zugesendet. Wir wissen ja wie groß die Dinger sind weil es Standards gibt. Das Schicken wir Ihm dann zu. Er packt dann alles ein und sendet alles zurück.

Für den Fall gibts Transportversicherung.

Auszug aus der Website DHL:

Schutz beim Versand hochwertiger Pakete
Erhöhtes Sicherheitslevel durch Versicherung bis 2.500 bzw. 25.000 EUR
Entschädigung bei Verlust oder Beschädigung - selbst wenn DHL kein Verschulden trifft.

Wo besteht da Problem?

Wir haben Kunde der hat seine Mitarbeiter in ganz Europa verteilt.
Neue Geräte (Laptop) werden da per Paketdienst zugesendet.
Im Servicefall oder beim Auscheiden kommen die zurück.
Wenn es Vertraglich nicht festgelegt ist, kannst keinen Schaden geltend machen.
Wie definiert dann Unternehmer einen Schaden? Gutachten erstellen ?
Das wäre ein Highlight für manche Unternehmer.