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Ich suche eine Workflow Lösung - Projektmanagement-Dateiablage-FAQ
Hallo zusammen,
wir haben leider schon viel versucht und eben soviel wieder verworfen (daher auch der längere Text)
Gesucht wird:
Software zur Projetverwaltung incl. Dateiablage, Verschlüsselung und Wissensdatenbank FAQ
2-4 Administratoren
Workflow von Projekten:
Projekt wird Kanban basierend in Microsoft Teams (Task Planer) erstellt incl. Zuweisung zu Mitarbeitern
Projektfortschritte werden ebenfalls in Teams Dokumentiert
Änderungen werden automatisch per Mail an die entsprechenden Mitarbeiter gesendet
Angbeote/Preise zu den Projekten werden in Dropbox hinterlegt und und mit Boxcryptor zusätzlich verschlüsselt
E-Mail Kommunikation zum Projekt erfolgt über Outlook wird aber (bisher) nicht integriert
Workflow Mitarbeitersupport:
Annahme der Fehler per Telefon (Ticket System ohne Akzeptanz bei Mitarbeitern)
Dokumentation bei "nicht täglichen Fehlern" in Evernote für Teams
Supportinfos von Herstellern oder Internet Quellen/Links werden per WebClipping oder E-Mail Integration in Evernote abgelegt
Es fehlt eine workflowübergreifende Funktionalität der Dateiablage/Verschlüsselung/"Ticketbearbeitung"/Suchfunktion.
Derzeitige Software im Einsatz:
- Microsoft Teams (Task Planer) für das Projekt- Aufgabenmanagement (Kanban) ähnlich Trello (sehr zufrieden)
- Evernote für Teams für Dokus/Howto's/Admin FAQ (eher flache Struktur, Integration verschlüsselte Dateiablage eher suboptimal)
- Dropbox für Teams (Dateiablage und Vertragsmanagement in Kombination mit Boxcryptor)
- Boxcryptor (Verschlüsselung bei abgelegten Datein mit sensiblen Daten)
An sich sind die Lösungen allesamt für sich gut, der Workflow ist aber schlecht (programmübergreifende Suche, Suche in Dateiablage, Suche nach Mitarbeiterfehlern usw.)
Um das oben beschriebene zu optimieren suchen wir eine übergreifende Lösung
1.) Teamfähige Lösung - auch wenn nur für 2-4 User (Administration von Nutzern und Rechten)
2.) Projekt - Aufgabenmanagement Kanban basierend
3.) Integrierte Dateiablage (Cloud)
4.) Dokuemntationsmöglichkeit (FAQ) mit entsprechendne Suchfunktionen und z.B. E-Mail/Scan/Web-Clipping Funktionen
5.) Verschlüsselungsmöglichkeit sowohl von Dateien als auch FAQ Seiten mit sensiblen Daten
6.) "Möglichst" nicht nur Cloud App, sondern auch Möglichkeit der lokalen Installation
7.) Server DSGVO konform
8.) Lokale Backupmöglichkeit
ggf. auch weiterhin Nutzung von Dropbox und Boxcryptor, dies muss dann aber komplett integrierbar sein. Evernote würden wir gerne ablösen.
Es wird ein Program "out of the box" gesucht bzw. ein Program mit entsprechenden Möglichkeiten, Erweiterungen zu integrieren.
Die Kosten sollten sich im "Rahmen" halten (Mittelstand).
Das System muss auf allen gängigen Plattformen eingesetzt werden können (WIndows/OSX/IOS)
Mögliche Kandidaten?
Teams
Trello
Asana
Meistertask
Zendesk
Boxcryptor
evtl. ganz andere Richtung????
Da das Testen der jeweiligen Lösungen sehr zeitaufwändig ist, hoffe ich darauf, das von Euch jemand ähnhliche Anforderungen hatte und evtl. eine Lösung gefunden hat (ggf. auch mit abstrichen).
Danke vorab für jeden Tipp
Andreas
wir haben leider schon viel versucht und eben soviel wieder verworfen (daher auch der längere Text)
Gesucht wird:
Software zur Projetverwaltung incl. Dateiablage, Verschlüsselung und Wissensdatenbank FAQ
2-4 Administratoren
Workflow von Projekten:
Projekt wird Kanban basierend in Microsoft Teams (Task Planer) erstellt incl. Zuweisung zu Mitarbeitern
Projektfortschritte werden ebenfalls in Teams Dokumentiert
Änderungen werden automatisch per Mail an die entsprechenden Mitarbeiter gesendet
Angbeote/Preise zu den Projekten werden in Dropbox hinterlegt und und mit Boxcryptor zusätzlich verschlüsselt
E-Mail Kommunikation zum Projekt erfolgt über Outlook wird aber (bisher) nicht integriert
Workflow Mitarbeitersupport:
Annahme der Fehler per Telefon (Ticket System ohne Akzeptanz bei Mitarbeitern)
Dokumentation bei "nicht täglichen Fehlern" in Evernote für Teams
Supportinfos von Herstellern oder Internet Quellen/Links werden per WebClipping oder E-Mail Integration in Evernote abgelegt
Es fehlt eine workflowübergreifende Funktionalität der Dateiablage/Verschlüsselung/"Ticketbearbeitung"/Suchfunktion.
Derzeitige Software im Einsatz:
- Microsoft Teams (Task Planer) für das Projekt- Aufgabenmanagement (Kanban) ähnlich Trello (sehr zufrieden)
- Evernote für Teams für Dokus/Howto's/Admin FAQ (eher flache Struktur, Integration verschlüsselte Dateiablage eher suboptimal)
- Dropbox für Teams (Dateiablage und Vertragsmanagement in Kombination mit Boxcryptor)
- Boxcryptor (Verschlüsselung bei abgelegten Datein mit sensiblen Daten)
An sich sind die Lösungen allesamt für sich gut, der Workflow ist aber schlecht (programmübergreifende Suche, Suche in Dateiablage, Suche nach Mitarbeiterfehlern usw.)
Um das oben beschriebene zu optimieren suchen wir eine übergreifende Lösung
1.) Teamfähige Lösung - auch wenn nur für 2-4 User (Administration von Nutzern und Rechten)
2.) Projekt - Aufgabenmanagement Kanban basierend
3.) Integrierte Dateiablage (Cloud)
4.) Dokuemntationsmöglichkeit (FAQ) mit entsprechendne Suchfunktionen und z.B. E-Mail/Scan/Web-Clipping Funktionen
5.) Verschlüsselungsmöglichkeit sowohl von Dateien als auch FAQ Seiten mit sensiblen Daten
6.) "Möglichst" nicht nur Cloud App, sondern auch Möglichkeit der lokalen Installation
7.) Server DSGVO konform
8.) Lokale Backupmöglichkeit
ggf. auch weiterhin Nutzung von Dropbox und Boxcryptor, dies muss dann aber komplett integrierbar sein. Evernote würden wir gerne ablösen.
Es wird ein Program "out of the box" gesucht bzw. ein Program mit entsprechenden Möglichkeiten, Erweiterungen zu integrieren.
Die Kosten sollten sich im "Rahmen" halten (Mittelstand).
Das System muss auf allen gängigen Plattformen eingesetzt werden können (WIndows/OSX/IOS)
Mögliche Kandidaten?
Teams
Trello
Asana
Meistertask
Zendesk
Boxcryptor
evtl. ganz andere Richtung????
Da das Testen der jeweiligen Lösungen sehr zeitaufwändig ist, hoffe ich darauf, das von Euch jemand ähnhliche Anforderungen hatte und evtl. eine Lösung gefunden hat (ggf. auch mit abstrichen).
Danke vorab für jeden Tipp
Andreas
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Ausgedruckt am: 25.11.2024 um 23:11 Uhr
3 Kommentare
Neuester Kommentar
Es würde mich wundern, wenn Du eine Lösung findest, die alle Deine Anforderungen abbildet.
Eine DSGVO-on-premises-Lösung für Projektmanagement in Form von Kanban-Boards gibt es u.a. bei OpenProject: https://www.openproject.org/. Eventuell auch bei LeanTime https://leantime.io/
Bei 100%iger DSGVO-Einhaltung kommen aus meiner Sicht so gut wie keine Web-Angebote in Frage, denn die nutzen fast immer Amazons Server, alternativ Microsofts Server. Beides US-Unternehmen und damit anfällig für Cloud Act und FISA. Das betrifft weitestgehend auch Teams und Trello (nur zur Info
)
Als Wiki-System könnte man Bluespice nehmen: https://bluespice.com/. Oder ein heftig angepasstes Drupal: https://drupal-wiki.com/alternative-zu-atlassian-confluence/. Manche nehmen auch XWiki: https://www.xwiki.org/
Oder Tiki Wiki: https://doc.tiki.org/Wiki
Backupmöglichkeit ist bei on-premises gegeben.
Verschlüsselnde Datenablage ist schwierig. Ich würde nextCloud + Cryptomator (wie Boxcryptor, nur für umme) nehmen.
Eine DSGVO-on-premises-Lösung für Projektmanagement in Form von Kanban-Boards gibt es u.a. bei OpenProject: https://www.openproject.org/. Eventuell auch bei LeanTime https://leantime.io/
Bei 100%iger DSGVO-Einhaltung kommen aus meiner Sicht so gut wie keine Web-Angebote in Frage, denn die nutzen fast immer Amazons Server, alternativ Microsofts Server. Beides US-Unternehmen und damit anfällig für Cloud Act und FISA. Das betrifft weitestgehend auch Teams und Trello (nur zur Info
)Als Wiki-System könnte man Bluespice nehmen: https://bluespice.com/. Oder ein heftig angepasstes Drupal: https://drupal-wiki.com/alternative-zu-atlassian-confluence/. Manche nehmen auch XWiki: https://www.xwiki.org/
Oder Tiki Wiki: https://doc.tiki.org/Wiki
Backupmöglichkeit ist bei on-premises gegeben.
Verschlüsselnde Datenablage ist schwierig. Ich würde nextCloud + Cryptomator (wie Boxcryptor, nur für umme) nehmen.
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@137960
Spooky, schaue mir seit 2 Stunden die Möglichkeiten von nextcloud an, sehe das auch am ehesten als Lösung, müsste nur noch mal prüfen, was z.B. Deck so kann und welcher Pflegeaufwand dahinter steckt.
Ich hatte es selber mal aus Neugier privat auf einem NAS getestet, das gefiel mir damals recht gut.
Danke für den Tipp, werde mal schauen wie es unter Nextcloud geht.
Welche Programme würdest Du dazu empfehlen
Kanban/Projektmanagement = Deck?
Verschlüsselung = cryptomator/Boxcryptor
Wiki/FAQ = ???
Hardware = NAS oder doch VM?
Danke vorab
Andreas
Spooky, schaue mir seit 2 Stunden die Möglichkeiten von nextcloud an, sehe das auch am ehesten als Lösung, müsste nur noch mal prüfen, was z.B. Deck so kann und welcher Pflegeaufwand dahinter steckt.
Ich hatte es selber mal aus Neugier privat auf einem NAS getestet, das gefiel mir damals recht gut.
Danke für den Tipp, werde mal schauen wie es unter Nextcloud geht.
Welche Programme würdest Du dazu empfehlen
Kanban/Projektmanagement = Deck?
Verschlüsselung = cryptomator/Boxcryptor
Wiki/FAQ = ???
Hardware = NAS oder doch VM?
Danke vorab
Andreas
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Für's Kanban würde ich OpenProject nehmen. Wenn DSGVO nur teilweise wichtig ist, dann Jira Cloud ("Starter-Paket" ist bis zu 10 User kostenlos, hat aber Einschränkungen).
Für die Verschlüsselung ganz klar Cryptomator. Ist kostenlos und plattformübergreifend.
Für ein Wiki kommt's drauf an, was diejenigen bevorzugen, die es nutzen. Wenn's möglichst ohne Lesen von Anleitungen gehen soll, dann (Cloud) Confluence. Da braucht man auch nicht mehr viel konfigurieren.
Ansonsten vielleicht Bluespice.
Ein entsprechend ausgestattetes NAS unterstützt auch Container und VMs, d.h. dass man unabhängig vom Speicherdienst des NAS zusätzlich noch OpenProject, nextCloud und Bluespice laufen lassen kann. Wenn man Containerisierung nutzt (z.B. Docker und nur, wenn es das NAS auch unterstützt), dann kann man die Daten direkt auf dem NAS speichern lassen und die Apps in Docker-Images sperren. Hab ich hier für ein paar Dienste so konfiguriert.
Für die Verschlüsselung ganz klar Cryptomator. Ist kostenlos und plattformübergreifend.
Für ein Wiki kommt's drauf an, was diejenigen bevorzugen, die es nutzen. Wenn's möglichst ohne Lesen von Anleitungen gehen soll, dann (Cloud) Confluence. Da braucht man auch nicht mehr viel konfigurieren.
Ansonsten vielleicht Bluespice.
Ein entsprechend ausgestattetes NAS unterstützt auch Container und VMs, d.h. dass man unabhängig vom Speicherdienst des NAS zusätzlich noch OpenProject, nextCloud und Bluespice laufen lassen kann. Wenn man Containerisierung nutzt (z.B. Docker und nur, wenn es das NAS auch unterstützt), dann kann man die Daten direkt auf dem NAS speichern lassen und die Apps in Docker-Images sperren. Hab ich hier für ein paar Dienste so konfiguriert.
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