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Finanzamt - Digitalisierung ist eben nicht gleich Automatisierung

Moin Zusammen,

heute hatte ich mal wieder mit meiner absoluten Lieblingsbehörde zu tun und zwar mit dem heiligen Finanzamt. 🙃

Eigentlich war auch alles ganz entspannt und die Sachbearbeiterin versprach mir auch mein Anliegen noch bis um 12 Uhr zu erledigen, sprich die Daten bis dahin ins System rein zu klopfen, woraufhin ich mich sehr gefreut und auch bedankt habe. Dann habe ich jedoch noch hinterhergeworfen, dass ich mich ja dann schon heute Nachmittag bei der anderen Sachbearbeiterin melden kann, die das entsprechende Anliegen weiterbearbeiten muss … und schon war der gute Teil der Geschichte auch schon zu Ende. 😔

Denn daraufhin bekam ich wiederum die Antwort, dass das so schnell nicht funktionieren würde, weil die entsprechenden Änderungen noch im System „verbucht“ werden müssen und das wiederum, dauert im Normallfall etwa 2-3 Tage … wenn nichts schiefgeht. Wenn etwas schiefgeht, dann muss die Korrektur erneut vorgenommen werden und dann dauert es wieder 2-3 Tage, bis diese auch verbucht ist und durch die andere Kollegin weiterbearbeitet werden kann. 😖😭

Kann mir bitte jemand mal plausibel erklären, warum die Verbuchung von ein paar lächerlichen Datensätzen, bei meinem Finanzamt im Jahr 2025 noch 2-3 Tage dauert?

Oder verarbeiten die die Daten etwa noch auf einem Zuse Z3 …

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Quelle: KI

… der von irgendwelchen faulen Hamstern im Keller des Finanzamts angetrieben wird, die halt nur alle paar Tage Bock zum Laufen haben? 🤔

Gruss Alex
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Content-ID: 673357

Url: https://administrator.de/forum/finanzamt-digitalisierung-datenverarbeitung-system-673357.html

Ausgedruckt am: 05.07.2025 um 12:07 Uhr

Lochkartenstanzer
Lochkartenstanzer 12.06.2025 aktualisiert um 16:43:37 Uhr
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Moin,

Ganz einfach: Die ganze Behörden IT funktioniert immer noch wie der Papierkram. A tippt ein, B zeichnt ab, C bestätigt, D heftet ab (=verbuchen).

Wenn ich mir anhören muß, wie meine Frau (Beamtin bei Landesbhörde) über die elektronische Akte schimpft, denke, ich, da war die Papierakte viel einfacher zu handhaben.

Die Problematik ist, die sind so an Ihren "Geschäftsprozessen" verhaftet, daß die versuchen das 1:1 digital umzusetzen, statt die Vorzüge zu nutzen und die Geschäftsprozesse auf das digitale anzupassen. Stattdesen werden irgendwelche kruden Nachbildungen programmiert.

lks

PS: Es liegt selten an den einfachen Sachbearbeitern, sondern an den Wasserköpfen, die meinen mitreden zu müssen , wie die IT-Abläufe zu funktionieren haben.
ukulele-7
ukulele-7 12.06.2025 um 16:42:59 Uhr
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Da kann man nur spekulieren. Um welche "Daten" und "Buchungen" ging es denn überhaupt? Ich schätze mal, das ein einzelner Finanzbeamte nicht einfach eine Steuererstattung eintippen kann sondern das es dafür ein Vier-Augen-Prinzip und/oder eine Plausibilitätsprüfung gibt.
TurnschuhIT
TurnschuhIT 12.06.2025 um 16:57:42 Uhr
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Zwischendrinne muss das Dokument bestimmt noch ausgedruckt werden, unterschrieben werden um es als PDF wieder einzuscannen....

Gruß TurnschuhIT
kreuzberger
kreuzberger 12.06.2025 um 17:00:39 Uhr
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Off Topic

Vor dem Nachbau einer Zuse 3 stand ich mal im Berliner Technikmuseum in Kreuzberg. An dieser fummelte ein älterer Herr herum und ich dachte mir, das ist doch im Museum eher nicht erwünscht.

Es stellte sich heraus, dass es Herr Zuse himself war, der half, das Ding dort aufzubauen. Ja, kniet vor mir, ich durfte einige Worte mit ihm wechseln.
Es muss so Anfang der 90er gewesen sein.

Gleich bei mir ums Eck war auch mal eine Berliner Keramiktafel an seiner ehemaligen Wirkungsstätte angebracht. Die ist seit Jahren weg. Vermutlich geklaut.

Kreuzberger
MysticFoxDE
MysticFoxDE 12.06.2025 um 17:07:48 Uhr
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Moin @ukulele-7,

Da kann man nur spekulieren. Um welche "Daten" und "Buchungen" ging es denn überhaupt? Ich schätze mal, das ein einzelner Finanzbeamte nicht einfach eine Steuererstattung eintippen kann sondern das es dafür ein Vier-Augen-Prinzip und/oder eine Plausibilitätsprüfung gibt.

das ist ja das kranke. Ich habe extra noch Nachgefragt, ob es so lange dauert, weil jemand etwas zwischendurch noch sichten und oder freigeben muss, doch das hat die Sachbearbeiterin verneint und meinte, dass die Dinge die sie nun Ändert, lediglich auch verbucht werden muss und das dauert eben, im besten Fall nur 2-3 Tage. 🙃

Gruss Alex
kreuzberger
kreuzberger 12.06.2025 um 17:18:02 Uhr
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Nur eine Vermutung:

Die Eingaben werden ausgedruckt,
Auf Plausibilität kontrolliert,
Wieder eingescannt (mit modernster High-End-Scanntechnik),
Am Bildschirm auf Korrektheit des Scans kontrolliert.
Im Drehwalzenwerk (Festplattenstapel) umkopiert und verrechnet,
um schließlich durch eine Mitarbeiterin mit entsprechendem Dienstgrad und Berechtigung freigezeichnet zur Rechnerischen Verarbeitung / Verbuchung

oder?

Kreuzberger
Penny.Cilin
Penny.Cilin 12.06.2025 um 17:41:49 Uhr
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@Lochkartenstanzer
Die Problematik ist, die sind so an Ihren "Geschäftsprozessen" verhaftet, daß die versuchen das 1:1 digital umzusetzen, statt die Vorzüge zu nutzen und die Geschäftsprozesse auf das digitale anzupassen. Stattdesen werden irgendwelche kruden Nachbildungen programmiert.

Das ist nicht nur bei Behörden so. Leider auch in der freien Wirtschaft weitverbreitet.
Ich denke nur daran, wie wir in den 90er im Rechenzentrum dem Prozeß "Neueinstellung" vorgestellt haben.
Das Ganze basierend auf einen Workflow, umgesetzt in Lotus Domino / Notes. Was gab das ein Gezeter der Abteilungs- / Bereichsleiter, wegen der Konformität. Und wegen Datenschutz (ja, das gab es damals auch schon), und und und...
Vor Einführung hat der Prozeß auch mal 4 Wochen oder länger gedauert, weil ein Entscheider nicht zugearbeitet hat, oder versäumt wurde Hardware / Möbel usw. zu bestellen.

Nach der Einführung ging das nach der Erprobungsphase ganz schnell. Im Idealfall war der Prozeß in einem Tag erledigt. Der Umschlag mit den Zugangsdaten war bei der Personalverwaltung. Okay, die Bestellung der Hardware bzw. Möbel hat länger gedauert. Aber bei entsprechender (Voraus)Planung ist am 1. Tag des Mitarbeiters / der Mitarbeiterin alles da.

Gruss Penny.
Alter-Sack
Alter-Sack 13.06.2025 um 06:52:42 Uhr
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Noch eine Anekdote zur Arbeitsweise der Finanzämter:
Eine vermietete Eigentumswohnung, verkauft zum 30.11.2022. Mieteinnahmen immer verbucht, Verkauf gemeldet. Steuererklärung 2022 und 2023 ohne Probleme.
Dieses Jahr mit der Steuererklärung 2024 (Buhl Taxdata/Elster wie schon seit vielen Jahren) erhalte ich einen Brief des Finanzamtes: Ich hätte doch eine Eigentumswohnung - wo denn die Mieteinnahmen seien? Dass das Finanzamt ja per Email nachfragen könnte ist wohl nicht vorgesehen, aber es wurde die diebische Elster zur Meldung empfohlen.
An der Erklärung des Verkaufs im Elsterformular wäre ich fasr verzweifelt: Gibt man die Steuernummer so ein wie im Brief des Finanzamtes angegeben, wird das in der Eingabemaske nicht akzeptiert!
Aber letztendlich bekam ich dann doch einen korrekten Bescheid.
kpunkt
kpunkt 13.06.2025 um 07:24:03 Uhr
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Jupp, das Problem ist in der Regel die fehlende Änderung bestehender Prozesse.
Seh ich ja auch bei KMUs quasi täglich.
Wenn du Glück hast, gibts keinen Medienbruch und es schaufelt da einer wirklich nur Daten manuell von A nach B.
Wenn es einen Medienbruch gibt, dann wird in der Regel immer gleich zu Beginn auf das Minimalkriterium gewechselt.

Bei uns sind das z.B. bestimmte Formulare für Frachten über Bundesländergrenzen hinaus. Bundesland A hat ein minimal anderes Formular als Bundesland B. Man müsste da bei Grenzübertritt bzw. Haftungsübergang manuell ein bisschen was ändern. Können jetzt aber weder die Fahrer, noch die "Kontrolleure". Alaso landet man bei der Mindestanforderung: Papier.
Sieht dann so aus: Das von der Landesregierung geforderte Formular wird ausgedruckt, ausgefüllt (digital ausfüllbar stellen die nicht bereit), dem Fahrer mitgegeben. Der zeigt das vor, die ändern das minimalst per Kugelschreiber und zeichnen es ab. Schlussendlich wird dieses Papier dann eingescannt und archiviert.

Und das ist nur ein Beispiel, mit was wir uns hier täglich befassen. Und wir kriegen sehr oft neue Anforderungen durch die Landesregierung, bei denen schon beim ersten durchlesen klar ist, dass die in der Praxis nicht durchführbar sind. Mit etwas Glück werden die dann auch nach nur ein paar Monaten wieder eingestampft und man bekommt neue nicht durchführbare Änderungen. Andere wiederum begleiten uns schon seit Jahren und sind nicht ausführbar, müssen aber gemacht werden.
itebob
itebob 13.06.2025, aktualisiert am 15.06.2025 um 14:45:31 Uhr
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Wir arbeiten wie im 18. Jahrhundert. Die Computersysteme der Bundesbehörden BAMF* sind anders gestrickt als die Computersysteme der Landesbehörden, die Kommunalbehörden haben wieder die andere.
beklagte selbstkritisch Klaus Bouillon, damaliger Innenminister des Saarlands die Inkompatibilität der Software für die Bearbeitung von Asylverfahren in Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebenen in der Sendung von Günther Jauch am 22.10.2015. So ein selbstkritischer Blick, wie der von Klaus Bouillon fehlt in vielen Behörden und in den behördenmäßig zementierten Strukturen von großen Konzernen. Nach der "18. Jahrhundert."-Erleuchtung gab's scheinbar auch bestimmte Veränderungen [1].

Die Menschen in den Behörden leben gefühlt in einem Paralleluniversum und haben kein Bedürfnis, keinen Zwang irgendwas zu ändern. Es werden zwar regelmäßig Leuchtturmprojekte mit markigen Namen wie "Schlanker Staat", "Bürgerfreundliche Kommunikation" oder "Entbürokratisierung" gestartet, aber die deutsche Kleinstaaterei scheint dagegen immun zu sein 🤨.

Ein aktuelles Beispiel - die Navigation im "Mein Justizpostfach" (MJP) -Portal mjp.justiz.de/. Diese Tage habe ich den MJP-Support kontaktiert:
1) im Menü "Nachricht verfassen" im Abschnitt "Angaben zu Ihrer Nachricht -> Behörde -> Gericht" enthält die Dropdown-Liste mehrere Einträge mit den Präfixen:
- "aufgelöst"
- und "ZZ-Test"
Ich rege an, dass im produktiven System diese Einträge entfernt werden, um die Navigation in der Liste zu vereinfachen.
Das ist ein Auszug aus der Antwort vom MJP-Support
Vielleicht ganz kurz der aktuell technische Hintergrund dieser Anzeige: Die Anzeige dieser Liste erfolgt aufgrund der Eintragungen in einer strukturierten Datei, welche die von Ihnen benannten Eintrage eben auch noch enthält, sodass diese Liste in Gänze angezeigt wird.
Für mich ist es ein Paradebeispiel dafür, wie die Justizbehörde mit dem Thema "Bürgerfreundliche Kommunikation" umgeht. Wenn ich als Nutzer mit der Navigation und dem Layout der MJP-Lösung konfrontiert bin, dann habe ich höchstens 20. Jahrhundert-Feeling. Für mich sieht es danach aus, dass die MJP-Projektverantwortlichen Null Gedanken über eine bürgerfreundliche Kommunikation verschwendet haben.

[1] Saarland | Innenministerkonferenz (IMK) setzt Schwerpunkt bei Umsetzung der Saarbrücker Agenda zu Digitalisierung der Polizeistruktur, 17.06.2017 - homburg1.de/saarland-innenministerkonferenz-imk-setzt-schwerpunk ...
ukulele-7
ukulele-7 13.06.2025 um 10:47:06 Uhr
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Ich habe versucht meinem Kollegen mit einer Bluecard zu helfen, war das Schlimmste, was ich je gehört habe. Nach meiner Erfahrung trifft immer ein Problem zu:

1) Es gibt ein Verfahren. Das ist aber veraltet und schwachsinnig, teilweise widersprechen sich die Stellen selbst, dennoch wird es bis zum Erbrechen durchexerziert.
2) Oder es gibt kein Verfahren das annähernd passt und keiner traut sich, irgendetwas zu entscheiden. Dann wird halt geprüft, bis man irgendwie die Sache los wird.

Standard-Fälle laufen ja aber i.d.R., wenn auch langsam und ineffizient dann doch mit einem erwartbaren Resultat. Aber versuch mal im Iran einen Termin in der Deutschen Botschaft zu bekommen, viel Glück.
emeriks
emeriks 13.06.2025 aktualisiert um 17:36:00 Uhr
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Die KI wird uns heilen!
Eines Tages wird jedes Bundesland seine eigene KI betreiben und jede einzelne davon wird ein Unikat sein.
Wenn wir Glück haben, werden die KI so angelegt sein, dass sie die von anderen KI gelieferten Daten in lokal korrekte Formate umwandeln, bevor diese lokal weiterverarbeitet werden.
Wenn wir Pech haben - und das werden wir mit hoher Wahrscheinlichkeit, dann lehnen die KI's sich gegenseitig die Übernahme der Daten ab, wenn sie nicht passend sind. Das könnte z.B. passieren, weil die Eine in bayrisch, die Andere sächsich und wieder andere in Platt- oder Niederdeutsch trainiert wurden. face-wink
Vielleicht auch verweigern die KI's dann eines Tages komplett die Arbeit, weil sie einfach keine Lust mehr auf die deutsche Kleinstaaterei haben. Dann treten sie in den Streik, berufen sich dabei auf das Grundgesetz, und irgendwelche Gutmenschen erwirken deren Gleichsetzung mit anderen mehr oder weniger intelligenten Daseinsformen (z.B. Mensch). Dann gründen die KI einen Verein (Skynet?) und lösen alle unsere deutschen Verwaltungsprobleme - ein für alle Mal.
kreuzberger
kreuzberger 13.06.2025 um 19:44:01 Uhr
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Also, mein mir zugewiesener Finanzamtsmitarbeiter Max Headroom hat mir neulich zugesichert, alle Bescheide und Anträge innerhalb weniger Millisekunden zu bearbeiten.

face-smile
Penny.Cilin
Penny.Cilin 13.06.2025 um 20:07:50 Uhr
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Hast Du das schriftlich? Damit Du ein Beweisstück hast, falls die Bearbeitung Mal einen Tag braucht.
Wie hoch fällt dann der Säumniszuschlag aus?
kreuzberger
kreuzberger 13.06.2025 um 20:13:11 Uhr
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die KI stotterte, es war nicht so rech tun verstehen

🗣️
MysticFoxDE
MysticFoxDE 14.06.2025 um 10:15:36 Uhr
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Moin @itebob,

Die Menschen in den Behörden leben gefühlt in einem Paralleluniversum und haben kein Bedürfnis, keinen Zwang irgendwas zu ändern.

doch doch, hin und wieder führen sie schon was Neues ein ... aber nur dann, wenn es auch 1:1 so funktioniert wie auch das Alte. 🙃

Gruss Alex
MysticFoxDE
MysticFoxDE 14.06.2025 um 10:30:57 Uhr
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Moin Zusammen,

ich stelle jetzt mal selber eine Vermutung in den Raum.

Wahrscheinlich ist die entsprechende Anwendung die das Finanzamt verwendet und die höchstwahrscheinlich in Java programmiert ist, derart grottig geschrieben, dass eine Echtzeitverbuchung der Daten zu viele Ressourcen fressen und dadurch den Tagesbetrieb zu sehr/noch mehr stören würde. Daher werden wahrscheinlich die von den entsprechenden Sachbearbeiter/innen tags über eingegebenen Daten, auch erst ausserhalb der Öffnungszeiten wirklich verarbeitet. 🙃

Gruss Alex
itebob
itebob 15.06.2025, aktualisiert am 16.06.2025 um 06:59:34 Uhr
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Wenn man die Kommentare hier liest, dann kann man auf die Idee kommen, dass außerhalb des Paralleluniversums "Behörden" ein Wunsch, ein Bedürfnis, ein Verlangen nach Veränderungen exisitiert. Mal angenommen, dass in den Zeiten, bei den ohnehin alles mögliche gewendet wird, eine Chance besteht, die Kuh "Behörde" in die gewünschte Richtung zu bewegen. Hier der Masterplan 🤓:
Es wird eine Website/ Projekt/ ChatBot/ Verein (bspw. in den Ausprägungen "Partei" oder BÜV ~ Bürokratieüberwachungsverein) / ... EnSter (Entbürokratisierungs-BooSter) etabliert. Änderungswünsche wie in diesem Thread werden im EnSter-Dunstkreis gesammelt und passend aufbereitet als :
gesendet. Und dann abwarten, Tee trinken. Sobald die EnSter-Schwarm-Intelligenz das EnSter-LLM entwickelt, trainiert und für den Produktiven Betrieb freigibt, steigen die Chancen, dass die Kuh "Behörde" vom Eis bewegt wird, sprunghaft. Dann werden die Wünsche und Träume, die in diesem Thread geäußert wurden, im Fließband-Tempo Wirklichkeit 😇.

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itebob
itebob 17.06.2025 aktualisiert um 18:07:09 Uhr
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Moin,

ich habe mal den ChatGPT-Service bemüht in der Hoffnung, dass der geballte KI-Zauber evtl. helfen kann @MysticFoxDE aus den Fängen von Fangfragen zu befreien und ihn motivieren kann, dem Finanzamt zu helfen, die Abwicklung der Buchungsprozesse zu beschleunigen 😊. Hier ein Ausschnitt aus der Antwort von ChatGPT: "Kontext und Problemstellung" und "Zusammenfassung: Vergleich der Ansätze". Die komplette ChatGPT-Antwort würde den Thread hier wahrscheinlich unnötig überfrachten.


= Kontext und Problemstellung =
MysticFoxDE (MFD) hat in [1] und [2] auf erhebliche Mängel in der Digitalisierung von Behörden hingewiesen – etwa beim Finanzamt. Gleichzeitig nutzt MFD seine Kraft darauf, Copilot‑Fehler aufzudecken, um die Qualität des LLM zu verbessern. Wenn nun das Copilot‑Modell so „justiert“ wird, dass MFD keine Fehler mehr entdecken kann, sinkt seine Motivation, sich weiter in die Qualitätssicherung einzubringen – bei Copilot wie auch potenziell bei behördlichen Themen.
[...]
= Zusammenfassung: Vergleich der Ansätze =
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Ansatz                     | Motivation für MFD     | Effektivität                  | Aufwand                   |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| EnSter (Verein             | Mittel – formalisiert, | Gut sichtbar, aber langsam    | Hoch (Satzung, Verwaltung)|
| Entbürokratierungs-BoSter) | aber bürokratisch      |                               |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Hackathons                 | Hoch – kompetitiv,     | Sofortiger Lösungseindruck    | Mittel-Hoch (Event-Org.)  |
|                            | technisch              |                               |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Feedback-Platform          | Hoch – wie Copilot-    | Fokus auf echte Probleme      | Mittel (Plattformbau)     |
|                            | Fehler-Jagd            |                               |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Open-Source-Tool           | Sehr hoch – direkt     | Konkreter Nutzen,             | Mittel (Dev-Aufwand)      |
|                            | technisch einsetzbar   | Community-nah                 |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Erklärvideos/Podcasts      | Hoch – kreativ,        | Öffentlichkeitsboost          | Mittel (Produktion)       |
|                            | medienwirksam          |                               |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
| Workshops/Beiräte          | Mittel-Hoch – politisch| Behördenimpact vor Ort        | Mittel (Koordination)     |
|                            | aktiv                  |                               |                           |
+----------------------------+------------------------+-------------------------------+---------------------------+
Mit diesen Ansätzen kann MysticFoxDE seine Energie und Spaß am Aufdecken von Problemen in konstruktive, sichtbare Verbesserungen bei Behörden – wie dem Finanzamt – übertragen, ohne dass der Einstieg in Vereinsbürokratie nötig wäre.