Outlookelemente sichern via automation und manuell

Hallo Leutz, ich habe eine Frage:

ein Bekannter von mir hat folgendes Problem. Er hat eine riesen Outlook-pst und will künftig ein wenig mehr ordnung da hinein bringen. Jetzt ist es so, dass er alles bis auf die"gelöschten Objekte" über einen längeren Zeitpunkt braucht und noch nachvollziehen können muss. Wir wollen jetzt einrichten, dass nur bestimmte Elemente, wie z.B. alte Posteingänge oder gesendete Emails regelmässig exportiert und separat abgelegt und so die pst entlastet wird. Jetzt meine Frage, wie kann man das realisieren, es sollte sowohl die Möglichkeit geben, dass dies automatisch passiert, also z.B., wenn man den PC herunterfährt, checkt ein Prozess, was im Outlook geändert wurde, exportiert das und fährrt dann runter, als auch, dass man den Vorgang manuell in Gang setzten kann.

Wer kann mir dazu einen Tip geben.