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Raumpostfach von Gruppe verwalten
Hallo zusammen,
wir versuchen momentan unser Raumbuchungsverfahren zu vereinfachen und über Outlook/Exchange zu realisieren - bisher über eine andere Software. Zum Einsatz kommt bei uns die cloudbasierte M365-Umgebung. Ich selber bin leider kein Admin und "vermittle" nur ;)
Was wir erreichen wollen:
Es gibt mehrere Räume, für die bereits Raumpostfächer eingerichtet wurden. Die Verwaltung der Räumlichkeiten soll durch ein Team mit Gruppenpostfach (shared mailbox) erfolgen. Dort sollen die Buchungsanfragen von allen Räumen eingehen und zugesagt werden können.
Dies haben wir per Weiterleitung aus der Mailbox des Raumes in das Gruppenpostfach versucht.
Das Problem:
Sagt man nun aus dem Gruppenpostfach dem weitergeleiteten Raum-Termin zu, macht man dies im Namen des Gruppenpostfachs, nicht aber einfach nur als Raum. Da es um mehr als zehn Räume geht, wollen wir ungern allen Team-Mitgliedern in der Verwaltung zur Aufgabe machen, alle Postfächer im Auge behalten zu müssen. Für den Komfort wird gewünscht, dass sie auch nicht aus dem Gruppenpostfach in die anderen Postfächer wechseln müssen. Zudem ist die IT-Affinität dort begrenzt.
Wie könnte man am komfortabelsten zehn Räume von einer Gruppe von fünf Personen verwalten lassen?
Besten Gruß und Dankeschön!
wir versuchen momentan unser Raumbuchungsverfahren zu vereinfachen und über Outlook/Exchange zu realisieren - bisher über eine andere Software. Zum Einsatz kommt bei uns die cloudbasierte M365-Umgebung. Ich selber bin leider kein Admin und "vermittle" nur ;)
Was wir erreichen wollen:
Es gibt mehrere Räume, für die bereits Raumpostfächer eingerichtet wurden. Die Verwaltung der Räumlichkeiten soll durch ein Team mit Gruppenpostfach (shared mailbox) erfolgen. Dort sollen die Buchungsanfragen von allen Räumen eingehen und zugesagt werden können.
Dies haben wir per Weiterleitung aus der Mailbox des Raumes in das Gruppenpostfach versucht.
Das Problem:
Sagt man nun aus dem Gruppenpostfach dem weitergeleiteten Raum-Termin zu, macht man dies im Namen des Gruppenpostfachs, nicht aber einfach nur als Raum. Da es um mehr als zehn Räume geht, wollen wir ungern allen Team-Mitgliedern in der Verwaltung zur Aufgabe machen, alle Postfächer im Auge behalten zu müssen. Für den Komfort wird gewünscht, dass sie auch nicht aus dem Gruppenpostfach in die anderen Postfächer wechseln müssen. Zudem ist die IT-Affinität dort begrenzt.
Wie könnte man am komfortabelsten zehn Räume von einer Gruppe von fünf Personen verwalten lassen?
Besten Gruß und Dankeschön!
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Printed on: May 4, 2024 at 19:05 o'clock
3 Comments
Latest comment
Moin,
ich würde behaupten, dass das Zauberwort hier "Stellvertretung für Buchungen" ist.
Hier werden die Personen einzeln angegeben.
Oder noch besser - die Personen werden für die einfachere Verwaltung vorher in eine Gruppe gehangen.
Diese Gruppe wird dann für die Berechtigung an der Ressource (Raumpostfach) hinterlegt.
- Das hat den schönen Vorteil, dass man die Berechtigung nur einmal an die Ressourcen vergeben muss und bei späterer Pflege die User nur noch in die jeweilige Gruppe setzen muss.
Weiterer Vorteil ist, dass die Benutzer dann direkt eine Benachrichtigung über die Anfrage erhalten und diese dann zu oder absagen können.
Die Zu- oder Absage wird dann an dem anfragenden User mit "... im Auftrag von ..." mitgeteilt.
Viele Grüße,
Christian
ich würde behaupten, dass das Zauberwort hier "Stellvertretung für Buchungen" ist.
Hier werden die Personen einzeln angegeben.
Oder noch besser - die Personen werden für die einfachere Verwaltung vorher in eine Gruppe gehangen.
Diese Gruppe wird dann für die Berechtigung an der Ressource (Raumpostfach) hinterlegt.
- Das hat den schönen Vorteil, dass man die Berechtigung nur einmal an die Ressourcen vergeben muss und bei späterer Pflege die User nur noch in die jeweilige Gruppe setzen muss.
Weiterer Vorteil ist, dass die Benutzer dann direkt eine Benachrichtigung über die Anfrage erhalten und diese dann zu oder absagen können.
Die Zu- oder Absage wird dann an dem anfragenden User mit "... im Auftrag von ..." mitgeteilt.
Viele Grüße,
Christian
Zitat von @chrizl:
Moin,
ich würde behaupten, dass das Zauberwort hier "Stellvertretung für Buchungen" ist.
Hier werden die Personen einzeln angegeben.
Oder noch besser - die Personen werden für die einfachere Verwaltung vorher in eine Gruppe gehangen.
Diese Gruppe wird dann für die Berechtigung an der Ressource (Raumpostfach) hinterlegt.
- Das hat den schönen Vorteil, dass man die Berechtigung nur einmal an die Ressourcen vergeben muss und bei späterer Pflege die User nur noch in die jeweilige Gruppe setzen muss.
Weiterer Vorteil ist, dass die Benutzer dann direkt eine Benachrichtigung über die Anfrage erhalten und diese dann zu oder absagen können.
Die Zu- oder Absage wird dann an dem anfragenden User mit "... im Auftrag von ..." mitgeteilt.
Viele Grüße,
Christian
Moin,
ich würde behaupten, dass das Zauberwort hier "Stellvertretung für Buchungen" ist.
Hier werden die Personen einzeln angegeben.
Oder noch besser - die Personen werden für die einfachere Verwaltung vorher in eine Gruppe gehangen.
Diese Gruppe wird dann für die Berechtigung an der Ressource (Raumpostfach) hinterlegt.
- Das hat den schönen Vorteil, dass man die Berechtigung nur einmal an die Ressourcen vergeben muss und bei späterer Pflege die User nur noch in die jeweilige Gruppe setzen muss.
Weiterer Vorteil ist, dass die Benutzer dann direkt eine Benachrichtigung über die Anfrage erhalten und diese dann zu oder absagen können.
Die Zu- oder Absage wird dann an dem anfragenden User mit "... im Auftrag von ..." mitgeteilt.
Viele Grüße,
Christian
Moin chrizl,
auf die Gefahr hin, dass ich nun etwas übersehen habe: Wie erhält die Gruppe (die Mitglieder der Gruppe) dann die Benachrichtigung über eine eingegangene Raumbuchung? Hier kenne ich bisher nur das zum Raum gehörige Postfach. Und das möchte ich ja umgehen. Sonst muss jedes Gruppenmitglied zehn weitere Postfächer beobachten...
Besten Gruß
Um hier nach einiger Zeit nochmal eine Rückmeldung zu geben: Gruppen ließen sich nicht als Stellvertreter hinzufügen, sondern nur der einzelne User.
Dementsprechend war es weder möglich, einzelne Nutzer gruppiert als Stellvertreter hinzuzufügen, noch ließ sich sinnvoll aus einer shared mailbox arbeiten.
Dennoch, da eine bereits beantwortete Anfrage nicht mehr bearbeitet werden kann, erhalten nun alle User in ihr Postfach dieselbe Anfrage und der erste, der reagiert, hat gewonnen ;)
Dementsprechend war es weder möglich, einzelne Nutzer gruppiert als Stellvertreter hinzuzufügen, noch ließ sich sinnvoll aus einer shared mailbox arbeiten.
Dennoch, da eine bereits beantwortete Anfrage nicht mehr bearbeitet werden kann, erhalten nun alle User in ihr Postfach dieselbe Anfrage und der erste, der reagiert, hat gewonnen ;)
